采購管理方案

1、采購管理方案1、項目采購管理程序1.1采購的基本程序編制采購計劃確定合格供應(yīng)商采購申請詢價及報價評審召開供應(yīng)商協(xié)調(diào)會及簽訂采購合同催交、檢驗、運輸物資交接及收尾服務(wù)。1.2采買采買是指項目采購部從接到請購文件起到發(fā)出采買訂單止的過程，包含的工作如下：1.2.1確定合格供應(yīng)商項目采購部應(yīng)從業(yè)主批準(zhǔn)的供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，并檢查其市場準(zhǔn)入證；未包含在供應(yīng)商目錄中的供應(yīng)商，需提交一份技術(shù)商務(wù)支持文件，經(jīng)項目經(jīng)理審查，提交給監(jiān)理并經(jīng)由業(yè)主批準(zhǔn)。1.2.2采購申請對于重大和關(guān)鍵設(shè)備材料，項目采購部準(zhǔn)備一份“采購申請”，詳細(xì)說明所需采購材料、設(shè)備的技術(shù)要求、所需數(shù)量、檢查要求和供應(yīng)商資料，采購申請的材料

2、準(zhǔn)備齊全后向監(jiān)理及業(yè)主提交審批。1.2.3詢價及報價評審項目采購部對經(jīng)監(jiān)理及業(yè)主審批的采購申請中的材料、設(shè)備向供應(yīng)商發(fā)出詢價文件。設(shè)備材料的詢價文件由兩部分組成：技術(shù)詢價文件。此部分由設(shè)計管理部編制，內(nèi)容包括：請購文件、技術(shù)規(guī)格說明書、數(shù)據(jù)表、采購說明書、詢價圖以及采購數(shù)量等。商務(wù)詢價文件。此部分由采購部組織編制，內(nèi)容包括：詢價函、報價須知、采購合同基本條款、商務(wù)報價表等。項目設(shè)計管理部對供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)、質(zhì)量評審；項目采購部對供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)評審，并且評估供應(yīng)商的財務(wù)能力和售后服務(wù)質(zhì)量。1.2.4召開供應(yīng)商協(xié)調(diào)會在最終選定中標(biāo)供應(yīng)商之前，要召開合格供應(yīng)商協(xié)調(diào)會，使這些供應(yīng)商有機會解釋、澄清或確認(rèn)

3、技術(shù)評審和商務(wù)評審中提出的各種問題。1.2.5簽訂采購合同項目采購部進(jìn)行報價比選，向項目經(jīng)理上報評審結(jié)果及報價順序，再向監(jiān)理及業(yè)主推薦。推薦獲得業(yè)主批準(zhǔn)后，我單位編制并簽訂采購合同。1.2.6當(dāng)?shù)夭少I在項目所在地購買、運輸和現(xiàn)場存儲項目所需的短周期、臨時性的、零散材料和設(shè)備，以滿足工程施工的需求，保證工程項目的順利進(jìn)行，采購部編制當(dāng)?shù)夭少彸绦?，?dāng)?shù)夭少徣藛T負(fù)責(zé)在施工當(dāng)?shù)剡M(jìn)行現(xiàn)場采購活動。1.2.7采購變更采購變更是指在項目實施過程中，由于變更而引起的對采購方式和采購內(nèi)容進(jìn)行的修改或補充。項目采購負(fù)責(zé)人在收到項目經(jīng)理簽認(rèn)的變更單后應(yīng)進(jìn)行以下工作：了解變更的范圍和對采購的要求；預(yù)測變更對采購的費用

4、和時間的影響；制定變更的采購實施計劃并實施。1.2.8采購分包采購分包合同的執(zhí)行與管理由項目采購部負(fù)責(zé)，并應(yīng)根據(jù)項目有關(guān)程序定期向監(jiān)理和業(yè)主報告分包采購狀態(tài)和執(zhí)行狀態(tài)。1.3催交為確保從不同供應(yīng)商訂購的設(shè)備、材料都能按訂單規(guī)定的合同交貨日期交貨，項目采購部材料員通過各種努力和必要的渠道督促供應(yīng)商，并及時和定期地向項目采購負(fù)責(zé)人匯報情況，通過項目經(jīng)理向監(jiān)理及業(yè)主通報情況，定期發(fā)布采購催交狀態(tài)報告(常規(guī)催交以月為基礎(chǔ))。催交的主要工作范圍：編制催交計劃，特別是主要設(shè)備的催交計劃。負(fù)責(zé)催交供應(yīng)商的先期確認(rèn)圖紙、最終確認(rèn)圖紙及技術(shù)資料，并在確認(rèn)后督促設(shè)計管理部按時返回供應(yīng)商。了解并督促供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度

5、的執(zhí)行情況等。為了保證按期將設(shè)備材料運抵現(xiàn)場，催交人員要監(jiān)督運輸?shù)臏?zhǔn)備工作，例如貨運文件的準(zhǔn)備，包括保管手續(xù)、進(jìn)出口許可證等。編制催交狀態(tài)報告。1.4檢驗項目采購部根據(jù)采購申請和相關(guān)合同、規(guī)范的要求，負(fù)責(zé)在供應(yīng)商的工廠檢查設(shè)備、材料和監(jiān)督試驗。對檢驗進(jìn)行分級管理，確保所有的設(shè)備、材料完全符合批準(zhǔn)的采購申請和相關(guān)的技術(shù)要求及檢查試驗等級要求。進(jìn)出口設(shè)備材料必須經(jīng)過國家或地方的商檢機構(gòu)的商品檢驗。1.4.1檢驗的主要工作范圍編制檢驗計劃；中間檢驗；成品檢驗、試驗；辦理委托駐廠監(jiān)造或商檢機構(gòu)檢驗；編制提交檢驗報告。1.4.2不合格品的控制項目采購檢驗人員是控制不合格品的歸口負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)控制不合格品的

6、標(biāo)識、記錄、評價、隔離和處置，并向質(zhì)量管理部報告。必要時要會同有關(guān)部門和業(yè)主對有爭議的不合格產(chǎn)品進(jìn)行評價和提出處置決定。檢驗過程中發(fā)現(xiàn)不合格品時，要求供應(yīng)商填寫“不合格品單”，并對出現(xiàn)不合格問題的設(shè)備提出標(biāo)記，對暫時無法解決的問題，要求供應(yīng)商停止制造，待提出返修方案并征得質(zhì)量管理部同意后，才能繼續(xù)加工。對不合格品的處理應(yīng)做出“報廢”、“讓步使用”、“返修”的處理結(jié)果。檢驗工程師應(yīng)填寫“不合格品報告”，當(dāng)讓步使用時，需經(jīng)設(shè)計人員認(rèn)可。1.4.3駐廠監(jiān)造 在設(shè)備制造過程中，根據(jù)需要項目采購部派代表去制造現(xiàn)場參加檢驗和試驗。對關(guān)鍵設(shè)備及大宗材料實行駐廠監(jiān)造制度，監(jiān)督供應(yīng)商必須按合同規(guī)定的產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

7、、規(guī)范的質(zhì)量要求組織生產(chǎn)。對重要和關(guān)鍵設(shè)備材料，由項目采購部報經(jīng)項目經(jīng)理審批后委托駐廠監(jiān)造。應(yīng)委托具有一定資質(zhì)的質(zhì)量檢驗部門或公司進(jìn)行駐廠監(jiān)造。項目采購負(fù)責(zé)人經(jīng)授權(quán)與選定的監(jiān)造單位簽訂監(jiān)造合同，審批其監(jiān)造質(zhì)量計劃書，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)及監(jiān)督駐廠監(jiān)造單位的工作。駐廠監(jiān)造單位應(yīng)定期編寫監(jiān)造報告，報項目采購部，對于特殊情況應(yīng)隨時匯報。1.5運輸運輸是指設(shè)備材料制造完畢，經(jīng)檢驗合格后，從制造廠到施工現(xiàn)場這一過程中的包裝、運輸、保險等業(yè)務(wù)。項目采購部負(fù)責(zé)所有運輸活動的管理和控制。1.5.1運輸?shù)闹饕ぷ鞣秶媱澓凸芾眄椖吭O(shè)備材料的運輸活動，編制運輸計劃。制定運輸規(guī)程，對運輸?shù)穆烦?、文件、包裝以及標(biāo)志等問題應(yīng)做出

8、規(guī)定。確定國際或者國內(nèi)的運輸代理機構(gòu)，監(jiān)督所選擇的運輸代理商的活動。保證安全、經(jīng)濟、迅速地將設(shè)備材料運到現(xiàn)場。應(yīng)定期提供和更新運輸狀態(tài)報告。1.5.2清關(guān)進(jìn)出口的貨物需要辦理清關(guān)手續(xù)，主要職責(zé)如下：在貨物到達(dá)前接收和檢查貨運單據(jù)；準(zhǔn)備所有必需的海關(guān)單據(jù)和完整的關(guān)稅手續(xù)；與將貨物運至現(xiàn)場的當(dāng)?shù)爻羞\商協(xié)調(diào)；安排關(guān)稅檢查，保稅儲存，運至施工現(xiàn)場；及時發(fā)布清關(guān)狀態(tài)，并向監(jiān)理及業(yè)主各提供一份清關(guān)狀態(tài)報告。1.6中轉(zhuǎn)與交付1.6.1中轉(zhuǎn)站的設(shè)置中轉(zhuǎn)站的設(shè)置應(yīng)綜合考慮項目所覆蓋的范圍、途經(jīng)的地形地貌、交通條件以及施工分包商的狀況等各方面因素，使每一個站都能充分發(fā)揮其作用，滿足各施工分包商的設(shè)備材料需要。站址

9、的選擇應(yīng)考慮以下方面：交通便利、接貨方便；能滿足中轉(zhuǎn)站所負(fù)責(zé)區(qū)域工程材料的施工進(jìn)度、材料裝卸、存儲、運輸、保管的要求；材料中轉(zhuǎn)方案的確定必須經(jīng)過實地踏勘，形成較為詳實的可研報告，報業(yè)主批準(zhǔn)。1.6.2物資調(diào)撥程序1.6.2.1需要在中轉(zhuǎn)站臨時存儲的設(shè)備材料中心調(diào)度室根據(jù)項目進(jìn)度向采購部下達(dá)物資調(diào)撥通知；項目采購部依據(jù)設(shè)計圖紙匯總料表，核對技術(shù)管理部申請用量，并根據(jù)貨物的實際到貨情況下達(dá)調(diào)令，中心調(diào)度室與采購部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，下達(dá)給技術(shù)管理部與中轉(zhuǎn)站執(zhí)行；中轉(zhuǎn)站按照調(diào)令開具調(diào)撥單，并做好物資調(diào)撥準(zhǔn)備，保證配套設(shè)備、附件、工具的齊全；保管員嚴(yán)格按照調(diào)令發(fā)料；設(shè)備或材料如有隨箱資料(如合格證、材質(zhì)

10、單、使用說明、安裝手冊、維修手冊等)，應(yīng)保存原件，在發(fā)貨時將其復(fù)印件交領(lǐng)料人，并在調(diào)撥單備注中注明所發(fā)資料的名稱、數(shù)量；直撥材料，由項目采購部開具直撥單，領(lǐng)料人簽字提貨；合格證等資料原件保存在采購部，將其復(fù)印件交領(lǐng)料人，并在直撥單備注中注明所發(fā)資料的名稱、數(shù)量。1.6.2.2直接運抵現(xiàn)場的設(shè)備材料采購部根據(jù)中心調(diào)度室批準(zhǔn)的施工用料計劃將設(shè)備材料直接運至現(xiàn)場，并與技術(shù)管理部辦理物資交接手續(xù)，具體見采購部與技術(shù)管理部的協(xié)調(diào)的內(nèi)容。1.7剩余物資的處理項目完工后，項目采購部應(yīng)編制剩余物資實物明細(xì)報表，按材料大類進(jìn)行匯總，經(jīng)項目經(jīng)理部上報工程總承包企業(yè)審核備案。項目經(jīng)理部要按不同材料的保管規(guī)程對項目剩

11、余物資進(jìn)行保管保養(yǎng)，同時編制剩余物資處理方案并上報工程總承包企業(yè)審批。剩余物資的處理方式有以下幾種：與供應(yīng)商談判退回剩余物資；將剩余物資匯總表提交設(shè)計人員，在以后的項目中考慮使用；與業(yè)主協(xié)商，作為業(yè)主的備品備料；銷售處理。2、采購計劃2.1采購計劃編制項目采購計劃是保證工程建設(shè)在合理工期內(nèi)完成的重要工作。項目采購負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制項目設(shè)備材料采購計劃，經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。2.1.1編制依據(jù)編制項目采購計劃的依據(jù)如下：項目總承包合同；工程總承包企業(yè)有關(guān)采購管理的程序和制度；項目總進(jìn)度計劃；項目設(shè)計進(jìn)度；設(shè)備制造周期(即實際制造周期加上材料運輸時間)；業(yè)主提供的購置設(shè)備、材料的資金計劃；采購部的

12、人力負(fù)荷以及供應(yīng)商接受任務(wù)的能力。2.1.2編制內(nèi)容項目采購計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：項目采購計劃編制依據(jù)；總承包項目概況；項目采購原則，包括分包策略及分包管理原則，進(jìn)度、費用、質(zhì)量和安全等的控制原則；項目采購任務(wù)的范圍和內(nèi)容，EPC總承包商與業(yè)主以及施工分包商在目采購任務(wù)方面的分工及責(zé)任關(guān)系；采購進(jìn)度的主要控制目標(biāo)和要求，長周期設(shè)備和特殊材料采購的計劃安排；采購費用控制的主要目標(biāo)、要求和措施；采購質(zhì)量控制的主要目標(biāo)、要求和措施；業(yè)主對項目采購工作的特殊要求，以及EPC總承包商對業(yè)主要求的意見和擬采取的措施。項目采購部及項目經(jīng)理部其他相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按采購計劃開展工作。項目經(jīng)理和采購負(fù)責(zé)人應(yīng)對采購計劃

13、的實施情況進(jìn)行監(jiān)控。2.2主要分包招標(biāo)和材料、設(shè)備采購計劃本工程涉及的專業(yè)、設(shè)備、材料種類多，合理組織項目分包的招標(biāo)計劃和物資設(shè)備采購計劃是項目目標(biāo)能夠順利實現(xiàn)的保證。2.3采購計劃保障措施2.3.1項目采購工作是工程建設(shè)進(jìn)度的重要保障，針對本項目工期緊、任務(wù)重的情況，我單位將充分利用我單位豐富的采購管理經(jīng)驗，編制詳細(xì)完善的項目整體采購計劃，根據(jù)項目工程進(jìn)度，提前籌劃相關(guān)采購工作，并充分發(fā)揮我單位戰(zhàn)略資源優(yōu)勢，在最短時間內(nèi)調(diào)集相關(guān)資源為本項目服務(wù)。2.3.2三級采購進(jìn)度計劃一級采購進(jìn)度計劃主要用來控制采購開始時間和采購結(jié)束時間，從而確保采購進(jìn)度總目標(biāo)的實現(xiàn)；二級采購進(jìn)度計劃主要用來控制分類的設(shè)

14、備、材料采購進(jìn)度里程碑，以確保一級采購進(jìn)度計劃實現(xiàn)；三級采購進(jìn)度計劃主要用來控制所有訂單的進(jìn)度計劃，以確保二級采購進(jìn)度計劃的實現(xiàn)。3采購質(zhì)量保證措施3.1戰(zhàn)略資源優(yōu)勢我單位擁有多年的大型公用建筑施工管理經(jīng)驗，在電梯、防火門、入戶門、電線電纜、鋁型材等材料、設(shè)備采購方面積累了眾多戰(zhàn)略合作單位，根據(jù)我單位以往經(jīng)驗，戰(zhàn)略合作單位更看重長期合作和長遠(yuǎn)利益，相比臨時選擇的合作單位，在質(zhì)量方面更有保障。為確保本項目材料、設(shè)備采購質(zhì)量，將引入我單位戰(zhàn)略合作單位資源庫，為本項目采購優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。3.2整體采購計劃在制定采購計劃階段，我單位將把合同約定材料、設(shè)備采購標(biāo)準(zhǔn)納入項目整體采購計劃，確保嚴(yán)格按照合同標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行

15、。3.3采購全過程質(zhì)量控制采購部是采購的管理和工程管理部門，應(yīng)編制“物資采購控制程序”來確保采購的貨物符合采購要求。3.3.1采購前期根據(jù)不同的采購產(chǎn)品對項目實現(xiàn)過程的影響，以及對最終產(chǎn)品的影響，將物資分類。根據(jù)物資的重要性，采購部組織評價，擬定合格的供應(yīng)商，然后根據(jù)合同約定，由業(yè)主或者自行確定供應(yīng)商。對供應(yīng)商的評價和選擇應(yīng)考察供應(yīng)商單位資質(zhì)、經(jīng)驗、履約能力、售后服務(wù)能力等，并應(yīng)保持持續(xù)的跟蹤評價，減少因采購導(dǎo)致的風(fēng)險。采購部負(fù)責(zé)確定采購要求，在與供應(yīng)商溝通之前，確保規(guī)定的采購要求是充分和適宜的。3.3.2物資加工過程要求供應(yīng)商按照采購貨物的特點建立并嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量管理體系，采購部按照有關(guān)條款對

16、各供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。對于供應(yīng)商承擔(dān)的質(zhì)量職責(zé)，項目經(jīng)理部要在與供應(yīng)商達(dá)成的采購合同中給予明確。項目經(jīng)理部委托駐廠監(jiān)造，并授予監(jiān)造人員一定的權(quán)利，以利于監(jiān)督工作的正常開展，監(jiān)造人員要針對加工制造的物資或設(shè)備，制定監(jiān)造計劃、監(jiān)造實施細(xì)則并編制相應(yīng)的程序以規(guī)范工作。3.3.3采購物資的驗證在采購合同中應(yīng)明確物資驗證方法，驗證工作由采購部組織。根據(jù)國家、地方、行業(yè)對各種物資的規(guī)定、物資重要性的不同，確定對物資的抽樣辦法、檢驗方式、驗證記錄等。對驗證中發(fā)現(xiàn)不合格品，應(yīng)編制“不合格品控制規(guī)定”進(jìn)行規(guī)定處理。3.4現(xiàn)場檢查驗收材料、設(shè)備進(jìn)場后，我單位現(xiàn)場管理人員將及時進(jìn)行檢查驗收，對產(chǎn)品名稱、規(guī)

17、格型號等進(jìn)行信息檢查，并通過專業(yè)檢測儀器對樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測，檢查檢查均合格后，方可驗收通過。3.5協(xié)同作用材料、設(shè)備采購過程將充分發(fā)揮我單位的協(xié)同作用，確保相關(guān)供應(yīng)單位招標(biāo)的規(guī)范性和達(dá)標(biāo)性。4采購價格控制措施工程總承包項目采購管理是項目執(zhí)過程中的重要工作，它能否經(jīng)濟有效地進(jìn)行，不僅影響著項目成本，而且也關(guān)系著項目的預(yù)期效益能否充分發(fā)揮。采購工作應(yīng)遵循公平、公開、公正的原則，選定供貨商。保證按總承包項目的質(zhì)量、數(shù)量和時間要求，以合理的價格和可靠的供貨來源，獲得所需的設(shè)備材料及有關(guān)服務(wù)。大多數(shù)總承包項目其設(shè)備材料的支出占工程的總支出比重比較大，所以在采購階段公司注重抓好購貨環(huán)節(jié)，其主要措施如下：4.1實行預(yù)算管理制度，使采購工作匯總支出控制在費用預(yù)算范圍內(nèi)。4.2擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。嚴(yán)格執(zhí)行資格預(yù)審及市場準(zhǔn)入制度，選擇性價比高的物資，推行限額采購，以達(dá)到將費用控制在預(yù)算內(nèi)的目的。簽訂合同時合理確定合同價格、供貨時間和質(zhì)量。4.3避免重訂、錯訂、漏訂，控制訂貨余量，保證物資質(zhì)量避免返修以減少資金浪費。4.4合理選擇采購分包商。減少采購的中間環(huán)節(jié)，盡量直接與供應(yīng)商洽談業(yè)務(wù)，避免不必要的手續(xù)費，降低采購成本。4.5掌握到貨計劃使其與項目進(jìn)度