房地產(chǎn)檔案的精確化管理之我見

1、房地產(chǎn)檔案的精確化管理之我見摘要:房地產(chǎn)檔案實行精確化管理,是提高水平的有效措施。把檔案工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作日程、抓好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范化工作、房地產(chǎn)檔案實現(xiàn)信息化管理、明確服務(wù)方向為城市建設(shè)和管理服務(wù)和加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能是房地產(chǎn)檔案實行精確化管理工作的內(nèi)容。 關(guān)鍵詞:房地產(chǎn)檔案 精確化管理 方法 0 引言 房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)和管理的基礎(chǔ),它是確認(rèn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù),也是豐富的檔案信息源。房地產(chǎn)檔案館保管完整齊全的房地產(chǎn)檔案不僅是審查和確定產(chǎn)權(quán)、保障所有權(quán)人合法權(quán)益的重要依據(jù),而且是進(jìn)行城市規(guī)劃和建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)材料,是反映城市房屋和土地現(xiàn)狀的縮影,也是衡量一個城市管理和房

2、地產(chǎn)管理水平的重要標(biāo)志之一。隨著主義市場體制的建立,房地產(chǎn)二、三級市場的發(fā)展,城鎮(zhèn)住房制度改革的日益推進(jìn),逐漸形成了房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)多元化的格局。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易不斷增多,產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移日益頻繁,房地產(chǎn)檔案重要性也是日益受到人們的重視。房地產(chǎn)交易市場的活躍,房地產(chǎn)檔案的利用頻率日益加快,利用需求的不斷增長,對房地產(chǎn)檔案管理提出了更高的要求,對房地產(chǎn)檔案的管理水平提出了新的挑戰(zhàn),必須實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的精確化管理管理,才能適應(yīng)新時期對房地產(chǎn)檔案信息資源的需要。 1 房地產(chǎn)檔案的作用 1.1 房地產(chǎn)檔案是關(guān)系民生的檔案,是解決民事糾紛有效的原始依據(jù) 隨著社會主義法制建設(shè)的不斷完善和法制觀念的提高,人們運用武器維護(hù)自

3、己的合法權(quán)益,要求解決房產(chǎn)糾紛的民事訴訟和行政訴訟越來越多。某些特殊案件,由檢察機(jī)關(guān)、紀(jì)委立案,涉及干部貪污受賄,非法占有房產(chǎn)等方面的問題,也必須從產(chǎn)權(quán)歸屬方面取得證據(jù)才能定論。這都需要房管部門提供幫助,取得原始資料才能提供合法證據(jù),而房產(chǎn)檔案是合法有效的證據(jù)來源渠道,初始登記時的原始資料就成為最具有權(quán)威性的依據(jù)。 1.2 房地產(chǎn)檔案資料是舊城改造、開發(fā)企業(yè)投資的基本依據(jù) 近些年,泉州地區(qū)大部分縣市級城市都進(jìn)行了大規(guī)模的城市改造,特別是一些老城市的老城區(qū),急需拆除低矮破舊的舊樓房、平房,一方面改善的居住條件,另一方面是改變城市容貌。在這項工作中,政府投資力度并不是很大,而往往是由房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)

4、進(jìn)行商業(yè)運作。開發(fā)商在運作每一個項目時,都必須進(jìn)行調(diào)查,摸清拆遷范圍內(nèi)的房產(chǎn)數(shù)量,以便進(jìn)行成本核算和方案初步設(shè)計。如果不查閱相關(guān)房產(chǎn)檔案資料,開發(fā)商也好,政府也好,根本無法進(jìn)行投資預(yù)算,舊城改造則舉步維艱。因此,充分利用房產(chǎn)檔案信息必然有利于城市建設(shè),在城市建設(shè)中發(fā)揮著不可忽視的作用。 2 房地產(chǎn)檔案精確化管理的必要性 泉州房地產(chǎn)管理局為適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對房產(chǎn)檔案工作的新要求,按照“認(rèn)真做好房地產(chǎn)檔案工作,以檔案為平臺,積極開展檔案利用”的管理理念,使房產(chǎn)檔案工作真正走進(jìn)社會、貼近群眾。雖然,泉州市房地產(chǎn)管理局的檔案管理幾年前通過省先進(jìn)級檔案管理考核,但制定的規(guī)章制度執(zhí)行力度不夠,檔案的收

5、集與移交還不能做到規(guī)范化、制度化管理。當(dāng)前,應(yīng)以加強(qiáng)檔案目標(biāo)管理為手段,確立房地產(chǎn)檔案部門加強(qiáng)精確化管理的觀念,強(qiáng)化檔案工作的規(guī)范化,促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理水平的提高。檔案管理人員不能只忙于打頁碼、裝訂等日常性、事務(wù)性的工作,滿足于低層次的“水來土掩,兵來將擋”的傳統(tǒng)管理方法。只有認(rèn)真落實精確化管理,才能體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案工作的化要求,檔案人員才能成為“專業(yè)化人才”。 精確化管理要求泉州市房地產(chǎn)管理局各信息源產(chǎn)生單位,應(yīng)本著以人為本、方便利用、服務(wù)社會、促進(jìn)和諧的宗旨,充分協(xié)調(diào),有效溝通的原則開展檔案工作,正確處理房地產(chǎn)檔案管理保存與利用兩個方面的關(guān)系。保存好是檔案管理的基礎(chǔ),利用好是檔案管理的目的。

6、只保存不利用,檔案就是死的,如廢紙一張。齊全完整的館藏,將方便各層次人員查閱檔案,使利用者的合法權(quán)益得到有效地維護(hù)。 3 房地產(chǎn)檔案的精確化管理必須抓好的幾方面工作 3.1 把檔案工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作日程 房地產(chǎn)檔案是確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)的唯一依據(jù)。近幾年,泉州各縣(市)的房屋市場領(lǐng)域發(fā)展迅速,對房地產(chǎn)權(quán)屬和市場的管理要求也越來越高,作為政府的行政職能部門,領(lǐng)導(dǎo)班子必須重視產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理工作,始終把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理納入工作日程。一是把產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理納入科室領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)中,主任對產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任,突出強(qiáng)調(diào)職能部門專業(yè)檔案的重要地位。二是認(rèn)真落實產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案歸檔工作計劃。制定切實可行的產(chǎn)

7、權(quán)產(chǎn)籍檔案管理長遠(yuǎn)目標(biāo)規(guī)劃,確保產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作每年都有新目標(biāo),新起色。三是建立檔案工作管理目標(biāo)責(zé)任制。責(zé)任到人,層層負(fù)責(zé),實行德能勤績?nèi)婵己?實行百分制進(jìn)行表彰和獎勵。3.2 抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化 推行產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),其工作內(nèi)容有:產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案按自然區(qū)劃歸檔、編號和各類產(chǎn)籍資料保管期限的劃分,每幢房屋都應(yīng)建立了一個完整的產(chǎn)權(quán)卷,記載立檔房屋的變更情況。立卷、整理和編目等工作環(huán)節(jié)做到資料齊全、整理規(guī)范、編號科學(xué)、錄入及時準(zhǔn)確、檢索無盲區(qū)。文件材料的歸檔遵循房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的形成規(guī)律,保持卷內(nèi)文件之間的歷史聯(lián)系。產(chǎn)權(quán)檔案的接收、錄入電腦、整理上架、提供利用等環(huán)節(jié)緊密銜接,以保

8、證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案各項工作有序進(jìn)行。狠抓移交案卷的立卷質(zhì)量,特別是房產(chǎn)檔案在移交數(shù)量較大的情況下,要做到專人檢查驗收,每卷驗收合格后才能入庫。完備檔案交接手續(xù),收進(jìn)、移出登記及時、準(zhǔn)確。做好檔案借閱、保密和統(tǒng)計分析工作。以上基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作的扎實開展,為房地產(chǎn)檔案管理奠定了堅實的基礎(chǔ)。 3.3 房地產(chǎn)檔案實現(xiàn)信息化管理 房地產(chǎn)檔案信息化是房地產(chǎn)檔案利用現(xiàn)代信息技術(shù),通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用,不斷提高檔案接收、管理、指導(dǎo)、決策、利用的效率和水平,進(jìn)而提高房地產(chǎn)檔案工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,在服務(wù)質(zhì)量、提供信息的廣度和深度等方面都比傳統(tǒng)檔案有了質(zhì)的提高?，F(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案信息化的首要任務(wù)是:充分

9、利用現(xiàn)代化信息技術(shù)改進(jìn)檔案管理的流程,實現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化管理,建立檔案信息與單位業(yè)務(wù)網(wǎng)連接的內(nèi)部數(shù)據(jù)網(wǎng),實現(xiàn)信息資源共享。要實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的自動化、管理方式的網(wǎng)絡(luò)化、決策的智能化和檔案信息利用的電子化。目前,檔案信息化的應(yīng)用總體上處于迅速發(fā)展階段,檔案的存儲多以紙張為主,占據(jù)空間大,長期高頻繁的調(diào)用,紙質(zhì)記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損,一些歷史性的檔案亟待搶救。傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)資料保存方式,即不便于大規(guī)模信息自動查詢檢索,信息資源快速傳遞和共享受到限制,更談不上信息的更新和維護(hù),利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)對房屋檔案進(jìn)行管理已經(jīng)迫在眉睫。房產(chǎn)交易所目前采用紙質(zhì)載體檔案與電子檔案同步歸檔的

10、方式進(jìn)行管理。在保證紙質(zhì)檔案安全完整的基礎(chǔ)上,出一套電子檔案與紙質(zhì)文件同步歸檔、著錄的方法。即根據(jù)檔案利用的具體要求,將傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和圖紙,按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),通過錄入、掃描、壓縮、圖像優(yōu)化等多種數(shù)字技術(shù)加工成電子化的信息數(shù)據(jù),然后存入備份服務(wù)器、刻錄成光盤或大容量硬盤中形成“數(shù)字檔案”,并可隨時提供準(zhǔn)確高速的存取服務(wù),從而實現(xiàn)電子檔案與低質(zhì)檔案同步歸檔、同步著錄、即時整理、即時利用。 3.4 明確服務(wù)方向為城市建設(shè)和管理服務(wù) 作為房地產(chǎn)權(quán)屬管理部門,產(chǎn)權(quán)檔案利用工作就是通過多種方式為利用者實際需要提供產(chǎn)權(quán)檔案資料,進(jìn)行咨詢和服務(wù)工作。首先,我們要明確服務(wù)方向,努力為城市建設(shè)和管理服務(wù),為保障房地

11、產(chǎn)權(quán)人合法權(quán)益服務(wù)。我們對利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點、新問題要不斷改進(jìn)利用方式和服務(wù)手段,以適應(yīng)新形勢的需求。一是了解用戶的需求,化被動為主動,提高利用者對信息服務(wù)的滿意率。二是利用產(chǎn)權(quán)檔案的特點和規(guī)律,對整個所有權(quán)登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析,通過檔案分析工作,改進(jìn)各項業(yè)務(wù)工作,促進(jìn)產(chǎn)權(quán)檔案管理水平的提高。三是處理好利用和保密的關(guān)系,發(fā)揮產(chǎn)權(quán)檔案的作用。2006年至2008年我館共為群眾查檔、借閱、提供利用計8000余卷(件)。 3.5 加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人才的培養(yǎng) 實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理人員培養(yǎng),著重抓好以下幾方面工作:一是房地產(chǎn)檔案管理人員,既要熟悉房地產(chǎn)權(quán)屬管理知識,更要全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識,包括掌握檔案應(yīng)用理論知識、檔案學(xué)基