管理制度辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定

1、辦公物資采購及發(fā)放規(guī)定第一條 為使公司辦公物資采購及發(fā)放工作規(guī)范化，依據(jù)公司預算計劃制度和倉儲管 理制度特制訂本規(guī)定。第二條 辦公物資的采購及發(fā)放須遵從“保證供應、方便工作、節(jié)省開支”的原則。采購要 從實際需要出發(fā)，嚴格按預算執(zhí)行。員工使用辦公用品和設備時要珍惜愛護，杜絕破壞和浪費。第三條 本規(guī)定所指辦公物資是指文具、紙張等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等家俱器具， 電話機、傳真機、計算機、打印機等辦公機具設備，電扇、空調(diào)等家電設備。第四條 各部門所需的辦公物資要統(tǒng)籌計劃，納入年度預算計劃當中，經(jīng)批準后，按月制訂 具體計劃。第五條 辦公物資的采購及發(fā)放實行集中管理，由總務部負責，具體細則如下：（一

2、）辦公物資的月度采購。各部門負責人根據(jù)批準的月度費用預算，結合本部門的實際需要，填寫“月度采購申請單” ， 將本部門下月需用的辦公物資分類填寫清楚，并于每月 30 日報至管理會計部，管理會計部審查是 否在預算之內(nèi)。如在預算外， 管理會計部要求各部門重新填單， 如在預算內(nèi)，管理會計部簽署意見 后轉總務部后勤組，后勤組根據(jù)庫存情況和各部門的緩急需要編制“月度采購計劃” ，報總務部經(jīng) 理審核和行政總監(jiān)審批后，由采購員實施采購，同時“月度采購計劃”報財務會計部一份，由財務 會計部負責采購資金的準備。（二）辦公物資的臨時采購。各部門因臨時或預算外需要而申請采購時，應填寫“采購申請單” （本單一式四聯(lián)，一

3、聯(lián)本部 門留存，一聯(lián)報財務會計部，一聯(lián)交采購員，一聯(lián)交物資管理員。 ），經(jīng)本部門負責人簽準，然后視 采購所需金額報相應批準人批準。財務會計部負責采購資金的準備及對某些物品的比價工作。（三）申請采購的審批權限。1、預算內(nèi)單項資金使用審批權限： 1000元（含）以內(nèi)由部門經(jīng)理批準； 1000 元 以上 2000元（含）以內(nèi)由系統(tǒng)總監(jiān)批準； 2000 元以上由總經(jīng)理批準。2、預算外單項資金使用審批權限： 2000元（含）以內(nèi)由總經(jīng)理批準； 2000 元以 上由董事長批準。3、動用 1000 元（含）以下資金由財務會計部經(jīng)理核準； 1000 元以上由財務總監(jiān) 核準。第六條 采購工作細則。（一）采購物資

4、單價在 100 元（含）以下的，由采購員直接采買。采購物資單價 超過 100元的，采購員須事先進行市場尋價，填寫“尋價單” 。單價在 200 元以下的尋 價結果由后勤組組長確認；單價在 200 元（含）以上尋價結果由總務部經(jīng)理確認。 采購 員根據(jù)確認的尋價結果，辦理具體的采購業(yè)務。（二）采購員在實施采購業(yè)務時，應充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求 及其他特別要求， 要做到貨比三家， 保證物美價廉。 采購后要及時辦理入庫手續(xù)并登記 采購臺帳。第七條 物資管理員負責辦理采購物資的驗收入庫手續(xù)，并搞好庫房管理。（一） 采購員在辦理入庫手續(xù)時，物資管理員應根據(jù)“采購申請單”進行認真核 對，仔細檢查

5、品名、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量是否符合要求，如不符合要求，有權拒絕入庫并 督辦采購員辦理退貨。如果符合要求，應填寫“入庫單” （本單一式兩聯(lián)，一聯(lián)物資管 理員留存， 一聯(lián)交采購員辦理請款或報銷手續(xù)并留存于會計室。 ），辦理入庫手續(xù)， 并登 記庫存數(shù)量帳。（二） 物資管理員應確保庫房及庫存物資的安全完整和庫容整潔，要做到“八防 四檢”：1、八防：防火、防盜、防潮、防霉、防鼠、防塵、防爆、防漏電2、四檢：上班必須檢查倉庫門鎖有無異常，物品有無丟失下班檢查是否已鎖門、拉閘、斷電及是否存在其它不安全隱患。經(jīng)常檢查庫內(nèi)溫度、濕度，保持通風。檢查易燃、易爆物品是否單獨存儲、妥善保管。（三）物資管理員應合理有效地使

6、用庫容，分門別類碼放物品，保證出入方便、整齊有序。（四）物資管理員應嚴格遵守倉庫保管工作紀律。倉庫保管工作紀律內(nèi)容如下：1、 嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、動用明火。2、 嚴禁無關人員進入倉庫。3、嚴禁在倉庫堆放雜物。4、嚴禁在倉庫內(nèi)存放私人物品。5、嚴禁私領、私分倉庫物品。6、嚴禁在倉庫內(nèi)談笑、打罵。7、嚴禁隨意挪動倉庫的消防器材。8、嚴禁在倉庫內(nèi)私拉亂接電源電線。（五）物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點，做到日清月結。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責任，寫出書面報告，呈報總務部經(jīng)理和財會部門。第八條 辦公物資的發(fā)放采用集中時間辦理：定于每周二、四下午 2 時至 5 時第九條 各部門要指定專人負責辦

7、公物資的領用、內(nèi)部發(fā)放及統(tǒng)計工作，需要時負責同管理 會計部核對。領用時由指定專人填寫“物品領用單” （本單一式三聯(lián)，一聯(lián)領用部門存根，一聯(lián)物資管理員 留存，一聯(lián)報會計室。 ）如系以舊換新或?qū)兕A算內(nèi)或經(jīng)申購采買的物品，由部門經(jīng)理簽準。如系預 算外則視具體領用物品金額報相應批準人批準，領用批準權限同申請采購時的規(guī)定。第十條 物資管理員要認真核對“物品領用單”所列項目和審批手續(xù)，準確無誤辦理發(fā)放， 并登記庫存數(shù)量帳。每月最末一日填寫“月度庫存報表” （本表一式三份，一份自存，一份報后勤組組長，一份報 總務部經(jīng)理。），同時按部門別匯總統(tǒng)計各部門本月辦公物資的領用情況， 編制“月度辦公物資領用 匯總表”（本表一式兩份，一份自存，一份報管理會計部） 。管理會計部根據(jù)物資管理員上報的 “月度辦公物資領用匯總表” 審核各部門的辦公物資領用是 否超出了預算，視情況采取相應的措施。第十一條 對家俱器具、辦公設備和家電設備的登記與管理，按公司財產(chǎn)管理制度的有關 規(guī)定執(zhí)行。第十二條 凡純屬人為原因致使辦公用具、設備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償 修理費的 70%-100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的 70%-100%。如責任人不清，由 該部門負責人承擔賠償額的 50%，保管人承擔另 50%。對有意破壞者，除全額賠償外，并按員工獎懲制度予