原始憑證的填制與審核

1、原始憑證的填制與審核一、原始憑證的含義 原始憑證就是由經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人員在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中取得或填制的，用以記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的會計(jì)憑證。 原始憑證的定義說明：原始憑證的填制人是經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人員，而不全是會計(jì)人員。原始憑證記錄了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，就是說，只有已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，才能取得或填制原始憑證，體現(xiàn)了會計(jì)核算的客觀性原則。填制好的原始憑證，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)簽名蓋章，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。二、原始憑證的基本內(nèi)容及其填制要求經(jīng)辦人員在填制原始憑證時，要對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行審核，審核無誤后才能填制原始憑證；根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)填制相應(yīng)的憑證，其原始憑證要采用本部門、行業(yè)、企業(yè)或

2、地區(qū)、全國統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式；原始憑證的項(xiàng)目要填寫齊全；憑證書寫要清楚，憑證上的文字和數(shù)字，要用藍(lán)色墨水書寫，如有書寫錯誤，應(yīng)按照規(guī)定方法更正或作廢，任何憑證不得污染、抹檫、刀刮或挖補(bǔ)；憑證填制要真實(shí)地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，按規(guī)定時間填寫；檢查有關(guān)手續(xù)是否完備。正確填制原始憑證的具體要求如下：u 發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，必須審核其是否符合國家有關(guān)法規(guī)、制度的要求，經(jīng)審核無誤后，選用與業(yè)務(wù)相應(yīng)的原始憑證記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。u 用藍(lán)黑墨水或黑墨水填寫，禁止使用鉛筆。按規(guī)定需要書寫紅字的，可以用紅墨水；需要復(fù)寫的，可使用圓珠筆。屬于套寫的憑證，一定要寫透，不要上面清楚，下面模糊，嚴(yán)禁在應(yīng)復(fù)寫的地方不復(fù)寫或分開復(fù)寫，前后內(nèi)

3、容不一致。u 按原始憑證的基本要求填列，不得遺漏。原始憑證的基本要素是：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱或者填制人員姓名；經(jīng)辦人的簽名或者蓋章；接受憑證單位名稱；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額。其中，受證單位名稱，須按名稱全稱填寫清楚；填寫日期應(yīng)年、月、日各項(xiàng)齊全，填制憑證的日期須同辦理業(yè)務(wù)的時間保持一致；填寫憑證時，按照憑證已有的項(xiàng)目，應(yīng)自上而下逐項(xiàng)填寫，不得隨意增減應(yīng)填列內(nèi)容。u 填制在憑證上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容要與實(shí)際相符，數(shù)字要真實(shí)可靠。從外單位取得的原始憑證須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)或者其指定的人員簽名

4、或蓋公章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。u 憑證上的金額欄應(yīng)按規(guī)定填寫。如金額應(yīng)為實(shí)物數(shù)量與單價(jià)的乘積；金額欄的空行就注銷；合計(jì)金額前面應(yīng)加寫人民幣符號“¥”；凡填有大寫小寫金額的憑證，大寫小寫金額必須相符。購買實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明；支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。u 填制憑證時，應(yīng)按照原始憑證的連續(xù)編號依次使用，不得漏號或跳號。u 填制在憑證中的摘要應(yīng)簡明扼要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)。u 原始憑證填制出現(xiàn)錯誤，不得涂改和挖補(bǔ)，應(yīng)由開出單位重開或者按規(guī)定方法更正，如注銷憑證錯誤并加蓋經(jīng)辦單位圖章或?qū)㈠e誤憑證作廢另行開具正確憑證，在更正處應(yīng)加蓋開

5、出單位的公章等。一式幾聯(lián)的發(fā)票收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓?，并連續(xù)編號。作廢時應(yīng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。u 發(fā)生銷貨退回的，還必須有退貨驗(yàn)收證明；退貨時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不能用退貨發(fā)票代替收據(jù)。u 職工因公出差借款憑證，必須附在記賬憑證后面。收回借款時，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)。三、原始憑證的審核內(nèi)容對填制的原始憑證要進(jìn)行全面的審核。審核原始憑證是會計(jì)機(jī)構(gòu)會計(jì)人員結(jié)合日常財(cái)務(wù)工作進(jìn)行會計(jì)監(jiān)督的基本形式。原始憑證的審核內(nèi)容主要包括三個方面： u 審核原始憑證的真實(shí)性。所謂真實(shí)，是指原始憑證上反映的應(yīng)當(dāng)是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的本來面目，不得掩蓋、歪曲和顛倒真實(shí)情況。審核原始憑

6、證的基本內(nèi)容憑證的名稱、接受憑證單位的名稱、填制憑證的日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、總金額、填制單位和填制人員及有關(guān)人員的公章和簽名、憑證的附件和憑證的編號等，是否真實(shí)和正確。主要審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)雙方當(dāng)事單位和當(dāng)事人的真實(shí)性、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間、地點(diǎn)、填制憑證的日期的真實(shí)性、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的真實(shí)性、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“量”的真實(shí)性，以及重點(diǎn)審核單價(jià)、金額的真實(shí)性。凡有下列情況之一者不能作為正確的會計(jì)憑證：（1）未寫接受單位名稱或名稱不符；（2）數(shù)量和金額計(jì)算不正確；（3）有關(guān)責(zé)任人員未簽字或未蓋章；（4）憑證聯(lián)次不符；（5）有污染、抹檫、刀刮和挖補(bǔ)痕跡。u 審核原始憑證的完整性。所謂完整，是指原始憑證應(yīng)具備的要素要

7、完整，手續(xù)要齊全。審核時要檢查原始憑證必備的要素是否都填寫了。例如，發(fā)貨票上要有供貨單位的財(cái)務(wù)公章、稅務(wù)專用章、本聯(lián)發(fā)貨票用途、發(fā)貨票的編號等。要素不完整的原始憑證，原則上應(yīng)退回重填。特殊情況下，需有旁證并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能報(bào)賬。審核原始憑證的手續(xù)是否齊全，主要包括：雙方經(jīng)辦人是否簽字或蓋章；需要旁證的原始憑證，旁證不齊也應(yīng)視為手續(xù)不齊全。例如，不需入庫的物品，發(fā)貨票上應(yīng)有使用證明人的簽名；需要另外登記的原始憑證，需經(jīng)登記以后再到會計(jì)部門報(bào)賬；需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽名批準(zhǔn)的原始憑證，要有領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽名。手續(xù)不齊全的原始憑證，應(yīng)退回補(bǔ)辦手續(xù)后再予以受理。u 審核原始憑證的合法性。所謂合法性，是指要按會計(jì)法規(guī)、會

8、計(jì)制度（包括本單位制定的正在使用的會計(jì)制度和計(jì)劃預(yù)算）辦事。在實(shí)際工作中，要審核經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生是否符合相關(guān)政策和法規(guī)。違法的原始憑證主要有三種情況：明顯的假發(fā)票、假車票；雖是真實(shí)的但制度規(guī)定不允許報(bào)銷的；雖能報(bào)銷，但制度對報(bào)銷的比例或金額有明顯限制的，超過比例和限額的不能報(bào)銷。凡有下列情況之一者不能作為合法的會計(jì)憑證：（1）多計(jì)或少計(jì)收入、支出、費(fèi)用、成本；（2）擅自擴(kuò)大開支范圍，提高開支標(biāo)準(zhǔn)；（3）不按國家規(guī)定的資金渠道和用途使用資金，或挪用資金進(jìn)行基本建設(shè)；（4）巧立名目，虛報(bào)冒領(lǐng)，濫發(fā)獎金、津貼、加班費(fèi)、防護(hù)用品、福利費(fèi)或?qū)嵨?，違反規(guī)定借出公款、公物；（5）套取現(xiàn)金，簽發(fā)空頭支票；（6）

9、不按國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)、比例提取費(fèi)用（或?qū)Ｓ没穑?；?）私分公共財(cái)物和資金；（8）擅自動用公款、公物請客送禮；（9）不經(jīng)有關(guān)單位批準(zhǔn)，購買、自制屬于國家控制購買的商品。四、審核原始憑證應(yīng)注意的問題u 從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章（一般蓋財(cái)務(wù)專用公章），沒有公章的原始憑證不能作為報(bào)賬的依據(jù)。有些特殊的原始憑證，出于習(xí)慣和使用單位認(rèn)為不易偽造，可不加蓋公章。但這些憑證一般具有固定的特殊的公認(rèn)的標(biāo)志，如車船票、飛機(jī)票等。u 從個人處取得的原始憑證應(yīng)有填制人員的簽名或蓋章。為了穩(wěn)妥起見，還應(yīng)在原始憑證上填制原始憑證的個人的經(jīng)營地點(diǎn)或居住地點(diǎn)。u 自制原始憑證同樣具有法律效力，雖不一定加蓋

10、公章，但一定要有完整的簽審手續(xù)。經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人、審核人、簽領(lǐng)人一定要簽名或蓋章；經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人所指定的人員的簽名或蓋章也視為有效。u 對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位的公章，一般用財(cái)務(wù)專用章。不蓋公章的原始憑證是無效憑證。u 購買實(shí)物的原始憑證，必須有實(shí)物收貨說明；支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位或收款人的收款證明，付款人不能自己證明自己確實(shí)付出了款項(xiàng)。u 一式幾聯(lián)的原始憑證，必須用雙面復(fù)寫紙復(fù)寫，并連續(xù)編號。因填寫錯誤或其他原因而作廢，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，整份保存，不得缺聯(lián)。復(fù)印的原始憑證一般不能作為憑證的依據(jù)。u 已經(jīng)銷售的物品被退回，實(shí)物要驗(yàn)收入庫或另作處理，退還款時，要先填制退貨發(fā)

11、票。用現(xiàn)金結(jié)算退款時，要取得對方的收款收據(jù)；以銀行存款退還的，以銀行結(jié)算憑證聯(lián)作為證明，不得以退貨發(fā)票代替對方的收據(jù)。u 職工因公借款，應(yīng)填寫正式借據(jù)作為憑證的附件。這種借據(jù)因?yàn)橐鳛橛涃~的憑證，不能退還給借款者，職工用報(bào)銷的差旅費(fèi)沖銷或退還原借款時，由出納人員另開收據(jù)或用借款結(jié)算聯(lián)一類單據(jù)作為證明，并向借款人說明不退借據(jù)的原因。u 經(jīng)過行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，批文是不可缺少的原始憑證。年終，如果需要將批文抽出另行保管時，應(yīng)當(dāng)復(fù)印一分作為附件替換正式批文。五、原始憑證中容易出現(xiàn)的錯誤與舞弊u(yù) 內(nèi)容記載含糊不清，或故意掩蓋事情真相，進(jìn)行貪污作弊。u 單位抬頭不是本單位。u 數(shù)量、單位與金額不符。

12、u 無收款單位簽章。u 開具陰陽發(fā)票，進(jìn)行貪污作弊。u 在整理和粘貼原始憑證過程中作弊。例如：利用單位原始憑證粘貼、整理不規(guī)范的弱點(diǎn)，在進(jìn)行粘貼、整理時，采用移花接木的手法，故意將個別原始憑證抽出，等以后再重復(fù)報(bào)銷；或在匯總原始憑證金額時，故意多匯或少匯，達(dá)到貪污其差額的目的。u 模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡簽字冒領(lǐng)。u 涂改原始憑證上的時間、數(shù)量、單位、金額，或添加內(nèi)容和金額。六、有問題原始憑證的處理在審核原始憑證的過程中，會計(jì)人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行會計(jì)法所賦予的職責(zé)、權(quán)限，堅(jiān)持制度，堅(jiān)持原則。對違反國家規(guī)定的收支，超過計(jì)劃、預(yù)算或者超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)支出，違反制度規(guī)定的預(yù)付款項(xiàng)，非法出售材料、物資，任意出借、變賣、報(bào)廢和處理財(cái)產(chǎn)物資以及不按國家關(guān)于成本開支范圍和費(fèi)用劃分的規(guī)定亂擠亂攤生產(chǎn)成本的憑證，都應(yīng)拒絕輸。對于內(nèi)容不完全、不完備、數(shù)字有差錯的憑證，應(yīng)予以退回，要求經(jīng)辦人補(bǔ)辦手續(xù)或進(jìn)行更正。對于偽造或涂改憑證等弄虛作假、嚴(yán)重違法的原始憑證，在拒絕辦理的同時，應(yīng)當(dāng)予以扣留，并及時向單位主管或上級主管報(bào)告，請求查明原因，追究當(dāng)事人的責(zé)任。七、思考1、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后為什么要填制原始憑證？會計(jì)人員為什