對外接待制度(修訂)(共11頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上對 外 接 待（會議） 管 理 標準1目的:為了明確和規(guī)范公司各部門在對外接待中的責任和行為，特制定本管理辦法。2 適用范圍本標準實用于XXX公司對外接待（會議）事務。3 執(zhí)行程序31 總經理工作部為公司對外接待（會議）管理的職能部門，負責公司重要對外接待業(yè)務的審定、籌劃、安排及公司所有對外接待工作的審核、認定、監(jiān)督、檢查、考核，促使對外接待工作朝規(guī)范化、標準化、優(yōu)質服務化的方向運作。32 對于與公司具體部門重要業(yè)務往來或職責范圍內的對外接待事務時，相關部門需預先向總經理工作部報送有關信息，提出并制定相應的會務計劃與接待要求，并按要求填寫對外接待（會議）申請單報總經理

2、工作部?？偨浝砉ぷ鞑繉⒏鶕砣饲闆r，核定其接待標準，統(tǒng)籌落實相應的責任部門。對在接待過程中,未進行申請的部門或個人,所有接待產生的費用自負,并追究其違反公司規(guī)定的責任?？偨浝砉ぷ鞑繉⒏鶕录闆r的嚴重程度，處之以50到1000元的經濟考核。33 重要接待業(yè)務對象331 政府高級官員(處長及以上)。332 境外客人以及重要合作單位高級代表。333 知名人士(政黨、社團負責人或重要人物、知名民主人士)。334 記者或傳媒界有影響人士。335 行業(yè)主管部門重要人員（對XX公司業(yè)務具有重要影響）。336 XXX公司公司管理人員或XXX公司公司各子公司的負責人。34 對外接待辦理（會議）流程:1. 確定

3、接待時間,編定會議安排2. 申請部門提交會議或接待的具體內容2. 安排必要的人力和物力資源 4. 確定接待人員5. 確定有關接待人員 6. 通知相關部門人員 與參觀人員最后確定安排事項聯系部門向主管部門提出審請總經理工作部審核來賓身份,確定接待對象一般接待對象非接待對象重要接待對象通知申請部門總經理工作部統(tǒng)一安排申請部門配合具體接待工作確定接待標準并通知申請部門按照擬定的計劃實施根據執(zhí)行情況,及時跟進計劃執(zhí)行結果評價與意見反饋3.5 對外接待（會議）申請單見附錄。接待當事人根據具體情況，判斷是否需要接待或招待，并填寫公司規(guī)定的“對外接待（會議）申請單”，由部門負責人簽字同意后，報總經理工作部審

4、核（填寫書面意見）通過后，報公司主管領導批準，主管允許后簽字，送交總經理工作部對外接待管理人員備案，作為費用結算的重要依據。36 對于對外接待過程中的會議承辦執(zhí)行程序按公司會議管理制度執(zhí)行。37 對于公司重要對外會議或對外接待業(yè)務時，由總經理工作部負責承辦，相關部門按照各自的職能履行相應的職責，配合做好具體的工作。4 接待管理4.1 本公司有關客戶、供應商、融資方以及其他外部關系者的交際費、接待費和招待費（以下簡稱“接待費”）的開支一律按本規(guī)定執(zhí)行。4.2 有關接待費的申請、批準、記賬、結算等，一律按本公司內部控制流程和本規(guī)定的相關要求辦理。凡不按規(guī)定辦理者，任何對外接待與交際的開支費用，公司

5、一概不予承擔。4.3 公司一切外出接待活動，按照國華公司對外接待管理制度要求，均由總經理工作相關人員負責，原則上其它部門人員不直接參與或獨自承擔上述接待工作，如遇特殊情況時，經由總經理或公司主管領導批準后，方可由其它人員承辦。4.4 公司所有人員，一律按本規(guī)定執(zhí)行，不得擅自或任意動用接待和交際費用開支。但本規(guī)定允許業(yè)務接待人員委托代理人辦理必要的手續(xù)。4.5 使用接待費注意事項4.5.1 必須注意業(yè)務接待費支出項目與接待用途及目的一致。公司的營業(yè)、采購、融資以及其它經營，有其客觀的目的性，任何接待上的開支不得背離經營上的目的與要求。4.5.2 接待費用開支，必須本著最小支出、最大成果的原則，充

6、分考慮和認清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用經費開支。4.5.3 各級責任者或主管領導，必須嚴格審核每一次接待任務與接待方式，給予接待任務的擔當者以適當的指示。4.5.4 接待次數原則上每人每月不得超過3次，但300元以下的開支不在其列。同樣內容與對象的接待應盡量避免，不要重復接待。4.5.6 對重要的接待對象要設立接待卡，詳細記載其嗜好、興趣與特點等。有關接待卡的填寫由對口部門填寫好后,報總經理工作部備案(接待卡見附表)。4.5.7 接待的目的按下列原則分類，并在“接待申請”上寫明規(guī)定的“接待目的”。(1)招待新交易伙伴；(2) 銷售收入提高后的致謝；(3) 出訪時的請客；(

7、4) 來訪時的招待；(5) 接納各種建議后的致謝；(6) 達到各種目的后的致謝；(7) 重要的節(jié)日或慶典；(8) 慶祝合作關系的建立；(9) 其它事由。4.5.8 接待按對象、目的以及場合，分為以下三檔：A檔（特別重要和重大的接待）。B檔（比較重要和重大的接待）。C檔（一般的接待）。459 接待場所分為XX縣區(qū)外、XX縣城內與公司餐廳。46 就餐標準： A檔:縣城內接待,費用按實結算；公司餐廳，標準為45元/人·餐。B檔：縣城內接待,按每人每餐50元結算；公司餐廳，標準為35元/人·餐。 C檔：縣城內接待,按每人每餐35元結算；公司餐廳，標準為25元/人·餐。 4

8、.6 在每次接待任務實施之前，當事人必須提前向接待主管部門提交對外接待申請，按照公司審批流程批復后，方可進行。接待工作結束后三個工作日內，當事人應及時辦理接待費用的結算清理，如果沒有收據或開支憑證，一切費用由本人承擔。逾期將不予授理。4.7 用車標準4.7.1 用車 政府高級（縣級以上）官員、神華集團高級管理人員、國華公司部門經理以上人員、重要合作單位或行業(yè)主管部門的高級代表或主管領導等統(tǒng)一由03號車接送；對于上述情況以外的，按業(yè)務范圍，凡屬生產系統(tǒng)的由36號車接送，黨政企業(yè)文化方面的由38號車接送，經營財務及其它由6398號車接送。上述車輛如遇特殊情況外出時，由總經理工作部負責外協(xié)同等檔次的

9、車輛或根據公司用車情況選公司現有最好車輛進行補充。4.7.2 如公司車輛更新時,其用車原則參照4.7.1進行。5 檢查與考核5.1 本制度由總經理工作部與公司主管領導檢查考核。5.2 對于各部門違反本制度的執(zhí)行時，由總經理工作部對其進行檢查考核。5.3 按企業(yè)管理考核標準相關條款進考核。5.4 附錄：1. 對外接待（會議）申請單2. 接待反饋表3接待卡4. 公司對外接待工作票附錄1：對外接待（會議）申請單來賓時間 會議安排日期單 位 國 家接待目的人員姓名/職務人 數申請部門相關部門主管部門接待方式開始時間：需要準備物品清單數量需要準備物品清單1728394105116其他（請詳細說明）費用預

10、算：會議召集人電話：傳真：會議主辦部門電話： 傳真：宴請安排： 早餐： 時間： 地點： 午餐: 時間： 地點： 晚餐: 時間： 地點：交通安排（分類說明）：住宿安排（分類說明）：其它事項說明(來賓的飲食習慣):主管部門意見:批準：附錄2：接待反饋表請協(xié)助我們進一步改進工作1您對本次的接待方式和安排內容有何意見？A 宣傳材料B 現場參觀C 餐飲食宿D 時間安排E 接待人員的熱情度F 對公司的印象特別滿意滿意不滿意A123B123C123D123E123F1232您的意見與建議：XXXX發(fā)電有限公司會議(接待)工作票一、住宿安排XX： 房型：標間 豪標 套間 大小 數量：標間 豪標 套間 大小 房

11、間布置： 鮮花 可樂 蘋果 香蕉 啤酒 綠茶 雪碧 棗 葡萄 其它水果 水 茶葉 香煙 咖啡 伴侶 方糖 冰塊 茶具 咖啡具 其它飲料廠區(qū): 房型：標間 豪標 套間 大小 數量：標間 豪標 套間 大小 房間布置： 鮮花 可樂 蘋果 香蕉 啤酒 綠茶 雪碧 棗 葡萄 其它水果 水 茶葉 其它飲料 香煙 咖啡 伴侶 方糖 冰塊 茶具 咖啡具 娛樂器具 二、就餐 早餐 地點( ) 時間( ) 參加人 中餐 地點( ) 時間( ) 參加人 晚餐 地點( ) 時間( ) 參加人其它：三、接待文字準備 歡迎標語 歡迎詞 匯報材料 會議指南 其它：四、會場布置 投影機準備 電腦 座位牌 筆 會議記錄稿紙 水果 茶水 純凈水 錄音 攝像 匯報演示文件調試 記錄 會議材料放置 餐紙 瓜子 濕巾紙香煙 咖啡 伴侶 方糖 冰塊安全帽 耳塞 工作服 口罩 筆記本 鞋襪 急救藥箱 鮮花 音響設備 桌椅 消毒柜 冷藏柜 播放機 電視 飲水機 打印機 小毛巾 水果盤 其它 五、車輛安排 具體車輛 ： 3 36 31 33 38 6398 其它 車輛接送時間要求：早 中 晚 車內放置： 綠茶 純凈水 手帕紙 濕巾紙 其它六、參加會議人員安排會議時間（ ）參加人數（ ）會議通知 會