憑證管理基礎(chǔ)知識(shí)介紹

1、第六章憑證管理一、基本規(guī)定憑證包括有價(jià)單證、重要空白憑證和一般憑證，重要空白憑證根據(jù)是否進(jìn)行控號(hào)管理又分為控號(hào)重要空白憑證、非控號(hào)重要空白憑證。（控號(hào)重要空白憑證的參數(shù)由總行維護(hù)，全行統(tǒng)一版本的非控號(hào)重要空白憑證的參數(shù)由總行維護(hù)（20001 至 50），非全行統(tǒng)一版本的非控號(hào)重要空白憑證的參數(shù)由各分支行維護(hù)（200 51 至 99）。對(duì)有價(jià)單證、控號(hào)重要空白憑證，其出入庫、領(lǐng)用、簽發(fā)（發(fā)行）、出售、付款（兌付）實(shí)行嚴(yán)格的控、 銷號(hào)管理。 柜員之間可直接通過交易進(jìn)行憑證的調(diào)撥，但柜員只能作調(diào)出 交易，不可作調(diào)入交易。憑證核算到份（張），一份（張）記“1 元”。出售重要單證時(shí)，通過手工錄入或系統(tǒng)計(jì)

2、算可聯(lián)動(dòng)收取費(fèi)用。柜員領(lǐng)用的或客戶領(lǐng)購的有價(jià)單證、重要空白憑證，系統(tǒng)將其歸屬到該柜員或該客戶名下，柜員、客戶只能使用自己名下的重要單證，其他柜員或其他客戶不得使用。對(duì)客戶掛失的重要單證和協(xié)防的重要單證，系統(tǒng)通過交易登記單證號(hào)碼以備查控制。 系統(tǒng)可以控制、提示客戶名下的重要空白憑證數(shù)量；超過一定數(shù)量，系統(tǒng)提醒柜員在出售時(shí)予以關(guān)注。柜員根據(jù)客戶需要可按份零售 重要空白憑證。本章所介紹的各種憑證交易僅適用于有價(jià)單證和控號(hào)重要空白憑證，對(duì)于非控號(hào)重要空白憑證使用（ 1120表外收付）交易處理。信用卡業(yè)務(wù)憑證管理請(qǐng)參閱相關(guān)部分。二、總行憑證管理（一）憑證入庫總行憑證管理員根據(jù)印制廠家填制的一式二聯(lián)“商行

3、委托印制的空白重要憑證清單”，認(rèn)真核對(duì)空白重要憑證的種類和數(shù)量無誤后，空白重要憑證入庫保管。第一聯(lián)送總行會(huì)計(jì)部門，第二聯(lián)留存，憑以登記“空白重要憑證保管使用登記簿” ?？傂袝?huì)計(jì)部門使用（ 2400重要單證調(diào)撥）交易，功能選擇“ 0正?！薄⒄{(diào)撥類型選擇“ 1機(jī)構(gòu)入庫” 、調(diào)撥來源選擇“7廠家”、對(duì)方機(jī)構(gòu)號(hào) “ 000”，輸入憑證種類和憑證號(hào)碼后提交系統(tǒng)處理，交易成功并打印表外收入傳票。表外收入傳票參與柜員日結(jié)， “商行委托印制的空白重要憑證清單”第一聯(lián)作有關(guān)表外科目收入憑證或附件。會(huì)計(jì)分錄為：收： 6281 或 6271 的相關(guān)科目（機(jī)構(gòu)庫）（二）憑證出庫各支行向總行領(lǐng)用重要單證，須填制重要憑證

4、領(lǐng)用書一式三聯(lián)，并在第一聯(lián)上加蓋預(yù)留總行印鑒以及在備注欄注明各支行憑證入庫員的柜員號(hào)，向管證員領(lǐng)取憑證；總行管證員將重要憑證領(lǐng)用書第一聯(lián)送總行清算中心?？傂星逅阒行氖褂茫?400 重要單證調(diào)撥）交易，功能選擇0正常、調(diào)撥類型選擇2機(jī)構(gòu)間調(diào)撥、調(diào)撥來源選擇1總行、對(duì)方柜員號(hào)輸入重要憑證領(lǐng)用書上注明的柜員號(hào)，輸入憑證種類和憑證號(hào)碼后提交系統(tǒng)處理，交易成功并打印表外付出傳票。表外付出傳票參與柜員日結(jié)，重要憑證領(lǐng)用書作付出傳票附件。會(huì)計(jì)分錄為：付： 6281 、 6271 等相關(guān)科目（機(jī)構(gòu)庫）注意事項(xiàng)：1）憑證出庫（或沖正）成功后，系統(tǒng)將自動(dòng)生成信息廣播通知憑證領(lǐng)用機(jī)構(gòu)的柜員，柜員可以使用（0009信

5、息廣播）交易查詢信息情況并進(jìn)行交易處理。2）總行入庫的憑證只對(duì)仍在總行庫存中的憑證號(hào)碼進(jìn)行判斷是否重復(fù)，無法對(duì)已被各支行領(lǐng)用或使用的憑證號(hào)碼進(jìn)行判斷。3）實(shí)行號(hào)碼管理的憑證，使用相關(guān)交易如 （ 2400重要單證調(diào)撥） 、（ 2410憑證出售） 、（2401 重要單證作廢上繳/ 銷毀）等記賬發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，不可使用(1106 當(dāng)日抹賬 ) 交易沖賬，可作原交易，在“功能”欄中選擇沖賬，提交后系統(tǒng)即可將原記錄以紅字抹去。4）對(duì)機(jī)構(gòu)庫中憑證進(jìn)行隔日沖賬時(shí)，仍使用(2400 重要憑證入庫)交易，“沖補(bǔ)標(biāo)志”中選擇沖賬。 必須按在庫中的每一條記錄進(jìn)行沖正。領(lǐng)入的憑證未出庫或被柜員領(lǐng)用時(shí)，調(diào)出機(jī)構(gòu)同入庫時(shí)的調(diào)

6、出機(jī)構(gòu)號(hào)。領(lǐng)入的憑證已被部分出庫或柜員領(lǐng)用后，則調(diào)出機(jī)構(gòu)為出庫時(shí)的調(diào)入機(jī)構(gòu)號(hào)。2400 交易機(jī)構(gòu)調(diào)撥：提交后提示打印通知書和表外付出傳票：三、 支行憑證管理（一）憑證入庫1、從總行領(lǐng)用或其他支行調(diào)入重要憑證：填制重要憑證領(lǐng)用書一式三聯(lián)，并在第一聯(lián)上加蓋預(yù)留印鑒并注明入庫柜員號(hào)，傳遞到調(diào)出行， 根據(jù)調(diào)出行蓋章退回的第三聯(lián)領(lǐng)用書核對(duì)數(shù)量、號(hào)碼是否相符。從印刷廠或其他渠道調(diào)入憑證：應(yīng)填制重要憑證入庫單一式三聯(lián)，并核對(duì)數(shù)量、號(hào)碼是否相符。2、憑證入庫柜員使用(2400 重要單證調(diào)撥)交易 ，輸入有關(guān)要素，對(duì)方機(jī)構(gòu)號(hào)一欄輸入總行清算中心的地區(qū)號(hào)08 或調(diào)出分行的地區(qū)號(hào)（支行為機(jī)構(gòu)號(hào)），如果是從其他渠道調(diào)

7、入，則輸入“000”，系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)打印表外收入憑證，柜員加蓋轉(zhuǎn)訖章和私章,會(huì)計(jì)分錄為:收： 6281 相關(guān)科目重要空白憑證（機(jī)構(gòu)尾箱）注意事項(xiàng) ：1）實(shí)行號(hào)碼管理的憑證，使用相關(guān)交易如（2400重要單證調(diào)撥） 、（ 2410憑證出售）、（ 2401重要單證作廢上繳/ 銷毀）等記賬發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，不可使用(1106當(dāng)日抹賬)交易沖賬，可作原交易，在“功能”欄中選擇沖賬，提交后系統(tǒng)即可將原記錄以紅字抹去。2）對(duì)機(jī)構(gòu)庫中憑證進(jìn)行隔日沖賬時(shí)，仍使用(2400 重要憑證入庫)交易，“沖補(bǔ)標(biāo)志”中選擇沖賬。 必須按在庫中的每一條記錄進(jìn)行沖正。領(lǐng)入的憑證未出庫或被柜員領(lǐng)用時(shí)，調(diào)出機(jī)構(gòu)同入庫時(shí)的調(diào)出機(jī)構(gòu)號(hào)。領(lǐng)入的憑證

8、已被部分出庫或柜員領(lǐng)用后，則調(diào)出機(jī)構(gòu)為出庫時(shí)的調(diào)入機(jī)構(gòu)號(hào)。3）憑證的調(diào)撥，必須遵守“調(diào)出機(jī)構(gòu)先作出庫交易，調(diào)入機(jī)構(gòu)后作入庫交易”的原則，否則入庫交易不成功。（二）憑證出庫比照調(diào)撥憑證手續(xù)辦理。四、柜員憑證管理（一） 柜員領(lǐng)用憑證1、柜員發(fā)現(xiàn)自己尾箱中的憑證不足需向支行領(lǐng)用時(shí), 填寫一式三聯(lián)重要憑證領(lǐng)用書并加蓋私章，交管庫員。2、管庫員審核領(lǐng)用書無誤后，填寫憑證號(hào)碼，加蓋業(yè)務(wù)公章和私章，并交付憑證。3、柜員根據(jù)領(lǐng)用書核對(duì)憑證無誤后，使用 (2400 重要單證調(diào)撥)交易輸入憑證要素，提交后，系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)打印表外收入、付出憑證，柜員加蓋轉(zhuǎn)訖章、私章。會(huì)計(jì)分錄為：收：表外科目628101 重要空白憑證（柜

9、員尾箱）付：表外科目628101 重要空白憑證（機(jī)構(gòu)尾箱）4、領(lǐng)用書第一聯(lián)作為表外付出憑證的附件，第三聯(lián)作為表外收入憑證的附件，第二聯(lián)由管庫員專夾保管作為重要空白憑證登記簿的備查資料。注意事項(xiàng)：柜員之間的重要空白憑證可以通過(2400 重要單證調(diào)撥) 交易進(jìn)行調(diào)劑， 調(diào)撥后歸入自己名下方可使用，但柜員只能作調(diào)出交易，不可作調(diào)入交易。（二）柜員出售憑證1、 柜員接到客戶提交的一式四聯(lián)空白憑證領(lǐng)用單，并審核憑證要素( 是否套寫、憑證日期、憑證印鑒與銀行預(yù)留印鑒是否相符等) 。2、柜員審核無誤后使用(2410 憑證出售 )交易，輸入憑證要素及手續(xù)費(fèi)、工本費(fèi)、郵電費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用，提交系統(tǒng)處理，聯(lián)動(dòng)打印表

10、外付出憑證，選擇是否打印相關(guān)收費(fèi)憑證，會(huì)計(jì)分錄為：借： 2101單位活期存款貸： 5102中間業(yè)務(wù)收入（相應(yīng)的結(jié)算業(yè)務(wù)收入子目）貸： 5501080001 憑證工本費(fèi)付：表外科目628101 重要空白憑證 ( 柜員尾箱 )3、空白憑證領(lǐng)用單第一、二聯(lián)作為借、貸方憑證參與日結(jié)，第三聯(lián)作為表外付出憑證的附件，第四聯(lián)加蓋轉(zhuǎn)訖章，與憑證一起交付給客戶。（三）柜員上繳憑證將尾箱中的重要空白憑證上繳到機(jī)構(gòu)庫， 柜員填寫一式三聯(lián)重要憑證入庫單， 加蓋轉(zhuǎn)訖章及私章，使用（ 2400重要單證的調(diào)撥）交易，會(huì)計(jì)分錄為：付： 628101 或 627101 等有關(guān)科目 ( 柜員尾箱 )收： 628101 或 627

11、101 等有關(guān)科目（機(jī)構(gòu)庫）（四）客戶支票注銷1、 柜員在接到客戶銷戶或作廢繳回的空白支票時(shí)，在繳回的支票上剪角或加蓋作廢章。2、 使用 (2412 客戶憑證繳回處理)交易 ，輸入各要素，提交系統(tǒng)處理。會(huì)計(jì)分錄：收入： 6282 待銷毀重要空白憑證機(jī)構(gòu)待銷毀戶。3、打印輸出客戶繳回憑證清單一式兩聯(lián)，一聯(lián)給客戶作回單，另一聯(lián)作表外記賬憑證附件）。注意事項(xiàng)：注銷的支票號(hào)碼不連續(xù)時(shí)需分次輸入。（五）客戶重要憑證查詢1、柜員在受理客戶提交的支票時(shí)，審核憑證要素后，若需審核憑證合法性（是否為該客戶所有憑證） ，可使用（ 2442根據(jù)賬號(hào)查詢憑證）交易輸入有關(guān)要素，提交系統(tǒng)處理，柜員根據(jù)系統(tǒng)顯示的信息進(jìn)行

12、判斷。2、當(dāng)柜員需要了解某一客戶賬戶下的憑證狀況時(shí)，可以使用（2411 客戶憑證狀態(tài)查詢）交易，輸入有關(guān)要素（注：?jiǎn)巫C起始序號(hào)可輸入“00000000”）提交系統(tǒng)處理，系統(tǒng)將顯示該賬號(hào)下的憑證狀況。注意事項(xiàng)：這兩個(gè)交易的區(qū)別，2442 交易只能查詢某一帳戶下指定的某種憑證的情況，包括該指定憑證的憑證號(hào)，狀態(tài)等，可以查詢客戶賬開戶時(shí)對(duì)應(yīng)的銀行卡、存折編號(hào)，而2411 交易可以查詢某帳戶下各類憑證的總體數(shù)量和狀態(tài)。六、重要單證的作廢上繳待銷毀/銷毀（ 2401重要單證作廢上繳 /待銷毀）交易主要處理重要單證的上繳待銷毀（含柜員上繳給營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)、 營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)上繳給上級(jí)管理機(jī)構(gòu)） 、以及管理機(jī)構(gòu)對(duì)作廢重要

13、單證的集中銷毀。經(jīng)系統(tǒng)處理后，相關(guān)單證在系統(tǒng)中的狀態(tài)和歸屬加以標(biāo)識(shí)，須業(yè)務(wù)主管授權(quán)。會(huì)計(jì)分錄為：（一）柜員上繳待銷毀憑證給營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)付： 6281 重要空白憑證（或6271 有價(jià)單證）柜員庫存未用戶收： 6282 待銷毀重要空白憑證（或6272 待銷毀有價(jià)單證）機(jī)構(gòu)待銷毀戶（二）營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)上繳給上級(jí)管理機(jī)構(gòu)付： 6282待銷毀重要空白憑證（或6272待銷毀有價(jià)單證）機(jī)構(gòu)待銷毀戶（三）上級(jí)管理機(jī)構(gòu)收入待銷毀收： 6282待銷毀重要空白憑證（或6272待銷毀有價(jià)單證）機(jī)構(gòu)待銷毀戶（四）上級(jí)管理機(jī)構(gòu)集中銷毀重要單證付： 6282待銷毀重要空白憑證（或6272待銷毀有價(jià)單證）機(jī)構(gòu)待銷毀戶七、票據(jù)憑證監(jiān)控（

14、一）票據(jù)的掛失柜員接到客戶提交的票據(jù)掛失止付通知書， 按規(guī)定程序?qū)徍擞嘘P(guān)內(nèi)容 （是否符合票據(jù)法規(guī)定可以辦理掛失止付的票據(jù)，該票據(jù)是否已支付）后送主管審批。對(duì)于支票的掛失，使用（ 1683- 掛失解掛）交易選擇憑證掛失；對(duì)匯票、本票的掛失，使用（ 2413-本票 /匯票止付）交易選擇掛失止付。注意事項(xiàng)：1）如果在12 天內(nèi)未接到法院的公示催告，則從第13 天系統(tǒng)對(duì)該票據(jù)自動(dòng)解掛。2）對(duì)（ 1683-掛失解掛）交易掛失的支票，系統(tǒng)修改該支票狀態(tài)為“掛失”，付款行使用相關(guān)交易付款時(shí)，系統(tǒng)可自動(dòng)提示“該支票已掛失”并不予付款。3）對(duì)（ 6008本票 /匯票止付） 交易掛失的匯票、本票， 系統(tǒng)建立匯票、

15、 本票掛失記錄，并可由全行各機(jī)構(gòu)共享。柜員對(duì)匯票、本票付款前，應(yīng)使用（ 6008 本票 /匯票止付）交易查詢?cè)撈睋?jù)的掛失記錄，確定該票據(jù)是否已止付。（二）票據(jù)的解掛柜員接到客戶提交的票據(jù)解掛通知書，與原掛失止付通知書核對(duì)后送主管審批。對(duì)于支票的解掛，柜員使用（ 1683-掛失解掛）交易；對(duì)于匯票、本票的解掛，出票行使用（ 6008-本票 /匯票止付）交易選擇止付解除。注意事項(xiàng)：1）對(duì)（ 1683-掛失解掛）交易解掛的支票，系統(tǒng)修改該支票狀態(tài)為“正?！?，付款行使用相關(guān)交易付款時(shí)系統(tǒng)解除對(duì)該票據(jù)的監(jiān)控。2）對(duì)（ 6008本票 /匯票止付）交易解掛的匯票、本票，系統(tǒng)刪除該票據(jù)的掛失記錄，并可由全行各機(jī)構(gòu)共