文件收發(fā)管理辦法

1、文件收發(fā)管理辦法1 目的規(guī)范文件處理程序，避免文件管理混亂，加速公文運轉(zhuǎn)，從而提高管理職能和辦事效率，特制定本辦法.2 范圍2.1 收進(jìn)文件，指由外單位發(fā)來的文件。2。2 外發(fā)文件,指由公司發(fā)出的文件。2。3 內(nèi)部文件，指由公司內(nèi)部傳遞的文件。收發(fā)文件的管理一般應(yīng)包括:登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、撰辦、審核、簽發(fā)、蓋印、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、歸檔等.3 收文處理程序3.1 收文(1) 收文由辦公室行政秘書負(fù)責(zé),對文件進(jìn)行檢查驗收。（2） 應(yīng)嚴(yán)格遵守拆封權(quán)限,所有公司收文均由辦公室負(fù)責(zé)人或行政秘書開拆，其他人不得開拆。凡個人信件均交個人處理.（3) 收文收到后應(yīng)立即進(jìn)行登記，按收文登記簿上要求準(zhǔn)確

2、登記。(4） 應(yīng)保持原信封的完好，以備處理時需要。(5）工作文件收到第一時間及時通知收件人，按其意見處理（6） 按文件密封等級要求，做好保密工作。3。2 擬辦辦公室負(fù)責(zé)人在閱讀文件后，根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容和有關(guān)要求，根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的分工，對文件提出初步處理意見,并將其填寫在文件處理單中。3。3 批辦辦公室行政秘書應(yīng)根據(jù)文件處理單的意見,及時報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示辦理，由公司領(lǐng)導(dǎo)在文件處理單中明確批示：文件處理單位、處理辦法、處理時間等要求。3。4 承辦辦公室行政秘書應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批辦的要求，應(yīng)及時不拖拉、不推諉、不馬虎地將文件交相關(guān)部門或人員進(jìn)行承辦.3.5 傳閱對非承辦的傳閱文件,辦公室行政秘書應(yīng)根據(jù)

3、文件的輕重緩急組織進(jìn)行。防止文件積壓或遺失。3。6 催辦對承辦文件,辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)適時詢問、檢查和督促。避免承辦拖沓、文件積壓。3。7 辦復(fù)對承辦文件辦理完畢后,承辦部門或人員應(yīng)將辦理結(jié)果及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以使負(fù)責(zé)批辦的領(lǐng)導(dǎo)對其處理結(jié)果做到心中有數(shù)。3。8 借閱（1） 未歸檔文件，視文件性質(zhì),經(jīng)本部、室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,辦理借閱或借用手續(xù).并應(yīng)填寫借閱文件登記表，借閱后應(yīng)及時歸還。（2) 已歸檔的文件，經(jīng)本部、室負(fù)責(zé)任批準(zhǔn)后，在檔案室辦理借閱手續(xù)；對有關(guān)文件或文件的部分需復(fù)印的經(jīng)批準(zhǔn)后,由檔案管理人員復(fù)印,并辦理有關(guān)手續(xù)。4 發(fā)文處理程序4。1 文件的起草與修改由擬稿人按要求起草文件，必要時按要求

4、進(jìn)行修改.文件起草完畢后,應(yīng)簽注姓名、年、月、日.4。2 文件的會審（會簽)涉及兩個以上部門職責(zé)范圍的文件起草修改完稿后,應(yīng)交有關(guān)部門負(fù)責(zé)人分別對文件內(nèi)容進(jìn)行會審,會審人應(yīng)在稿件上簽注姓名、年、月、日。4。3 文件的審批簽發(fā)文件進(jìn)行會審、會簽后，應(yīng)及時遞交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。4。4 文件的打印、發(fā)行文件經(jīng)擬制會審、審批簽發(fā)后,由行政秘書打印，擬搞人校對無誤，辦公室加蓋公章后按要求發(fā)送.5 文件的歸檔5.1 分類(1) 上級機(jī)關(guān)來文、外單位發(fā)來的文件。(2) 公司發(fā)出的文件.(3) 公司經(jīng)營、管理活動中反映主要工作職能活動和基本情況，今后需要參考或執(zhí)行的文件。（4) 公司內(nèi)部文件.(5） 各部、室及分公司等直屬部門報送的重要文件。(6) 兄弟單位業(yè)務(wù)往來等有關(guān)文件。5。2 歸檔（1) 來文應(yīng)根據(jù)輕重緩急抓緊時間處理，原則上應(yīng)在收到文件后二星期內(nèi)辦結(jié).若要長期留部、室使用的，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，本部、室留復(fù)印件，原件應(yīng)在一星期內(nèi)退辦公室歸檔。（2) 發(fā)文打印校對完畢后，應(yīng)將原版文件及其磁盤進(jìn)行歸檔登記。(3） 文件辦理結(jié)束后，應(yīng)及時退辦公室歸檔。（4) 每年的第一季度內(nèi),辦理前一年度的文件歸檔，按保管期限及歸檔要求整理歸檔。（5） 文件在交相關(guān)部、室閱辦時,應(yīng)辦理簽收手續(xù)，退回文件時應(yīng)當(dāng)場注銷,