柳州辦事處管理制度.

1、柳州辦事處辦公管理制度1. 目的為維護公司良好形象，加強柳州辦事處辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。2. 原則2.1 辦公管理貫徹 “規(guī)范、效率、效益”的理念2.1.1 規(guī)范 : 以制度規(guī)范辦公管理2.1.2 效率：有助于提高整體工作效率2.1.3 效益：減少資源耗費，降低成本3. 范圍3.1 辦公管理的范圍包括:3.1.1 檔案管理3.1.2 辦公用品管理3.1.3 郵發(fā)管理3.1.4 4 文件打印管理3.1.5 辦公現(xiàn)場管理4. 檔案管理4.1 歸檔范圍:4.1.1 由柳州辦事處接收和南寧總公司發(fā)出的正式公文。4.1.2 上述公

2、文主要指：公司各類規(guī)劃、年度計劃、規(guī)章制度、統(tǒng)計資料、財務審計報告及報表、勞動工資報告及報表、經(jīng)營情況報告及報表、公司級會議記錄、領導報告、決議、合同、協(xié)議、項目方案、通告、傳真電報等。4.1.3 總公司及柳州辦事處委派人員人事檔案、委任書4.1.4 各類證書4.1.5 以上內(nèi)容的電子檔案4.2 檔案管理由綜合管理部指定專人負責，規(guī)范編碼，設立卷宗。密級檔案必須保證安全4.3 檔案的借閱與索取4.3.1 部門主管以上級借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔4.3.2 部門經(jīng)理借閱機密級以下密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔4.3.3 大區(qū)經(jīng)理可直接提檔所有檔案4.

3、3.4 公司其他人員借閱密級文件需由大區(qū)經(jīng)理提報總公司總經(jīng)辦批準，并辦理借閱手續(xù)4.3.5 借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密, 嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總部批準方可復制，一般內(nèi)部檔案由大區(qū)經(jīng)理批準方可摘錄和復制。4.4 檔案的銷毀：4.4.1 任何組織或個人無權隨意銷毀歸檔的檔案材料4.4.2 若按規(guī)定需要銷毀時，須經(jīng)總經(jīng)辦批準后方可銷毀4.4.3 經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單, 由大區(qū)經(jīng)理監(jiān)督銷毀5. 公文打印管理5.1 本制度所指公文為公司對外的請示、報告及其它文書，對內(nèi)的以總部或部門名義發(fā)布的

4、各類正式文件5.2 公司公文的打印工作由經(jīng)理助理負責5.3 各部打印的公文須經(jīng)本部門負責人簽字，交經(jīng)理助理打印5.4 各部門打印的公文一式兩份交經(jīng)理助理存檔5.5 自己存檔文件雙面打印、復印6. 辦公用品的管理6.1 辦公室用品分類公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資；實物資產(chǎn)：物資價格達300元以上，如：計算機、攝像機、照相機。6.2 辦公用品發(fā)放6.2.1 經(jīng)理助理按計劃分發(fā)給各部門，由部門負責人指定專人領發(fā)根據(jù)

5、物資分類，進行不同的領用方式：低值易耗品：直接向經(jīng)理助理簽字領用管制品：向經(jīng)理助理申請并由大區(qū)經(jīng)理簽字領用貴重物品：根據(jù)專立文件的領用程度來領用實物資產(chǎn)：由辦公室設立實物資產(chǎn)管理臺帳，以準確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀6.2.2 計劃以外辦公用品領用，須經(jīng)大區(qū)經(jīng)理批準方可領用6.2.3 新聘人員辦公用品，經(jīng)理助理根據(jù)部門提供的名單，負責為其配備7. 郵發(fā)管理7.1 經(jīng)理助理負責各部門郵發(fā)信件、郵件，并做好登記及簽收。7.2 大區(qū)經(jīng)理負責在每年根據(jù)各部門的需要制訂報刊訂閱計劃報總經(jīng)辦及財務部審核批準后，辦理 有關訂閱手續(xù)。7.3 經(jīng)理助理每日負責將報刊進行處理、分類登記，并及時送達有關部門。8. 辦公現(xiàn)場

6、日常管理及獎懲條例8.1 服務規(guī)范：8.1.1 儀容儀表：衣冠整潔、得體；男員工不得留長發(fā)、胡須。8.1.2 電話接聽：接聽電話應及時，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好 接聽記錄。8.2 辦公秩序8.2.1 工作時間內(nèi)不應無故離崗、不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩、不得說粗口。不用電話閑聊.利用 網(wǎng)絡資源瀏覽網(wǎng)頁、娛樂信息、玩游戲等8.2.2 職員間的工作交流應在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進行（大廳、會議室、接待室、經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線 電話聯(lián)系。8.2.3 公司盆栽至11年7月止由專人定期養(yǎng)護。此制度發(fā)布日起盆栽分配到每個辦公室人員負責。 詳見附件一：員工花木認養(yǎng)實施辦法。8.3 辦公

7、環(huán)境8.3.1 上班時間隨時自我檢查，隨時整改文件、票據(jù)，分類歸檔。8.3.2 下班前上班前對自己的衛(wèi)生區(qū)進行清掃。8.3.3 下班后整理好個人物品，定置存放。8.3.4 店鋪及辦公室每月中旬講行一次大掃除：統(tǒng)一清理辦公室的門窗、臺面、墻角等處的衛(wèi)牛。詳見附件二：辦公室大掃除安排8.3.5 辦公區(qū)內(nèi)除接待室外嚴禁吸煙針對第八條，如發(fā)現(xiàn)員工違反上述規(guī)定，將給予5元/次扣薪處理9. 附則9.1 本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司辦公室共同執(zhí)行，并根據(jù)辦公區(qū)核查標準進行檢查或不定時 抽查，每月評比出表現(xiàn)最好的職員給予獎勵。并對違反此規(guī)定的人員，將給予扣薪處理9.2 本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)辦審批，從發(fā)布之日起生效。所

8、有員工認真看完以上條例后簽字附件一:員工花木認養(yǎng)實施辦法盆栽類別辦公室大型盆栽共10盆，小型盆栽共6盆。品種有：大綠蘿、小綠蘿、步步高、 富貴竹。認養(yǎng)人責任為節(jié)約公司開支、提升辦公室人員的責任意識、愛心意識，公司商討決定把盆栽分配到每個辦公室人員負責領養(yǎng)！1、 認養(yǎng)人在有園林技工養(yǎng)護期間必須向園林技工做好護理相關知識的學習。以保證沒有專人養(yǎng)護后植物護理工作不受影響。2、 在與園林技工合同結束后柳辦辦公室人員將全面負責花木養(yǎng)護工作，包括澆水、施肥、殺蟲防治、松土、清潔葉片等工作。3、 在認養(yǎng)期間，如果由認養(yǎng)人沒有盡到自己的責任做相關護理的原因，造成花木順壞，認養(yǎng)人負責更換同一品種、同一規(guī)格的花木。三、認養(yǎng)人簽字認養(yǎng)人領養(yǎng)盆栽明細大綠蘿2盆大綠蘿2盆大綠蘿2盆大綠蘿2盆步步高2盆小綠蘿4盆附件二:月末大掃除安排表成員場所成員分配標準地向衛(wèi)生大廳、會客室、培訓室打掃/托干凈玻璃窗、門所有門、窗、櫥窗擦干凈辦公設備所有桌、椅及辦公設備擦干凈簽字欄1月份地面衛(wèi)生玻璃窗、門辦公設備2月份地面衛(wèi)生玻璃窗、門辦公設備地面衛(wèi)生玻璃 3月份 窗、門辦公設備地面衛(wèi)生玻璃4月份 窗、門辦公設備地面衛(wèi)5月份生玻璃窗、門辦公設 備6月份地面衛(wèi) 生 玻璃窗、門 辦公設 備1、每月25號左右進行一次辦公室大掃除2、成員分配同事可按照自己工作日程或其他情況商量挑選合作搭檔3、如遇人員出差，按實際情況與負責同個區(qū)域