人力資源部部門專用章管理辦法

1、北京首佳投資管理有限公司人力資源部部門專用章管理辦法第一章 總則第一條 為進一步完善人力資源部部門專用章管理工作，保護公司法定權益，保證專用章保管與使用的安全和規(guī)范，根據(jù)人力資源部實際情況，特制訂本辦法。第二條 本辦法適用于北京首佳投資管理有限公司、北京首佳房地產(chǎn)評估有限公司、北京首佳聯(lián)合資產(chǎn)評估有限公司、北京首佳聯(lián)盟投資顧問有限公司、北京首佳聯(lián)信房地產(chǎn)經(jīng)紀有限公司、北京首佳聯(lián)誠房地產(chǎn)測量有限公司，以及其他關聯(lián)公司。第三條 本辦法中所指專用章包括上述各公司人力資源部部門專用章。第四條 專用章的使用范圍公司對外簽發(fā)的人事文件;公司與相關單位聯(lián)合簽發(fā)的人事文件;由公司出具的人事證明及有關材料等。第

2、二章 專用章的管理部門及權限管理第五條 專用章的管理部門1、人力資源部部門專用章由投資公司人力資源部負責管理和使用；2、專用章管理員崗位基本要求：在首佳公司工作一年以上的正式員工，責任心強。第六條 專用章使用的簽批權限專用章使用的簽批權限為公司法定代表人及其授權人，被授權人原則上為人力資源部副經(jīng)理及以上人員，授權期限為一年，專用章使用簽批授權書見附件一。第三章 專用章的審批流程第七條 用印流程（一） 網(wǎng)上審批：用印人填寫人力資源部部門專用章使用審批表 (見附件二)，并將需要蓋章文件作為附件（除公司營業(yè)執(zhí)照、資質）一并提交人力資源部副總經(jīng)理、總經(jīng)理對用印文件的效用進行核查并審批依據(jù)本辦法所規(guī)定的

3、有關權限領導對用印文件的效用進行核查并審批專用章管理員復核實際用印文件與附件的一致性后用印專用章管理員將審批單及用印文件復印件存檔（二） 紙版審批：用印人無法提供用印文件電子版時，應持用印文件復印件和審批表由相關領導當面審批，并在用印文件復印件上騎縫簽名專用章管理員對審批單、經(jīng)騎縫審批的用印文件復印件與用印文件原件進行對照審驗用印人在印章使用登記簿（見附件四）上登記相關信息后用印專用章管理員將審批單及用印文件復印件存檔。第八條 專用章借出流程借章人填寫人力資源部部門專用章借出審批單(見附件三 )，并確定監(jiān)章人人力資源部負責人審批依據(jù)本辦法所規(guī)定的有關權限領導對用印文件的效用進行核查并審批專用章

4、管理員密封印章，并交至借章人借章人在申請期限內歸還監(jiān)章人確認用印符合本規(guī)定。第四章 專用章使用的相關規(guī)定第九條 用印原則（一） 專用章的名稱與用印文件的落款要一致；（二） 用印文件應先簽字并注明日期后方可用印，合同用印應先由合同授權簽約代表人簽字并注明日期后，方可用印；（三） 用印文件在兩頁以上時應加蓋騎縫章；（四） 用印人應確保印跡端正清晰，用印位置應壓蓋簽字或公司名稱，并注意騎年壓月；（五） 禁止在手寫文件上加蓋人力資源部部門專用章；（六） 禁止在內容填寫不全的文件或空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權委托書、業(yè)務報表、邀請函、合同上加蓋專用章。第十條 專用章借出原則（一） 專用章外借應密

5、封，開啟和用印完畢后應由借出人和監(jiān)章人同時在場并簽字；如遇封口破損的情況，借章人應當立即停止專用章使用，并電話通知專用章管理員，及時交回專用章管理部門，并查明原因；（二） 專用章借出須在申請時限內歸還，超期不還的，所有責任由借出人一并承擔；（三） 監(jiān)章人應為正式員工；借出印章超過12小時者，監(jiān)章人應當為一級部門負責人及以上級別人員；同一事項重復借出印章時，監(jiān)章人不得為同一人；（四） 歸還專用章時，監(jiān)章人應確認借出申請單上的用印是否符合規(guī)定后簽字。第十一條 特殊情形下用?。ㄒ唬?公司法定代表人或其授權人無法及時審批時，用印人應向審批人電話溝通，說明用印內容和事項，審批人向專用章管理員確認同意后方

6、可用印，用印人應當在審批單上注明“×××電話同意”并署名。專用章管理員應確保事后審批人簽批。（二） 各公司對應權限管理領導親自簽署的文件、業(yè)務報表 、邀請函等，可直接加蓋相應公司的專用章，但用印人仍應按照本規(guī)定填寫專用章使用審批單并將復印件交專用章管理員留存以完善相關檔案，依據(jù)本項規(guī)定填寫的單據(jù)無需審批人簽字。第四章 專用章的日常管理第十二條 專用章的刻制(一) 人力資源部部門專用章刻制由總裁辦負責，提交書面申請并經(jīng)各公司實際經(jīng)營負責人及董事長核準后，到公安機關指定場所辦理相關手續(xù)，任何人不得私刻、復制；(二) 刻制申請中應說明專用章的種類、名稱、形式、使用范圍及

7、管理權限。第十三條 專用章的驗收投資公司總裁辦主任負責檢查專用章質量及使用痕跡（新章啟用前不允許有使用過的痕跡），確認合格后，交付人力資源部部門專用章管理員保管。第十四條 專用章的啟用投資公司總裁辦負責對人力資源部部門專用章進行登記、留樣并確定專用章管理員。專用章啟用時由總裁辦下發(fā)關于啟用_（專用?。┑耐ㄖ?，（見附件五）注明啟用日期、發(fā)放單位、使用范圍、啟用印模及專用章管理員姓名。總裁辦向人力資源部部門專用章管理員移交印章時，應填寫公司印章留樣備案表（見附件六），并登入印章登記臺賬（見附件七），注明名稱、類型、枚數(shù)、保管部門、保管人、保管部門負責人，公司印章留樣備案表由投資公司董事長指定專人永

8、久保存，公司印章留樣備案表保管員與專用章管理員不得為同一人。第十五條 專用章的保管專用章保管應遵守安全可靠的原則，加鎖保存，專用章管理員不得私自委托他人代管專用章。第十六條 專用章的移交與臨時保管（一） 專用章管理員調崗時，應填寫印章交接單（見附件八），連同其管理的專用章記錄和檔案一并移交，由人力資源部總經(jīng)理確定接收人，并由法定代表人授權。（二） 專用章管理員離職時，其管理的專用章記錄和檔案應作為員工離職移交工作的一部分。須辦理分管專用章的移交手續(xù)并填寫印章管理人離職交接單（見附件九）后方可辦理離職手續(xù)。（三） 專用章管理員休假、外出時，由人力資源部總經(jīng)理委派專人臨時保管，確保臨時保管員熟悉本

9、規(guī)定的相關要求，并填寫專用章臨時保管登記表（見附件十）登記備案相關信息。第十七條 專用章的廢止（一） 公司決定需要停用專用章的，經(jīng)董事長簽字同意后由總裁辦下發(fā)關于公司停用有關_（專用?。┑耐ㄖㄒ姼郊唬⑼Ｓ迷?、時間通知公司各有關部門，并將停用的專用章封存。廢止專用章由董事長指定專人保存五年。（二） 專用章丟失時，專用章管理員應當及時向總裁辦主任書面報告，總裁辦主任向董事長進行匯報并應及時采取相關補救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對責任人進行處罰等。第十八條 用印文件的管理（一） 用印審批單及用印文件復印件（除業(yè)務報告、公司營業(yè)執(zhí)照、資質）應按月存檔，并制作檔案目錄，列明

10、用印人、日期、用印事項。（二） 特殊原因不能留存復印件的，應在印章使用登記簿（見附件四）上登記相關事項。第十九條 專用章管理員應于每年度6月30前、12月31日前將該期間填寫的印章使用登記簿、OA系統(tǒng)打印的用印目錄及用印資料檔案全部移交至檔案管理員存檔。第五章 專用章的管理職責第二十條 用印人（一） 負責按本規(guī)定正確填寫用印申請；（二） 負責按照專用章審批人的意見用印或辦理事項；（三） 負責確保用印文件內容、數(shù)量與所提申請的內容、數(shù)量的一致性；（四） 負責按要求將用印文件歸檔；（五） 負責對本人借出專用章的安全保管。第二十一條 專用章管理員（一） 負責復核用印文件內容、數(shù)量與所提申請的內容、數(shù)

11、量的一致性；（二） 負責專用章的日常保管與使用安全，確保印章清晰、端正、符合規(guī)范；（三） 負責復核專用章審批流程是否符合本規(guī)定；（四） 負責將用印審批單和用印文件復印件存檔。第二十二條 監(jiān)章人（一） 負責監(jiān)督借出印章的使用與保管；（二） 負責審核用印文件內容、數(shù)量與所提申請的內容、數(shù)量的一致性。第二十三條 一級部門負責人（一） 負責專用章使用申請的初審；（二） 在不損害公司利益的基礎上負責確保用印文件使用事項的必要性、合法性。第二十四條 各公司法定代表人及其授權人（一） 負責專用章使用申請的終審；（二） 在不損害公司利益的基礎上負責確保用印文件使用事項的合法性。第六章 罰則 第二十五條 處罰原

12、則根據(jù)事件對公司名譽或經(jīng)濟利益所造成的影響程度，給予相關責任人紀律處分（包括通報批評、扣罰獎金、降職、除名）、追究經(jīng)濟責任直至法律責任。第二十六條 專用章審批的相關責任用印或辦理事項不符合公司規(guī)定、要求，未經(jīng)核實擅自審批的，一級部門負責人承擔直接責任，有關權限領導承擔管理責任，按情節(jié)輕重，給予相關責任人紀律處分（包括通報批評、扣罰獎金、降職、除名）、追究經(jīng)濟責任直至法律責任。專用章使用的相關責任專用章使用人不經(jīng)批準，私蓋或偷蓋印章的，給予紀律處分直至除名；給公司造成經(jīng)濟損失或名譽損失的，按情節(jié)輕重，追究其經(jīng)濟責任直至法律責任。第二十七條 專用章管理的相關責任專用章管理員履行職責不力，因管理不善

13、，被他人偷蓋專用章或不經(jīng)批準使用專用章的，按情節(jié)輕重，給予專用章管理員紀律處分直至除名；因印章管理不善造成專用章丟失的，對專用章管理員予以除名；給公司造成經(jīng)濟損失或名譽損失的，按情節(jié)輕重，追究其經(jīng)濟責任直至法律責任。第七章 附則第二十三條 本辦法從發(fā)布之日起實行，解釋權歸投資公司人力資源部。北京首佳投資管理有限公司二一一年十月十八日22專用章使用流程專用章管理員存檔審批單、用印文件復印件用印填寫專用章使用審批表 人力資源部負責人、有關領導在OA進行網(wǎng)上審批提交用印文件電子版 專用章管理員復核用印人填寫印章使用登記簿，簽字確認人力資源部負責人、有關領導對用印文件復印件、審批表進行紙版審批并在用印

14、文件復印件騎縫簽名無用印文件電子版 專用章借出及歸還流程專用章管理員密封專用章借章人、監(jiān)章人共同在場密封專用章；監(jiān)章人填寫專用章借出審批表“歸還”部分，并簽字交還專用章借章人、監(jiān)章人共同在場接收專用章人力資源部負責人、有關領導在OA進行網(wǎng)上審批填寫專用章借出審批表“借出”部分，明確監(jiān)章人專用章管理員存檔審批單用印附件一：專用章使用簽批授權書為了加強專用章管理，規(guī)范專用章使用的嚴肅性，本人 以北京首佳××××××公司法定代表人身份授權以下專用章使用審批代理人，代理人可按照實際工作需要慎重轉讓部分代理權。Ø ×

15、5;業(yè)務方面：審批代理人姓名授權范圍授權時限其他事項特別聲明：除本人和審批代理人外，其他人員簽批一律無效。特殊情況無法簽批的必須電話確認后方可使用專用章。審批代理人行使專用章審批權時應遵守公司有關規(guī)定，如因未按照規(guī)定行使權利，給公司帶來不良影響或經(jīng)濟損失的，公司及委托人將保留追求其法相法律責任。特此委托。公司名稱： 法定代表人： 年 月 日附件二： 專用章使用審批單專用章名稱： 用印次數(shù)：                  &

16、#160;  日 期：用印文件名稱（重要提示：除資質、營業(yè)執(zhí)照外，需要用印的文件應以附件的形式一并提交，文件無電子版的需要在“用印事項簡述”中重點說明文件的關鍵內容）用印事項簡述  （用印事項應填寫明確、具體，合同用印應填寫合同主要內容，包括合同簽訂方、合同事項、合同金額及付款方式、期限）文件報送單位（對外） 經(jīng)辦人 部門負責人  公司法人代表/授權人  使用及填寫說明：1、 蓋章后的文件需將復印件交至專用章管理員（公司營業(yè)執(zhí)照、資質除外）；  2、 用印文件超過一頁時，應加蓋騎縫章；公司營業(yè)執(zhí)

17、照、資質、法定代表人身份證復印件用印時，應加蓋“限××××××用” 章，并由用印人注明限用范圍。 附件三： 專用章借出審批單 專用章名稱：         日 期：專用章借出時填寫下列信息借出時間預計歸還時間用印事項簡述 用印文件名用印次數(shù)借出人監(jiān)章人部門負責人審批公司法定代表人/授權人審批專用章管理員簽字專用章歸還時填寫下列信息實際歸還時間開封時，專用章信封封條是否完好？ 是  否 監(jiān)章人簽字：

18、 開封時，使用人和監(jiān)章人是否同時在場？ 是  否印章信封是否有雙方開啟簽字？ 是  否鄭重聲明：本專用章自_年_月_日_時經(jīng)授權人簽字同意外出使用期間，其保管責任和用印責任均由專用章_負責。 借出人簽字：一、使用說明：     1、 蓋章后的文件需將復印件交至專用章管理員（除公司營業(yè)執(zhí)照、資質）；    2、公司營業(yè)執(zhí)照、資質需加蓋“限.用” 章；     3、嚴格管理專用章借出，借出時必須兩人，否則不得借出；專用章外借需密封，開啟時需

19、借出人和監(jiān)章人同時在場開啟并簽字；如遇封條破損的情況，借章人需立即停止專用章使用，并電話通知印章管理員告知情況，并將專用章帶回；    4、超期不還的，所有責任由接觸人一并承擔；    5、不得以任何理由在空白頁面、空白合同、空白表格之上用印，否則將承擔一切法律責任；    6、專用章使用完畢，歸還專用章保管員。如未發(fā)生任何問題，監(jiān)章人須填寫本表最后三項。二、填寫標準：    1、詳細填寫借出印章名稱，借出時間、歸還時間；    2、詳細填寫用印

20、事項和用印文件名，蓋章后的文件需將復印件交至專用章保管員（除公司營業(yè)執(zhí)照、資質）；    3、借出專用章時，借出人、監(jiān)章人、部門負責人（審批人）依次簽字后，由專用章保管員簽字并封章后，專用章方可借出；    4、專用章現(xiàn)場開封使用時，雙方應同時在信封上簽字。回公司后，監(jiān)章人填寫監(jiān)章情況并簽字確認。附件四：印章使用登記薄日期用印事項用印文件份數(shù)是否留存復印件用印人簽字附件五： 關于啟用×××專用印的通知_公司各部門及分子公司：根據(jù)首佳公司專用章管理辦法第_條的規(guī)定，由于_，現(xiàn)雕刻“_專用印”共_枚，自_年_

21、月_日起啟用。該印章由_公司_部門管理，印章管理員為_。原“_專用印” 共_枚同時廢止。特此通知。附件：新舊印章印模 舊印章印模 新印章印模 _年_月_日附件六：公司印章留樣備案表NO:_印章名稱：_章審批人：_刻制人：_啟用時間：_配置及保管部門：_印章用途：_印章專管員：_印章留樣本留樣印章自_年_月_日啟用。印章領用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責任人，于_年_月_日自公司辦公室領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經(jīng)濟損失時，本人自愿全額賠償因此對公司造成

22、的全部經(jīng)濟損失并接受公司的相應處罰。印章管理員：_年_月_日附件七：印章登記臺賬序號公司名稱印章名稱及類型數(shù)量保管部門保管人保管部門負責人備注附件八：印 章 交 接 單NO:_部門名稱：_ 交接日期：_年_月_日交接印章名稱：_ 用印注意事項說明：1、交接人雙方的行為均應遵守_公司公司印章管理辦法之規(guī)定。2、其他說明事項：_3、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時起，經(jīng)印章授權人簽字確認后，其保管責任和用印責任均由印章接收人_負責。移交人：_ 接收人：_年_月_日 _年_月_日印章授權人簽字確認：_ _年_月_日印章領用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責任人，于_年_月_日自公司總裁辦領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導致公司遭受經(jīng)濟損失時，本人自愿全額賠償對公司因此導致的全部經(jīng)濟損失并接受公司的相應處罰。印章管理員：_年_月_日附件九印章管理員離職交接單NO:_部門名稱：_離職交接印章名稱：_交接日期