物控部“時間管理課程”培訓(xùn)教材

1、A.了解時間了解時間1.用最高效率，最有成效的手段來支配時間。2.時間拖久了常常人導(dǎo)致工作效率和效果的下降。3.管理人總是打斷工作，只有很少時間來做本職工作。*要使用計劃和授權(quán)委托的方法。4.經(jīng)常會放下重要的，有成效的工作不做，而將過多的時間耗費在日常鎖事上，如Email.共共11頁頁 第第1頁頁*考慮一天的日程安排(重要事件)留點時間用于思考.*不值得自己去做的事派下屬代勞。5.可將工作分三組： a.常規(guī)工作 日程安排： b.進行中工作 c.日后工作A.了解時間了解時間共共11頁頁 第第2頁頁B.制定計劃制定計劃1.化長遠計劃為一周，一日的行動計劃。.2.繪出工作流程圖，計劃下一步干什么.3

2、.屬下優(yōu)先處理的任務(wù)不要與你本人相同.4.每天重新評估任務(wù)會否發(fā)生改變.5.目標(biāo)愈近，愈應(yīng)優(yōu)先考慮并集中力量完成手頭的要作.6.(圖表1)-留意根據(jù)情況的變化和新信息的出現(xiàn)，不斷變更工作的優(yōu)先順序.共共11頁頁 第第3頁頁7.評定工作效率：畫一幅圖來表示你的精力水準(zhǔn)在一天中的變化.(圖表2)8.制定計劃工具：日志，記事簿，電子記事簿，電腦。9.積極對待-保證你每天長遠規(guī)劃為一周,一日的行動計劃.-每天開始，結(jié)束工作是特別重要健康.-多看四周同事，上司，下屬之長處.B.制定計劃制定計劃共共11頁頁 第第4頁頁任務(wù)是否緊迫而重要 否 是 你今天要完成嗎？ 否 是 立刻采取行動 A 類任 務(wù)任務(wù)是否

3、緊迫或重要？ 否 是工作是否日常性的？ 否 是 不必去做完成這項任務(wù)對提高你的工作效率有幫助嗎？ 否 是是否在最后期限？ 否 是留出時間來完成這項 任務(wù) 設(shè)立一個切實可行的 最后期限是否有必要完成這項任務(wù)？ 否 是分配一定的時間來 完成這項任務(wù) 把這項任務(wù)留給 空間時間 C 類 任 務(wù) B 類 任 務(wù) 即時調(diào)整區(qū)分任務(wù)的優(yōu)先次序區(qū)分任務(wù)的優(yōu)先次序共共11頁頁 第第5頁頁精力水準(zhǔn)再次下降，直至工作日 束下午晚些時候的精力高峰B類工作最佳時間上午晚些時候出現(xiàn)的精力高峰A類工作最佳時間午餐后的精低谷C類工作最佳時間9.5a.m11a.m1p.,m5p.m3p.m一個工作日543210-1-2-3-4

4、-5工作表現(xiàn)水準(zhǔn)共共11頁頁 第第6頁頁1.整理辦公地方(如5S)-辦公地方?jīng)]用的東西清理走把現(xiàn)在的工作留在手邊.-每天都要清理干凈，不要把臟亂留到明天.-緊急文件，立即采取行動或派人具體處理.-每天要留天時間把你的文件盤翻一下.-文件里的特別關(guān)鍵處要做標(biāo)記以加快重讀的速度.(highight)-每隔三個月，重新檢查檔案系統(tǒng)(個人)C.開始即做出改變開始即做出改變共共11頁頁 第第7頁頁C.開始即做出改變開始即做出改變2.篩選信息-獲取信息由書面、郵件、對話.-處理信息分為何類.-傳閱資料：*先經(jīng)自己同意或有補充. *閱后，分析過，再分發(fā)別人. *復(fù)印和分發(fā)下去.3.與別人共事-清楚自己的角色

5、.-重新考慮你的態(tài)度：忙碌地工作和努力地工作混淆.-分析工作動機：其他的選擇行不通時，才考慮召開會議。共共11頁頁 第第8頁頁C.開始即做出改變開始即做出改變.打電話-選擇打電話的時間：按重要性.接電話-告訴別人什么時候可以給你打電話.閱讀和寫作-學(xué)會快速閱讀：在必須閱讀之文件上畫出關(guān)鍵的句子.-整體了解材料：先要對這些內(nèi)容有個總的了解.-對付寫作障：a.千萬不要把寫的材料向后拖。 b.分小段寫.-削減文字工作：a.在原件上加上一行快速手寫. b.精要簡短.共共11頁頁 第第9頁頁D.支配別人的時間支配別人的時間1.良好的溝通-傳訊信息：*口頭溝通方式是雙向性的，最為有效，但要將重要細節(jié)筆錄下來，減少日后的不確定性。-改進方法：*勸說別人的時候要用事實，而不是用感情。*關(guān)心別人想得到什么。*電子通訊的便利會誘使人們?nèi)グl(fā)送一些不必要的信息。*聽到和聆聽是不同的，要學(xué)會