各寄存公司管理模式VIP

1、國信檔案寄存服務公司：檔案入庫流程首次入庫寄存是一項嚴格、重要、機密相結(jié)合的操作事項，客戶公司與國信檔案簽訂合同后，國信檔案將為客戶公司建立一系列專屬服務條例，隨后將客戶資料錄入國信檔案管理系統(tǒng)，此后，客戶公司將擁有一個專屬用戶名登入國信檔案軟件管理系統(tǒng)進行檔案管理跟蹤工作。首次入庫寄存，客戶公司可與國信檔案自由協(xié)商首次入庫寄存流程，亦可按照以下增檔服務流程進行寄存.寄存申請I檔案錄入。I入南再認；VV寄存審批檔案接收，I交接完畢確認/庫屆物淆確認信息回屋，I(a)入庫申請：客戶公司檔案負責人可通過登錄使用國信檔案軟件管理系統(tǒng)(郵件、電話、傳真等方式)聯(lián)系國信檔案客服中心，申請?zhí)峤蝗霂旆招枨?/p>

2、、入庫檔案量、入庫時間等相關資料.(b)入庫審批：國信檔案客服中心收到客戶申請資料，遞交主管部門針對客戶申請進行審核批準。審批內(nèi)容包括：入庫緊急程度、入庫檔案量、接收時間、接收地點，審批通過后轉(zhuǎn)回客服中心。(c)庫房物流確認：國信檔案客服中心得到主管部門審核批準通過的客戶入庫申請資料，通知庫房、物流部門接收準備，確定接收時間、接收地點、入庫檔案量等。庫房物流部門協(xié)商確認可行后，將確認信息轉(zhuǎn)回客服中心.(d)入庫信息回饋：國信檔案客服中心將確認信息通知客戶公司，以便客戶公司做好檔案寄存(增加)安排?？头行呐c客戶公司最終確認檔案接收時間、接收檔案量等相關信息后，通知物流部門可按時出發(fā)接收檔案。(

3、e)檔案接收：物流部門按客戶申請寄存的檔案量、接收時間、接收地點等安排進行檔案接收流程.物流檔案專員根據(jù)客戶公司提供的檔案資料，現(xiàn)場確認數(shù)量，并在客戶公司及檔案專員監(jiān)督下進行加貼檔案箱封條接收工作。客戶公司檔案資料接收裝車，檔案物流專員將按照實際接收檔案量、接收情況簽署接收證明.接收完畢，車廂加封車廂封箱條，客戶公司蓋章簽字核實，車輛返回國信檔案保管中心才能開啟車廂，以保證運輸過程檔案資料安全。接收檔案錄入：客戶檔案資料安全到達國信檔案保管中心，將由主管確認撕開封箱條，庫房檔案專員將進行檔案資料轉(zhuǎn)入保管中心存儲位置，隨后進行每箱檔案資料信息錄入，系統(tǒng)自動生成條形碼記錄信息，記錄信息包括：客戶資

4、料、檔案資料、檔案存儲位置、檔案編碼內(nèi)容等.(g)檔案資料入庫確認：入庫后的檔案資料，庫房檔案專員將針對新入庫檔案的條形碼存編碼、存儲位置、檔案信息、系統(tǒng)錄入狀況等信息內(nèi)容進行一次全面對照核實，保證入庫檔案資料信息準確無誤。確認完畢后，將確認信息轉(zhuǎn)達客服中心。(h)寄存檔案交接完畢：國信檔案客服中心收到檔案入庫確認信息，將即刻通過國信檔案軟件管理系統(tǒng)(郵件、電話、傳真等方式)通知客戶公司確認信息，方便客戶公司快速使用檔案管理，同時將檔案入庫確認信息通知主管部門，以便備案。檔案調(diào)閱流程客戶公司在日常工作中如需翻閱已寄存在國信檔案保管中心的檔案資料可通過國信檔案軟件管理系統(tǒng)(郵件、電話、傳真等方式

5、)聯(lián)系國信檔案客服中心，提出檔案調(diào)閱服務申請。貴中心可前往國信檔案保管中心調(diào)閱室進行查閱檔案，亦可要求國信檔案專車、專員運送所需檔案到指定地點供貴中心查閱。檔案調(diào)閱服務流程如下:案量、調(diào)閱時間、調(diào)閱地點等相關信息后，通知物流部門可按時出發(fā)調(diào)閱檔案。(e)調(diào)閱檔案出庫：國信檔案保管中心檔案專員將所需調(diào)閱資料在系統(tǒng)做好出庫記錄，將調(diào)閱檔案提出轉(zhuǎn)交物流部門運送，并在車廂貼車廂封條蓋章簽字.(f)檔案送達確認：物流部門按照客戶申請檔案調(diào)閱時間、地點準時送達，由客戶公司調(diào)閱接收人員確認車廂封條未被啟封，蓋章簽字確認.再由客戶公司檢查確認調(diào)閱檔案是否準確，簽收調(diào)閱服務證明.調(diào)閱送達完畢，物流部門直接返回國

6、信檔案保管中心。(g)調(diào)閱檔案交接完畢：物流部門返回到達國信檔案保管中心，將客戶簽收的調(diào)閱服務證明交予保管中心檔案專員做好系統(tǒng)記錄，記錄完畢，保管中心檔案專員通知客服中心調(diào)閱交接完畢。再由客服中心與客戶公司做最后的調(diào)閱交接完畢確認，再將確認信息傳達主管部門，以便備案。檔案歸檔流程客戶公司如需將調(diào)閱完畢的檔案資料歸回國信檔案保管中心存儲保管時，可通過以下服務流程：歸檔申請檔案錄人；W入庫確認歸檔畝批，建P檔案接收；1交接完1確認一r住房物流確認+,信息回饋+(a)歸檔申請：客戶公司檔案負責人可通過登錄使用國信檔案軟件管理系統(tǒng)(郵件、電話、傳真等方式)聯(lián)系國信檔案客服中心，申請?zhí)峤粴w檔服務需求、歸

7、檔的檔案量、歸檔時間等相關資料。(b)歸檔審批：國信檔案客服中心收到客戶申請資料，遞交主管部門針對客戶申請進行審核批準.審批內(nèi)容包括：歸檔緊急程度、歸檔檔案量、接收時間、接收地點，審批通過后轉(zhuǎn)回客服中心。(c)庫房物流確認國信檔案客服中心得到主管部門審核批準通過的客戶歸檔申請資料，通知庫房、物流部門接收準備，確定接收時間、接收地點、歸檔檔案量等。庫房物流部門協(xié)商確認可行后，將確認信息轉(zhuǎn)回客服中心。(d)歸檔信息回饋：國信檔案客服中心將確認信息通知客戶公司，以便客戶公司做好檔案歸檔安排。客服中心與客戶公司最終確認檔案接收時間、接收檔案量等相關信息后，通知物流部門可按時出發(fā)接收檔案。(e)檔案接收

8、：物流部門按客戶申請歸檔的檔案量、接收時間、接收地點等安排出車，進行檔案接收流程。物流檔案專員根據(jù)客戶公司提供的檔案資料，現(xiàn)場確認檔案，并在客戶公司及檔案專員監(jiān)督下進行加貼檔案箱封條及接收工作?？蛻艄緳n案資料接收上車，檔案物流專員將按照實際接收檔案量、接收情況簽署接收證明。接收完畢，車廂加封車廂封箱條，客戶公司蓋章簽字核實，車輛返回國信檔案保管中心才能開啟車廂，以保證運輸過程檔案資料安全.檔案錄入：客戶檔案資料安全到達國信檔案保管中心，將由主管確認撕開封箱條，庫房檔案專員將進行檔案資料轉(zhuǎn)入保管中心存儲位置，檔案歸檔信息資料輸入系統(tǒng).(g)檔案資料入庫確認：入庫后的歸檔資料，庫房檔案專員針對歸檔資料的條形碼存編碼、存儲位置、檔案信息、系統(tǒng)錄入狀況等信息內(nèi)容進行一次全面對照核實，保證入庫檔案資料信息