3 - 信息系統(tǒng)應用狀況分析

1、3.1 概況描述醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)在最近幾年，無論是其經(jīng)營方式，還是組織結構，都發(fā)生了巨大的變化，而在當今這個日新月異的時代，行業(yè)利潤率逐年降低，特別是加入WTO以后醫(yī)藥行業(yè)的企業(yè)更是面臨著前所未有的革新和挑戰(zhàn)：1、 企業(yè)業(yè)務及其組織結構不斷擴展，但組織結構落后，責權利劃分不明確醫(yī)藥行業(yè)的企業(yè)發(fā)展到今天，在質和量上都有了巨大的飛躍，跨地區(qū)的大型醫(yī)藥集團和幾乎經(jīng)營所有商品的零售連鎖企業(yè)比比皆是。傳統(tǒng)的管理模式和組織結構已不能適應形勢的飛速發(fā)展。具體說來，由于醫(yī)藥行業(yè)的準入門檻相對較高，所以醫(yī)藥公司仍受計劃經(jīng)濟的陰影影響，企業(yè)的運作模式及管理考核方法都有一定的局限性。在企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模后，各部門和子單

2、位責權利劃分混亂，強調局部利益，忽視整體目標，引起溝通成本的加增。企業(yè)信息溝通渠道不暢，導致決策層對市場反應遲緩，延誤時機和決策失誤。 2、 信息化的發(fā)展對其角色的挑戰(zhàn)電子信息技術在商業(yè)流通領域的廣泛滲透與應用，使商業(yè)領域面臨著有史以來的最大革新。這種挑戰(zhàn)必將對整個商業(yè)領域的設施環(huán)境、經(jīng)營內(nèi)容和管理方法帶來徹底的改造。在這個日益信息化和網(wǎng)絡化的時代里，每一個商業(yè)企業(yè)可能都已切身感受到率先上網(wǎng)的同行業(yè)企業(yè)的競爭和廠家直銷的威脅，商業(yè)企業(yè)能否完成從純粹的商品中介向商品信息中介的角色轉變也是其能否生存和發(fā)展的關鍵。 3、市場經(jīng)濟對企業(yè)信息化管理的要求商業(yè)流通企業(yè)的"管理統(tǒng)一"與&

3、quot;核算統(tǒng)一"是企業(yè)經(jīng)營中非常重要的兩個方面。在完整的商品流通過程中，供貨商、本企業(yè)以及客戶構成了一個不可分割的鏈條。其理想狀態(tài)是鏈條中的所有環(huán)節(jié)應該協(xié)同工作，協(xié)同管理，讓客戶能夠在正確的時間、正確的地點，以最優(yōu)的價位，獲得最好的商品。傳統(tǒng)的管理模式由于技術和觀念上的落后，根本無法達到這一要求。對于傳統(tǒng)的管理模式來說，各環(huán)節(jié)更多地是被分割成孤立的節(jié)點，其最直接的后果是增加了運營成本和庫存費用，難以在最短的時間內(nèi)贏得市場。具體表現(xiàn)在：（1） 技術支持 在信息化時代，面對紛繁的信息量和信息流通量，企業(yè)缺少合適的資料工具，難以在最短的時間內(nèi)對資料進行集中收集、處理和運用。（2） 財務

4、 傳統(tǒng)的企業(yè)難以作到資源的及時共享，每個業(yè)務部門的信息和資料需要財務管理系統(tǒng)重復錄入，造成勞動力的浪費和工作效率的低下；而由于缺乏完善的信息資源管理，企業(yè)又難以及時制作出準確無誤的財務報告，因此無法隨時掌握企業(yè)的資金狀況并及時作出反應；（3） 倉儲 由于組織模式的不合理以及信息流通的障礙，企業(yè)不能及時監(jiān)控全公司內(nèi)單品庫存狀態(tài)；也難以合理分配存儲空間，因而不能根據(jù)庫存狀況隨時調整采購銷售戰(zhàn)略，也難以控制庫存成本。全公司的庫存商品無法統(tǒng)一管理，每一單品的循環(huán)軌跡不清楚。（4） 采購傳統(tǒng)的商業(yè)企業(yè)苦于各業(yè)務部門的信息孤島狀態(tài)，不能根據(jù)銷售情況適時制定采購計劃；由于缺乏完備的供貨商資源管理，因而無法評

5、價每個供貨商的供貨信譽，確定最佳的供貨渠道；由于缺乏完備的監(jiān)督、管理手段，因而無法最大限度地實現(xiàn)比價采購、招標采購。無法及時了解每個采購員的工作業(yè)績，無法最大限度地降低采購成本。（5） 銷售規(guī)劃傳統(tǒng)的零售企業(yè)無法根據(jù)市場需求制定合理的銷售計劃；例如降價策略對營銷的影響等。由于缺乏對市場及商品有效實時的監(jiān)控，也缺少對客戶資源科學完備的統(tǒng)計，無法對客戶的喜好及購買力等進行準確的分析。無從準確統(tǒng)計銷售業(yè)務，預測市場趨勢，考核銷售人員業(yè)績。（6） 管理由于管理控制乏力，無法監(jiān)控業(yè)務環(huán)節(jié)，進而因無法統(tǒng)籌安排企業(yè)貨幣資金收付，使得企業(yè)資金周轉陷入困境。如何實現(xiàn)資金的計劃管理，提高企業(yè)的資信度。增值稅發(fā)票的

6、嚴格管理，付款結算的明細核銷等等。批號、效期的嚴格管理，杜絕過期失效商品。如何實現(xiàn)業(yè)務財務的無縫銜接，由管理人員監(jiān)督業(yè)務的全體過程。GSP 管理幾乎是空白，只是事后的表格羅列，而不是業(yè)務過程的事中監(jiān)控。（7） 決策傳統(tǒng)管理模式的缺陷導致信息延誤和失真，使得企業(yè)決策層難以及時準確地制定管理政策、營銷策略、價格策略等市場戰(zhàn)略，導致對市場反應遲緩，甚至因決策失誤而使企業(yè)蒙受巨大損失。各種分析缺乏科學、準確的數(shù)據(jù)依據(jù)。（8） 成本費用難于控制繁冗的組織結構以及滯澀的操作流程必然會導致企業(yè)成本費用的提高，表現(xiàn)在：內(nèi)部管理不完善，采購銷售費用難以控制，企業(yè)運營費用居高不下，所有這些，都會使企業(yè)的資源被浪費

7、，利潤降低。3.2 信息系統(tǒng)功能層次分析3.2.1 信息系統(tǒng)總體功能分析XX藥業(yè)公司信息系統(tǒng) 采購管理系統(tǒng)批發(fā)管理系統(tǒng)醫(yī)藥零售管理系統(tǒng)庫存管理系統(tǒng)資料管理系統(tǒng)業(yè)務查詢系統(tǒng)連鎖管理系統(tǒng)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳遞系統(tǒng) 圖1. 信息系統(tǒng)總體功能模塊1. 總體構架包括技術構架、表單工具、工作流平臺、移動應用平臺、計劃任務郵件、人力資源管理系統(tǒng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)、數(shù)據(jù)交換平臺、連鎖管理、零售POS、財務管理系統(tǒng)。3.2.2 系統(tǒng)的各子系統(tǒng)的功能分析根據(jù)業(yè)務分析以及上一節(jié)所描述的系統(tǒng)，下面對每一個系統(tǒng)的功能進行大致設計。這些功能比較粗略，更詳細的功能，需要在系統(tǒng)具體實施時具體設計。3.2.2.1 采購管理系統(tǒng)主要處理商品采

8、購業(yè)務：錄入采購單據(jù)、確定采購成本、將入庫信息傳遞到倉庫、生成采購發(fā)票傳遞到應付系統(tǒng)等。采購管理系統(tǒng)采購出庫采購貨品回退采購入庫采購訂單刪除采購訂單審核采購訂單主要功能分析：a. 采購訂單模塊：由采購員向供應商電話訂貨，在輸入供應商資料后，訂單模塊上直接顯示出此供應商所送過的藥品種類，采購員按照模塊上顯示的記錄選擇品種后，此模塊會直接提取此品種藥品的總庫存、單價、規(guī)格、批號、單位、上次進貨日期和上次進貨數(shù)量等，采購員參照顯示資料，直接輸入所要訂貨的數(shù)量，然后入賬。b. 采購訂單審核模塊：采購員用采購訂單模塊入賬后生成的采購訂單，會直接顯示在訂單審核人員的采購訂單審核模塊上，有審核人員按照實際需

9、求對采購訂單進行審核。c. 采購訂單刪除模塊：采購訂單審核人員對訂單進行審核之后，如發(fā)現(xiàn)訂單所訂的藥品暫時不需要訂貨的情況，在此模塊上直接刪除采購訂單。d. 采購入庫模塊：供應商按照采購員電話訂貨的數(shù)據(jù)，將貨品送到驗收入庫部門。驗收入庫人員按照采購入庫模塊提取審核過的采購訂單，對供應商送來的貨品進行核對，核對無誤后入賬，打印出一式三聯(lián)的單子，交供應商、驗收入庫人員和財務部門各一份。e. 采購貨品回退模塊：采購員將需要退回供應商的品種及數(shù)量輸入此模塊，入賬成功后，通知供應商取回。f. 采購出庫模塊：供應商到驗收退貨部門取貨，驗收退貨員用采購貨品回退模塊提取采購貨品回退單，按單子上內(nèi)容對所要回退的

10、貨品進行核對，核對無誤后入賬，打印出一式三聯(lián)單，交供應商、驗收入庫部門和財務部門各一份。3.2.2.2 批發(fā)業(yè)務管理系統(tǒng)批發(fā)業(yè)務管理系統(tǒng)物流配送運輸銷售結算刪除銷售開票單銷售開票單審核銷售開票單主要功能分析：a. 銷售開票單模塊：由銷售開票員向客戶電話銷貨，在此模塊輸入客戶資料，按照客戶要求訂貨的品種進行輸入。此模塊會自動提取開票員輸入的信息，同時會顯示開票員所選擇品種的建議售價以及最低售價，模塊還會對開票員對品種的開票價進行驗證，如果品種的開票價低于最低售價或者品種開票數(shù)量高于庫存數(shù)量，程序會提示開票員，直到驗證無誤后方可入賬。b. 銷售開票單審核模塊：在銷售開票單模塊入賬后，生成銷售開票單

11、，系統(tǒng)會自動審核，開票單審核員也可以人工審核。c. 刪除銷售開票單模塊：如果由于特殊的原因要撤銷銷售開票單時，用此模塊可以刪除已經(jīng)入賬的銷售開票單。d. 物流配送運輸模塊：分為提貨和分貨兩個子模塊。提貨模塊按匯總后的數(shù)據(jù)按庫分類，然后打印出來，交庫管理員，庫管理員備貨后，將貨交給分貨區(qū)。分貨模塊按照匯總后的數(shù)據(jù)把貨品分到相應的配送線內(nèi)。e. 銷售結算模塊：此模塊根據(jù)銷售開票單，生成并打印一式三聯(lián)的銷售單。3.2.2.3 醫(yī)藥零售管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)概述零售管理系統(tǒng)是門店管理的核心系統(tǒng)之一，與其它業(yè)務系統(tǒng)無縫聯(lián)結，以業(yè)務流為核心反映企業(yè)的全面管理過程，可實現(xiàn)進價核算、銷價管理，系統(tǒng)主要包括采購管理、

12、銷售管理、庫存管理、成本核算、供應商管理、客戶管理、營業(yè)員管理、批號效期管理、報表分析管理等。與帳務系統(tǒng)無縫連接，自動生成憑證。2. 門店工作過程簡介（1）門店根據(jù)微機庫存最低限量以及每次一般采購量，自動生成缺貨品種明細粗略表；網(wǎng)上參考配送現(xiàn)有庫存以及新進品種，確定進貨品種，并入要貨計劃單粗表中，加工修改此粗表，生成本店的"要貨計劃單"，通過網(wǎng)絡把數(shù)據(jù)傳遞到配送中心，配送中心微機據(jù)此"要貨計劃單"自動生成出庫明細。（2）門店來貨驗收后，接收配送中心網(wǎng)上的出庫單，根據(jù)驗收情況進行入庫確認，確認后打印原始檢驗記錄以及門店自己的入庫作價單，微機自動登錄庫存帳、

13、批號、效期等信息，打印驗收記錄，手工補齊GSP要求信息。（3）顧客買貨時分兩種情況：如果是自選，則以條碼機自動掃描條碼即可。如果是柜臺售貨，營業(yè)員必須填寫銷貨小票，收款人員根據(jù)小票收款并錄入微機。（4）如果是VIP銷售或醫(yī)?？ㄤN售，收款時登錄卡號，每月定時傳輸分公司。（5）每天結帳前，收款人員應核對每一營業(yè)員的銷售小票，只有一一對應后營業(yè)員方可下班。同時，收款員收的款必須與微機當天的銷售相一致，否則不允許結帳。每天結帳前必須填制日報表，以檢查一天的微機操作是否有失誤，如果有差異，應在查明原因后進行日結。業(yè)務日清日結。（6）每天結賬后，門店把一天的經(jīng)營概況（入庫、銷售、變價、調價、庫存等）以及每

14、一品種的進、銷、調、存情況，通過網(wǎng)絡傳遞到網(wǎng)絡中心。3.2.2.4 庫存管理系統(tǒng)主要進行商品的庫存管理。主要功能分析：<1> 庫存分析表：包括每一品種的庫存、購進、銷售、調入、調出、其它收入、其它付出 等。<2> 可把庫存分類管理，與財務二級帳統(tǒng)一吻合。完成"統(tǒng)計口徑"所需求的按類分的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。<3> 每一品種有最高、最低限量，如果高于最高限量或低于最低限量，開票時可自動報警，并可據(jù)此輸出"購進計劃參考表"、"大庫存警誡提示表"。<4> 實貨庫存可通過損益類單據(jù)調整，財務帳可滯后處理。如

15、：報廢商品的處理 <5> 可隨時輸出經(jīng)營目錄、盤點表、倉庫對帳單、財務商品帳等。<6> 倉庫可進行單筆發(fā)貨及批號的確認。<7> 支持批發(fā)超市的動態(tài)盤點管理、日清日結管理。<8> 支持倉庫商品的貨位管理。<9> 支持多倉庫之間的庫間調撥資料管理系統(tǒng)3.2.2.5 資料管理系統(tǒng)職員資料管理貨位資料管理客商資料管理商品資料管理主要功能分析：a. 商品資料管理：可以調出現(xiàn)在庫存內(nèi)的所有貨品品種，并對需要調整的品種進行管理和維護。b. 客商資料管理：1>. 客戶管理、客戶的信息資料，包括：通信地址、電話、聯(lián)系人、負責人、銀行帳號、稅號等。

16、可隨時輸出客戶檔案卡。、應收帳款客戶中包含最后業(yè)務發(fā)生時間，可隨時輸出要超過法律訴訟時效的單位明細。 、可按月或時間區(qū)間內(nèi)輸出回款明細及回款總額，應收帳款余額表等。、可進行銷售分布分析，輸出不同地理空間的市場份額。把客戶分類管理。、可隨時輸出進貨客戶中的大戶，為開業(yè)務會、聯(lián)絡感情提供'量'的依據(jù)。、每一客戶設有專職業(yè)務員負責。、支持客戶最大應收帳款額度設定。、支持客戶帳期管理，可以嚴格控制客戶的回款期限。I、支持客戶屬性設置，滿足特殊分析需求2>. 供應商管理、供應商的信息資料，包括：通信地址、電話、聯(lián)系人、負責人、銀行帳號、稅號等?？呻S時輸出進貨客戶檔案卡。、供應商中包

17、含最后業(yè)務發(fā)生時間，可隨時輸出要超過法律訴訟時效的單位明細，以便合理安排資金。、可按月或時間區(qū)間內(nèi)輸出付款明細及付款總額，應付帳款余額表等。、可進行購進分布分析，輸出不同購進渠道的市場份額。、付回款時可進行明細核銷。、支持供應商屬性設置，滿足特殊分析需求c. 貨位資料管理： 管理現(xiàn)庫存的商品的貨位資料。其中貨位資料維護可以將整個公司商品的大貨位進行調整和維護。d. 職員資料管理：主要管理業(yè)務員、營業(yè)員的工作業(yè)績。主要功能：、業(yè)務員及營業(yè)員可分成不同的科或組，可按科或人輸出銷貨額、成本額、毛利額、回款額等。、業(yè)績管理：可以輸出各業(yè)務員及營業(yè)員的年累計銷貨額、月銷貨額、月回款額、累計回款額、月毛利

18、額、累計毛利額等。 、業(yè)務員的應收帳款的總額度控制。、支持業(yè)務員買斷經(jīng)營，與業(yè)務員結算二級結算，記憶業(yè)務員的結算價格。、可以嚴格管理業(yè)務員所屬客戶業(yè)務的帳期。3.2.2.6 業(yè)務查詢系統(tǒng)業(yè)務查詢系統(tǒng)查詢庫存銷售出庫查詢銷售開票查詢購進退出查詢購進入庫查詢采購訂單刪除查詢采購訂單查詢主要功能分析：a. 采購訂單查詢：查詢當前由采購員開出的且沒有結算的采購單。b. 采購訂單刪除查詢：查詢由采購審核人員所刪除的沒有結算的采購訂單。c. 購進入庫查詢：查詢由驗收入庫員按采購訂單核對且入賬后的采購單據(jù)。d. 購進退出查詢：查詢由驗收退貨員按采購退貨單出庫且入賬后的單據(jù)。e. 銷售開票查詢：查詢當前由銷售開票員開出的且沒有結算的銷售開票單。f. 銷售出庫查詢：查詢由銷售單審核員所刪除的沒有結算的銷售開票單。g. 查詢庫存：查詢每個商品在各庫別各貨位的總數(shù)量及批次數(shù)量。3.2.2.7 連鎖管理系統(tǒng)連鎖管理，就信息系統(tǒng)而言，最重要的“四個統(tǒng)一”：統(tǒng)一采購、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一核算