行政辦公室管理手冊

1、第1章 行政辦公室配置第1節(jié) 行政辦公室架構圖行政辦公室組織架構行政辦公室行政管理倉庫管理行政專員1人計劃運營專員1人倉庫管理員1人行政主管1人行政經(jīng)理/副經(jīng)理1人編制5人在崗4人第2節(jié) 行政辦公室部門職能行政辦公室職能序號職能1公司日常行政、計劃運營管理工作；2貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協(xié)作配合。3擬訂行政后勤等工作管理制度，并檢查、監(jiān)督和執(zhí)行。4擬訂公司文件，接待、督辦、處理各類來函及處理公司各類公文。5組織安排公司的各種會議，做好會議記錄、紀要工作，并監(jiān)督會議決議的執(zhí)行情況。6按照公司檔案管理規(guī)定，做好檔案管理工作，確保檔案管理妥善、井然有序。7做好資產(chǎn)管理工作，建

2、立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于行政后勤生活服務的財產(chǎn)帳冊。8根據(jù)倉庫管理規(guī)定，做好倉庫管理。9與外包單位的對接，做好外包服務合同執(zhí)行情況跟蹤，外包服務費用請示付款。10編制分公司年度預算，按月作進行預算執(zhí)行分析；嚴格控制各類辦公費用的開支，降低辦公運營成本。11與各部門及上級保持良好溝通，定期向上級匯報工作和計劃執(zhí)行情況。與當?shù)仨椖抗镜墓ぷ鲗优c信息溝通。第3節(jié) 行政辦公室崗位職責行政經(jīng)理/副經(jīng)理崗位職責工作職責1貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關部門協(xié)作配合。2負責組織行政后勤等工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行，文件的起草和制定。3負責相關部門來函的接待、處理、催辦

3、工作。經(jīng)總經(jīng)理審核后，準確、及時處理公司收到的、通知、傳真、函件、報表等公文。4與總經(jīng)理保持良好的溝通，保持與各部門之間的協(xié)調與溝通，及時了解各部門工作任務完成情況，定期向總經(jīng)理匯報工作和計劃執(zhí)行情況、機構和人員調配情況及其它重大事宜。5組織安排公司的各種會議，做好會議記錄、紀要工作，并監(jiān)督會議決議的執(zhí)行情況。6按照公司檔案管理規(guī)定，做好檔案管理工作，確保檔案管理妥善、井然有序。7做好資產(chǎn)管理工作，建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于行政后勤生活服務的財產(chǎn)帳冊。8根據(jù)倉庫管理規(guī)定，做好倉庫管理。9負責主持本部的全面工作，組織并督促部門人員全面完成本部職責范圍內的各項工作任務，做好部門員工

4、隊伍建設，組織部門員工的學習、培訓、考核，不斷提高員工業(yè)務素質。10本著合理節(jié)約的原則，編制分公司年度預算，按月作進行預算執(zhí)行分析；嚴格控制各類辦公費用的開支，降低辦公運營成本。11負責外包單位的工作對接，做好外包服務合同執(zhí)行情況跟蹤，外包服務費用請示付款。12公司、部門領導交辦的其它工作。行政主管崗位職責工作職責1協(xié)助部門經(jīng)理落實本部人員崗位責任制及工作標準，對各專員工作進行監(jiān)督指導。2配合部門經(jīng)理完成對公司各部門的組織協(xié)調工作，維護各項管理制度的執(zhí)行與實施。3熟悉行政辦公室各項工作模塊，協(xié)助部門經(jīng)理主持本部門的全面工作。4在部門經(jīng)理的指導下落實資產(chǎn)申購、請示、報批等相關工作。5負責公司資產(chǎn)

5、管理制度的制定與實施，合理配置公司各項資產(chǎn)，提高利用率，避免資源浪費。6對公司固定資產(chǎn)進行清查、登記、統(tǒng)計、匯總及日常監(jiān)督檢查工作，做到帳帳、帳卡、帳物相符。7負責組織公司資產(chǎn)的定期盤點、維修、報廢處理工作。8負責公司會議前期準備工作，會議資料的收集工作及會議紀要的記錄工作。9在部門經(jīng)理的安排下做好行政后勤保障工作。10公司、部門領導交辦的其他工作。行政專員崗位職責工作職責1負責各類資料、文件、函的擬定、整理、分類、歸檔工作。2負責公司及部門文件收發(fā)、文件簽批及流轉進程的跟蹤和落實。3負責辦公用品的統(tǒng)計、申領、發(fā)放工作。4負責公司各項通知、制度、總結的編寫、擬定工作。5負責公司宿舍的登記、安排

6、、管理工作。6負責員工活動的策劃、組織、實施等工作。7負責公司各項活動的安排、協(xié)調、記錄工作。8協(xié)調會議室預定，合理安排會議室的使用。9做好與分公司業(yè)務往來的各項接待工作安排。10公司、部門領導交辦的其它工作。工作關系對內關系匯報行政主管、行政經(jīng)理/副經(jīng)理督導無協(xié)調華南城集團、第一亞太深圳分公司各部門對外關系溝通無計劃運營專員崗位職責工作職責1負責分公司內部計劃管理工作，按既定時間節(jié)點對各部門、管理處工作情況跟蹤落實。2按時完成分公司周、月、季度的計劃和總結內容及各項管理報表；3協(xié)助部門經(jīng)理參與公司監(jiān)督、管控制度與流程的執(zhí)行。4協(xié)助部門經(jīng)理收集匯總各部門月、季度工作計劃，參與籌備公司月、季度運

7、營會會議。5協(xié)助部門經(jīng)理完成公司體系建設維護工作，參與組織編制、修訂和完善分公司層面各項制度。6負責分公司各項制度、合同等的執(zhí)行情況跟蹤，對行政辦公紀律進行檢查與通報。7領導交辦的其它工作。倉庫管理員崗位職責工作職責1負責倉庫日常管理，做好物料的出庫、入庫、分類、保管工作。2建立倉庫臺賬，做好倉庫產(chǎn)品信息的梳理。3制作并管理出入庫單據(jù)及其它相關單據(jù)。4負責倉庫日常5S管理工作，做到物料合理分類、整齊存放。5負責定期對倉庫物料進行盤點，確保賬賬相符、帳物相符，合理儲備。6提高庫房各項資源利用效率，減少倉儲成本。7做好倉庫的安全防范工作。8協(xié)助采購部門對供應商的開發(fā)、選擇、評估及服務質量進行考評。

8、第2章 行政辦公管理規(guī)定及流程第一節(jié) 行政辦公管理基本規(guī)定一、會議管理規(guī)定 1、公司行政辦公室負責分公司工作例會的召集、會議紀要的整理、會議決議的落實和督辦及會議文件的歸檔備查。 2、公司行政辦公室負責各管理處辦公會議落實執(zhí)行情況的收集、審核與歸檔工作。 3、公司行政辦公室負責各類外聯(lián)性質培訓及座談會的籌備跟進工作。 4、公司行政辦公室協(xié)助分公司內部各類臨時性協(xié)調、方案研討會議的相關工作。 5、公司例行會議原則上每周召開一次，遇特殊情況或節(jié)假日可順延。 6、會議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的其他領導主持。分公司各職能部門及管理處負責人參加。根據(jù)會議議題，總經(jīng)理可決定其他人員列席會議。 7、公司例行

9、會議主要內容如下：貫徹落實集團相關戰(zhàn)略及華南城、總公司相關精神、重大決定、具體方案；對各職能部門、管理處近期工作做出指導，對需協(xié)調的相關工作做出安排；決定總經(jīng)理認為需要討論研究落實的其它問題。 8、會議結束后由行政辦公室擬寫會議紀要報經(jīng)理簽批后，發(fā)各職能部門及管理處。會議紀要由行政辦公室存檔。 9、公司內部臨時性專業(yè)協(xié)調、研討會議：由總經(jīng)理根據(jù)工作需要發(fā)起，由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的其他領導主持。根據(jù)會議需要，總經(jīng)理可決定其他人員列席會議。若是由需要召開會議的職能部門或管理處發(fā)起，并須以OA郵件的形式報分管領導批準。 10、會議發(fā)起人可根據(jù)會議議題，決定并通知列席人員，如需集團或總公司相關人員列席

10、，統(tǒng)一由行政辦公室聯(lián)系。 11、會議形成的會議紀要或其他文件也必須由行政辦公室存檔備查。二、公文管理規(guī)定 1、公文是指以公司名義正式發(fā)布或需要向公司報批的各類公文。部門公文指公司內部各部門以本部門名義向其他部門發(fā)布的工作聯(lián)系函等公文，或者向商戶發(fā)布的通知、提示類公文。2、分公司行政辦公室負責對所有公文進行規(guī)范化管理，并指定專人具體負責公文的編號、登記、分發(fā)、查辦、立卷、原件歸檔等工作。 3、所有外部來文統(tǒng)一由行政辦公室填寫公文處理表后呈報總經(jīng)理批示，再轉由相關部門承辦。承辦部門可留存復印件。 4、各部門起草的公司發(fā)文必須經(jīng)行政辦公室確認，獲取統(tǒng)一發(fā)文編號。對集團其他部門工作聯(lián)系函類公文，由承辦

11、人以部門名義擬文，再根據(jù)OA簽報流程逐級審批后外發(fā)。 5、其他紙質公文由承辦人以部門名義擬文后由部門經(jīng)理簽字，分管領導審核，總經(jīng)理審批后，統(tǒng)一由行政辦公室外發(fā)。 6、公司發(fā)文（除集團內部請示、報告、工作聯(lián)系函），均須填寫發(fā)文呈批表。 7、公司發(fā)文原件均由行政辦公室登記、存檔，并將掃描件發(fā)擬辦部門。8、部門公文由承辦人以部門名義擬文，經(jīng)部門經(jīng)理審核，分管領導審批后，再呈送協(xié)辦部門或發(fā)布，并由承辦部門登記、存檔。 9、根據(jù)國家公文處理有關規(guī)定，并結合公司實際情況，公文文種主要有：決定、通知（包括溫馨提示）、通報、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要等九種： （1）決定：適用于對重要事項或者重大行動

12、做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項。 （2）通知（溫馨提示：適用于批轉下級單位的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章制度；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者共同執(zhí)行的事項；對員工、公眾、商戶的善意提示。 （3）通報：適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （4）報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級單位的詢問。 （5）請示：適用于向上級機關請求指示、批準。 （6）批復：適用于答復下級單位請示事項。 （7）意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 （8）函：適用于不相隸屬單位之間相互洽談工作、詢問和答復問題；向

13、有關主管機關請求批準等。 （9）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。 10、適用普發(fā)性紅頭文件格式的公文如下： （1）對外函件。 （2）對內函件。 （3）對外或對內的意見、證明、情況說明、申請、委托書、溫馨提示等。 11、適用重要性紅頭文件格式的公文如下： （1）屬發(fā)布制度、標準、規(guī)定類的通知 （2）通報、決定、任命等； 12、會議紀要文件格式適用于各類會議紀要 13、非紅頭文件格式適用于公司內部一般性報告、特殊情況使用的紙質請示、集團范圍內來往函件等公文； 14、發(fā)文文號及代碼參照公司公文代碼及格式說明要求執(zhí)行 15、凡涉及部門相關業(yè)務的公文應由部門負責撰寫、校對、報批；對涉及多部

14、門業(yè)務內容，由公司負責人指定部門負責統(tǒng)籌組織； 16、公文起草應當做到完整準確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，文種正確，格式規(guī)范，符合國家法律法規(guī)及集團、公司有關制度規(guī)定； 17、以公司或部門名義發(fā)文，統(tǒng)一由分公司行政辦公室負責編號、登記、分發(fā)、查辦，尤其須嚴謹處理蓋章、立卷、歸檔等工作； 18、公文原則上不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄報被越過的單位； 19、除以下情況外，總公司職能部門、分公司職能部門及下屬管理處不得以部門/管理處名義發(fā)文； （1）分公司級會議紀要，可以以部門名義發(fā)文； （2）分公司職能部門關于本專業(yè)口下發(fā)的各類通知，可以以部門名義發(fā)文； （3）分公司下屬各管理處就日常物

15、業(yè)服務工作，可以管理處名義向公眾、物業(yè)業(yè)主、商戶等發(fā)布各類通知或溫馨提示； （4）管理處之間不得互相行文 20、分公司的所有對外行文（指向業(yè)務往來單位、政府部門等行文，特別是合同、財務等涉及法務方面的行文），須事先由法務部門審核法律風險，按照相關規(guī)定使用對應的OA或紙質審批流程加蓋公章后方可行文 ，并妥善做好發(fā)文登記、簽收、郵寄回執(zhí)收集存檔，以備可能發(fā)生的各類法律訴訟； 21、公文辦理必須嚴格執(zhí)行公司保密制度，確保公司秘密的安全。所有外送公文必須經(jīng)過行政辦公室送出，禁止將公司內部傳閱批示或署有領導意見的內部公文直接向外單位或個人傳送。 22、公文的發(fā)送、傳閱范圍必須嚴格限制在各自的職責范圍，嚴

16、禁向無關的單位、個人泄露。 23、行政辦公室、各部門應當指定專人負責按照公文類型分類，以年為單位分別進行公文的登記、歸（建）檔工作。 24、已發(fā)公文的借閱，必須填寫公文借閱登記表并征得存檔單位負責人許可后方可進行。三、日常辦公管理規(guī)定 1、行政辦公室負責辦公室區(qū)域及各管理處辦公區(qū)域的日常管理、日常維護，包括各單位需要使用的辦公桌椅、辦公用品和辦公設備等計劃的提出。 2、辦公室區(qū)域及會議室的清潔衛(wèi)生由外包清潔公司負責，行政辦公室負責進行日常巡檢，對發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系整改。 3、辦公室區(qū)域嚴禁流動吸煙，吸煙者須在指定吸煙區(qū)吸煙。員工下班時要關閉電腦主機與顯示器，由外包清潔、保安公司負責關閉電燈、空調

17、，違反者由行政辦公室通知人力資源部依公司獎懲規(guī)定進行處罰和聯(lián)系整改。 4、辦公室區(qū)域的安全保衛(wèi)由外包保安公司負責。在非上班時間和節(jié)假日出入辦公室區(qū)域的人員和車輛均須查驗有關證件并登記，外來人員出入辦公區(qū)域應全部登記并應注明出、入時間。5、 各部門、管理處需要使用會議室須提前在會議室使用登記表上填報，經(jīng)行政辦公室確認后統(tǒng)一聯(lián)系協(xié)調，安排使用。6、 傳真管理： （1）各部門員工在發(fā)傳真稿時需在發(fā)出傳真登記簿上登記并經(jīng)部門負責人同意后辦理，發(fā)出后應將原稿交部門文員存檔備案；在收到傳真件時，應及時通知有關人員領取傳真。領取人需在接收傳真登記簿上登記。 （2）每月，行政辦公室行政文員需根據(jù)登記簿上所登記

18、的收發(fā)傳真數(shù)量結算當月收發(fā)傳真費并作為辦公費用進行統(tǒng)計上報。公司以外的人員收發(fā)傳真需按市面平均收費標準收費；員工未經(jīng)批準不準發(fā)送私人傳真資料，確有需要的，獲部門或管理處負責人批準后方可使用，需按外單位人員同標準收費。 （3）嚴禁任何人使用傳真機通話，如發(fā)現(xiàn)則由行政辦公室通知人力資源部依公司獎懲規(guī)定進行處罰。 7、電話管理： （1）公司安排的電話已經(jīng)統(tǒng)一開通市話，因工作需要開通長途、加設密碼、更換密碼或暫停和取消通話級別功能，由行政辦公室或使用人在OA信息模塊“電話網(wǎng)絡軟件安裝申請”中提出申請，經(jīng)批準后方可開通。 （2）行政辦公室對各部門、各管理處所發(fā)現(xiàn)的話費超支情況跟進整改及處罰。特別是使用辦

19、公電話辦私事，由個人自報，部門負責人負責清查核實，并在其工資中扣除所用話費。如隱瞞不報，一經(jīng)查出，給予三倍話費罰款，由行政辦公室匯總后交財務部。8、復印機打印機管理： （1）復印機、打印機統(tǒng)一由行政辦公室（包括管理處）指定人員進行使用、管理，或對外使用收費。人事、財務電腦及專用打印機僅限于本部門工作人員指定使用，其它人員一律不得動用（公司信息技術部維保除外）。 （2）未經(jīng)許可，禁止擅自拆開復印機、打印機和更換主機配件。如屬使用不當造成復印機、打印機損壞的，保管人和使用人需承擔一定的賠償責任。 9、電腦管理： （1）電腦由各使用者負責保管。 （2）公司網(wǎng)絡中的電腦用戶名稱設定、網(wǎng)絡設置、軟件安裝

20、及硬件配置由集團信息技術部統(tǒng)一實施和管理，以確保公司計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡的秩序及安全。 （3）電腦未經(jīng)允許，不得私自安裝軟件或應用程序，同時，應盡量避免日光直射、振動、頻繁開關及強電流沖擊。 （4）電腦發(fā)生故障時，使用人需及時與公司信息技術部聯(lián)系。為防止文件丟失，在故障原因不明時，不得隨意開關電腦。10、工作計劃報表管理： （1）上級領導、單位和部門需要的工作計劃與報表必須在規(guī)定的時間節(jié)點，認真規(guī)范完成，或以OA郵件形式上傳下達，分送落實和執(zhí)行。 （2）分公司周例會需要的各類數(shù)據(jù)材料等，包括各職能部門、管理處負責人必須上報的數(shù)據(jù)材料，周工作總結計劃等，必須每周五下班以前匯總完成，打印成冊，并以OA

21、郵件形式報呈上級單位部門。四、辦公用品管理規(guī)定 1、行政辦公室負責各部門、各管理處報送的辦公用品計劃的審核、匯總與報批，以及辦公成本臺賬的建立，辦公用品的統(tǒng)一領用及發(fā)放。 2、各部門、各管理處以批準的年度計劃為依據(jù)做月度計劃，填寫物品領用登記表。可以進行月與月之間的調節(jié)平衡，但年度總費用不允許超過批準的年預算限額。下月計劃須在本月25日前完成。 3、年度和月度計劃中，非易耗用品（如計算器、尺、筆架、打孔機、文件夾、界刀、訂書機）的數(shù)量要合理，行政辦公室須根據(jù)部門人員實際情況進行審核。 4、如因特殊情況，需額外領取計劃外辦公用品的，申請單經(jīng)部門負責人簽字同意后，經(jīng)行政辦公室核準方可領取及發(fā)放，費

22、用計入部門成本。 5、屬控購范圍的辦公用品申領按集團有關規(guī)定辦理。 6、行政辦公室接到倉庫通知后，統(tǒng)一領出申請的辦公用品，以部門為單位統(tǒng)一發(fā)放。7、 各部門、各管理處領用的辦公用品包括文具用品、辦公耗材、辦公設備、日用品等，不包括禮品。8、辦公用品領用標準： （1）部門（管理處）負責人以上人員：一次性紙杯、筆、筆記本、計算器、訂書機等其他辦公用品； （2）新入職員工：筆、膠水、鉛筆、文件架、文件夾、筆筒、便簽紙、筆記本； （3）其他員工：筆芯、鉛筆、回形針、長尾夾、訂書針、便簽紙、筆記本等； （4）員工新入職時，可領取一支簽字筆，原則上使用期限為3個月，已丟失的簽字筆由個人承擔。此后，每月僅允

23、許領取筆芯； （5）各部門（管理處）負責人可領取一個計算器；非資金財務系統(tǒng)、工程系統(tǒng)部門員工可合計領取2個計算器；資金財務系統(tǒng)部門人員可以根據(jù)崗位需求領取財務計算器，工程系統(tǒng)部門人員可根據(jù)崗位需求領取函數(shù)計算器； （6）各部門（管理處）負責人可各領取一把直尺；非資金財務系統(tǒng)、工程系統(tǒng)部門可合計領取2把直尺； （7）訂書機、打孔器、起釘器、戒刀、剪刀屬部門辦公用品。原則上，員工個人不予以單獨申領，如確需申領，須注明詳細原因； （8）盒裝紙巾僅限于運營層領導每月領用一盒，其他員工不予以領用； （9）辦公用品領用申請時，員工可根據(jù)崗位要求申領，行政辦公室有權根據(jù)實際情況選擇性配備。 9、離職人員在辦

24、理離職手續(xù)前，須到倉庫退還入職所領用的辦公用品，如筆筒、文件架、計算器、電話機等。否則，將按未退還辦公用品的原價，予以賠償。該賠償費用將直接在離職結算工資中予以扣除，不足部分，以現(xiàn)金結算。 10、根據(jù)總公司規(guī)定，目前個人人均辦公用品費用每月不超過50元，主要用于打印、復印、紙巾、紙張、辦公文具、桶裝飲用水等；公用打印機、復印機、傳真機等辦公設備的耗材費用，列入部門辦公經(jīng)費，不計入個人定額費用。 11、因使用公用復印機、打印機耗材、快遞費用等所產(chǎn)生的費用，行政辦公室應按照部門業(yè)務量均攤。 12、除公共辦公耗材、紙類、票據(jù)等易消耗辦公用品外，其他辦公用品應采取以舊換新形式節(jié)約行政費用支出，倉庫有權

25、審核辦公用品是否達到以舊換新標準。 13、屬開辦物資、專項活動及相關專項物資的，應另行議定專項請示根據(jù)公司管控權限報權限領導審批后方可申購。五、辦公設備管理規(guī)定 1、行政辦公室負責安排辦公設備的申購、辦公設備的使用管理。 2、行政辦公室主管負責建立辦公設備使用與保管人登記卡、負責辦理有關辦公設備短期借用的登記手續(xù)、負責安排辦公設備的維修、保養(yǎng)并建立維保臺帳、負責對外使用收費的辦公設備的費用收繳與統(tǒng)計工作。 3、行政辦公室倉庫主管負責新購置辦公設備的驗收入庫及登記辦公設備入庫登記簿、負責辦理辦公設備領用登記手續(xù)、負責所領用（借用）辦公設備的正常使用與保管。 4、各部門、各管理處負責人對本部門所有

26、辦公設備負管理責任；負責監(jiān)督本部門辦公設備的正常運行并定期檢查維護；員工變更時的設備交接手續(xù)辦理以及督促借用人歸還所借用的辦公設備。 5、本規(guī)定所指辦公設備主要包括： （1）復印機、打印機、傳真機、空調機、電話機、自行車等； （2）電腦、照相機、投影儀及其相關設備。 6、辦公設備的申購流程按集團相關程序辦理。7、 辦公設備的入庫、領用與登記： （1）行政辦公室將已采購設備交倉庫驗收入庫，根據(jù)辦公設備入庫清單進行清點簽字后，通知領用部門前來領?。?（2）領用人填寫設備領用清單，領用部門負責人對本部門的新增辦公設備指定具體保管人，并對辦公場所設備卡信息進行變更。辦公場所設備卡張貼于辦公場所的明顯位

27、置。8、對于集團調撥的辦公設備，按辦公設備的入庫、領用及登記管理的程序規(guī)定執(zhí)行。 9、屬于固定資產(chǎn)的辦公設備，按照固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。 10、復印機、打印機使用規(guī)范： （1）復印機、打印機應避免日光直射，空氣濕度較大時，應同時打開干燥開關，出現(xiàn)卡紙等異常情況時，切勿生拉硬拽，以免損傷硒鼓等機件。 （2）當復印機、打印機設備發(fā)生無法排除的故障時，應及時聯(lián)系公司信息技術部進行處理。因使用不當造成設備損壞，根據(jù)損壞情況，相關責任人承擔一定的賠償責任。 11、傳真機、碎紙機使用規(guī)范： （1）傳真機、碎紙機一般情況下保持24小時開機，但是部門文員應注意定期檢查傳真機信號是否穩(wěn)定，傳真上時間是否準確。

28、（2）傳真機、出現(xiàn)非人為故障，應及時向信息技術部提出申請，盡快處理故障；若出現(xiàn)人為故障，如文件上有訂書針或其它硬物，涂改液未干等等，由責任人承擔一定的賠償責任。 （3）碎紙機碎紙前應將文稿上的金屬物或粘性物取出，一般每次不超過五張復印紙的放入量，以免損壞機器。 （4）當碎紙箱里碎紙裝滿后，部門文員須將碎紙清理后方能繼續(xù)操作；如使用不當造成碎紙機損壞，責任人需承擔一定的賠償責任。 12、空調機使用管理規(guī)范： （1）空調機在使用過程中，每季度需清洗一次防塵網(wǎng)，停止使用后，清洗一次防塵網(wǎng)。除塵工作由行政主管指定人員進行。 （2）在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)空調機有異常噪聲、氣味或不制冷現(xiàn)象，需及時通知維修人

29、員檢查；無法排除的故障，如需加雪種、更換零件等，按公司設備維修申報流程辦理。 （3）如屬使用不當造成空調機損壞的，該空調所在部門負責人及相關成員都要承擔一定的賠償責任。 13、電話機使用規(guī)范： （1）崗位辦公需要配置電話機，或新增電話機，一律經(jīng)行政辦公室批準后領取。無論上下班時間，未經(jīng)許可禁止使用公司電話撥打聲迅電話以及私人長話，否則除承擔相應的話費外，行政辦公室將視情況給予一定金額的現(xiàn)金罰款。 （2）未經(jīng)行政辦公室的許可不得自行拆裝、移動電話；接聽電話時不得使用免提鍵，以免干擾他人工作。 （3）電話機出現(xiàn)人為損壞時，經(jīng)本部門或行政辦公室查實后，由責任人負責維修并承擔相應維修費用。 14、自行

30、車使用規(guī)范： （1）因為工作需要配置的自行車，經(jīng)個人提出申請，獲得批準后到倉庫辦理手續(xù)，歸個人保管使用。 （2）在使用過程中屬于非人為損壞的，個人可向行政辦公室申請維修；因個人使用或保管不善損壞的，個人自行負責維修或賠償。 （3）因個人使用或保管不善造成丟失的，按領用時間時物品價值及折舊核算賠償。 15、電腦電腦、照相機、投影儀及其相關設備使用規(guī)范： （1）電腦、照相機、投影儀及其相關設備由行政辦公室統(tǒng)一管理，其它部門人員使用或借用上述設備期間，由設備借用人負保管責任。 （2）借用部門使用完畢歸還時，必須仔細清查借用器材的各種功能是否與借用前相符，若不符或有損壞，追究借用人的責任，其費用由借用

31、人承擔。 （3）為保證數(shù)據(jù)的安全性，各使用者要注意電腦中共享文件存放的內容，防止泄密和數(shù)據(jù)丟失；禁止在電腦正常運行狀態(tài)下強行關機，以防止損壞機器及數(shù)據(jù)丟失。 （4）公司在局域網(wǎng)服務器上為各部門設置了文件存放區(qū)域，各部門可將部門重要數(shù)據(jù)存放其中，以保數(shù)據(jù)安全。 （5）未經(jīng)許可，禁止擅自拆開電腦主機箱和更換電腦主機配件。如屬使用不當造成電腦損壞的，保管人和使用人需承擔一定的賠償責任。六、新聞媒體采訪接待管理辦法1、所有新聞媒體采訪必須取得總部集團同意后才能進行，對于比較正式的采訪，按照總公司或上級部門統(tǒng)一安排進行。2、如有未經(jīng)預約的媒體進入公司管理區(qū)域內采訪、拍照，應禮貌地上前打招呼，統(tǒng)一口徑為“

32、對不起，請問你們和我們公司有預約嗎？”并請記者到辦公室等候，及時通知上級領導，由其負責處理。 3、如有未經(jīng)預約的媒體對員工本人進行采訪，員工統(tǒng)一回答的口徑是：“對不起，這件事我不是很了解，請您聯(lián)系我們的領導，好嗎?”并按上級的要求指引其到相應的地點進行接待。 3、接待現(xiàn)場應做到禮貌、得體，不得表現(xiàn)出反感和敵對情緒，不對對方的言行進行討論和指點，以免引起誤會，激化矛盾。 4、行政辦公室或管理處負責人應及時趕到現(xiàn)場，若不能第一時間趕到現(xiàn)場的，應禮貌的給記者電話，讓記者稍等。統(tǒng)一口徑是“您好，我是XXX負責人，我將在XX分鐘內趕到！請稍等。” 5、所有接受采訪的相關人員應積極維護企業(yè)形象，并嚴格統(tǒng)一

33、口徑，對于敏感的問題，應請示相關領導，而不應該擅自作答。6、 新聞媒體在公司管理區(qū)域采訪完畢后，應及時跟蹤記者對該事件的報道的動向，通過各種渠道溝通，妥善解決可能發(fā)生的負面報道；或與之取得聯(lián)系，了解事實真相，阻止不良報道的繼續(xù)刊發(fā)，并及時上報總公司負責人和華南城負責人。七、重大事件報告制度 1、重大事件報告內容包括但不限于下例內容： （1）物業(yè)管理區(qū)域內發(fā)生的各種重大刑事、治安案件，各類安全工傷事故，造成人員傷亡的； （2）物業(yè)管理區(qū)域內發(fā)生的各種原因引起的失火事件； （3）在物業(yè)管理區(qū)域內發(fā)生的公共財產(chǎn)、業(yè)主/商戶財物失竊案件，造成5000元及以上經(jīng)濟損失和負面影響的； （4）遇臺風、暴雨、

34、水浸等自然災害，造成公司、業(yè)主/商戶5000元及以上經(jīng)濟損失或人員受傷的； （5）物業(yè)主要設施設備突發(fā)故障，造成大面積停水、停電、停氣，在當天內無法恢復，影響商戶或使用人正常營業(yè)、生活秩序的事件； （6）物業(yè)管理區(qū)域內發(fā)生的各類嚴重妨害正常營業(yè)、辦公秩序的群體性事件，或涉及公司負面新聞報道、負面評價宣傳的各類媒體資訊； （7）公司員工或外包隊伍員工在工作中違法、違紀，嚴重侵害公司、業(yè)主/商戶或者第三人利益的； （8）公司員工或外包隊伍員工之間或與業(yè)主、商戶發(fā)生沖突，導致人員受傷的，嚴重負面影響的； （9）當?shù)卣块T或集團領導對物業(yè)服務方面提出的重要指令、整改要求； （10）其它影響較大或事態(tài)

35、一旦擴大，可能對公司運營管理造成重要影響的的突發(fā)性事件。 2、行政辦公室或各管理處接到重大事件的報告，必須在第一時間內向分公司領導或相關上級領導報告。 3、行政辦公室或各管理處負責人向分公司領導報告后，必須在第一時間趕到現(xiàn)場協(xié)助相關單位部門或公安消防等機構處理。 4、重大事件事發(fā)4小時內，行政辦公室或相關管理處分公司應向總公司提交重大事件報告單，若事件仍然在處置過程中，應將動態(tài)情況每日上報。遇到夜間條件限制無法按時報告的，應在第二天上午9時前進行補報。 5、重大事件處置完畢后，行政辦公室代表分公司或者責成相關管理處在3個工作日內，向總公司提交重大事件分析整改報告單。如實匯報事件的詳細處理過程及

36、結果，找出事件發(fā)生的主要原因，提出避免類似情況發(fā)生的整改、預防措施。6、重大事件未經(jīng)總公司或華南城同意授權，不得向外界擅自發(fā)布、散布有關事件處置工作的情況和事態(tài)發(fā)展的信息。7、在重大事件報告、處置過程中出現(xiàn)下列情形之一，將視情節(jié)輕重，給予相關責任人績效考核、降職、降薪、調崗或解除勞動合同的處理。 （1）緩報、瞞報、漏報，或報送虛假信息的； （2）未采取有效預防措施而導致重大事件發(fā)生的； （3）不服從上級管理部門對重大事件應急處置領導、指揮和協(xié)調的； （4）未及時組織開展應急處置和善后工作的； （5）未及時依法、依約收集有關證據(jù)，造成公司經(jīng)濟損失或產(chǎn)生負面影響的。八、快遞管理規(guī)定1、快遞物品是指

37、公司或員工因工作需要，寄送或收取的文件資料、貨物以及其他與工作相關貨品等。 2、快遞審批權限：各部門、各管理處因工作需要快遞，需填寫快遞申請表，并走OA流程審批： 3、同屬一個不可分割區(qū)域辦公場所應獨立設立一名兼職快遞管理員負責本區(qū)域快遞的跟蹤、登記、分發(fā)等工作；區(qū)域界定和劃分由各分公司行政辦公室自行設立，并將相關設立情況向總公司行政辦公室報備。4、收件管理： （1）快遞由快遞管理員統(tǒng)一接收，同時，檢查快遞包裝是否完好無損，核對收件人是否為公司員工，若收件人非公司員工，應當場退回； （2）快遞管理員確認簽收后，在快遞收件登記表上進行登記并通知收件人取件（收件人需填寫收件物品名稱詳細）。若收件人

38、當時不在公司，快遞管理員需電話通知收件人，以免耽誤公務； （3）貴重物品和公司機密文件，原則上由快遞管理員通知收件人到快遞管理員處自領，如收件人無法領取時，由快遞管理員與收件人確認后再辦理代收手續(xù)。自領者需攜帶相關身份證明，如需代領，代領人也需出示相關身份證明后方可辦理代收手續(xù)。 5、發(fā)件管理： （1）寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細資料。并妥善保留好相關單據(jù)，并把單號告訴發(fā)貨人，由發(fā)貨人自行跟蹤； （2）未經(jīng)登記、錯誤登記、拒絕登記及登記不全者，快遞費用及后果由其寄件人承擔，不計入公司快遞費用報銷中； （3）底單按月份與登記表一同保存，月底結算快遞費用?？爝f管理員負責核對費用清單，核

39、對無誤須經(jīng)部門負責人、公司負責人簽字確認后，由財務管理部進行支付。 6、公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由快遞管理員保管（保管期為一年），便于對賬和查詢；如寄件人需保留寄件單，僅限保留復印件?？爝f管理員每月對所有寄件費用按部門進行統(tǒng)計，發(fā)件部門負責人簽字確認。7、為避免風險，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000元至10000元的物品和易碎、易損件必須進行保價，若未保價而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔相應責任。 8、寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應第一時間將單號報到行政辦公室，由快遞管理員與快遞公司跟進索賠，寄（收）件人須給予相關配合。 9、快遞管理員須對每單索賠件記錄在快遞件遺失/

40、損壞登記表上，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺失/損壞率和評價快遞公司的服務水平。 10、行政辦公室負責每月至少一次檢查監(jiān)督各區(qū)域快遞管理情況，對存在問題或違規(guī)操作的區(qū)域應及時形成書面報告材料，向分公司負責人和總公司行政辦公室報告。11、行政辦公室每月月底前將本月快遞費用按使用部門分類核算，形成費用分攤表。九、合同管理規(guī)定十、印章申請管理規(guī)定1、公司一級印章的由集團總部辦公室-綜合事務部負責登記、留樣、備案；部門印章如需由部門保管，則要向集團總部印章管理部門報備；管理處一級印章由分公司行政辦公室負責登記、留樣、備案。2、印章申請使用要求： （1）印章使用申請原則上啟用OA審批流程，嚴格執(zhí)行用印審批流程

41、和登記手續(xù)。申請用印時，業(yè)務經(jīng)辦人在OA上填報印章使用申請流程，未啟用OA流程的用電腦填寫、打印印章使用申請表，手寫無效，報相應權限領導審批后，與一式兩份用印文件一起交印章管理人（其中一份蓋章后交由印章管理人存檔），確認審批手續(xù)齊備、無誤后再用印，否則印章管理人有權拒絕用印，產(chǎn)生的后果由用印申請部門自負。 （2）緊急情況需用印，如遇審批人外出無法審批的，審批人須以郵件或短信方式書面回復印章管理人，并同意后補簽字，印章管理人方可用印。經(jīng)辦人應對工作有一定的計劃性，不得在同一時段內多次出現(xiàn)先蓋章后審批的情況。 （3）已具備完整審批流程的合同、財務票據(jù)、工程聯(lián)系函、工程簽證、工程結算等文件，可不再填

42、寫印章使用申請表，憑相關審批單直接用印。 （4）不得在內容填寫不全的文件或空白合同、協(xié)議、業(yè)務報表、財務票據(jù)、證明及介紹信上用印。如確需用印時，由相應權限領導簽字同意，工作結束后，及時向印章管理人提供該文件復印件存檔，未使用的立即收回作廢。 （5）不得在手寫文件上加蓋印章。 （6）文件復印件加蓋公章時，需同時加蓋“用途”章，并注明真實用途。 （7）用印蓋章位置要準確、恰當，印跡要端正清晰，印章的名稱和用印件的落款要一致，不漏蓋、不錯蓋、不多蓋。 （8）有以下情形的用印有權拒絕或暫緩辦理：批準人越權審批的、超出規(guī)定的使用范圍的、用印文件內容與審批內容不符的、用印文件內容有明顯錯誤、疑議或法律風險

43、的。 3、部門印章未經(jīng)總公司審批同意，任何部門不得超出部門職權使用部門印章，嚴禁以部門印章代表公司對外簽訂合同或對公司的權利義務進行許諾。 4、合同用印的特別要求： （1）對外簽署的合同或協(xié)議，應按合同管理規(guī)定辦理審批程序，對方先簽字蓋章后，再加蓋我方合同章或公章。 （2）合同經(jīng)辦人員、經(jīng)辦部門負責人、法務部初審審核人及合同蓋章人員負責核對簽署合同與定稿合同是否一致；合同份數(shù)是否足夠；合同要求的附件是否齊全及有效。核對無誤后，核對人應在需蓋章的一份合同上簽字確認。同時授權代表簽字后，方可加蓋合同章或公章，沒有核對人員簽字，印章管理員不得用印。 （3）兩頁及以上的合同或協(xié)議，需加蓋騎縫章。 （4

44、）如發(fā)生蓋章合同與定稿版本不一致的，由經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門負責人和授權代表承擔主要責任，法務部初審審核人與合同蓋章人員承擔次要責任。5、印章管理責任： （1）公司印章由行政辦公室設專人保管，不得隨意放置。印章管理人應堅持原則、保守秘密；嚴格執(zhí)行印章管理制度，不得用管理印章之便為自己謀私利。 （2）印章管理人對所有用印文件應進行編號，并將編號、文件名稱等相關事項登記備案，并應留存相應領導簽批件，與印章使用申請表一起作為用印憑據(jù)，分類整理歸檔。 （3）印章管理人不得擅自用印，不得將印章轉借他人。 （4）違反本辦法規(guī)定的，為重大違紀行為，造成公司損失的，承擔全部賠償責任，審批人承擔連帶責任，若違反相關法

45、律法規(guī)的，依法移送有關部門處理。十一、檔案管理規(guī)定 1、分公司檔案內容涉及政策法規(guī)制度、物管基本數(shù)據(jù)、行業(yè)管理標準、經(jīng)濟目標責任、分類考核標準、外包外委合同、工程維保維修、安全保衛(wèi)管理、客戶業(yè)主資料等九個方面的類別。 2、行政辦公室負責整個檔案的收集、整理、匯總、建檔、保管、查閱和管理的責任。相關部門和管理處有配合收集、整理、匯總、移交相關資料的責任和義務。如果工作需要，部門和管理處可留存復印件。 3、行政辦公室必須有專人負責檔案管理： （1）貫徹執(zhí)行檔案法等法律和規(guī)章制度，熟練掌握檔案資料業(yè)務知識，完善分公司及各管理處檔案資料管理工作規(guī)章制度； （2）統(tǒng)籌規(guī)劃并負責分公司各類檔案資料的收集、

46、整理、編號、裝訂、存放、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，并按要求做好保密工作，加強檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化建設； （3）督促分公司各部門及各管理處檔案資料的移交工作。監(jiān)督落實同步歸檔制度，接收和保管集團各部門以及當?shù)厝A南城移交的檔案資料，進行整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展檔案資料歸檔和利用工作； （4）負責對下屬各管理處檔案資料管理的學習培訓，檢查、監(jiān)督、指導和考核各管理處檔案資料管理工作； （5）做好檔案室設備、設施的保管維護工作；維護檔案資料的完整和安全；負責檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計；同時完成上級安排的其它相關工作任務。 4、檔案資料的移交和歸檔 （1）各部門、管理處存放的

47、檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，定期（暫定每季度一次）進行移交。 （2）移交前須按類整理，按日期裝訂，填寫檔案資料移交表，履行移交手續(xù)。 （3）移交的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全；歸檔案卷應進行分類、排列，并加蓋檔號章、裝盒、編制檔案目錄。 （4）移交的文件材料應能耐久保存，如使用碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆、簽字筆等，不能使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 （5）移交的文件材料原則上一律為原件（除歸檔范圍表中列明為復印件外），要盡量追加原件，必要時復印件并加

48、蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔； （6）移交的文件材料中傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處； （7）移交的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整； （8）移交的文件材料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準確”； （9）移交的文件材料要清晰完整、符合集團檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和標準， 4、行政辦公室與各相關部門、管理處每季度至少進行一次資料檔案匯總會議，確定資料是否真實有效。 5、行政辦公室每季度至少進行一次資料檔案清理匯總，對過期或作廢的資料檔案要加蓋“作廢”印章。 6

49、、部門和管理處因工作關系需要借閱資料檔案，應填寫借閱登記表，經(jīng)部門負責人同意后，方可借閱，并在一周以內要求收回存檔。十二、資產(chǎn)管理規(guī)定 1、資產(chǎn)分為固定資產(chǎn)和低值易耗品二類。固定資產(chǎn)是指物品單位價值在貳仟元(含)以上的資產(chǎn)，低值易耗品物品是指單位價值在貳仟元以下的資產(chǎn)。2、資產(chǎn)分類管理： （1）辦公設備 （2）電腦 （3）交通運輸工具 （4）廚房用具 （5）宿舍用具 （6）辦公家具 （7）軟件 （8）房屋建筑物 （9）康體設備 （10）機器、機械設備 （11）商鋪 （12）電子設備 （13）附屬管理中心 （14）其他 3、固定資產(chǎn)分類折舊年限：房屋、建筑物，20年；機器機械、其他設備，10年；

50、運輸工具、器具、工具、家具，5年；電子設備，3年。 4、行政辦公室為實物資產(chǎn)監(jiān)控管理與統(tǒng)籌調配部門,負責對資產(chǎn)進行分部門/管理處統(tǒng)計、登記；負責監(jiān)督各部門資產(chǎn)管理及使用情況，負責統(tǒng)籌調配各單位資產(chǎn)，以及。5、各部門和管理處指定兼職資產(chǎn)管理員一名，負責對本部門的資產(chǎn)進行管理，其資產(chǎn)統(tǒng)計表由各部門和管理處負責人簽名確認。6、行政辦公室負責編制資產(chǎn)統(tǒng)計表、每月向上報告分公司的資產(chǎn)增、減變化，并配合財務部定期組織月度、半年、年度資產(chǎn)盤點，健全資產(chǎn)檔案，有效評估公司資產(chǎn)配置合理性。 7、各部門、各管理處負責人必須監(jiān)督部門資產(chǎn)管理員及時做好資產(chǎn)管理各項工作，并對部門物資的調撥、閑置、報廢物資進行及時處理，

51、并積極配合公司資產(chǎn)管理各項工作。 8、凡半年盤點發(fā)現(xiàn)未如實反映實物管理情況的部門和管理處，經(jīng)行政辦公室核實，處以該部門和管理處負責人書面警告一次，扣績效5分。9、各部門和管理處資產(chǎn)管理員須按時（每月5日前）按要求提交上月份資產(chǎn)統(tǒng)計表，未按時提交扣績效分2分。10、凡忽視資產(chǎn)管理工作，對公司資產(chǎn)未造成損失的給予各部門和管理處負責人口頭警告（書面記錄）處理；對公司資產(chǎn)造成損失或嚴重影響工作效率的，給予書面警告一次，扣績效10分，另公司保留要求賠償損失的權利。十三、倉庫管理規(guī)定 1、行政辦公室負責倉庫各項管理制度的制定和監(jiān)督管理，業(yè)務技能培訓。倉庫管理人員負責倉庫物料的出庫入庫、保管記賬和盤點，及根

52、據(jù)庫存協(xié)助各部門材料的申購工作。 2、購進物品入庫時，須憑采購單、送貨單、檢驗合格證、發(fā)票等辦理入庫手續(xù)，并認真核對購進物品的品名、數(shù)量、質量、規(guī)格型號、合格證件等內容，如驗收不了解的專業(yè)物品，須通知使用方派專業(yè)人員來現(xiàn)場驗收。 3、入庫單一式四聯(lián)，填寫應規(guī)范正確，字跡清楚。第一聯(lián)：存根聯(lián)，留存?zhèn)}庫，按月裝訂成冊，由倉庫長期保管；第二聯(lián)：客戶聯(lián)，交送貨單位采購部；第三聯(lián)：會計聯(lián)，交財務部會計入賬；第四聯(lián)：備用聯(lián)，交倉庫實物保管員。 4、對數(shù)量或質量有異議、單證不齊全的購進物品，不得辦理正式入庫手續(xù)，只可辦理臨時寄存；對經(jīng)檢驗不合格的物品一律退回，置于暫放區(qū)域；同時在二個工作日內通知采購部負責處

53、理。 5、貨品進倉后，在24小時內通過OA形式知會貨品申請部門領用。6、 倉庫應該對新購、回收物資進行分類管理，對數(shù)量、費用類物資進行分區(qū)擺放，不同系統(tǒng)、種類物資的零附件不得混雜，以便清點管理。每個貨位應貼有物料卡，注意防壓、防潮、防霉。7、 化工產(chǎn)品及危險品、焊接材料、電子儀器設備等特殊物資務必放置于干燥通風、整潔的室內，保證合適的溫度。 8、倉庫鑰匙必須隨身攜帶，不得存放在倉庫過夜；保管人休息、請假時，要辦理好工作及鑰匙交接手續(xù)，不得持有備用鑰匙。 9、倉庫管理員要做好倉庫安全防范工作，確保倉庫和物資的安全。倉庫內禁止吸煙，禁止堆放雜物和私人物品，禁止亂接電源和電線；注意防鼠防蟲，禁止非倉

54、管人員進入。 10、每天下班前倉庫管理人員要對自己所管轄的倉庫進行安全檢查，倉庫管理人員要懂得使用消防器材和必要的防火知識。發(fā)現(xiàn)異?；蛟O備設施老化等涉及安全隱患的要及時匯報。下班時最后確定門窗，各種設備的電源是否已全部關掉。11、倉庫所有存貨的出庫，倉管員憑物料領用單和領料人提供相應的維修單，才能發(fā)貨。物料領用單由申領部門開具，一式四聯(lián)：第一聯(lián)存根聯(lián)由倉庫留存，第二聯(lián)會計聯(lián)倉庫月末匯總后交財務部會計入賬，第三聯(lián)保管聯(lián)交實物保管員留存，第四聯(lián)結算聯(lián)交領料人留存。 12、維修維保材料的領用除“有償服務”類，都按以舊換新的規(guī)定發(fā)放維修材料。根據(jù)OA審批的申購單填寫物料領用單，在申請數(shù)量范圍內可直接領取，事后部門負責人在一周內補簽。 13、存貨出庫一般針對公司內部領料，涉及到外部門領料的，由行政辦公室開具領料單，領用物料金額較大的，領料人需同時持有正式的有其部門負責人簽字的請示報告；領用物料作為對外銷售時，領料人需先到財務繳款，再由所屬部門開具物料領用單報批，后持繳款收據(jù)和審批后的物料領用單至倉庫領料。 14、倉庫管理員發(fā)放物料時要遵照“推陳儲新，先進先