IT固定資產(chǎn)管理

1、IT固定資產(chǎn)管理目錄第一部分 概述11目地12定義與范圍13職能說明24資產(chǎn)編號(hào)25固定資產(chǎn)運(yùn)作35.1 資產(chǎn)入庫35.2資產(chǎn)發(fā)放35.3 資產(chǎn)使用35.4資產(chǎn)維修35.5資產(chǎn)報(bào)廢46低值易耗品清單47備注說明4第二部分 業(yè)務(wù)流程41資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)51.1新員工入職51.2在職員工申請(qǐng)資產(chǎn)62資產(chǎn)借用申請(qǐng)63資產(chǎn)變更申請(qǐng)74資產(chǎn)退還申請(qǐng)85資產(chǎn)丟失96資產(chǎn)報(bào)廢117資產(chǎn)盤點(diǎn)11第三部分 IT表格12第一部分 概述1目地為保證公司固定資產(chǎn)得到合理的采購，調(diào)配與應(yīng)用，IT資產(chǎn)調(diào)配流程與管理方式，特制訂本制度，本制度中的固定資產(chǎn)，特指IT類固定資產(chǎn)2定義與范圍本規(guī)定適用于與公司有形固定資產(chǎn)，參照財(cái)務(wù)部

2、固定資產(chǎn)列表，IT固定資產(chǎn)（金額在人民幣5000元以上）包含臺(tái)式電腦，筆記本電腦，服務(wù)器，打印機(jī)，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，電話交換設(shè)備，傳真機(jī)，掃描儀，手機(jī)等設(shè)備。其中臺(tái)式機(jī)適用于辦公室人員；筆記本電腦分為12英寸和14英寸。適用于經(jīng)常性出差人員。本固定資產(chǎn)不適用于家具，保險(xiǎn)柜等非IT類固定資產(chǎn)3職能說明角色職責(zé)資產(chǎn)使用人負(fù)責(zé)對(duì)自己領(lǐng)用和借用的資產(chǎn)進(jìn)行保管。負(fù)責(zé)對(duì)人為造成的損壞進(jìn)行維修和賠償部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)部門下屬員工的標(biāo)準(zhǔn)配置資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)管理公司有形固定資產(chǎn)與無形信息資產(chǎn)。是公司所有的固定資產(chǎn)的責(zé)任人信息部經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)特殊配置需求的固定資產(chǎn)申請(qǐng)進(jìn)行審核4資產(chǎn)編號(hào)為了統(tǒng)一資產(chǎn)編號(hào)，方便管

3、理，特制訂資產(chǎn)編號(hào)規(guī)范如下：第1、2位代表類別第3、4位代表購買資產(chǎn)年份第5、6位代表購買資產(chǎn)月份第7、8位代表資產(chǎn)編號(hào)類別描述類別描述類別描述PC臺(tái)式機(jī)NB筆記本PR打印機(jī)HD移動(dòng)硬盤FW防火墻RT路由器SW交換機(jī)MP手機(jī)UP不間斷電源SC掃描儀PJ投影儀SR服務(wù)器2011年10月購買的第1臺(tái)筆記本：NB-11-10012012年2月購買的第33臺(tái)臺(tái)式機(jī)：PC-12-02335固定資產(chǎn)運(yùn)作5.1 資產(chǎn)入庫新購資產(chǎn)到貨后，由資產(chǎn)管理員檢查是否與采購明細(xì)一致，核查完畢后，粘貼資產(chǎn)編號(hào)，更新管理數(shù)據(jù)庫，并與財(cái)務(wù)部SAP List進(jìn)行對(duì)比確認(rèn)。5.2資產(chǎn)發(fā)放在完成相應(yīng)資產(chǎn)申請(qǐng)審批流程后，由資產(chǎn)管理員

4、指定發(fā)放給資產(chǎn)復(fù)核人，由復(fù)核人直接發(fā)放給使用人或部門負(fù)責(zé)人5.3 資產(chǎn)使用員工要愛護(hù)公司資產(chǎn)，禁止隨意拆卸設(shè)備部件或相互調(diào)換使用。公司所有固定資產(chǎn)應(yīng)指定責(zé)任人，通常為資產(chǎn)管理員。個(gè)人使用的固定資產(chǎn)，責(zé)任人即為使用人，對(duì)該資產(chǎn)的完好性負(fù)責(zé)，由于使用不當(dāng)或不慎而造成的設(shè)備損壞，使用人應(yīng)承擔(dān)設(shè)備 維修費(fèi)用，無法修復(fù)的，按丟失處理，如發(fā)現(xiàn)私自更換設(shè)備，損壞或拆卸部件等行為，資產(chǎn)管理員有權(quán)中止設(shè)備的使用權(quán)，并追究設(shè)備使用人的責(zé)任。5.4資產(chǎn)維修公司資產(chǎn)在使用過程當(dāng)中發(fā)生故障或者損壞時(shí)，使用人需要報(bào)到資產(chǎn)管理員處，由資產(chǎn)管理員與維修商聯(lián)系，維修商進(jìn)行檢測(cè)，報(bào)價(jià)，維修。在維修的過程當(dāng)中，公司會(huì)提供備用 機(jī)給

5、員工，人為損壞所發(fā)生的費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。5.5資產(chǎn)報(bào)廢對(duì)于部分電腦丟失、硬件損壞無法維修的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理員每三個(gè)月執(zhí)行一次資產(chǎn)報(bào)廢，并確認(rèn)公司數(shù)據(jù)已經(jīng)清除完畢6低值易耗品清單上網(wǎng)本、鍵盤、鼠標(biāo)、U盤、移動(dòng)硬盤、光盤、光盤簿、外接光驅(qū)、電腦鎖、其它7備注說明申請(qǐng)5000元以下資產(chǎn)，需提交到General Manager審批申請(qǐng)5000元以上資產(chǎn)，需提交到Line VP審批第二部分 業(yè)務(wù)流程1資產(chǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)1.1新員工入職1.1.1流程圖：1.1.2管理說明：由員工直線上級(jí)提前10個(gè)工作日提出申請(qǐng)，根據(jù)資產(chǎn)價(jià)值，選擇相應(yīng)級(jí)別人員進(jìn)行審批。資產(chǎn)管理員在得到員工部門負(fù)責(zé)人及信息部經(jīng)理確認(rèn)后，給員工配備資產(chǎn)

6、并更新數(shù)據(jù)庫，由復(fù)核人發(fā)放資產(chǎn)給使用人或部門負(fù)責(zé)人。申請(qǐng)人可在IT部提供的資產(chǎn)清單中選擇所需資產(chǎn)。注：如該員工非豐田金融正式員工，則由豐田金融負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)1.2在職員工申請(qǐng)資產(chǎn)1.2.2流程圖:1.2.1管理說明：使用人提出申請(qǐng)，根據(jù)價(jià)值資產(chǎn)，選擇相應(yīng)級(jí)別人員進(jìn)行審批。資產(chǎn)管理員在得到員工部門負(fù)責(zé)人及信息部經(jīng)理確認(rèn)后，給員工配備資產(chǎn)并更新數(shù)據(jù)庫。申請(qǐng)人可在IT部提供的資產(chǎn)清單中選擇所需資產(chǎn)注：如該員工非豐田金融正式員工，則由豐田金融負(fù)責(zé)人申請(qǐng)并簽字確認(rèn)2資產(chǎn)借用申請(qǐng)2.1流程圖2.2管理說明:對(duì)于使用時(shí)間不超過一個(gè)月的資產(chǎn)領(lǐng)用需求，公司對(duì)員工提供資產(chǎn)借用。辦理時(shí)，員工需要到資產(chǎn)管理員處，填寫

7、 資產(chǎn)借用單 ，經(jīng)員工簽字確認(rèn)后，完成借用手續(xù)。使用完畢后，員工將該資產(chǎn)歸還到資產(chǎn)管理員處，由資產(chǎn)管理員檢查資產(chǎn)使用狀態(tài)，并簽字確認(rèn)歸還。資產(chǎn)管理員按月檢查使用時(shí)間超過一個(gè)月的資產(chǎn)借用，要求使用人辦理資產(chǎn)領(lǐng)用手續(xù)注：如使用人非豐田金融正式員工，則由豐田金融負(fù)責(zé)人申請(qǐng)并簽字確認(rèn)。3資產(chǎn)變更申請(qǐng)3.1流程圖3.2管理說明:使用人提出申請(qǐng)，根據(jù)價(jià)值資產(chǎn)，選擇相應(yīng)級(jí)別人員進(jìn)行審批。資產(chǎn)管理員在得到員工部門負(fù)責(zé)人及信息部經(jīng)理確認(rèn)后，給員工配備資產(chǎn)并更新數(shù)據(jù)庫。申請(qǐng)人可在IT部提供的資產(chǎn)清單中選擇所需資產(chǎn)注：如該員工非豐田金融正式員工，則由豐田金融負(fù)責(zé)人申請(qǐng)并簽字確認(rèn)；舊資產(chǎn)于新資產(chǎn)發(fā)放后三個(gè)工作日內(nèi)收回

8、。4資產(chǎn)退還申請(qǐng)4.1流程圖4.2管理說明:員工歸還借用資產(chǎn)或離職時(shí)，將資產(chǎn)退還給資產(chǎn)管理員，資產(chǎn)管理員審核資產(chǎn)信息并確認(rèn)簽收。如員工為非北京地區(qū)員工，由當(dāng)?shù)剞k公區(qū)負(fù)責(zé)人初審后簽字確認(rèn)，再將資產(chǎn)寄給資產(chǎn)管理員進(jìn)行最終確認(rèn)并更新數(shù)據(jù)庫。5資產(chǎn)丟失5.1流程圖5.2管理方法對(duì)于屬于公司資產(chǎn)的設(shè)備，如果在員工持有期間發(fā)生丟失，資產(chǎn)使用人添寫丟失資產(chǎn)匯報(bào)表，由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人簽字并在提供公安機(jī)關(guān)出具的報(bào)案證明后按照資產(chǎn)的凈值以及使用時(shí)間進(jìn)行折舊賠償，賠償金額參照風(fēng)險(xiǎn)部相關(guān)規(guī)定。如設(shè)備使用人拒絕賠償，則自資產(chǎn)管理員書面通知使用人后30個(gè)自然日起，資產(chǎn)管理員通知人事部門從該資產(chǎn)使用人工資中扣除相應(yīng)賠款。6資

9、產(chǎn)報(bào)廢6.1流程圖6.2管理方法資產(chǎn)使用人將需要報(bào)廢的資產(chǎn)交給資產(chǎn)管理員，由資產(chǎn)管理員定期安排資產(chǎn)報(bào)廢。資產(chǎn)管理員收集到舊資產(chǎn)后，將資產(chǎn)信息反饋給財(cái)務(wù)部，在得到可以報(bào)廢的相關(guān)信息后，提交報(bào)廢材料給相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并清除公司數(shù)據(jù)再廢棄處理。7資產(chǎn)盤點(diǎn)7.1流程圖7.2管理方法資產(chǎn)盤點(diǎn)在每年6月、12月各一次，年終的資產(chǎn)盤點(diǎn)由資產(chǎn)管理員與財(cái)務(wù)部共同執(zhí)行。根據(jù)財(cái)務(wù)部SAP List以及資產(chǎn)管理員Asset List，逐一與資產(chǎn)使用人進(jìn)行對(duì)比。第三部分 IT表格1固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)1.1流程圖1.2管理方法1.3流程描述2固定資產(chǎn)購置2.1流程圖2.2管理方法2.3流程描述3其他固定資產(chǎn)增加3.1流程圖3.2管理方法3.3流程描述4在建工程管理4.1流程圖4.2管理方法4.3流程描述5固定資產(chǎn)折舊5.1流程圖5.2管理方法5.3流程描述6固定資產(chǎn)處置附件附件1 內(nèi)部制度索引固定資產(chǎn)目錄固定資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)清單采購審批權(quán)限表低值易耗品目錄上網(wǎng)本、鍵盤、鼠標(biāo)、U盤、移動(dòng)硬盤、