萬科物業(yè)管理公司籌建工作指引

1、1. 目的為物業(yè)管理公司籌建工作提供指引，為日后物業(yè)公司日常工作的開展奠定基礎(chǔ)。2. 范圍適用于集團內(nèi)的全資及控股的所有房地產(chǎn)公司籌建新物業(yè)管理公司之用。3. 職責(zé)3.1 集團物業(yè)管理部負(fù)責(zé)編制、發(fā)布和修訂本工作指引。3.2 地產(chǎn)公司負(fù)責(zé)參照本指引籌建物業(yè)公司。4. 方法和過程控制4.1 物業(yè)管理公司成立的條件4.1.1所管轄項目必須達(dá)到建筑面積15萬平方米以上（含15萬平方米），且已有兩個以上（含兩個）獨立運作的物業(yè)管理項目。4.1.2所管轄項目按規(guī)定提取的管理酬金總額足以支持物業(yè)管理公司本部的日常運作。4.1.3 同一行政管理區(qū)無萬科投資的其他物業(yè)公司。4.2 物業(yè)管理公司的成立流程4.2

2、.1同時滿足以上三項成立條件的，可向集團總部申請成立新的物業(yè)管理公司，具體報批程序見VKZB01-11新公司成立指引第4.1條款。在此之前需要通過集團物業(yè)管理部初審。若當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)明確規(guī)定物業(yè)管理機構(gòu)必須具有獨立法人資格或為防止出現(xiàn)惡意搶注我司名稱等情況，可特別申報審批成立物業(yè)公司。4.2.2 新公司成立的申請獲公司董事會批準(zhǔn)通過后，即可向當(dāng)?shù)毓ど滩块T進(jìn)行注冊登記，向當(dāng)?shù)匦姓鞴懿块T申請資質(zhì)審批，具體操作流程詳見本指引第5.條款中所繪流程圖。注冊過程中應(yīng)特別注意因地區(qū)差異而可能存在的政策差異，避免因此而影響到新公司的注冊。4.2.3 新公司注冊登記應(yīng)提交的文字資料及證明，詳見下表：序號文字資料及證

3、明提交文件的公司類型1公司董事長簽署的注冊登記申請書有限、股份2全體股東指定代表或者共同委托代理人的證明有限3法律、行政法規(guī)規(guī)定注冊有限責(zé)任公司必須報經(jīng)審批的，國家有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件有限4國務(wù)院授權(quán)部門或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府的批準(zhǔn)文件股份5國務(wù)院證券管理部門的批準(zhǔn)文件募集設(shè)立的股份有限公司6創(chuàng)立大會的會議記錄股份7公司章程有限、股份8籌辦公司的財務(wù)審計報告股份9具有法定資格的驗資機構(gòu)出具的驗資證明有限、股份10股東的法人資格證明或者自然人身份證明有限11發(fā)起人的法人資格證明或者自然人身份證明股份12載明公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理的姓名、住所的文件以及有關(guān)委派、選舉或者聘用的證明有限、股份13

4、公司法定代表人任職文件和身份證明有限、股份14企業(yè)名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書有限、股份15公司住所證明有限、股份16經(jīng)營范圍中有法律、行政法規(guī)規(guī)定必須報經(jīng)審批的項目的，國家有關(guān)部門的批準(zhǔn)文件有限、股份備注1. 本表右側(cè)欄內(nèi)“有限”、“股份”分別為“有限責(zé)任公司”、“股份有限公司”。2. 住所證明系指房屋產(chǎn)權(quán)證或能證明產(chǎn)權(quán)歸屬的有效文件。租賃房屋還包括使用人與房屋產(chǎn)權(quán)所有人直接簽訂的房屋租賃協(xié)議書或合同。4.3 物業(yè)管理公司的組織形式4.3.1物業(yè)管理公司應(yīng)本著精簡高效的原則，根據(jù)所管轄項目的范圍、類型、數(shù)量及自身的人力、財力等實際情況確定合適之組織形式。4.3.2對于已達(dá)到成立條件但項目數(shù)量及規(guī)模相對

5、較小的情況，建議采用直線制組織形式，即物業(yè)公司總經(jīng)理直接管理、監(jiān)督各管理項目，不設(shè)專門職能機構(gòu)，必要時可設(shè)置助理分管業(yè)務(wù)。4.3.3 管轄項目達(dá)到一定的數(shù)量和規(guī)模，具備充分實現(xiàn)規(guī)模效益的經(jīng)濟條件時，建議采用直線職能制組織形式，即在公司根據(jù)需要設(shè)立相應(yīng)的職能部門，對管理項目進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)、資源整合、相互調(diào)配，同時各級領(lǐng)導(dǎo)者可分別分管職能部門和管理項目，將職能制和直線制有效相結(jié)合。這種制度應(yīng)注意加強部門之間的橫向協(xié)作，防止本位主義現(xiàn)象發(fā)生。4.4 物業(yè)管理公司的機構(gòu)設(shè)置4.4.1對于采取直線制的物業(yè)公司，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要可配備事務(wù)秘書，擔(dān)當(dāng)事務(wù)性工作。4.4.2對于采取直線職能制的物業(yè)公司，機構(gòu)總體

6、結(jié)構(gòu)可分為兩極：即公司本部和各物業(yè)管理項目。4.4.3公司本部主要負(fù)責(zé)公司宏觀決策、管理、監(jiān)督，合理調(diào)配各項目之間的關(guān)系，優(yōu)化公司總體資源配置，對管理項目提供各種支持、幫助及全面的業(yè)務(wù)督導(dǎo)。在公司本部設(shè)立若干職能部門，指導(dǎo)、監(jiān)管、支持各物業(yè)管理項目不同的業(yè)務(wù)。4.4.4常見的職能機構(gòu)包括：a) 綜合管理部門：負(fù)責(zé)人力資源、行政后勤、資產(chǎn)管理、檔案管理、綜合協(xié)調(diào)、信息管理等，可根據(jù)需要分設(shè)人力資源管理部門、行政后勤管理部門及辦公室等。b) 財務(wù)管理部門：負(fù)責(zé)財務(wù)管理、會計核算、成本控制、各類費用收繳工作的跟進(jìn)及指導(dǎo)等方面的工作。c) 品質(zhì)管理部門：負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系的建立、維護、指導(dǎo)，對各物業(yè)

7、管理處的日常管理運作提供技術(shù)支持，并進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)控。d) 經(jīng)營管理部門：負(fù)責(zé)跟進(jìn)公司經(jīng)營計劃的落實，策劃經(jīng)營服務(wù)方案、組織、開發(fā)各種經(jīng)營項目，開展多種經(jīng)營活動。4.4.5物業(yè)管理公司職能機構(gòu)必須根據(jù)管理項目的業(yè)務(wù)需要和經(jīng)濟基礎(chǔ)來設(shè)置，在物業(yè)管理的不同階段，可以適當(dāng)整合、增刪相關(guān)聯(lián)的職能管理部門，以發(fā)揮最大功效。4.5 物業(yè)管理公司的制度建設(shè)新物業(yè)管理公司可參照集團總部相關(guān)部門制定的各項規(guī)章制度，制訂或執(zhí)行相應(yīng)的管理制度。4.5.2新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)建立、健全以下相關(guān)企業(yè)管理制度：A、人事行政管理制度；B、財務(wù)管理制度；C、信息管理制度；D、質(zhì)量管理制度（包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、各項業(yè)務(wù)操作程

8、序及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)、監(jiān)控制度、檢查及考核制度等），并通過實際運作不斷完善各項管理制度。4.5.3新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)從集團物業(yè)管理部獲得物業(yè)管理工作軟件及萬科物業(yè)企業(yè)形象策劃手冊，并嚴(yán)格推廣執(zhí)行。4.6 物業(yè)管理公司的資產(chǎn)購置 本著嚴(yán)格控制、從嚴(yán)審批的原則進(jìn)行固定資產(chǎn)管理。新成立的物業(yè)管理公司在固定資產(chǎn)（及相關(guān)政策）購置、租賃及處理時應(yīng)嚴(yán)格遵循集團相關(guān)規(guī)定，詳見VKZB01-11新公司成立指引第4.5條款。4.7 物業(yè)管理公司的信息管理4.7.1新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)及時取得與集團總部網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)，并開設(shè)郵箱。4.7.2新成立的物業(yè)管理公司應(yīng)建立規(guī)范的信息管理制度，協(xié)調(diào)好各類信息的報送單位、時限要求及批轉(zhuǎn)流程。4.7.3物業(yè)管理公司成立后應(yīng)向集團物業(yè)管理部呈報以下重要信息： a) 公司季度經(jīng)營例會紀(jì)要b) 年度計劃總結(jié)c) 管理評審紀(jì)要d) 物業(yè)管理半月報e) 物業(yè)管理快報（包括業(yè)主重大投訴或突發(fā)事件情況、