【辦公室管理】簡答題

1、 辦公室管理-簡答題 1、文員在處理上司指派的工作時，首先要仔細制定計劃，簡要說明制定計劃時應注意的幾個要點。 答：（1）充分了解即將開始的工作容；  （2）思考以什么方法進行效率會最佳；  （3）上司分派兩項以上工作時，必須為工作排定優(yōu)先順序。 2、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 人工提示系統(tǒng)的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表；使用提示性備忘錄；準

2、備約會表；準備特殊提示卡；準備交往提示文件。 3、文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要什么？答：文員進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的作用：參謀作用；補缺作用；增進關系作用。方法和要求：適事、適時、適地、適度。4、文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答：（1）會議名稱； （2）會議記錄人的、蓋章； （3）時間（開始時間、結束時間）； （4）會議地點； （5）議題； （6）主持人、主席； （7）出席者； （8）會議的經(jīng)過情形及結論； （9）相關的資料； （10）下次會議預定日期。5、簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？有哪兩種形式？答：會議紀要是用來記

3、載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞墔R報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（1）議決性會議紀要。（2）周知性會議紀要。6、簡要說明文秘人員單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作。答：（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 （2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整

4、理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 （3）盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 （4）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 （5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感。7、辦公室事務管理的服務性特征表現(xiàn)為哪三個方面？請簡要說明。 答：一是為上司服務，使上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上；二是為組織服務，為組織員工創(chuàng)造一個高效、舒適的工作生活環(huán)境，提供便利條件，解除后顧之憂，保證組織系統(tǒng)的順利運轉；三是為公眾服務，保證組織與外界的信息渠道暢通，密切與社會各界聯(lián)系。8、什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法

5、有哪幾種？一般應怎樣做？答：文員的擋駕方法是指：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的，由文員出門阻擋或絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉第達到阻擋或拒絕的目的即可。主要的擋駕法有： （1）擋駕。上司不愿接的，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將容記下，轉告上司。上司不能接的，要另約時間，或將容轉告。 （2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。 （3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動，文員要替上司委婉地絕。9、 制發(fā)文件時加蓋機關印章，稱為用印，具體要求有哪些?答：（1）文件用印時，必須以機關領導人或部門負責人簽發(fā)的文件

6、原稿為依據(jù)，經(jīng)核對無誤后始得用印。 （2）文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。 （3）文件用印一定要與制發(fā)文件的機關、部門或單位相一致。 （4）要核實用印份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。10、簡述文員向上司做請示的注意事項。答：（1）請示要對口。遵守按上級分工，對口請示的原則。避免多頭、越級請示。對涉及多方面的綜合性工作，應向主持全面工作的領導人請示，并將有關情況通報其他分管上司。 （2）請示要單一。遵守一文一事的規(guī)則，避免將多項事物寫在一份請示，造成上司批復的困難。11、核稿，是擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“六查”，請簡述六查容。答：（1）查

7、是否需要行文，以什么名義行文； （2）查文稿容與法律法規(guī)政策及其它已有規(guī)定是否矛盾； （3）查要求和措施是否明確具體，切實可行； （4）查涉及其他部門或地區(qū)職權圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽； （5）查行文是否規(guī)； （6）查文件格式是否符合規(guī)定。12、簡述辦公室的四種含義。 答：（1）廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室等。 （2）狹義的：指某一類職業(yè)人員或某一級職務人員的辦公場所，如廠長辦公室等。 （3）特指的：黨和政府機關、企事業(yè)單位的綜合辦事機構，級別高的又稱辦公廳，如省政府辦公廳。 （4）專指的：某種專門的獨立的工作機構，如國務院事務辦公室。13、會見與會談的前期

8、準備工作有哪些？答：（1）確定議題和明確目標； （2）收集信息和分析雙方材料； （3）確定參加人員； （4）雙方協(xié)商時間、地點； （5）布置座位。14、簡述辦公環(huán)境的含義并按照由遠及近的順序列舉環(huán)境類別。答：辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合。按照由遠及近的順序將辦公環(huán)境分為辦公活動社會環(huán)境、辦公活動職能環(huán)境和辦公活動工作環(huán)境。15、簡述剪影儀式需要準備的材料及其程序。 答：剪彩的準備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。剪彩的程序：請來賓就位宣布儀式正式開始奏國歌進行發(fā)言進行剪影進行參觀。16、請簡要說明提高會議效率的一些基本做法。答：遵循法

9、律法規(guī)、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。17、談談你對辦公室人員應具備的職業(yè)素質中“善謀”的理解。答：（1）辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事務；要“參”到點子上、“謀”到關鍵處、注重諫言技巧。 （2）辦公室工作人員“善謀”還必須謹防幾個誤區(qū)：一是“參政”意識過“度”，把自己擺在“準領導”或副職的位置，把幕后工作放到臺前；二是輕易拋出“夾生”想法，強加于領導，于公于已都不利；三是出“餿主意”幫倒忙，給工作帶來損失，造成被動。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)約束

10、自己，踏踏實實地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應付領導。18、簡述辦公設備使用規(guī)。答：（1）必須明確每臺設備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。 （2）必須明確專人專責專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非配置給個人專用或指定公用的。 （3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。 （4）未經(jīng)上司允準，任何人嚴禁私自使用辦公設備，尤其是用于處理私人事務。 （5）辦公設備的使用環(huán)境溫度為5到35，相對濕度為20%至85%，過低需用加濕器，過高需用除濕器，放在距設備5米左右有效影響距離。 （6）如果不處于工作狀態(tài)，使用完畢應切斷電源。19、簡述

11、在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。答：（1）儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全。 （2）儲藏需要的面積取決于單位的大小。 （3）合理擺放。例如在柜中和儲藏室放置物品，必須清楚地加標簽，以迅速找到物品和表明新物品應放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等。 （4）儲藏辦公用品應有良好的照明，以便容易找到。 （5）辦公用品應保存在干燥和通風良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將導致紙不能正常的送入打印機或復印機中。 （6）訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。20、簡述調查研究的三個階段及其主要任務。答：（1）準備階段，主要包括確定調研課題、成立調研小組、明確調研任務及要求； （2）實施階段，主要包括確定

12、調查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調研成果；  （3）完成階段，主要是撰寫調研報告。21、簡述辦公室督查工作的方式。答：（1）現(xiàn)場督查；（2）會議督查；（3）書面督查；（4）督查；（5）互聯(lián)網(wǎng)督查。22、 簡述信訪工作中網(wǎng)絡來信的處理要求。答：（1）定時打開信箱，及時處理電子； （2）重要信訪，及時報請； （3）轉辦信訪，跟蹤督辦； （4）網(wǎng)絡，脫機閱讀。23、簡述第三代時間管理的ABCD法則及其容。答：（1）重要且緊急必須立刻做。 （2）緊急但不重要在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。 （3）重要但不緊急只要是沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。 （

13、4）既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）有閑工夫再說。24、簡要回答公文寫作的五部曲。答：第一步，領悟領導意圖。要求：準確、全面、提煉，增加“貼近度”；第二步，站在領導角度考慮問題；第三步，把握常用思維方法：模式化思維、對象化思維、辨證思維、散點思維、求同存異思維；第四步，牢記擬寫公文要素及要求；第五步，符合國家公文格式標準。25、 簡要回答起草請求的“五步棋”。答：（1）因為什么請示對原因、目的進行說明； （2）請示什么問題提出請示的主題容； （3）怎樣解決問題提出解決問題的建議或方案； （4）請求上級回復結尾用語的使用； （5）有無附件需要說明根據(jù)需要確定使用附件與否。26、簡述公文校

14、對工作要求。答：（1）校正、補充一切與定稿不符的文字、標點符號、圖表、格式等錯漏； （2）解決統(tǒng)行、倒版、編面等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接以及頁碼編排問題； （3）進一步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關領導人或撰稿人處理； （4）需要使用標準校對符號； （5）對于重要的或者大量印刷的公文，應實施三校、四校，以確保公文的正本不出差錯。27、簡答電子公文處理過程的五個環(huán)節(jié)。答：（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定的規(guī)則建立電子公文的過程； （2）辦理：通過計算機系統(tǒng)對電子公文進行收發(fā)、批閱等相關操作； （3）交換：按始發(fā)者意圖進行跨系統(tǒng)的公文傳遞； （4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢后的電子公文予以存儲； （5）銷毀：依據(jù)有關規(guī)定將電子公文從存儲介質上物理刪除。28、簡述公共關系的三大構成要素及其原則。答：公共關系的三大構成要素是：（1）主體：社會組織；（2）客體：公眾；（3）手段：傳播途徑。 公共關系的原則是：公眾利益至上；實事；互惠互利；雙向溝通；始終如一；開拓創(chuàng)新；整體統(tǒng)一。29、 衡量會議質量的會前基本標準有哪些？答：（1）會議是否確有召開的客觀必要性； （2）會議目的和會議風氣是否端正； （3）會議時機是否已經(jīng)成熟； （4）會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位； （5）各項