公司接待管理辦法

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上有限公司文件編號(hào)GY-XZ- 主導(dǎo)部門人力行政部公司接待管理辦法制定日期2017年9月04日生效日期2017年10月13日警告: 本文件為內(nèi)部文件，未經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，禁止復(fù)制及泄漏。編 制：_ 審 核： _ 批 準(zhǔn)： _ 修訂履歷記錄修訂日期版本文件編號(hào)修訂內(nèi)容生效日期修訂部門會(huì)簽部門總經(jīng)辦財(cái)務(wù)部人力行政部客服部企劃部線上推廣部推廣一部推廣二部商務(wù)部會(huì)簽專心-專注-專業(yè)公司接待管理辦法 一、目的為樹(shù)立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系和交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則。 二、對(duì)外接待部門及接待范圍1、公司人

2、力行政部為公司負(fù)責(zé)接待的職能部門。2、遇到重大接待工作和活動(dòng)，可由總經(jīng)辦協(xié)調(diào)若干部門共同做好此項(xiàng)工作，有關(guān)部門要積極主動(dòng)配合。3、本辦法規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀等方面的安排和工作。4、接待的對(duì)象分為內(nèi)賓和外賓。三、接待原則-遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來(lái)、滿意而去。1、對(duì)等原則：對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限相等同級(jí)別出面，特殊情況高規(guī)格接待；2、對(duì)口原則：各職能部門對(duì)口接待，綜合性接待時(shí)各部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)，相關(guān)部門出面結(jié)單。3、 保密原則：接待中涉及機(jī)要事務(wù)

3、、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，巧妙回避不宜回答的問(wèn)題，對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。4、 節(jié)約原則：內(nèi)部成本效益核算。招待來(lái)賓從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)，堅(jiān)決杜絕高消費(fèi)，避免不必要支出；5、 服務(wù)原則：接待程度應(yīng)銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到，并充分利用公司資源，宣傳企業(yè)及產(chǎn)品，提升公司知名度及美譽(yù)度；6、優(yōu)先原則：重大接待活動(dòng)優(yōu)先安排。（1）、根據(jù)來(lái)賓類別及活動(dòng)的重要性，接待分為A 、B 、C、D 四級(jí)：級(jí)別來(lái)賓類別陪同人員準(zhǔn)備事宜A級(jí)省、市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)、重要客戶

4、、外賓，董事會(huì)及集團(tuán)重要活動(dòng)公司總經(jīng)理級(jí)以上中層干部列隊(duì)迎接，各部門整理工作場(chǎng)所，條幅歡迎，全程攝影，會(huì)議室備用B級(jí)政府部門主要負(fù)責(zé)人，分公司領(lǐng)導(dǎo)、重要參觀團(tuán)體、客戶、高管會(huì)議等副總經(jīng)理對(duì)口部門負(fù)責(zé)人各部門整理工作場(chǎng)所，條幅歡迎，全程攝影，會(huì)議室備用C級(jí)公司項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、聯(lián)運(yùn)公司負(fù)責(zé)人、合作團(tuán)體公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人相關(guān)部門出門迎接，會(huì)議室、招待室備用D級(jí)政府部門一般工作人員，一般參觀團(tuán)體，一般客戶，集團(tuán)一般工作會(huì)議，其他一般來(lái)訪人員對(duì)口部門負(fù)責(zé)人，行政人員各部門整理工作場(chǎng)所，跟蹤引導(dǎo)（2）、宴請(qǐng)1） 宴會(huì)（早宴、午宴、晚宴）、招待會(huì)（冷餐會(huì)和酒會(huì)）、茶話會(huì)、工作進(jìn)餐；2） 舉辦何種宴請(qǐng)活動(dòng)，根據(jù)活

5、動(dòng)目的、對(duì)象、經(jīng)費(fèi)開(kāi)支等因素確定；3） 注意有違來(lái)賓人員其風(fēng)俗之菜肴等事宜；4） 接待用餐標(biāo)準(zhǔn)；招待重要官員、關(guān)系戶200元/人.餐以上招待聯(lián)運(yùn)公司、項(xiàng)目合作者150200元/人.餐較重要官員、關(guān)系戶120150元/人.餐地方一般干部80120元/人.餐外單位來(lái)人、?？停ㄍǔＶ腹ぷ鬟M(jìn)餐）2050元/人.餐（3）住宿安排與標(biāo)準(zhǔn)：序號(hào)招待級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)審批權(quán)限1A級(jí)四星級(jí)以上酒店總經(jīng)理2B級(jí)四星級(jí)酒店總經(jīng)理3C級(jí)三四星級(jí)酒店相關(guān)部門負(fù)責(zé)人4D級(jí)三星級(jí)以下酒店人力行政部4）文藝晚會(huì)不倡導(dǎo)，但可根據(jù)活動(dòng)目的、來(lái)賓興趣，接受能力，安排和選定節(jié)目。（5）參觀游覽根據(jù)來(lái)訪目的、性質(zhì)、來(lái)賓意愿和興趣，選擇有針對(duì)性的

6、游覽項(xiàng)目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T和解說(shuō)員、導(dǎo)游。5、 接待內(nèi)容和程序1、接待內(nèi)賓：1）接受任務(wù)弄清來(lái)賓的基本情況：?jiǎn)挝?、人?shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班。2）布置接待提出接待一件：接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)請(qǐng)上級(jí)批準(zhǔn)。3）迎接安排根據(jù)來(lái)賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)定招待所或賓館，安排好伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn)，按抵達(dá)時(shí)間，派人派車迎接。4）看望、商議日程來(lái)賓住下后，公司有關(guān)人員前往看望，表示歡迎和問(wèn)候，了解來(lái)訪日程和目的，商定活動(dòng)日程并通知有關(guān)部門。5） 安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)去住所看望，接待人員安排會(huì)見(jiàn)地點(diǎn)、時(shí)間6

7、） 陪同人員。組織活動(dòng)實(shí)施按參觀、靠餐目的，組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)上級(jí)檢查，安排匯報(bào)，座談會(huì)。7）送別根據(jù)客人意見(jiàn)，預(yù)定車、船、機(jī)票，協(xié)助客人結(jié)算食宿賬目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機(jī)場(chǎng)。8）小結(jié)每次較大規(guī)模接完成后進(jìn)行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。2、接待外賓：接待內(nèi)容與程序與接待內(nèi)賓基本相同，主要內(nèi)容和注意點(diǎn)為：1） 迎送：安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當(dāng)?shù)膶?duì)口、對(duì)等人員迎送。對(duì)身份較高的外賓，事先應(yīng)在機(jī)場(chǎng)（車站、碼頭）安排貴賓休息室，并備有飲料。2會(huì)見(jiàn)會(huì)談：會(huì)見(jiàn)會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、雙方人員名單應(yīng)至少提前1天通知對(duì)方，并盡量不改變計(jì)劃；會(huì)見(jiàn)時(shí)，我方

8、主要人員要高于或等于外賓身份；會(huì)談時(shí)，身份一般對(duì)等。我方人員應(yīng)提前到達(dá)，并在門口迎送。對(duì)會(huì)見(jiàn)會(huì)談場(chǎng)所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場(chǎng)所較大時(shí)，宜裝擴(kuò)音系統(tǒng)，桌上放置中外文座位卡。 會(huì)見(jiàn)的座位排列：外賓在右邊，我方人員坐左邊。帶團(tuán)負(fù)責(zé)人安排在我方主談人右手第一位，其他外賓可依次隨便落座。 會(huì)談時(shí)用長(zhǎng)桌的，中外各一方，請(qǐng)外賓最高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)人坐右邊中間，我方主談人坐自己一方的中間位置。 如有合影，應(yīng)事先安排合影圖。合影一般主人居正中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。六、接待涉及部門相應(yīng)職責(zé)及要求1、申請(qǐng)部門：提前1-3天填報(bào)客戶來(lái)訪接待申請(qǐng)表（

9、詳見(jiàn)附件由人力行政部協(xié)調(diào)安排，派專人根據(jù)來(lái)客具體到達(dá)時(shí)間負(fù)責(zé)迎接。2、 接待流程人力行政部：負(fù)責(zé)全程接待事宜，并做好相應(yīng)計(jì)劃與準(zhǔn)備。（具體參見(jiàn)人力行政部接待細(xì)則） 1）人力行政部在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門來(lái)訪預(yù)約時(shí)，了解來(lái)賓基本情況：來(lái)賓職務(wù)、來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，酌情安排接待標(biāo)準(zhǔn)。 2）人力行政部根據(jù)來(lái)賓情況按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。 3）人力行政部須準(zhǔn)備安排橫幅、制作歡迎牌、指示牌、電腦、音響設(shè)備、投影設(shè)備、煙茶。如有特殊需要，準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)花卉、水果、領(lǐng)導(dǎo)席簽、安排禮儀人員，并邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。 4）如需宴請(qǐng)，人力行政部提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定好宴請(qǐng)來(lái)賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)；酒水和香煙需各部門負(fù)責(zé)人到人力行政部辦理手續(xù)領(lǐng)取。5）如需留宿，人力行政部提前按接待標(biāo)準(zhǔn)預(yù)約好來(lái)賓入住酒店，酌情在房間內(nèi)準(zhǔn)備相關(guān)資料水果、香煙等。 6）如需接送，人力行政部根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好。 7）人力行政部根據(jù)情況提前購(gòu)買