NoteFirst文獻管理軟件簡明手冊

1、NoteFirst文獻管理軟件 簡明手冊2010-6-1目 錄1 NotFirst文獻管理軟件的功能和特點 (11.1 主要功能 (11.1.1文獻管理 (11.1.2論文寫作助手 (11.1.3參考文獻自動校對 (11.1.4科研協作交流平臺 (11.2 NoteFirst的主要特點 (12安裝和注冊帳戶 (23題錄管理 (33.1 文件夾 (33.2 題錄列表 (33.3 快速檢索 (43.4 全文文件、附件、網絡鏈接地址 (43.5 筆記 (43.6 星標 (43.7 題錄數據修改 (44文獻收集 (44.1 新建題錄-手動添加 (44.2 把之前收集的文獻文件導入到題錄數據庫 (54.

2、3 把文獻數據庫中的文獻添加到題錄數據庫 (54.4 把其他同類軟件中的題錄導入到NoteFirst (55論文寫作助手 (55.1 Word插件組成 (65.2 期刊引文樣式選擇 (65.3 引文插入 (65.4 引文編輯和刪除 (75.5 引文格式化 (75.6 定位 (85.7 搜索 (85.8 其他功能 (86參考文獻校對報告 (86.1 引文格式化時自動形成 (86.2 即時校對 (86.3 后臺校對 (96.4 查看校對報告 (96.5 題錄自動導入 (97科研協作和文獻共享 (97.1 自有版權文獻倉儲 (97.2 群組交流 (97.3 團隊協作 (98其他功能 (91 NotF

3、irst文獻管理軟件的功能和特點NoteFirst文獻管理軟件在傳統(tǒng)的參考文獻管理軟件基礎上,增加了參考文獻自動校對(國內外首次發(fā)布、科技文獻訂閱、期刊介紹、學術會議、自有版權文獻共享、群組交流等功能,是一款專門為有論文寫作需求的科研人員開發(fā)的文獻收集、文獻管理、論文寫作、論文發(fā)表、論文倉儲的全流程服務軟件和平臺。1.1 主要功能1.1.1 文獻管理1 文獻歸類。2 元數據記錄。收集的文獻經常要在論文中引用,需要記錄主要元數據,如標題、作者、出版社、出版地、出版年度、版本、期刊、卷、期、頁碼等,還需要提供全文的鏈接,以方便查閱原文。3 文獻快速查找。需要查閱某篇論文時,可以快速方便地從眾多的文

4、獻中找出來。4 文獻標記。閱讀的文獻圖書中,價值度不盡相同,可以進行價值度標記。5讀書筆記。很多人在閱讀過程中有做筆記的習慣,把自己的收獲、發(fā)現、思考記錄下來。6 文獻收集。可以把常見文獻數據庫的文獻直接導入到NoteFirst進行管理,還可實現國內外科技文獻的訂閱。注:在后面的描述中,在不同的場合會使用“題錄”、“文獻”、“參考文獻”、“引文”這些術語。這些術語的基本含義相同。1.1.2 論文寫作助手1 參考文獻管理軟件可以方便地在word中插入所引用的文獻,自動根據引用文獻的先后順序對引文編號,并根據指定的格式將引用的文獻形成參考文獻列表附在文章的最后。如果在文章中間插入了新參考文獻、或者

5、刪除了某個參考文獻,引文編號自動調整,文后參考文獻列表也自動進行相應調整。2可根據不同雜志對參考文獻格式的要求自動形成相應的參考文獻,當論文從一個期刊轉投其他期刊時,參考文獻格式可以自動調整。1.1.3 參考文獻自動校對對形成參考文獻進行校對,指出存在的缺項、格式錯誤、數據錯誤,減少投稿過程中修改環(huán)節(jié),提高稿件的文字質量,增大稿件的錄用概率。1.1.4 科研協作交流平臺1 把用戶自己發(fā)表的著作在NoteFirst上進行自存檔,提高著作的影響力。2 科研人員可根據興趣、方向、研究團隊組成虛擬科研團體和社區(qū),社區(qū)內用戶可以把收集的文獻進行交流。3團隊協作。研究生導師、產品項目負責人可以建立私有社區(qū)

6、,進行任務安排、信息通報、科技文獻共享。1.2 NoteFirst的主要特點1 互聯網版文獻管理軟件不同計算機上登錄同一賬戶時可實現數據自動同步,這樣家中計算機上收集的文獻會自動出現在辦公室的計算機中。大互聯網軟件,用戶所服務機構不用架設服務器,只要在NoteFirst上注冊賬號即可使用。2 對參考文獻國家標準的全面支持NoteFirst支持多語言方案,一個引文樣式中可以為不同語言的引文提供不同的樣式,例如,國標GB/T 7714-2005文后參考文獻著錄規(guī)則中規(guī)定,期刊論文作為參考文獻時,如果作者超過3個,可以只列出前面3個作者,如果是中文文獻,省略的作者用 “,等”代替,如果是英文文獻,省

7、略的作者要用“et al”代替。這是大多數國外軟件做不到的。此外,即便參考文獻為英文時,如果作者是中國人,要求中文作者姓名一定不縮寫。但是大多數期刊在參考文獻格式中,要求英文作者采用“姓 名縮寫”,這樣不僅僅要區(qū)分題錄的語言,還要區(qū)分作者的國籍。即便是國內的參考文獻管理軟件業(yè)目前也無法支持。3 支持EI、SCI中文收錄期刊的雙語參考文獻EI、SCI收錄的中國期刊要求提供中英雙語參考文獻。例如:2 馬志剛.基于小波分析的車輛噪聲特征提取方法研究J.電子設計工程,2010,18(1:3-7. MA Zhi-gang. Research of feature extraction of vehicl

8、e noise based on waveletanalysisJ.Electronic Design Engineering, 2010,18(1:3-7.4 參考文獻校對報告5 科研協作和文獻交流平臺2 安裝和注冊帳戶NoteFirst文獻管理軟件包括一個需要在用戶計算機上安裝的軟件和NoteFirst網站。用戶到NoteFirst網站(http:/www.NoteF可以下載NoteFirst文獻管理軟件。安裝后,即可使用。如果計算機安裝了防病毒軟件或者防火墻,安裝時,要允許NoteFirst對系統(tǒng)進行的一些設置改動。這是因為NoteFirst對計算機的Word和瀏覽器都有相應的插件。否則

9、程序可能會出現運行使用之前,需在NoteFirst網站免費注冊賬號。注冊賬號后,要到郵箱中進行賬號激活。下圖是NoteFirst的登錄和注冊入口窗體。3 題錄管理下圖為NoteFirst文獻管理軟件登錄后的頁面:可以通過菜單欄、快捷工具欄、右鍵操作等對收藏文獻進行管理。3.1 文件夾用戶可以根據研究關鍵詞、學科等把收集的文件分成若干文件夾。這里的文件夾為虛擬文件夾,相同的文獻可以出現在多個文件夾中,支持把同一文獻關聯到多個文件夾(分類中。數據保存時,文獻數據只在一個地方保存;修改時,也只需要在一個地方修改。文件夾支持多級嵌套,允許用戶新建、刪除、更名、移動文件夾。新建文件夾可以通過:1 菜單欄

10、的“文件夾-新建文件夾”2 樹形工作區(qū)的右鍵菜單中的“新建文件夾”3.2 題錄列表列表頭中顯示的數據可以自定義。在題錄列表區(qū),右鍵點擊列表表頭部分,即可出現如下的選擇:默認的排序是按題錄的添加時間升序排列。單擊表頭字段即可對該字段排序。第一次點擊為升序,再次點擊為降序。如果需要復雜排序,通過在表頭位置點擊右鍵選擇“排序列表”可實現。目前NoteFirst支持通用文章 、圖書 、期刊文章 、會議文章 、學位論文 、報紙文章 、報告 、標準 、專利 、匯編 、檔案 、古籍 、參考工具 、數據庫 、軟件 、電子公告16種文獻類型。題錄類型通過圖標來表示,在列表的最左側。第二列為資源標記,表示是否有全

11、文文件、附件、網絡鏈接、筆記。3.3 快速檢索要查找某篇文獻時,在快捷工具欄輸入檢索關鍵詞按回車即可。默認從標題、作者、媒體中查找。支持從結果中再次檢索。如果要進行自定義檢索,可點擊圖標進行設置。3.4 全文文件、附件、網絡鏈接地址添加任何形式的文件(比如 PDF, MS Word, JPEG等作為NoteFirst的附件。全文文件、附件、鏈接地址的添加通過題錄列表區(qū)右鍵菜單中的“添加附件”或者題錄詳細信息區(qū)中的“附件”來實現;附件的編輯、刪除只能通過題錄詳細信息區(qū)中的“附件”來實現。 如果有全文文件,點擊題錄詳細信息區(qū)中的即可打開全文。3.5 筆記NoteFirst支持用戶對題錄添加筆記。同

12、一題錄可以建立多條筆記。筆記的添加通過題錄列表區(qū)右鍵菜單中的“添加筆記”或者題錄詳細信息區(qū)中的“筆記”來實現;筆記的編輯、刪除只能通過題錄詳細信息區(qū)中的“筆記”來實現。添加筆記成功后,NoteFirst會在標記列顯示綠色色塊表明該題錄有筆記。3.6 星標NoteFirst中,通過使用星標標記以突出用戶對某篇題錄價值的評定。用表示。 通過題錄列表區(qū)右鍵菜單中的“標記”來實現。3.7 題錄數據修改在題錄詳細信息預覽區(qū)可以對題錄進行修改。還可以在題錄列表區(qū)選中一條題錄雙擊,通過題錄編輯窗體進行修改。4 文獻收集4.1 新建題錄-手動添加手動添加題錄,就是給當前文件夾中添加題錄信息。通過快捷工具欄的“

13、新建題錄”、菜單欄的 “題錄新建題錄”、樹形工作區(qū)和題錄列表區(qū)的右鍵菜單中“新建題錄”來實現。新建題錄時,先要選擇題錄類型。選定題錄類型后,需要添加的元數據就隨之確定。輸入作者時,系統(tǒng)會智能區(qū)分作者的姓和名。當作者為中文姓名時會自動添加英文姓名。如果系統(tǒng)無法自動區(qū)分輸入的姓、名,需要通過作者編輯器來完善。點擊題錄詳細信息顯示區(qū)作者一行最右側的按鈕,打開作者編輯器。如果是中國作者的漢語拼音,系統(tǒng)會自動表示為漢語拼音作者。系統(tǒng)會自動對英文作者的姓和名進行分解。在NoteFirst中,根據目前國際上參考文獻的通用規(guī)則,姓顯示在前面,名顯示在后面。這和論文中作者署名時的次序是相反的(論文中西文作者署名

14、大多是名前姓后。如果系統(tǒng)自動拆分的姓名不對,可以通過姓名編輯器來進行修改。4.2 把之前收集的文獻文件導入到題錄數據庫用戶在沒有使用論文寫作助手或者參考文獻管理軟件之前,往往會把收集的文獻放在一個或者多個文件夾下。通過“文件導入”可以幫助用戶把文獻導入到題錄數據庫。導入時會自動根據文件夾名稱來建立題錄文件夾。通過菜單欄“文件導入文件”完成。4.3 把文獻數據庫中的文獻添加到題錄數據庫NoteFirst支持用戶把從Springer、Elsevier、Medline、IEEEXplore、知網、萬方等在線文獻數據庫中感興趣的文獻直接導入到自己的題錄數據庫,避免了題錄數據輸入的麻煩。導入的方法有3種

15、:1 在瀏覽器的題錄摘要頁面,右鍵點擊菜單中會出現“將題錄添加到NoteFirst客戶端”的選項。點擊該選項,即可實現該頁面題錄的自動添加。NoteFirst軟件的安裝包中包括這樣一個瀏覽器插件。目前,NoteFirst支持從大多常見的在線文獻數據庫中直接導入。如果不能支持,會出現提示:在抽取元數據的過程中,不一定所有文獻頁面的所有元數據都能正確無誤的抽取。如果遇到不能抽取的文獻頁面,請將相關信息提交給我們的技術支持人員,我們會及時處理。2 目前很多在線數據庫文獻頁面中都提供了“導出到NoteFirst”的鏈接。點擊該鏈接,即可把選中的題錄導入到NoteFirst中。3 如果數據庫沒有提供導出

16、到NoteFirst的鏈接,但提供了到其他參考文獻管理軟件,如EndNote、RefWorks、NoteExpress等,可以通過這些方式導出,之后通過NoteFirst提供的“導入題錄”功能來實現題錄的導入。4.4 把其他同類軟件中的題錄導入到NoteFirst如果用戶之前試用了其他同類軟件,可以通過“導入題錄”,實現數據的轉移。通過菜單欄“文件夾導入題錄”完成。NoteFirst目前提供了EndNote、Refmanager、RefWorks、NoteExpress、BibTex、Bibliogscape Tag六種過濾器。5 論文寫作助手NoteFirst 安裝后,會在Microsoft

17、的Word軟件中添加功能插件,實現參考文獻的自動形成。論文寫作助手的主要功能就是把作者管理的文獻可以直接插入到活動文檔的當前光標處,自動形成文中引文標記和文后參考文獻列表。插入引文的步驟:1 選擇引文樣式(每種期刊的參考文獻有不同的細節(jié)要求。一篇文檔只選擇一次即可自動記憶。2 在NoteFirst客戶端上,選擇要插入的題錄,點擊客戶端中“插入到Word”或者Word插件中“插入引文”。3 反復步驟2,直到插入了所有引文。4 引文格式化。在打印之前,一定要進行一次引文格式化。5.1 Word插件組成Microsoft Office Word 2003寫作插件如下:Microsoft Office

18、 Word 2007寫作插件如下:5.2 期刊引文樣式選擇雖然有國際、國家的參考文獻標準,但是不同期刊對標準中沒有明確規(guī)定的部分都有不同的規(guī)定。用戶首先需要選擇按哪一種引文樣式來編輯引文。目前NoteFirst已經提供了2種國際通行引文格式和2種國標規(guī)定的格式,還建立了常見期刊的引文格式,用戶在寫作時直接選擇即可。選擇引文樣式有2種方法,一種是在NoteFirst的快捷工具欄的“引文樣式”的下拉菜單中選擇;一種是在對參考文獻進行“引文格式化”時進行選擇。NoteFirst會自動記錄每一篇文稿的引文格式。如果是新建的文稿,選擇系統(tǒng)默認樣式(國標規(guī)定中的順序編碼制作為引文樣式。用戶可以新建引文樣式

19、。通過把已有模板“另存為”新模板,然后在新模板上進行修改。還可以把期刊社提供的引文樣式文件導入到NoteFirst的引文樣式庫中。5.3 引文插入通過兩種方式插入引文。1在客戶端選定要引用的文獻后,點擊快捷工具欄“插入到word”圖標,即可把選中的引文插入到當前活動的Word文檔的光標所在處。2 在NoteFirst客戶端中先選定要插入的引文,在Word中點擊插件中的 “引文插入”一次可以插入多篇引文,支持單選、連選、多選。引文插入后,會在文中自動插入引文標記,并在文后形成參考文獻列表。為了不影響Word的效率,在一個文檔中插入20篇引文后,文中引文的序號可能會出現不連續(xù)的情況,進行“引文格式

20、化”時,這些暫時現象會自動消除。5.4 引文編輯和刪除對已經插入到文中的引文,可以進行修改和刪除操作。刪除引文時,首先要選中操作的文中引文(選中后,該引文標記會變?yōu)榛业?點擊“引文編輯”,出現如下頁面:選中要刪除、編輯、更新的題錄,選擇相應的操作即可。更新就是把在NoteFirst題錄數據庫中修改的題錄數據更新到Word引文中。在引文編輯頁面,還可以實現同一個引文位置中多引文之間次序的調整。如果選擇了作者年度制,還可以顯示是否省略作者、年度。支持在文中引文顯示“頁碼”。(同一文獻在文中多次引用,每次引用的頁面不同時使用。對參考文獻的修改,不能在文后參考文獻列表中直接修改。要到NoteFirst

21、中去修改相應題錄的數據。在進行“引文格式化”時,原來的修改會被覆蓋。如果有題錄數據進行了修改,在“引文格式化”時,一定要選中“與客戶端同步題錄數據”,否則修改的題錄信息不會對應到文檔中。目前,暫時不能支持通過鍵盤操作直接刪除添加的引文標記。通過鍵盤刪除的文中引文,在“引文格式化”時還會出現。5.5 引文格式化為了提高效率,在單文檔插入引文超過一定量、塊復制、塊刪除、塊移動等情況下,會導致引文序號的不連續(xù)現象。用戶在最后定稿時,通過引文格式化來消除這些現象。當用戶需要把論文從一個期刊轉投另外一個期刊時,在引文格式化時選擇新的期刊引文樣式即可輕松的實現引文格式的轉變。如果已經插入到Word文檔的題

22、錄進行了修改,在格式化時要選中“與NoteFirst參考文獻管理軟件同步題錄數據”,否則Word文檔的引文會繼續(xù)沿用已經保存到Word文檔中的題錄數據。選中 “校對報告”時,會在參考文獻列表后形成參考文獻校對報告。提示:單文檔允許插入的引文數量受用戶權限的限制,普及版用戶在單文檔中只能插入20篇引文。同樣校對報告的條數也受用戶權限的限制,可能僅僅出現一條發(fā)現需要更正的題錄報告。5.6 定位通過定位功能,實現文中引文和文后參考文獻列表的跳轉?？梢詮奈闹幸奶轿暮髤⒖嘉墨I列表中對應的參考文獻,反之同樣。5.7 搜索可以在當前文檔中根據作者、標題、媒體來搜索引文,并進行定位。5.8 其他功能Not

23、eFirst寫作助手中除上述功能外還具有轉到NoteFirst、去除格式化、移除標記、導出、查找、上一條、下一條操作功能。6 參考文獻校對報告參考文獻校對報告是針對期刊編輯開發(fā)的功能。編輯可以對收到的稿件中的參考文獻進行自動校對,并給出校對報告。參考文獻校對通過三種方式形成:格式化時自動形成、即時校對、后臺校對。6.1 引文格式化時自動形成“引文格式化”時勾選“校對報告”項,即可在文后參考文獻列表之后自動形成校對報告。 系統(tǒng)默認為選擇了“校對報告”。如果不希望顯示校對報告部分,進行“引文格式化”時,不選擇“校對報告”即可。提示:校對報告的條數受用戶權限的限制,普通版只會給出一條題錄報告。標準版和高級版才能顯示出全部的校對報告。6.2 即時校對NoteFirst提供對參考文獻的即時校對,校對報告直接形成于參考文獻列表之后,檢查的項目包括寫作工具報告、