印章管理規(guī)定09234

1、目 錄1 范圍2 引用文件3 術(shù)語(yǔ)和定義4 管理職責(zé)5 管理內(nèi)容與流程5.1 印章的分類(lèi)5.2 印章刻制、保管的審批權(quán)限5.3 印章刻制程序5.4 印章的領(lǐng)用、備案5.5 印章的保管5.6 印章的使用5.7 印章使用一般程序和規(guī)定5.8 印章的變更、銷(xiāo)毀6 監(jiān)督與檢查7 相關(guān)規(guī)定8 附錄附表 印章管理規(guī)定（征求意見(jiàn)稿） 為保證公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)公司利益特制定本規(guī)定。1 范圍本規(guī)定適用于內(nèi)蒙古大江能源集團(tuán)有限公司及下屬子公司（含控股子公司）。2 引用規(guī)定無(wú)3 術(shù)語(yǔ)和定義無(wú)4 管理職責(zé)4.1 行政人事部是公司印章管理的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司各級(jí)印章的檢驗(yàn)入庫(kù)、發(fā)放

2、、回收、銷(xiāo)毀和公司印章資料備案；負(fù)責(zé)抽查、監(jiān)督各部門(mén)的印章使用情況。4.2 其它各部門(mén)負(fù)責(zé)提報(bào)印章需求申請(qǐng)、接受審定以及本部門(mén)保管印章的保管工作。5 管理內(nèi)容與要求5.1 印章的分類(lèi) 公司印章分為行政印章、專(zhuān)用印章、部門(mén)印章、文件資料控制章、業(yè)務(wù)用章五類(lèi)。5.2 印章刻制、保管的審批權(quán)限印章刻制由印章使用保管部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)表1“印章刻制申請(qǐng)表”后，依下表1所示的權(quán)限范圍進(jìn)行審批。表1 印章刻制、保管、審批權(quán)限表序號(hào)印章名稱(chēng)刻制審批人保管授權(quán)審批人外帶、使用審批人1公司公章（工商部門(mén)核發(fā)）總裁總裁或其授權(quán)人2合同專(zhuān)用章法人代表法人代表法人代表或其授權(quán)人3業(yè)務(wù)專(zhuān)用章法人代表法人代表法人代表或其

3、授權(quán)人4發(fā)票專(zhuān)用章（稅務(wù)部門(mén)核發(fā)）法人代表法人代表或其授權(quán)人5法人印鑒專(zhuān)用章法人代表法人代表法人代表或其授權(quán)人6財(cái)務(wù)專(zhuān)用章（工商部門(mén)核發(fā)）法人代表法人代表或其授權(quán)人7黨、團(tuán)、工委公章組織負(fù)責(zé)人組織負(fù)責(zé)人組織負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人8檢驗(yàn)合格專(zhuān)用章、提貨專(zhuān)用章總經(jīng)理總經(jīng)理或其授權(quán)人總經(jīng)理或其授權(quán)人9部門(mén)用章總經(jīng)理部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)負(fù)責(zé)人11作廢章、現(xiàn)金收、付訖章等業(yè)務(wù)用章財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人各職能會(huì)計(jì)12其他非對(duì)外印章部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)負(fù)責(zé)人5.3 印章刻制程序5.3.1 凡上級(jí)政府有規(guī)定刻制要求的印章，其刻制按上級(jí)政府有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.3.2 凡上級(jí)政府無(wú)規(guī)定刻制要求的印章，其刻制由印章使用保管

4、部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)權(quán)限人員批準(zhǔn)后，將“印章刻制申請(qǐng)表”交行政人事部留存，統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)聯(lián)系刻制。5.4 印章的領(lǐng)用、備案5.4.1各種印章刻好后，由行政人事部負(fù)責(zé)通知印章使用保管部門(mén)人員領(lǐng)用。5.4.2 印章領(lǐng)用時(shí)印章使用保管人員需先填寫(xiě)表2“印章保管授權(quán)申請(qǐng)表”，依本規(guī)定“印章刻制、保管、使用審批權(quán)限表”要求報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批完成后交行政人事部檔案室。5.4.3 檔案室根據(jù)批準(zhǔn)的“印章保管授權(quán)申請(qǐng)表”辦理領(lǐng)用手續(xù)，填制表3 “印章領(lǐng)用、收回登記臺(tái)帳”，在臺(tái)帳上留下印章印模備案，并由領(lǐng)用人簽收。公司級(jí)印章領(lǐng)用時(shí)需同時(shí)簽訂“印章保管協(xié)議”，一式二份，檔案室與印章保管人各持一份。5.4

5、.4 檔案室每半年應(yīng)組織檢查核對(duì)印章的在用情況，匯總“印章領(lǐng)用、收回登記臺(tái)帳”，復(fù)印一份歸檔。5.4.5 領(lǐng)用印章的人員必須是負(fù)責(zé)印章使用保管者本人，其他人不準(zhǔn)代為領(lǐng)用。5.4.6公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章必須分散授權(quán)單人保管。5.4.7發(fā)票專(zhuān)用章由會(huì)計(jì)保管、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由會(huì)計(jì)保管，法人印簽專(zhuān)用章由出納保管。5.4.8 印章保管者的上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，在印章使用前要針對(duì)印章的使用對(duì)保管者進(jìn)行培訓(xùn)。5.4.9 新印章使用前，負(fù)責(zé)印章使用保管的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或印章使用保管的本人，應(yīng)以書(shū)面通知所涉及的單位和部門(mén)，并附啟用新印章的式樣及啟用時(shí)間。5.5 印章的保管5.5.1 印章的保管使用實(shí)行誰(shuí)保管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)使用誰(shuí)負(fù)責(zé)

6、的責(zé)任制。5.5.2 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章與法人代表的印鑒章不得同時(shí)由一人保管，法人印鑒章由專(zhuān)人保管，否則，將追究?jī)擅队≌卤９苋说呢?zé)任和財(cái)務(wù)部長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的由過(guò)錯(cuò)責(zé)任人全額賠償。5.5.3 公司級(jí)印章的授權(quán)保管人必須是過(guò)了試用期的正式員工。公司其它印章由使用保管部門(mén)負(fù)責(zé)人保管或授權(quán)專(zhuān)人管理。5.5.4 集團(tuán)下屬公司公章統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)保管，合同章由總經(jīng)理授權(quán)相關(guān)人員保管，財(cái)務(wù)類(lèi)印章（法人印鑒章、發(fā)票專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)章）由集團(tuán)財(cái)務(wù)部保管；集團(tuán)在東勝區(qū)外的企業(yè)，合同章由總經(jīng)理授權(quán)相關(guān)人員保管，財(cái)務(wù)類(lèi)印章（法人印鑒章、發(fā)票專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)章）由集團(tuán)財(cái)務(wù)部授權(quán)相關(guān)人員保管。5.5.4 印章因保管不

7、善被人濫用或各級(jí)印章保管人濫用職權(quán)、亂蓋印章而造成公司名譽(yù)或經(jīng)濟(jì)損失的，按情節(jié)輕重追究其責(zé)任，必要時(shí)送交公安機(jī)關(guān)依法追究責(zé)任。5.5.5 在不可抗力的原因下造成的公司級(jí)印章被盜、遺失，印章保管員應(yīng)立即上報(bào)及向公安機(jī)關(guān)報(bào)告?zhèn)浒?，同時(shí)登報(bào)聲明作廢，更換新的印章。5.5.6 因被盜、遺失印章造成的損失，在沒(méi)有公安機(jī)關(guān)的有效證明以前，由印章保管員負(fù)責(zé)。5.5.7公司各級(jí)印章保管人無(wú)權(quán)擅自加蓋印章。5.6 印章的使用印章的適用范圍與使用審批權(quán)限見(jiàn)表2“主要印章使用范圍及使用審批權(quán)限表”。表2 主要印章使用范圍及使用審批權(quán)限表印章名稱(chēng)資料名稱(chēng)使用批準(zhǔn)人公司公章涉及投資、收購(gòu)兼并等資本性運(yùn)作合同；公司向任何

8、單位辦理任何經(jīng)濟(jì)擔(dān)保等涉及公司財(cái)產(chǎn)安全業(yè)務(wù)總裁以公司名義對(duì)外發(fā)的行政文件、對(duì)外的函、證明、授權(quán)書(shū)、聘請(qǐng)書(shū)等總經(jīng)理/授權(quán)人促銷(xiāo)活動(dòng)確認(rèn)單、退貨單、品項(xiàng)確認(rèn)單、價(jià)格單、調(diào)價(jià)通知單總經(jīng)理質(zhì)檢報(bào)告、證件復(fù)印、項(xiàng)目申報(bào)資料總經(jīng)理公司內(nèi)部發(fā)布的通知、處理通知、嘉獎(jiǎng)通告、介紹信；不涉及公司利益與責(zé)任的對(duì)員工個(gè)人私事的證明等文字資料；員工勞動(dòng)合同；對(duì)外申報(bào)的相關(guān)資料總經(jīng)理對(duì)帳單、財(cái)務(wù)報(bào)表、開(kāi)票證明等總經(jīng)理其他資料總經(jīng)理合同專(zhuān)用章涉及投資、收購(gòu)兼并等資本性運(yùn)作合同；公司向任何單位辦理任何經(jīng)濟(jì)擔(dān)保等涉及公司財(cái)產(chǎn)安全業(yè)務(wù)?？偛媒?jīng)銷(xiāo)合同、專(zhuān)柜協(xié)議、配送協(xié)議、促銷(xiāo)服務(wù)協(xié)議、（商場(chǎng)）協(xié)議、訂單合同、采購(gòu)合同（協(xié)議）、租房

9、協(xié)議、租賃協(xié)議等總經(jīng)理/授權(quán)人勞動(dòng)合同總經(jīng)理/授權(quán)人業(yè)務(wù)章促銷(xiāo)審批表、進(jìn)場(chǎng)審批表、堆頭審批表總經(jīng)理財(cái)務(wù)專(zhuān)用章發(fā)票專(zhuān)用章法人印鑒專(zhuān)用章財(cái)務(wù)部票據(jù)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)檢驗(yàn)合格專(zhuān)用章產(chǎn)品合格標(biāo)識(shí)生產(chǎn)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人提貨專(zhuān)用章提貨單按規(guī)定規(guī)定部門(mén)用章用于審批簽章部門(mén)負(fù)責(zé)人其他印章如圖審章、出門(mén)放行章、號(hào)碼章等保管人5.7 印章使用一般程序和規(guī)定5.7.1 公司級(jí)印章使用時(shí)由印章使用人提出申請(qǐng)，填寫(xiě)表6“印章使用申請(qǐng)表”，依“主要印章使用范圍及使用審批權(quán)限表”所示的權(quán)限范圍在需蓋印章文件的背面進(jìn)行簽字確認(rèn)或口頭通知印章保管人。5.7.2 相關(guān)權(quán)限審批人確認(rèn)后將文件交印章保管人，由印章保管人在相應(yīng)文檔上加蓋印章。申請(qǐng)

10、使用人在表4“印章使用登記表”上詳細(xì)登記。5.7.3 加蓋印章時(shí)，印章保管人在經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料上親自加蓋；加蓋的公章應(yīng)端正、清晰，盡量不倒蓋、斜蓋；所有合同、協(xié)議等二頁(yè)以上資料應(yīng)在頁(yè)面右側(cè)加蓋騎縫章；相關(guān)合同、協(xié)議、證明等資料加蓋印章時(shí)，最后一頁(yè)無(wú)正文時(shí)候，應(yīng)在頁(yè)面頂端注明：此頁(yè)無(wú)正文。最后一頁(yè)有正文時(shí)，應(yīng)在頁(yè)面的末段注明“以下無(wú)正文”。5.7.4 印章使用審批權(quán)限見(jiàn)“表2 主要印章使用范圍及使用審批權(quán)限表”，具體說(shuō)明如下：a) 以公司的名義發(fā)布行政文件或?qū)ν夤?bào)告等時(shí)，需加蓋公司公章的，公章保管人可根據(jù)法人代表或其授權(quán)人在文件上的批文，加蓋公章，無(wú)批文的不準(zhǔn)加蓋公章；b) 簽訂各類(lèi)合同需

11、加蓋公章時(shí)，公章保管人應(yīng)根據(jù)總經(jīng)理在文件上的批文，加蓋公章，無(wú)批文的不準(zhǔn)加蓋公章。如涉及投資、收購(gòu)兼并等資本性運(yùn)合作合同需加蓋公章的，須總裁簽字方可予以加蓋公章；c) 涉及各職能部門(mén)工作規(guī)定規(guī)定范疇內(nèi)工作須加蓋公章時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理審批：d) 勞動(dòng)合同、職稱(chēng)評(píng)定等人力資源范疇需加蓋公章時(shí)，由行政人事部部長(zhǎng)審批；e) 對(duì)外申報(bào)材料需加蓋公章時(shí)，由申報(bào)部門(mén)分管副總審批；f) 銀行對(duì)帳單等財(cái)務(wù)范疇報(bào)表由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批；對(duì)賬函必須經(jīng)總裁審批。g) 財(cái)務(wù)部對(duì)外處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)須使用公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章和法人印鑒專(zhuān)用章時(shí)，由總裁授權(quán)后方可使用。否則，一律不準(zhǔn)使用，不受其他任何人員干涉和支配；h)

12、 公司向任何單位辦理任何經(jīng)濟(jì)擔(dān)保等涉及公司財(cái)產(chǎn)安全業(yè)務(wù)，須經(jīng)公司總裁書(shū)面批準(zhǔn)；否則，造成的一切后果由公章保管人承擔(dān)全部責(zé)任；i) 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章只適用于票證結(jié)算和銀行往來(lái)，由出納會(huì)計(jì)保管，法人印簽專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部長(zhǎng)保管；j) 非正常業(yè)務(wù)由總裁簽字后再分別辦理加蓋印章手續(xù)；k) 發(fā)票專(zhuān)用章由會(huì)計(jì)保管，僅限于銷(xiāo)售開(kāi)票；l) 黨工團(tuán)婦由組織負(fù)責(zé)人簽字方可蓋章使用。部門(mén)印章、文件資料控制章由部門(mén)主管簽字或授權(quán)方可蓋章使用；m) 部門(mén)用章，只能用于與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的資料上；n) 法人代表印鑒一律不準(zhǔn)作為辦理業(yè)務(wù)的私章使用，否則，造成的一切后果由法人代表印鑒章保管人負(fù)責(zé)。5.7.5 公司的公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)

13、用章、發(fā)票專(zhuān)用章和法人印鑒專(zhuān)用章外帶須經(jīng)公司法人代表或其委托代理人批準(zhǔn)，需填寫(xiě)表7“印章外帶登記表”，印章外帶由印章外帶批準(zhǔn)人確定是否需派員隨行監(jiān)督，并指定隨行監(jiān)督人。5.7.6 法人代表的印鑒章不得與銀行支票、承兌匯票同時(shí)由一人外帶，由印章使用批準(zhǔn)人、印章保管人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，否則，將追究保管人、使用人、批準(zhǔn)人的管理責(zé)任，造成損失的由印章使用人承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任。5.7.7 其它印章外帶須經(jīng)該印章使用保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字。5.7.8 外帶印章實(shí)行誰(shuí)外帶、誰(shuí)負(fù)責(zé)的責(zé)任制，在外帶印章期間凡與印章業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的一切責(zé)任，由印章外帶人員承擔(dān)。5.7.9 不得在空白內(nèi)容或者雖有內(nèi)容但沒(méi)有

14、簽訂具體條款的資料、文件上加蓋公司公章和法人代表印鑒章等重要印章。5.8 印章的變更、銷(xiāo)毀5.8.1 各種印章的外形、內(nèi)容需要變更的，應(yīng)重新按本規(guī)定第4.2條規(guī)定書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)印章刻制審批人同意，印章重新刻制后，由授權(quán)管理印章的部門(mén)辦理新的領(lǐng)用手續(xù)，并將變更后情況以書(shū)面形式通知所涉及的單位和部門(mén)。5.8.2 原印章由原領(lǐng)用（或印章保管人）直接交回檔案室，并由檔案員在原“印章領(lǐng)用、收回登記臺(tái)帳”上注明收回時(shí)間并簽名確認(rèn)。5.8.3停用回收的舊印章由部門(mén)主管提出經(jīng)行政人事部部長(zhǎng)批準(zhǔn)后（公司級(jí)印章銷(xiāo)毀由總經(jīng)理審批），由行政人事部監(jiān)督銷(xiāo)毀。5.8.4 印章保管人因工作變動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)原因不再保管印章時(shí)，應(yīng)

15、事先通知印章管理部門(mén)辦理領(lǐng)用人員變動(dòng)手續(xù)，印章管理部門(mén)憑借新批準(zhǔn)的“印章保管授權(quán)申請(qǐng)表”按要求重新辦理領(lǐng)用手續(xù)。同時(shí)做好印章領(lǐng)用注銷(xiāo)記錄。5.8.5 各部門(mén)管理人員在工作移交（包括離職和內(nèi)部調(diào)動(dòng)）結(jié)束后提交部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)時(shí)，部門(mén)負(fù)責(zé)人必須對(duì)印章是否按規(guī)定移交、登記等進(jìn)行確認(rèn)，否則應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。授權(quán)管理公章、合同章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、法人代表印鑒章的人員調(diào)離工作崗位或離職的，必須經(jīng)行政人事部簽字證明已辦理印章移交手續(xù)后，方可辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù)，否則印章保管部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。6 檢查與考核6.1 本規(guī)定由行政人事部負(fù)責(zé)組織各有關(guān)部門(mén)貫徹實(shí)施。6.2 本規(guī)定由總裁會(huì)同審計(jì)監(jiān)察部、行政

16、人事部負(fù)責(zé)檢查與考核。7 相關(guān)規(guī)定無(wú) 8 附表與附錄附錄一 印章管理協(xié)議表1 印章刻制申請(qǐng)表表2 印章保管授權(quán)申請(qǐng)表表3 印章領(lǐng)用、收回登記臺(tái)帳表4 印章使用登記表表5 印章外帶登記表表6 印章使用申請(qǐng)表 本規(guī)定由行政人事部歸口并解釋。本規(guī)定起草人： 本規(guī)定審核人： 本規(guī)定審定人： 本規(guī)定批準(zhǔn)人： 附錄一 印章管理協(xié)議甲方：內(nèi)蒙古大江能源集團(tuán)有限公司乙方： 一、根據(jù)印章管理規(guī)定最新有效使用版本的要求，結(jié)合印章管理工作的實(shí)際需要，經(jīng)甲、乙雙方協(xié)商一致，特訂立本協(xié)議： 二、乙方： 同志自 年 月 日 時(shí)起，對(duì) 印章共 枚，愿意按照甲方的印章管理規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行管理、使用，并承擔(dān)印章管理規(guī)定中的相關(guān)責(zé)

17、任。 三、乙方在不可抗拒的原因下造成的印章被盜、遺失，應(yīng)立即上報(bào)公安機(jī)關(guān)和甲方，因被盜、遺失印章造成的損失，在沒(méi)有公安機(jī)關(guān)的有效證明以前，由乙方負(fù)責(zé)。乙方應(yīng)無(wú)條件地取得公安機(jī)關(guān)的有效證明，并做必要的工作，以防止造成公司更大的損失。 四、甲方在本協(xié)議簽訂之日起，同時(shí)向乙方授權(quán)該印章的管理權(quán)限，對(duì)乙方按印章管理規(guī)定行使的正當(dāng)權(quán)力予保護(hù)。五、本協(xié)議乙方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任按照印章管理規(guī)定的條款劃分，即印章管理規(guī)定為本協(xié)議的附件，同時(shí)具有法律效力。 六、本協(xié)議在未簽訂以前屬于本協(xié)議范圍內(nèi)的印章已經(jīng)使用的，由原使用人承擔(dān)一切責(zé)任，（按其印章在使用的文書(shū)上注明的時(shí)間區(qū)分），是乙方繼續(xù)使用的，其責(zé)任由乙方承擔(dān)。 七

18、、本協(xié)議的違約責(zé)任，按印章管理規(guī)定執(zhí)行，無(wú)法協(xié)調(diào)解決時(shí)雙方有權(quán)向甲方所在地的人民法院提出訴訟。 八、本協(xié)議由甲、乙雙方簽字后生效。九、本協(xié)議一式貳份，甲、乙雙方各執(zhí)壹份。甲方： 有限責(zé)任公司 乙方簽字： 保管印章印模甲方代表簽字： 簽訂時(shí)間： 年 月 日印章刻制申請(qǐng)表表1申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)辦人刻制原因及印章式樣批準(zhǔn)人審核人 印章刻制申請(qǐng)表表1申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)辦人刻制原因及印章式樣批準(zhǔn)人審核人 內(nèi)蒙古大江能源集團(tuán)有限公司印章保管授權(quán)申請(qǐng)表表2申請(qǐng)部門(mén)保管人審 核保保管授權(quán)內(nèi)內(nèi) 容 新刻制印章新刻制印章名稱(chēng)：原有印章變更保管變更保管人原因：同意保管授權(quán)，按公司印章管理規(guī)定及印章管理協(xié)議合理使用印章。批 準(zhǔn) 年 月 日請(qǐng)用“”在保管授權(quán)內(nèi)容欄選擇印章領(lǐng)用、收回登