學校文件材料立卷歸檔和檔案管理的規(guī)定

1、學校文件材料立卷歸檔和檔案管理的規(guī)定學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的重要標志。為適應我校教學、科研、管理等各項工作上質(zhì)量、上水平的發(fā)展形勢，使我校檔案管理工作規(guī)范化、科學化，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，更好地為學校和社會服務，根據(jù)中華人民共和國檔案法并結合我校檔案工作具體情況，制定本規(guī)定。基本制度第一條檔案工作責任制。學校檔案工作在校長統(tǒng)一領導下進行，確定一名校領導分管；各科室等立卷歸檔部門必須有一名負責人分工主管本部門的檔案工作，并確定適當?shù)募媛殭n案人員負責本部門檔案收集、整理和移交工作；綜合檔案室負責全校檔案的組卷、立檔、管理和歸檔工作的監(jiān)督與

2、指導。第二條“三納入”、“四同步”管理制。各科室等立卷歸檔部門應將檔案工作納入各部門的工作計劃、納入管理制度、納入有關人員的崗位職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。第二章文件材料的歸檔范圍及保管期限第三條歸檔范圍（一）人事類：主要包括全校教職員工學習和工作中產(chǎn)生的文字資料。（二）業(yè)務類：主要反映教師業(yè)務情況形成的文件材料。（三）行政類：主要包括行政職能部門（含黨群部門）工作中形成的文件材料。第 10頁 共 6頁（四）教學類：主要包括教學管理和學籍及學生各項活動形成的文字材料。（五）基本建設類：主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。（六）財

3、會類：主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。第四條保管期限保管期限分為永久、長期、短期。（一）永久：凡反映我校主要職能活動和基本歷史面貌、對學校和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（二）長期：凡反映學校一般工作活動、在較長時間內(nèi)對學校和社會有考查利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為十六年至五十年。（三）短期：凡是在較短時間內(nèi)對學校有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為十五年以下。第三章案卷的質(zhì)量要求及歸檔時間第五條案卷的質(zhì)量要求（一）各門類歸檔的總原則是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別文件的不同價值進行歸檔，以便于保管和利用。（二）卷

4、內(nèi)文件必須準確反映本部門管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，書寫的材料要利于長期保管。（三）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全、完整、書繪工整，符合有關規(guī)范和標準。（四）卷內(nèi)密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；結論性材料在前，依據(jù)性材料在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關規(guī)定排列。（五）卷內(nèi)文件一般不得超過200頁，應按序排列。并按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷無論單面或雙面只要是文字材料，均應在非裝訂線一側(cè)下角編頁號。（六）每個案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄（一式二份）對文件材料原有的題名不要隨意更

5、改或；簡化；沒有題名的應擬寫題名，但均應在擬寫的標題外加沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚及時補上；卷內(nèi)文件目錄放在卷首。（七）案卷題名應簡明確切，體例一致。一般包括主要責任者、內(nèi)容、名稱（文種）等，一般寫在卷面、不超過50字。（八）卷內(nèi)文件材料應去掉金屬物，破損的文件材料應托裱，字跡擴散的應復制并與原件一并立卷；未留裝訂線的文件材料應貼邊，案卷應采取三孔一線的方法裝訂；不準訂的案卷，應逐件用細線裝訂。（九）凡歸檔的本校形成的文件及與外單位簽定的合同、協(xié)議書等文件材料，均須蓋公章。（十）歸檔的文件材料必須整理、鑒定，并按有關規(guī)定確定保管期限后歸檔第六條歸檔時間（一）人事、業(yè)務、黨政（文

6、書）、教學管理等年度歸檔的部門，于次年三月底前歸檔。（二）學籍于每年十月底以前歸檔。（三）基建類于項目完成并通過鑒定驗收后二個月內(nèi)歸檔。（四）財會類一年以后歸檔。第七條歸檔手續(xù)（一）財會檔案填寫移交清冊一式二份，注明案卷標題、數(shù)量、移交時間、交接雙方簽名。（二）基建檔案在備考表上須有移交人簽名。（三）人事檔案一人一卷，年底按歸檔案材料補齊、裝訂。（查閱人只限有關人員）。（四）業(yè)務檔案不限時間，一般在辦理職稱之后補齊。第四章各立卷部門分管檔案工作領導及專（兼）職檔案員職責第八條分管領導職責（一）認真學習、宣傳、貫徹中華人民共和國檔案法，執(zhí)行學校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本單位的議事日程，每

7、學期定期研究檔案工作。（二）制定科室檔案工作的管理制度，對單位兼職檔案員的工作提出具體要求并幫助解決工作中的實際困難。（三）加強與綜合檔案室的聯(lián)系，共同做好業(yè)務監(jiān)督、指導、檢查工作，保證本單位歸檔材料的完整、準確、系統(tǒng)、案卷質(zhì)量符合要求、歸檔及時。第九條各立卷部門兼職檔案人員職責（一）做好平時立卷工作，根據(jù)本單位文件材料形成的特點和歸檔范圍，設置立卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。（二）負責本部門文件材料的形成、積累、保管和立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。（三）主動接受學校綜合檔案室的業(yè)務指導和督促檢查，按規(guī)定時間向?qū)W校檔案室處歸檔。（四）努力學習鉆研業(yè)務，不斷提高檔案工作

8、水平。第五章檔案管理的制度第十條綜合檔案室管理制度（一）按時接收各處室交來的各種文件材料，實行統(tǒng)一管理。（二）針對人事、文書、財會及其他專門檔案的特點以及載體差異，采用不同的保管形式和方法。（三）檔案庫房管理按國家有關規(guī)定做好防火、防光、防霉、防蟲、防鼠、防高溫高濕、防有害空氣等工作，確保檔案安全。（四）保持庫房整潔，定期對檔案資料進行檢查、清理核對工作。如發(fā)現(xiàn)問題要立即向領導報告，對破壞或褪變的檔案及時搶救。（五）檔案及有關資料的接收、移交、銷毀要嚴格履行交接手續(xù)及審批制度。第十一條檔案查閱制度（一）檔案提供利用須嚴格遵守保密制度。查閱時不得隨便離開拿走；外來單位來查閱，須持有單位介紹信或身份證，并經(jīng)有關領導批準方可。（二）查閱檔案時不準吸煙；不得私自擴大利用范圍；未經(jīng)批準不得抄錄、復制檔案；不準涂改、劃圖、折疊、撕毀和拆散檔案材料。（三）非檔案工作人員，未經(jīng)許可不能進庫房查找檔案材料。（四）檔案人員根據(jù)開發(fā)利用檔案的需要，編制適當?shù)臋z索工具，簡化手續(xù)，主動服務。（五）做好檔案