郵件禮儀及寫(xiě)作方式

1、電子郵件使用規(guī)范2018.4.20一、電子郵件的重要性二、電子郵件的書(shū)寫(xiě)格式三、郵件正文的撰寫(xiě)規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)大綱大綱（一）為什么要使用電子郵件并規(guī)范電子郵件禮儀（二）什么樣的情形下需要發(fā)送郵件為什么為什么電子電子郵件很重要？郵件很重要？（一）電子郵件是一種正式、便捷的溝通方式溝通方式（二）電子郵件是最好的工作記錄工作記錄（三）電子郵件是最好的文件中轉(zhuǎn)站文件中轉(zhuǎn)站（四）電子郵件是展示組織形象的窗口組織形象的窗口什么情況下需要發(fā)郵件？什么情況下需要發(fā)郵件？1、正式的工作報(bào)告2、工作相關(guān)各方需要留下書(shū)面資料的往來(lái)信息3、公告、通知4、知識(shí)推薦和信息傳遞5、沒(méi)有見(jiàn)面交流條件的其他交流內(nèi)容

2、6、復(fù)雜事項(xiàng)，難以簡(jiǎn)單說(shuō)明的事項(xiàng)一、電子郵件的重要性二、電子郵件的書(shū)寫(xiě)格式三、郵件正文的撰寫(xiě)規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)大綱大綱主題的書(shū)寫(xiě)方法主題的書(shū)寫(xiě)方法格式：郵件內(nèi)容+（時(shí)間）主題要明確，主題中加入郵件的緊急、重要程度。如果特別著急，可以在郵件主題上加上英文：【URGENT】稱呼的書(shū)寫(xiě)格式稱呼的書(shū)寫(xiě)格式 稱呼頂格寫(xiě)在第一行，加上冒號(hào)/逗號(hào)，表示有話要說(shuō)。問(wèn)候的書(shū)寫(xiě)格式問(wèn)候的書(shū)寫(xiě)格式 問(wèn)候語(yǔ)寫(xiě)在稱呼的下面并空一行正文的書(shū)寫(xiě)正文的書(shū)寫(xiě)格式格式 正文一般分為連接語(yǔ)、主體文、總括語(yǔ)三個(gè)部分。每個(gè)部分開(kāi)頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆。祝福語(yǔ)和署名的書(shū)寫(xiě)格式祝福語(yǔ)和署名的書(shū)寫(xiě)格式 寫(xiě)完郵件的正文空一行，在

3、正文的左下角寫(xiě)下祝福語(yǔ)和發(fā)件人的姓名一、電子郵件的重要性二、電子郵件的書(shū)寫(xiě)格式三、郵件正文的撰寫(xiě)規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)大綱大綱1. 倒金字塔的敘事方法2. 多用點(diǎn)，少用面3. 對(duì)于關(guān)鍵內(nèi)容的強(qiáng)調(diào)4. 附件處理要科學(xué)5. 郵件的撰寫(xiě)順序倒金字塔的敘事方法倒金字塔的敘事方法 在郵件的開(kāi)頭，用一段話，言簡(jiǎn)意賅地概括大意，講清楚“四個(gè) W 和一個(gè) H”。誰(shuí)（WHO）什么（WHAT）何時(shí)（WHEN）為什么（WHY）怎么樣（HOW）唯一的任唯一的任務(wù)所屬人務(wù)所屬人需求或者需求或者要求要求需求的時(shí)需求的時(shí)限限事件的事件的重重要性要性具體操作具體操作指示指示請(qǐng)找出下文的請(qǐng)找出下文的四個(gè)四個(gè) W W 和一

4、個(gè)和一個(gè) H H四個(gè)四個(gè) W W 和一個(gè)和一個(gè) H H多用點(diǎn)，少用面多用點(diǎn)，少用面分點(diǎn)敘述，清晰明了。正文書(shū)寫(xiě)要求分點(diǎn)敘述，盡量做到言簡(jiǎn)意賅。點(diǎn)與點(diǎn)之間沒(méi)有重復(fù)，邏輯清楚。如果事情復(fù)雜，最好列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明，并且保持每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)。 規(guī)范提示方法：規(guī)范提示方法：合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。 突出重點(diǎn)：突出重點(diǎn)：通過(guò)背景色，粗體，字體顏色的改變突出重點(diǎn)對(duì)于關(guān)鍵內(nèi)容的強(qiáng)調(diào)對(duì)于關(guān)鍵內(nèi)容的強(qiáng)調(diào)1）若郵件帶有附件，應(yīng)在正文內(nèi)提示收件人查看附件；2）正文應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；附件

5、處理要科學(xué)附件處理要科學(xué)附件處理要科學(xué)附件處理要科學(xué)3）附件文件應(yīng)按有意義的名字命名；如：項(xiàng)目名稱；文件是什么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的縮寫(xiě)名字，如：衛(wèi)生健康_村醫(yī)培訓(xùn)_7月18日_OYH。4）能夠貼在正文里面的附件，盡量都貼出來(lái)。讓收件人可以一目了然。 寫(xiě)新郵件的最佳順序應(yīng)該是：附件、正文、標(biāo)題、收件人。附件1 1容易忘記，先把附件貼進(jìn)郵件正文2 2依照要求，正確書(shū)寫(xiě)標(biāo)題3 3檢 查 郵 件的疏漏收件人4 4明確收件人郵件的撰寫(xiě)順序郵件的撰寫(xiě)順序一、電子郵件的重要性二、電子郵件的書(shū)寫(xiě)格式三、郵件正文的撰寫(xiě)規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)大綱大綱1、正確使用發(fā)送，抄送與密送2、收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則3、回復(fù)郵件時(shí)的注意事項(xiàng)4、關(guān)于Email的五個(gè)習(xí)慣正確使用發(fā)送、抄送與密送正確使用發(fā)送、抄送與密送 將抄送人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對(duì)象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和“垃圾”。收件人( To List)需要回復(fù)或采取行動(dòng)的人，不要把僅需了解此郵件事項(xiàng)的人放入“收件人”抄送( CC List)需要了解此郵件事項(xiàng)相關(guān)的人人名人名的排列應(yīng)遵循規(guī)則的排列應(yīng)遵循規(guī)則 人名的排序按職務(wù)級(jí)別從高到低避免郵件標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)避免郵件標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)3 3、如果如果RERE過(guò)多，請(qǐng)刪除重復(fù)的，避免郵件標(biāo)題過(guò)多，請(qǐng)刪除重復(fù)的，