3組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表

1、 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第1頁共10頁3. 組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表3.1 質(zhì)量管理組織結(jié)構(gòu)3.1.1 本公司在質(zhì)量管理體系策劃的同時(shí)，設(shè)計(jì)并建立了相應(yīng)的質(zhì)量管理組織結(jié)構(gòu)（詳見3.1.2）。在進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)，充分考慮了：A、滿足質(zhì)量管理活動的需要；B、確保能對質(zhì)量管理體系的有效性進(jìn)行溝通；C、符合物業(yè)管理和俱樂部經(jīng)營的組織設(shè)置；D、現(xiàn)有資源的優(yōu)化組合。3.1.2 質(zhì)量管理組織架構(gòu)圖 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第1頁共10頁3.2 部門職能本公司對從事與質(zhì)量

2、有關(guān)的部門及其人員的崗位職能，實(shí)行崗位責(zé)任制，規(guī)定其職責(zé)和權(quán)限。公司內(nèi)管理層和部門機(jī)構(gòu)的職能為：3.2.1 總經(jīng)理A、 全面領(lǐng)導(dǎo)本公司的日常經(jīng)營工作和質(zhì)量管理，制定物業(yè)公司的中長期發(fā)展規(guī)劃和年度經(jīng)營計(jì)劃；B、 負(fù)責(zé)制定質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊。向公司傳達(dá)滿足顧客和法律、法規(guī)要求的重要性；C、 主持管理評審；D、 確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行所必要的資源配備；E、 對質(zhì)量管理體系進(jìn)行策劃，以滿足質(zhì)量目標(biāo)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的總要求；G、 建立、健全公司的組織管理架構(gòu)， 并建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄟ^程確保質(zhì)量管理體系有效溝通；H、 確定本公司的管理者代表并明確其職責(zé)；授權(quán)內(nèi)審員獨(dú)立行使內(nèi)部審核工作。I、 與外界各

3、相關(guān)政府職能部門及各社會團(tuán)體、個(gè)人，發(fā)展和保持良好的合作關(guān)系，樹立良好的企業(yè)形象，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展創(chuàng)造出良好的外部環(huán)境。3.2.2 副總經(jīng)理 A、 協(xié)助總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)本公司的日常經(jīng)營工作和質(zhì)量管理，協(xié)助制定物業(yè)公司中長期發(fā)展規(guī)劃和年度經(jīng)營計(jì)劃。 B、 負(fù)責(zé)審核質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊，向公司傳達(dá)滿足顧客和法律、法規(guī)要求的重要性。 C、 協(xié)調(diào)公司整體資源配置，為公司質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行有力保證。 D、 負(fù)責(zé)公司的組織建設(shè)和人才培養(yǎng)工作。E、 負(fù)責(zé)與政府職能以及社會團(tuán)體等對外關(guān)系協(xié)調(diào)。F、 建立與所轄業(yè)委會的良好溝通渠道；妥善處理與開發(fā)商、業(yè)委會和業(yè)主之間的關(guān)系；妥善處理客戶投訴。G、 完成總經(jīng)理

4、下達(dá)的各項(xiàng)臨時(shí)工作任務(wù)。3.2.3 管理者代表A、確保按照ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)要求，建立質(zhì)量管理體系并主持所建質(zhì)量體系的正常運(yùn)行。B、向最高管理者報(bào)告質(zhì)量管理體系的運(yùn)行情況，為管理評審提供相應(yīng)的報(bào)告，對質(zhì)量管理體系是否需要改進(jìn)提出意見。 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第3頁共10頁C、負(fù)責(zé)對質(zhì)量管理體系組建運(yùn)行中出現(xiàn)的重大問題和不協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)組織研究、協(xié)商和解決。D、制訂并組織實(shí)施內(nèi)部審核計(jì)劃，任命審核組組長。E、監(jiān)督有關(guān)部門采取糾正和預(yù)防措施，并對其實(shí)施效果進(jìn)行驗(yàn)證。F、督促有關(guān)部門對員工進(jìn)行服務(wù)培訓(xùn)和合理管理,確保在整個(gè)組

5、織內(nèi)提供滿足顧客G、 代表公司就質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)事宜同外界聯(lián)系。 3.2.4 各總監(jiān) A、掌握公司的整體運(yùn)營，參與公司中、長期計(jì)劃和戰(zhàn)略規(guī)劃的編制工作。 B、協(xié)助總經(jīng)理處理公司經(jīng)營管理的組織、協(xié)調(diào)和平衡工作，督導(dǎo)各部門實(shí)現(xiàn)預(yù)期的經(jīng)營效益和管理目標(biāo)。C、具體負(fù)責(zé)分管部門業(yè)務(wù)工作的全面指導(dǎo)、督查、落實(shí)，并協(xié)調(diào)工作中問題的解 決。D、 對公司所提供的物業(yè)服務(wù)進(jìn)行全程（包括前期介入和常規(guī)階段等）策劃和控制并持續(xù)改進(jìn)。E、 負(fù)責(zé)所分管部門的組織建設(shè)和人才培養(yǎng)工作。F、 負(fù)責(zé)所分管業(yè)務(wù)與政府職能以及社會團(tuán)體等對外關(guān)系協(xié)調(diào)。H、 建立與所轄業(yè)委會的良好溝通渠道；妥善處理與開發(fā)商、業(yè)委會和業(yè)主之間的關(guān)系

6、；妥善處理客戶投訴。I、 完成總經(jīng)理下達(dá)的各項(xiàng)臨時(shí)工作任務(wù)。3.2.5 品質(zhì)管理部A、全面負(fù)責(zé)公司質(zhì)量體系運(yùn)行的實(shí)施、監(jiān)督和檢查，對管理者代表負(fù)責(zé)。B、全面負(fù)責(zé)公司的品質(zhì)管理工作。C、負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司質(zhì)量體系的內(nèi)部審核工作。D、按照本公司制定的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，負(fù)責(zé)組織編寫、修訂質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理體系有關(guān)文件。E、負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量記錄的管理與控制工作。F、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第4頁共10頁3.2.6 企業(yè)管理部A、全面負(fù)責(zé)公司的計(jì)劃管理以及信息化管理工作。

7、B、主持制訂公司年度經(jīng)營管理目標(biāo)及各部門年度、月度工作計(jì)劃。并對目標(biāo)和計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。C、負(fù)責(zé)對各部門日常工作和公司下達(dá)的臨時(shí)性工作進(jìn)行全面檢查、監(jiān)督與考核。D、協(xié)調(diào)公司各部門之間的協(xié)作和爭議調(diào)解。E、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.7 行政人事部A、負(fù)責(zé)企業(yè)文化的宣傳貫徹，總結(jié)公司先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)、模范人物事跡，樹立先進(jìn)典型。B、負(fù)責(zé)公司重大決議、總經(jīng)理令的貫徹執(zhí)行，確保上行下達(dá)、政令暢通。C、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)重要活動的日程安排及資料準(zhǔn)備工作。D、負(fù)責(zé)公司重要會議的會務(wù)組織、資料整理及存檔工作。E、負(fù)責(zé)人力資源管理工作，包括人才引進(jìn)、調(diào)配、培訓(xùn)、考評、獎懲、薪酬、福

8、利等事項(xiàng)，并監(jiān)控各部門的培訓(xùn)效果。F、負(fù)責(zé)公司的行政監(jiān)察和工作環(huán)境的管理工作，包括：考勤、衛(wèi)生、資產(chǎn)管理、早操等。G、負(fù)責(zé)公司內(nèi)部行政和外聯(lián)工作。包括職工餐廳管理、車輛管理、報(bào)刊征訂收發(fā)等。H、負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)管理，負(fù)責(zé)公司工作裝的制作、聯(lián)系采購；辦公用品的采購、發(fā)放、造冊登記。I、負(fù)責(zé)檔案管理工作，包括人事檔案管理、文書檔案管理等。J、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.8 工程維修部A、全面負(fù)責(zé)物業(yè)公司的所有工程接管、驗(yàn)收、維護(hù)、管理工作。B、負(fù)責(zé)公司所轄房屋、工程維修等技術(shù)資料管理工作。C、負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)管理制度、工作計(jì)劃的制定及落實(shí)等。D、負(fù)責(zé)對質(zhì)保期內(nèi)維修工作的組織

9、和跟進(jìn)。E、負(fù)責(zé)組織物業(yè)公司新接物業(yè)的交接驗(yàn)收工作及工程遺留問題的處理。F、負(fù)責(zé)對工程管理類作業(yè)指引、流程的制定、修改、補(bǔ)充工作。G、負(fù)責(zé)公司預(yù)接管物業(yè)的前期介入工作。 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第5頁共10頁H、協(xié)助其他各相關(guān)部門做好公司交辦的各項(xiàng)臨時(shí)事務(wù)。I、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.9 設(shè)備維護(hù)部A、全面負(fù)責(zé)物業(yè)公司的所有設(shè)備接管、驗(yàn)收、維護(hù)、管理工作。B、負(fù)責(zé)公司所轄設(shè)施、設(shè)備等技術(shù)資料管理工作。C、負(fù)責(zé)本部門各項(xiàng)管理制度、工作計(jì)劃的制定及落實(shí)等。D、負(fù)責(zé)對本部門及各管理處的設(shè)備、設(shè)施維保

10、工作組織的監(jiān)督、檢查。E、負(fù)責(zé)組織物業(yè)公司新接物業(yè)的設(shè)備設(shè)施交接驗(yàn)收工作。F、負(fù)責(zé)對設(shè)備、設(shè)施技術(shù)文件和作業(yè)指引的制定、修改、補(bǔ)充工作。G、負(fù)責(zé)公司預(yù)接管物業(yè)的設(shè)備選型、配備、布局等的前期介入工作。H、負(fù)責(zé)小區(qū)能源損耗出現(xiàn)異常情況問題查找和降耗的實(shí)施方案。I、組織和實(shí)施公司計(jì)量檢測設(shè)備的送檢、校驗(yàn)工作。J、負(fù)責(zé)對各管理處維修班所提技術(shù)問題的指導(dǎo)。K、協(xié)助其他各相關(guān)部門做好公司交辦的各項(xiàng)臨時(shí)事務(wù)。L、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.10 財(cái)務(wù)部A、制訂公司戰(zhàn)略計(jì)劃、財(cái)務(wù)部年工作計(jì)劃、資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算目標(biāo)等并組織實(shí) 施。B、負(fù)責(zé)組織落實(shí)公司籌資與融資工作。C、保證公司正

11、常的收、支、付、轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)正常開展，并負(fù)責(zé)公司的會計(jì)核算、會計(jì)監(jiān)督、成本控制等業(yè)務(wù)。D、負(fù)責(zé)公司預(yù)算體系的建立、相關(guān)費(fèi)用的審核及資產(chǎn)狀況的監(jiān)控。E、負(fù)責(zé)對各部門財(cái)務(wù)管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期對其實(shí)施財(cái)務(wù)審計(jì)和財(cái)務(wù)支持。F、負(fù)責(zé)制訂并監(jiān)督公司的財(cái)務(wù)管理制度和財(cái)務(wù)內(nèi)控制度。并負(fù)責(zé)制定、完善本部 門的規(guī)章制度與工作流程。G、對公司開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)行投資分析及經(jīng)濟(jì)效益分析。H、負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)專用章及各種資金證明的管理。I、代表公司，協(xié)調(diào)處理與財(cái)政、稅務(wù)、金融等部門的公共關(guān)系。J、定期向所轄物業(yè)業(yè)主公布物業(yè)費(fèi)用的收繳與使用情況，并接受業(yè)委會的監(jiān)督。3.2.11 法務(wù)監(jiān)察部A、對有財(cái)務(wù)自主權(quán)的部門及負(fù)有特定經(jīng)濟(jì)

12、責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)監(jiān)督及評價(jià)，促進(jìn)公司完善內(nèi)部控制制度。B、對公司各業(yè)務(wù)部門財(cái)務(wù)收支的合規(guī)性、合法性定期進(jìn)行審計(jì)。C、對工作中發(fā)現(xiàn)的普遍性、傾向性、員工舉報(bào)的問題進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。D、對領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)、員工舉報(bào)的問題、審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行專項(xiàng)調(diào)查。E、對負(fù)有特定經(jīng)濟(jì)責(zé)任的管理干部、特定崗位的員工進(jìn)行離任審計(jì)。3.2.12 資產(chǎn)經(jīng)營部A、收集鄭州市內(nèi)新建寫字樓信息和鄭州市以外的小區(qū)交付信息。B、對有顧問外包意向的樓宇進(jìn)行接洽。C、對周邊樓盤物業(yè)情況進(jìn)行定期跟蹤，將相關(guān)動向及時(shí)報(bào)知上級領(lǐng)導(dǎo)。D、全面負(fù)責(zé)待接管全委項(xiàng)目的招投標(biāo)工作。E、負(fù)責(zé)建立與被顧問方良好的溝通渠道。F、負(fù)責(zé)所有外接項(xiàng)目的客戶投訴

13、及建議的回復(fù)。G、全面負(fù)責(zé)所有外接項(xiàng)目的滿意度調(diào)查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。H、負(fù)責(zé)組織所有簽約顧問項(xiàng)目的顧問服務(wù)工作。I、負(fù)責(zé)多種經(jīng)營的管理，多種經(jīng)營合同審批，負(fù)責(zé)客戶關(guān)系的開展與維護(hù)。J、盤活集團(tuán)持有資產(chǎn)，提高資產(chǎn)收益率。K、逐步完善資產(chǎn)管理體系，通過資產(chǎn)抵押、投資、參股等方式，多渠道融通資金，拓展融資渠道。L、結(jié)合社區(qū)需要，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)配套資源，提升鑫苑社區(qū)層次，不斷提高鑫苑社區(qū)的服務(wù)品質(zhì)和客戶滿意度。3.2.13 區(qū)域公司A、根據(jù)集團(tuán)公司的發(fā)展戰(zhàn)略，執(zhí)行區(qū)域公司發(fā)展戰(zhàn)略及年度目標(biāo)的制定、組織與實(shí)施，整合各種資源確保戰(zhàn)略及年度目標(biāo)的達(dá)成。B、負(fù)責(zé)區(qū)域公司經(jīng)營考核指標(biāo)體系的構(gòu)建，執(zhí)行分公司年度及

14、月度計(jì)劃的編制、調(diào)整和考核。C、負(fù)責(zé)區(qū)域公司行政人力資源制度，財(cái)務(wù)管理制度及考核制度的執(zhí)行。D、審核區(qū)域公司年度預(yù)算，并監(jiān)督預(yù)算執(zhí)行。E、執(zhí)行質(zhì)量管理體系文件,監(jiān)督質(zhì)量管理體系的實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)。F、負(fù)責(zé)區(qū)域公司經(jīng)濟(jì)指標(biāo)工作完成。負(fù)責(zé)區(qū)域公司重大工程問題協(xié)調(diào)處理。G、負(fù)責(zé)所轄區(qū)域物業(yè)管理項(xiàng)目的物業(yè)服務(wù)品質(zhì)，對集團(tuán)品牌發(fā)展起到強(qiáng)有力的支持作用。 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第7頁共10頁H、區(qū)域公司信息化系統(tǒng)的具體實(shí)施。I、人才梯隊(duì)的搭建與后備人才的培養(yǎng)。J、做好外部相關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。3.2.14 俱樂部A、全面負(fù)責(zé)俱樂部的經(jīng)營管理

15、工作。B、完成公司下達(dá)的各項(xiàng)經(jīng)營目標(biāo)及管理目標(biāo)。C、負(fù)責(zé)制定本部門的各項(xiàng)管理制度、工作計(jì)劃及其落實(shí)等。D、計(jì)劃并監(jiān)督會所的定價(jià)、促銷、分銷方面已經(jīng)批準(zhǔn)的銷售戰(zhàn)略和活動的執(zhí)行情況。E、負(fù)責(zé)本部門的組織建設(shè)和培訓(xùn)工作。F、定期調(diào)查了解競爭對手的最新策略及經(jīng)營情況，有針對性地調(diào)整、改進(jìn)自身的工作，力求在同行業(yè)內(nèi)做到最優(yōu)更好。G、積極地同小區(qū)內(nèi)業(yè)主、主要顧客、團(tuán)隊(duì)客戶保持良好的個(gè)人聯(lián)系，以便及時(shí)了解各方面的市場信息，為自身的經(jīng)營管理獲取更多的信息。H、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.2.15 物業(yè)管理處A、負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量管理及相關(guān)控制程序的貫徹實(shí)施，完成公司下達(dá)的各項(xiàng)質(zhì)量目標(biāo)。B

16、、負(fù)責(zé)與顧客溝通，對顧客要求和期望能否滿足予以確認(rèn)，及時(shí)處理顧客意見，增強(qiáng)顧客滿意度。C、負(fù)責(zé)對各項(xiàng)服務(wù)過程控制，確保各項(xiàng)服務(wù)工作處于受控狀態(tài)。D、負(fù)責(zé)本部門的文件控制及質(zhì)量記錄的日常管理。E、負(fù)責(zé)本部門檢查和激勵措施的實(shí)施。F、負(fù)責(zé)本部門的培訓(xùn)和考核工作。G、負(fù)責(zé)為業(yè)主提供家政服務(wù)工作。H、具體負(fù)責(zé)物業(yè)管轄區(qū)內(nèi)環(huán)境管理工作。I、具體負(fù)責(zé)物業(yè)管轄區(qū)內(nèi)公共秩序的維護(hù)及消防管理工作。J、具體負(fù)責(zé)物業(yè)管轄區(qū)內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施的管理和工程維修與保養(yǎng)等工作。K、具體負(fù)責(zé)客戶服務(wù)工作和社區(qū)服務(wù)工作，包括社區(qū)文化、業(yè)主的報(bào)修、回訪、投訴處理、業(yè)主財(cái)產(chǎn)保護(hù)、裝修監(jiān)管、空置房管理、鑰匙管理、業(yè)主檔案的收集、商鋪管理等。

17、 怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第8頁共10頁L、具體負(fù)責(zé)信息的統(tǒng)計(jì)、分析，及時(shí)對相關(guān)問題向各職能部門進(jìn)行反饋解決。M、具有質(zhì)量管理體系過程職能分配表中所分配的相關(guān)職能。3.3 部門內(nèi)部崗位職責(zé)3.3.1因考慮到本公司各部門的組織架構(gòu)和管理形式各不相同，各崗位職責(zé)不能做出統(tǒng)一規(guī)定，所以各部門內(nèi)部崗位職責(zé)不在本手冊中予以體現(xiàn)，但各部門必須形成各自文件化的崗位職責(zé)。3.3.2 各部門的崗位職責(zé)報(bào)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)，品質(zhì)管理部備案。3.3.3 當(dāng)各部門內(nèi)部崗位職責(zé)發(fā)生變化時(shí)，相應(yīng)的文件必須在15天內(nèi)完成修改審批手續(xù)，文件更改后的生效日期以

18、最后審批日期為準(zhǔn)。3.3.4 各部門制定的崗位職責(zé)，部門及品質(zhì)管理部各保存一份。怡銘物業(yè)河南怡銘物業(yè)服務(wù)有限公司組織機(jī)構(gòu)與管理職責(zé)分配表文件編號YM-001版本/修訂A/0第9頁共10頁3.4 質(zhì)量管理體系過程職能分配表責(zé)任部門質(zhì)量職能總經(jīng)理管理者代表企管部品質(zhì)管理部財(cái)務(wù)部法務(wù)監(jiān)察部行政人事部工程部設(shè)備維護(hù)部資產(chǎn)管理部業(yè)務(wù)部門4質(zhì)量體系4.1總要求rr4.2.1總則rr4.2.2質(zhì)量手冊rr4.2.3文件控制rr4.2.4記錄控制rrrrrrrrr5管理職責(zé)5.1管理承諾rr5.2以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)rr5.3質(zhì)量方針rr5.4.1質(zhì)量目標(biāo)rrr5.4.2質(zhì)量管理體系策劃rr5.5.1職責(zé)與權(quán)限r(nóng)rr5.5.2管理者代表rr5.5.3內(nèi)部溝通rrrrr5.6管理評審rr6資源管理6.1資源的提供rrr6.2人力資源r6.3基礎(chǔ)設(shè)施rr6.4工作環(huán)境rr7產(chǎn)品實(shí)