綜合行政管理體系

1、 綜合行政管理體系綜合行政管理體系 文件編寫文件編寫2009.2.17 劉新目錄目錄l質(zhì)量管理體系文件的作用l質(zhì)量管理體系文件的層次l質(zhì)量管理體系文件編寫的基本要求l編寫質(zhì)量體系文件的文字要求l文件的通用內(nèi)容l質(zhì)量手冊的編制l程序文件的編制l我局識別的程序文件l我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則l程序和作業(yè)指導(dǎo)書模式l各單位、部門代碼lIS09000標準的有關(guān)條款:4.2.3、4.2.4、7.1、7.2.2、7.4、7.5.4、8.2.1、8.3講解一一. . 質(zhì)量體系文件的作用質(zhì)量體系文件的作用1. 質(zhì)量體系文件確定了職責(zé)的分配和活動的程序，是組織內(nèi)部的“法規(guī)”。 給出了最好的、最實際的達到質(zhì)量目標的方法

2、，編制和使用文件是具有動態(tài)的高增值的活動； 界定了職責(zé)和權(quán)限，處理好了接口，使質(zhì)量體系成為職責(zé)分明，協(xié)調(diào)一致的有機整體； “該說的一定要說到，說到的一定要做到”，文件成為組織的法規(guī)，通過認真的執(zhí)行達到預(yù)期的目的。 2. 質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系審核的依據(jù)。 證明過程已經(jīng)確定并優(yōu)化； 證明文件規(guī)定已被有效實施； 證明文件處于使用控制中。 3. 質(zhì)量體系文件是組織開展內(nèi)部培訓(xùn)的依據(jù)。 文件作為培訓(xùn)全體員工的教材； 尋求文件內(nèi)容、技能及培訓(xùn)內(nèi)容之間的適宜平衡； 4. 質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進有一個基礎(chǔ)。 依據(jù)文件確定工作過程要求可改進之處； 當把質(zhì)量改進成果納入文件，變成標準化程序時，成果可得到有效

3、鞏固。 二二. . 質(zhì)量體系文件的層次質(zhì)量體系文件的層次ll第一層：質(zhì)量手冊 l第二層：程序文件 l第三層：作業(yè)指導(dǎo)文件，通常又可分為： 技術(shù)性第三層文件（如：產(chǎn)品標準、原材料檢驗規(guī)程、抽樣標準、技術(shù)圖紙、工序作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、設(shè)備操作規(guī)程等）和 外來文件。 三三. . 編寫質(zhì)量體系文件的基本要求編寫質(zhì)量體系文件的基本要求a） 系統(tǒng)性 應(yīng)對質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進行策劃，要求覆蓋ISO9001全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定； 工具:工作質(zhì)量職責(zé)、部門職責(zé)分配表組織機構(gòu)圖 質(zhì)量體系文件一覽表質(zhì)量管理體系圖 部門代碼簡稱等三三. . 編寫質(zhì)量體系文件的基本要求編寫質(zhì)量體系文件的基本要求b） 符合性 應(yīng)符合I

4、SO9000標準條款的要求； 應(yīng)符合本組織工作流程的實際情況。具體的控制要求應(yīng)以滿足組織需要為度，而不是越多越嚴就越好，一句話:適度。 通過清楚、準確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實際工作中能完全做到； 三三. . 編寫質(zhì)量體系文件的基本要求編寫質(zhì)量體系文件的基本要求c） 協(xié)調(diào)性 文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整體上結(jié)構(gòu)針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動。 體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定、技術(shù)標準、規(guī)范相協(xié)調(diào)； 應(yīng)認真處理好各種過程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。 四四. .

5、編寫質(zhì)量體系文件的文字要求編寫質(zhì)量體系文件的文字要求 a） 職責(zé)分明，語氣肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語）； b） 結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風(fēng)一致。； c） 遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件； 五五. . 文件的通用內(nèi)容文件的通用內(nèi)容a） 文件名稱、編號； b） 受控狀態(tài)、版本號、分發(fā)號 c） 編制、審核、批準； d） 生效日期； 六六. . 質(zhì)量手冊的編制質(zhì)量手冊的編制質(zhì)量手冊的常見結(jié)構(gòu)： 封面 組織的名稱； 手冊標題； 文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號； 起草人、批準人簽名、生效日期； 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制1. 程序文件描述的內(nèi)容

6、往往包括5W1H：開展活動的目的（Why）、范圍；做什么（What）、何時（When）何地（Where）誰（Who）來做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控制和記錄（How）等。七七. . 程序文件的編制程序文件的編制l2. 程序文件結(jié)構(gòu)（參考）： -封面 -正文部分： -1.目的 -2.范圍 -3.職責(zé) -4.程序內(nèi)容 -5.質(zhì)量記錄 -6.支持性文件 -7.附錄 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制3. 程序文件內(nèi)容概述 l封面：程序文件封面格式類同質(zhì)量手冊。l 正文： -目的：說明為什么開展該項活動。 -范圍：說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過 程、活動）范圍。 -職責(zé)：說明活

7、動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責(zé)。 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制 -程序內(nèi)容：詳細闡述活動開展的內(nèi)容及要求。 -支持性文件：列出支持本程序的第三層文件。 -質(zhì)量記錄：列出活動用到或產(chǎn)生的記錄。 -附錄：本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制4. ISO9001:2000明確要求的程序文件: -文件控制程序 -質(zhì)量記錄控制程序 -內(nèi)審控制程序 -不合品控制程序 -糾正措施控制程序 -預(yù)防措施控制程序 七七. . 程序文件的編制程序文件的編制5.其它程序l采購控制程序l顧客滿意度控制程序l顧客財產(chǎn)控制程序l溝通控制程

8、序l標識和可追溯性控制程序l數(shù)據(jù)分析控制程序l質(zhì)量策劃控制程序八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別1辦公室工作管理控制程序2法制與綜合業(yè)務(wù)工作管理控制程序3衛(wèi)生檢疫處工作管理控制程序4植物檢驗檢疫處工作管理控制程序5動物檢驗檢疫處工作管理控制程序6食品檢驗監(jiān)督處工作管理控制程序八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別7 機電檢驗處工作管理控制程序8 輕紡檢驗處工作管理控制程序9 認證監(jiān)管處工作管理控制程序10 檢務(wù)處檢務(wù)工作管理控制程序11 科技處工作管理控制程序12 信息中心工作管理控制程序八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別13人事處工作管理控制程序14財務(wù)處工作管理控制程序

9、15政工處工作管理控制程序16監(jiān)察審計室工作管理控制程序17離退休干部管理處工作管理控制程序18機場辦事處工作管理控制程序八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別19 內(nèi)陸港辦事處工作管理控制程序20 開發(fā)區(qū)辦事處工作管理控制程序21 機關(guān)服務(wù)中心工作管理控制程序22 檢驗檢疫協(xié)會秘書處工作管理控制程序23 質(zhì)量策劃控制程序24 風(fēng)險評估與應(yīng)急控制程序內(nèi)審控制程序 八八.我局程序文件的識別我局程序文件的識別25采購控制程序26顧客滿意度控制程序27顧客財產(chǎn)控制程序28溝通控制程序29標識和可追溯性控制程序30數(shù)據(jù)分析控制程序31不合格品控制程序32糾正控制程序33預(yù)防控制程序34數(shù)據(jù)分析控制

10、程序九九.我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則質(zhì)量手冊編碼規(guī)則:HLJCIQSC XXXX/Yy 版本號及修訂次數(shù) 年代（如2008） 質(zhì)量手冊代號 黑龍江出入境檢驗檢疫局代碼九九.我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則程序文件編碼規(guī)則：HLJCIQCXXXXx 版本號及修訂次數(shù) 程序序號 程序文件代號 黑龍江出入境檢驗檢疫局代碼九九.我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則作業(yè)指導(dǎo)書文件編碼規(guī)則：HLJCIQZYXXXXXx 版本號及修定次數(shù) 序號 業(yè)務(wù)類別代碼（為業(yè)務(wù)漢語拼音縮寫前兩位字頭） 作業(yè)指導(dǎo)書代號 黑龍江出入境檢驗檢疫局代碼九九.我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則我局文件系統(tǒng)編碼規(guī)則注解

11、： 1.以公文形式發(fā)布的局、處發(fā)文件，按照黑龍江出入境檢驗檢疫局公文處理辦法黑檢辦2002175號執(zhí)行； 2.業(yè)務(wù)固定格式記錄（如報檢單、檢驗原始記錄、證書征稿等），沿用原格式和各單位的編碼規(guī)則； 3.外來文件沿用原文件編號，需受控的列入文件控制清單； 4.已建立體系的單位和部門沿用原編號。十十.程序和作業(yè)指導(dǎo)書模式程序和作業(yè)指導(dǎo)書模式 -1.目的 -2.范圍 -3.職責(zé) -4.程序內(nèi)容 -5.質(zhì)量記錄 -6.支持性文件 -7.附錄 十一十一.各單位、部門代碼各單位、部門代碼辦公室辦公室BG法制與綜合業(yè)務(wù)處法綜處FZ植物檢驗檢疫處植檢處ZJ動物檢驗檢疫處動檢處DJ衛(wèi)生檢疫處衛(wèi)檢處WJ食品檢驗監(jiān)

12、督處食檢處 SP機電檢驗處機電處 JD部門代碼部門代碼輕紡檢驗處輕紡處 QF認證監(jiān)管處認監(jiān)處 RJ檢務(wù)處檢務(wù)處 JW科技處科技處 KJ人事處人事處 RS財務(wù)處財務(wù)處 CW政工處政工處 ZG部門代碼部門代碼監(jiān)察審計室監(jiān)審室JC離退休干部管理處老干部處 LTX信息中心信息中心 XX國際旅行衛(wèi)生保健中心 保健中心 GL機關(guān)服務(wù)中心機關(guān)服務(wù)中心 JF檢驗檢疫協(xié)會秘書處協(xié)會XH部門代碼部門代碼檢驗檢疫技術(shù)中心技術(shù)中心JS機場辦事處機場辦JC內(nèi)陸港辦事處內(nèi)陸港辦NLG 開發(fā)區(qū)辦事處開發(fā)區(qū)辦 KFQ漠河辦事處漠河辦MH嘉蔭辦事處嘉蔭辦JY綏芬河出入境檢驗檢疫局 綏芬河局SFH部門代碼部門代碼黑河出入境檢驗檢

13、疫局 黑河局 HH齊齊哈爾出入境檢驗檢疫局 齊齊哈爾局 QHR牡丹江出入境檢驗檢疫局 牡丹江局MDJ佳木斯出入境檢驗檢疫局 佳木斯局 JMS東寧出入境檢驗檢疫局小 東寧局 DN大慶出入境檢驗檢疫局 大慶局 DQ鶴崗出入境檢驗檢疫局 鶴崗局 HG同江出入境檢驗檢疫局 同江局 TJ部門代碼部門代碼虎林出入境檢驗檢疫局 虎林局 HL密山出入境檢驗檢疫局密山局MS撫遠出入境檢驗檢疫局撫遠局FY饒河出入境檢驗檢疫局饒河局RH蘿北出入境檢驗檢疫局蘿北局LB遜克出入境檢驗檢疫局遜克局XK富錦出入境檢驗檢疫局富錦局FJ4.2.3 4.2.3 文件控制文件控制l建立形成文件的程序，控制要點：建立形成文件的程序，

14、控制要點：l文件批準文件批準 l必要評審、更新并再次批準必要評審、更新并再次批準l識別文件的更改和現(xiàn)行修改狀態(tài)識別文件的更改和現(xiàn)行修改狀態(tài)l使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件 l保持清晰、易于識別保持清晰、易于識別l識別和控制外來文件識別和控制外來文件l作廢文件的控制作廢文件的控制4.2.4 4.2.4 記錄控制記錄控制建立形成文件的程序，建立形成文件的程序，控制目的：提供符合要求和有效運作的證據(jù)控制目的：提供符合要求和有效運作的證據(jù)l 控制要求：控制要求：l 建立和保存記錄建立和保存記錄l 記錄保持清晰、易于識別和檢索記錄保持清晰、易于識別和檢索l 形成文件的程序，

15、規(guī)定記錄的：標識、貯存、形成文件的程序，規(guī)定記錄的：標識、貯存、保護、檢索、保存期限、處置保護、檢索、保存期限、處置7.1 7.1 產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃l策劃和開發(fā)產(chǎn)品實現(xiàn)過程并與策劃和開發(fā)產(chǎn)品實現(xiàn)過程并與QMS其它過程要求其它過程要求相一致，應(yīng)確定：相一致，應(yīng)確定：l質(zhì)量目標和要求；質(zhì)量目標和要求；l確定過程、文件和資源；確定過程、文件和資源；l驗證、確認、監(jiān)視、檢驗和試驗活動的安排，接驗證、確認、監(jiān)視、檢驗和試驗活動的安排，接收準則；收準則；l記錄記錄l策劃的輸出形式應(yīng)適合組織的運作方式策劃的輸出形式應(yīng)適合組織的運作方式7.2.2 7.2.2 與產(chǎn)品有關(guān)要求的評審與產(chǎn)品有關(guān)要求的評

16、審l評審要求：評審要求：l產(chǎn)品要求得到規(guī)定產(chǎn)品要求得到規(guī)定l不一致的要求已予解決不一致的要求已予解決l有能力滿足規(guī)定有能力滿足規(guī)定l評審時機：承諾前評審時機：承諾前l(fā)確認沒有形成文件的顧客要求確認沒有形成文件的顧客要求l產(chǎn)品要求發(fā)生變更時的控制產(chǎn)品要求發(fā)生變更時的控制l網(wǎng)絡(luò)銷售時的評審網(wǎng)絡(luò)銷售時的評審7.4 7.4 采購采購l7.4.1 采購過程（到哪里買？）采購過程（到哪里買？）l對供方和采購產(chǎn)品的控制的類型和程度取決于對對供方和采購產(chǎn)品的控制的類型和程度取決于對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)或最終產(chǎn)品的影響l對供方的評價和選擇對供方的評價和選擇根據(jù)供方提供符合要求產(chǎn)品的能力評

17、價和選擇根據(jù)供方提供符合要求產(chǎn)品的能力評價和選擇供方供方規(guī)定選擇、評價和重新評價的準則規(guī)定選擇、評價和重新評價的準則保持評價的結(jié)果和任何由評價所引起的措施的保持評價的結(jié)果和任何由評價所引起的措施的記錄記錄 7.5.4 7.5.4 顧客財產(chǎn)顧客財產(chǎn): :l顧客財產(chǎn)：組織控制下或其使用的（包括顧客財產(chǎn)：組織控制下或其使用的（包括知識產(chǎn)權(quán)）知識產(chǎn)權(quán)）l管理要求管理要求:識別、驗證、保護和維護識別、驗證、保護和維護l發(fā)生丟失、損壞、不適用時，報告顧客并發(fā)生丟失、損壞、不適用時，報告顧客并保持記錄保持記錄8.2.1 8.2.1 顧客滿意顧客滿意: :l監(jiān)視目的：測量質(zhì)量管理體系的業(yè)績監(jiān)視目的：測量質(zhì)量管

18、理體系的業(yè)績l監(jiān)視對象：顧客滿意監(jiān)視對象：顧客滿意l監(jiān)視要求：確定獲取和使用這種信息的方監(jiān)視要求：確定獲取和使用這種信息的方法法8.3 8.3 不合格品控制不合格品控制l目的：識別和控制，以防止非預(yù)期的使目的：識別和控制，以防止非預(yù)期的使用或交付用或交付l控制和處置的職責(zé)和權(quán)限：在形成文件控制和處置的職責(zé)和權(quán)限：在形成文件的程序中明確的程序中明確l處置不合格品的方法：處置不合格品的方法：l消除已發(fā)現(xiàn)的不合格；消除已發(fā)現(xiàn)的不合格；l讓步使用、放行或接受（批準）；讓步使用、放行或接受（批準）；l防止其原預(yù)期的使用或應(yīng)用。防止其原預(yù)期的使用或應(yīng)用。8.3 8.3 不合格品控制不合格品控制l記錄：性質(zhì)和隨后所采取的措施（包括批準讓記錄：性質(zhì)和隨后所采取的措施（包括批準讓步）步）l對糾正后的產(chǎn)品進行再驗證對糾正后的產(chǎn)品進行再驗證 l在交付或已經(jīng)開始使用以后才發(fā)現(xiàn)問題時的處在交付或已經(jīng)開始使用以后才發(fā)現(xiàn)問題時的處理理糾正措施控制程序糾正措施控制程序目的：消除不合格原因，為防止再次發(fā)生要求：糾正措施與不合格的影響程度相適應(yīng)。 形成文件的程序，規(guī)定以下要求糾