辦公室文員崗位任務情況說明書(共3頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上辦公室文員崗位任務說明書編號：_YD/BG/005擬制：_核準：_生效日期：_一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱文員直接上級主任/副主任所轄人員/二、工作說明1、主要職責1、負責文印工作。2、負責文印、傳真設備的維護保養(yǎng)。3、辦理電函、郵件收發(fā)、傳遞等事項，辦理報刊收發(fā)。4、接待來訪賓客。2、主要工作內容1、負責公司公文材料的打印、校對初稿；辦理復印、登記等工作。2、遵守公司有關文印管理的規(guī)章制度，遵守保密制度。3、負責文印室的打印機、復印機、傳真機等設備的使用、維護、保養(yǎng)。4、保持文印室、接待區(qū)域辦公環(huán)境整齊、清潔。5、辦理公司傳真件、信件、郵件、電報的收發(fā)、登記、

2、送達、郵寄、清退事宜。6、辦理報刊雜志分發(fā)工作。7、做好來賓接待、登記；來電接聽、登記。8、完成主任布置的其他工作。3、主要工作要求1、文印1.1收到打印文稿后要進行電腦目錄登記；按照規(guī)范的文檔格式打印，打印之前要認真讀稿，發(fā)現(xiàn)文字錯誤及時進行糾正；對原稿錯誤有疑問，要詢問擬稿人，盡量減少和避免打印錯誤；初稿打印后認真校對有無錄入錯誤并及時返還擬稿人再次校對，校對完畢后進行修改打?。恍δ└鍩o誤后裝訂交秘書用印、分發(fā)。1.2收到要復印的文件，要進行審閱、登記。1.3遵守公司有關文印管理的規(guī)章制度，遵守保密制度；及時完成工作，記錄要完善，節(jié)約與本職工作有關的費用。2、設備與環(huán)境2.1操作各種設備

3、動作規(guī)范，定期進行維護保養(yǎng)，出現(xiàn)問題及時報修，避免出現(xiàn)因設備故障延誤工作的情況。2.2每天整理文印室、接待區(qū)域衛(wèi)生，保持環(huán)境的整潔。3、電函、郵件報刊處理3.1收到傳真件要閱讀、登記，送達收件部門內勤人員。3.2規(guī)范發(fā)傳真的格式（收件人、發(fā)送人、日期、內容）、核對接收方號碼無誤后發(fā)送，發(fā)送完底稿進行登記，送還發(fā)送部門留存。3.3收到郵件、信件后進行分類、登記，外寄件每日定時送郵局郵寄，月底結算費用。公司內部郵件登記后送達各部門。3.4發(fā)電報進行登記編號，打印電報校對無誤發(fā)傳真至118臺，定期結算費用。3.5整理公司內部郵件箱，及時轉發(fā)、清退郵件，做好登記。3.6及時查收、分發(fā)報刊和雜志。4、接

4、待4.1做好預約來賓、來訪登記，及時向來賓要訪問的部門和人員通報情況，做好接待準備。4.2禮貌接待未預約的來賓、來訪人員，妥善安排客人落座、喝茶，迅速了解來訪人員的基本情況和來訪目的，聯(lián)系有關人員接待；重要客人來訪要迅速向領導匯報。4.3熱情轉接電話，接聽電話語言文明禮貌，語氣溫和，回答問題清楚；電話記錄要整潔有序，便于查詢；及時將信息向有關人員傳達，接到重要電話立即匯報；對不清楚的事情、不該回答的問題不作隨意性答復，如有疑問及時匯報，自覺維護公司聲譽。4.4 完成本職工作月度、季度工作計劃和工作小結，年度工作總結。三、任職資格因素細分因素等級限定資料知識學歷D具有文秘類專業(yè)中專以上學歷或相當

5、程度。行業(yè)知識C了解航運行業(yè)知識，了解行業(yè)中先進的管理經驗。專業(yè)知識C對專業(yè)知識要求一般。熟練掌握計算機辦公軟件的應用，打字熟練，速度在80字/分鐘以上，精通1-2種漢字輸入法；熟悉復印機、傳真機性能，掌握使用技巧。能力事務處理能力C能夠比較合理地安排工作計劃，能夠比較及時、正確地完成各項工作。理解能力C對本身職務定位、工作內容把握基本準確，比較準確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對所學知識能夠較為迅速的理解和掌握。判斷能力C能準確判斷一般性問題，掌握其實質，找到合理、有效的解決方案。表達能力C表達內容準備基本充分、主題基本明確、構思基本清楚。其他條件身體條件身體健康，精力充沛，能夠勝任本職工作。職業(yè)素質熟悉禮儀規(guī)范，舉止文雅、有職業(yè)