利用時代網絡,加強辦公室工作,創(chuàng)新工作機制,提高行政效率

1、利用時代網絡,加強辦公室工作,創(chuàng)新工作機制,提高行政效率某某縣離退休干部工作局副局長:楊平2005年12月30日辦公室是保證黨委、政府工作正常運轉的日常辦事機構,是協(xié)助黨委、政府處理黨務、政務和管理行政事務的綜合職能部門,是黨委、政府聯系廣大干部群眾和社會各界的重要窗口和橋梁,任務重、責任大。一、辦公室工作的地位和作用各級黨委政府要對本地區(qū)政治、經濟、社會各方面實施全面領導,必然要有一個綜合的辦事機構,辦理綜合情況、協(xié)助決策、傳達批示、督促檢查和后勤保障等方面的事務,從而保證黨委政府工作的正常運行,辦公室就是這樣一個綜合辦事機構,它承擔著上下聯絡、文書處理、機密傳遞等重要任務,在政務方面擔負著

2、參與制定決策和組織決策實施的重要職能。這種承辦黨務、政務、管理事務的工作性質,決定了黨政辦在黨和國家機關各部門中處于聯系上下左右、協(xié)調四面八方的中樞位置,具有不可替代的地位和作用,是領導正確決策、指導工作的一個重要的基礎性環(huán)節(jié)。江澤民同志指出:“黨委要實施領導,沒有辦公廳是不行的”,并要求黨委政府辦公室要發(fā)揮好三個作用:一是參謀助手作用;二是督促檢查作用;三是綜合協(xié)調作用。這三點要求,從全局的高度指明了辦公室的重要地位和作用。辦公室在發(fā)揮好“三個作用”的同時,還要搞好為同級黨委服務、為本地區(qū)各部門服務、為人民服務“三個服務”工作。這“三個作用”和“三個服務”,既是黨和人民賦予辦公室的光榮職責,

3、又是必須完成的基本任務。它充分體現了辦公室的地位和作用。綜述以上,辦公室工作的好壞、效率的高低、發(fā)揮作用的大小,直接影響一個單位的工作成效,它的作用是舉足輕重的、是不可缺少的。所以,必須下大力氣抓好辦公室的工作,為單位全局工作奠定堅實的基礎。二、某某縣機關及鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室存在的一些問題近年來,某某縣機關及鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室工作取得了很大的成績,一是跟上了時代的發(fā)展,按照單位及領導的工作思路,做了大量、繁重的工作,促進了某某縣各項事業(yè)的快速發(fā)展;二是通過組織培訓和參觀學習,加強了辦公室工作人員的業(yè)務技能,開闊了他們的視野,提高了意識,大多能勝任本職工作,有不少同志走上了領導崗位。造就了一支年青有為的、具有一

4、定素質的干部隊伍,在各行各業(yè)中做出了積極的貢獻;三是計算機的普及和應用,極大地促進了辦公室的工作,為今后辦公室的辦公自動化奠定了一定的基礎。但是,以現在的眼光看來,某某各機關單位及鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室的工作還需要更進一步的加強和提高,以適應時代發(fā)展的需要。存在的問題主要有:1、領導忙于繁鎖的政務,對辦公室偏重工作安排,但培養(yǎng)、管理、關心不夠;2、辦公室缺乏高素質業(yè)務人員,全縣文秘人員仍然緊缺。某某縣每一個副科級以上的領導干部都會有這個感受,找一個好秘書非常困難,并且一般的都很難找,大多是需要慢慢培養(yǎng),一旦培訓成熟了,上級領導看中又調走了,還得重新找,如此循環(huán),不但影響工作,還浪費了許多工作時間;3、辦公

5、室人少事多,人員流動頻繁,工作繁重而雜亂。鄉(xiāng)鎮(zhèn)及縣機關辦公室一般都只有1人,多的不會超過2人,事務特別多,尤其鄉(xiāng)鎮(zhèn)的秘書,有10余個領導在安排工作,真是下面一顆針上面千條線,有做不完的工作,加班成了家常便飯,家里基本上顧不上,共產黨員的先進性可以在這里得到體現。如果沒有一點工作能力,是不能把工作做好的,現在的辦公室秘書如果不會電腦運用,開展工作會更吃力。工作的系統(tǒng)性、條理性有待于探索,人員經常調出調進,新調進的人在不斷的重新整理辦公室,辦公室經常顯得雜亂無章;4、辦公設施、條件欠缺,跟不上時代辦公的需要;5、網絡化在辦公室得到的有效利用不高,電腦的運用大多僅局限于打材料。辦公室的工作非常繁重,

6、我們必須要充分運用時代網絡,有效地減輕辦公室的工作負擔,提高行政效率,全面促進各項工作順利的、高效的進行,為社會主義現代化建設搞好服務?？偟恼f來,辦公室工作存在的主要問題是:人才的缺乏、辦公條件的缺乏、計算機網絡運用的缺乏。三、加強辦公室工作的幾點建議(一、作好辦公室文秘等各方面人才的摸底選撥、定期封閉培訓,建設一支具有現代計算機運用水平的、高素質的辦公室人才隊伍。一是全面加強辦公室文秘隊伍建設。將可用作辦公室文秘人員和有潛力作為辦公室文秘人員的干部,進行調查摸底,選撥進行專門的文秘人才培訓(尤其是計算機網絡知識的培訓,使某某縣有一支優(yōu)秀、高效、精干的文秘干部隊伍,營造出另一種氛圍:不是找不到

7、秘書,而是優(yōu)秀秘書找單位,產生秘書人才市場的竟爭。二是著力選撥培養(yǎng)辦公室主任。建設一個培訓基地,專門培訓出優(yōu)秀的辦公室主任。一個優(yōu)秀的辦公室主任能擋一片天,可以讓領導從許許多多的行政事務中解脫出來,思索單位的長遠規(guī)劃及重大問題,全面提高行政效率。三是培養(yǎng)造就某某縣計算機網絡管理人才隊伍。在縣級招考計算機網絡實用人才,進一步加強和改進“某某信息港”和“某某政府工作網”的維護和管理。(二、加強“某某政府工作網”以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)縣各部門“網站”的建設,盡快組織編寫各種網絡辦公運用程序,逐步實現網絡辦公自動化。一是建立“某某縣信息網絡管理工作領導小組”。具體領導和協(xié)調某某縣信息網絡管理的相關工作;二是建設“

8、某某政府工作網”以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣各部門“網站”。要求:(1各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣各機關單位在“某某縣政府網”(內部網都要有一個版塊、一個電子郵箱、一個QQ號、一個電話號碼等,領導一般都應配有電腦、設有電子郵箱(向領導的匯報材料可以往郵箱里傳;(2鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣部門的版塊要相對一致,但內容上各具有本單位特色。鄉(xiāng)鎮(zhèn)版塊里的基本情況應有各村組的基礎數據和詳實的圖片,縣領導只要打開網絡,各村組的情況一目了然,有數據、文字、該村組的照片、村組概況短片錄像等;(3實現縣情、部門情、鄉(xiāng)鎮(zhèn)情、村組情和基礎材料、項目庫的共享,使扶貧項目材料能快速上下傳閱,減少浪費,全面提高行政效率;三是建設一支管理網絡的組織和專職隊伍,對管理人員

9、進行不定期的專門培訓。要保證網絡的正常運行,必須有常設機構和人員班子,我認為:(1組建和充實“某某縣信息網絡管理中心”機構和人員,在縣級設“某某縣信息網絡管理中心”,明確為正科級單位,定員5-10人(可抽有關單位人員兼職,電腦高級程序員應占2/3以上。具體負責全縣的計算機網絡管理(內網和外網;在鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣各機關部門設“*信息網絡管理站”,設在辦公室,由辦公室主任負總責,另抽調或從學校選招一名電腦中級程序員具體辦公,負責本單位的計算機網絡管理;(2把好上崗任職關。注意加大培訓工作力度,整合全縣現有計算機人才資源,選擇有基礎和有潛力的干部進行專門培訓,經過嚴格考試過關的干部方能上崗任用,只有這樣才能

10、保證某某縣計算機網絡的正常運行。四是組織編寫“某某政府工作網”所要求的各種網絡辦公應用程序(具體應用軟件待研究定,全縣所有辦公室統(tǒng)一執(zhí)行;五是保證“某某縣信息網絡管理中心”和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣各單位“*信息網絡管理站”的計算機硬軟件設施和辦公經費配備。一般計算機硬件設施應配備有:高配置的電腦、打印機、復印機、傳真機、電話、掃描儀、數碼像機、刻錄機、音箱耳麥、寬帶入網等等。六是要求領導和干部重視“某某信息港”(公開網和“某某縣政府網”(內部網,號召全縣人民都上某某網。領導重視是關鍵、是提高行政效率的基礎,“某某縣政府工作網”是為領導工作服務的，網絡的豐富與否與領導有直接的關系。廣大人民群 眾可以通過網絡

11、與行政人員溝通， 給單位和領導的工作提出意見 和建議等等。 、做好扶貧開發(fā)調研， 好項目庫建設， （三） 做好扶貧開發(fā)調研，抓好項目庫建設，實現全縣網 絡共享，積極促進某某縣的招商引資和項目實施工作。 絡共享，積極促進某某縣的招商引資和項目實施工作。 某某縣的招商引資和項目實施工作 在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，不是不重視項目庫的建設，其原因是多方面的，一 是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應該做的行政事務太多，領導想辦，苦于很多工作沒有 很好地整合，人手又不夠，很多事都擱了下來；二是人才缺乏； 三是受敬業(yè)程度和積極程度的影響等等。在縣部門，部分干部有 時間，非常想做一些事，但苦于對全縣及有關鄉(xiāng)鎮(zhèn)的基本情況、 基礎數據、當前的發(fā)展狀況不了解

12、，要一點數據不想求人，對全 縣總的發(fā)展概況是懵懂的，所以別說不想干事的，就想干事的也 不想干了，得過且過的現象比較普遍。 其實，搞好全縣項目庫的建設應該不是一件困難的事，因為 有了計算機網絡。一般來說，很多項目都是有模式的，只要了解 基本情況，都可以寫，但具體認定必須有專家和專業(yè)人才才行。 我認為要建設好某某縣的項目庫，可以分步實施，即：先建好初 網，然后各年度修改、添加運用。 （1）初步形成項目庫網絡。 第一步，基本情況、圖、文上網。某某縣各部門各鄉(xiāng)鎮(zhèn)把基 本情況、 貧困狀況、 自然資源情況等等的文字和圖片全部上網 （內 網） ； 第二步，項目的提出。各部門各鄉(xiāng)鎮(zhèn)按照規(guī)劃，分類提出簡 介式的

13、項目，進一步對接、篩選、討論、確定、上網，申請上級 及社會各界提意見； 6 第三步，領導初審項目。由縣領導和部門瀏覽網絡后提出意 見（在網上或紙上提出意見） ，各部門各鄉(xiāng)鎮(zhèn)收集意見進行整理； 第四步，項目庫網絡的建立。請專業(yè)人才設計“某某縣項目 庫網絡” ，通過“某某縣信息網絡管理工作領導小組”討論、研 究后確定。 第五步，組織編寫項目，建庫上網。由縣組織各鄉(xiāng)鎮(zhèn)編寫項 目人員到縣里，統(tǒng)一按規(guī)定、按要求、按格式編寫。縣里組織專 家和懂項目的人員審定， 各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位將編寫好的項目按分類放 入網絡。至此，初稿確定。 第六步，項目確定，并在網絡形成項目庫。縣領導、部門領 導、鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導在網上瀏覽兩次提意

14、見，重新整合，建庫上網。 （2）項目庫的建設與運用。 運用網絡上的項目庫，每年添加、修改運用，促進辦公的高 效率化。今后的項目上報，縣里只要在網上通知格式，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各 部門就很方便、快捷地把項目報在網上，傳給職能部門，如期上 報。大大地降低了行政費用、節(jié)省了跑上跑下的時間，實現辦公 的高效快捷化。 重大項目和及招商引資項目，可以直接從項目庫里提出來， 放入外網（某某信息港）向社會公布，進行招商引資。有效避免 了由于項目的匱乏給招商引資工作帶來的影響。 、鄉(xiāng) （四） 鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）黨政辦、經濟發(fā)展辦、社會事務辦等部門實 、 黨政辦、經濟發(fā)展辦、社會事務辦等部門實 現業(yè)務綜合化。 現業(yè)務綜合化。 鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公

15、室突擊性的工作特別多，人手又特別少，現在經濟 發(fā)展辦、社會事務辦的許多工作都是和鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）黨政辦的工作是 交錯的，有時又是不同步的，有時有的人非常輕松，有的人又非 7 常繁忙，可以將 3 個辦公室合署辦公，幾塊牌子一套人馬，統(tǒng)一 管理，可以同時任命經濟發(fā)展辦主任、社會事務辦主任為黨政辦 副主任，黨政辦主任必須是黨委委員。這樣，在人員編制得不到 增加的情況下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦的人才資源得到整合和加強，有力地 提高了行政效率。 、全縣機關單位、 （五） 全縣機關單位、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）年度工作目標考核實現宏觀 、全縣機關單位 化、簡單化。 簡單化。 通過近幾年全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、 各機關單位年度工作目標考核的情 況看，存在一些問題：一是有的