證照管理實(shí)施細(xì)則

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上關(guān)于印發(fā)山西省XXX公司證照管理實(shí)施細(xì)則的修訂通知公司所屬各單位（部門）： 為規(guī)范公司證照管理，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特對(duì)山西省XXXXXX證照管理實(shí)施細(xì)則進(jìn)行修訂，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。特此通知附件：山西省XXXXXX證照管理實(shí)施細(xì)則 附件：山西省XXXXXX證照管理實(shí)施細(xì)則第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng)山西省XXXXXX（以下簡(jiǎn)稱公司）依法取得的各類證照的管理，減少和避免風(fēng)險(xiǎn)，保障公司經(jīng)營管理的順利進(jìn)行，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)制定本細(xì)則。 第二條 本細(xì)則適用于公司各單位（部門）。第三條 本細(xì)則所指證照包括但不限于以下種類：（一）建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì) （二）營業(yè)執(zhí)照（包

2、括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和其他種類營業(yè)證照）、組織代碼、資信等級(jí)證、稅務(wù)登記證； （三）土地使用權(quán)證、房屋所有權(quán)證、房屋契證、產(chǎn)權(quán)登記證； （四）商標(biāo)注冊(cè)證書、專利證書； （五）出資證明、股權(quán)證書； （六）生產(chǎn)、銷售、使用許可證；（七）各種榮譽(yù)證書；（八）其它證照。 第四條 證照管理的內(nèi)容包括證照的辦理、登記、備案、使用、保管、注銷處置和根據(jù)經(jīng)營變化需加強(qiáng)管理的其它內(nèi)容。 第五條 合同、協(xié)議、申請(qǐng)書、責(zé)任書、印章、依法取得的社團(tuán)法人資格證書及其法定代表人證書、刊物準(zhǔn)印證書的管理不適用本細(xì)則。第二章 管理職責(zé) 第六條 公司辦公室是證照管理部門，職責(zé)如下： （一） 向證照頒發(fā)機(jī)關(guān)提出辦理職責(zé)范圍內(nèi)各種證

3、照的申請(qǐng)； （二） 接受、登記備案和保管本部門或其它證照辦理部門已辦理的證照； （三） 對(duì)證照的借閱、復(fù)印、使用進(jìn)行審查及批準(zhǔn)后的實(shí)施； （四） 督促并協(xié)助相關(guān)部門對(duì)所辦理的證照進(jìn)行變更、年檢、注銷； （五）對(duì)證照的管理情況進(jìn)行審查、檢查、監(jiān)督。第七條 負(fù)責(zé)辦理職責(zé)范圍內(nèi)有關(guān)證照或在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中使用證照的部門為證照管理承辦部門，具體職責(zé)是：（一）向證照頒發(fā)機(jī)關(guān)提出辦理申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后及時(shí)領(lǐng)取相關(guān)業(yè)務(wù)證照；（二）將領(lǐng)取的證照在移交給公司檔案室前進(jìn)行暫時(shí)保管；（三）按本細(xì)則規(guī)定向檔案室移交證照；（四）確保使用證照的完好、安全，并及時(shí)歸還使用的證照。其他參與證照管理部門對(duì)證照的申領(lǐng)、使用、保管等

4、進(jìn)行管理。第八條 公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)公司范圍內(nèi)的證照管理工作進(jìn)行檢查、考核、指導(dǎo)。公司所屬各單位負(fù)責(zé)對(duì)本單位證照進(jìn)行管理，但申領(lǐng)證照必須經(jīng)證照管理部門同意。第三章 證照的辦理與移交 第九條 證照管理及承辦部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)的規(guī)定和業(yè)務(wù)需要，及時(shí)向證照頒發(fā)機(jī)關(guān)提出辦理申請(qǐng)。 辦理證照申請(qǐng)時(shí)應(yīng)填寫山西省XXXXXX證照申領(lǐng)會(huì)簽表（附件1）履行以下審批、會(huì)簽程序： （一）人力資源部，審查申領(lǐng)證照名稱是否正式行文發(fā)的規(guī)范名稱（包括簡(jiǎn)稱）； （二）辦公室，審查申領(lǐng)的證照是否為規(guī)范的外文名稱（包括簡(jiǎn)稱）； （三）企業(yè)策劃部，審查申領(lǐng)文件是否符合國家法律法規(guī)規(guī)定；（四）相關(guān)業(yè)務(wù)部門，審查申領(lǐng)文件是否符合公

5、司現(xiàn)有規(guī)定及專業(yè)要求。除專業(yè)證照由證照管理承辦部門提出辦理申請(qǐng)外，其它證照一律由證照管理部門提出辦理申請(qǐng)。第十條 辦理證照移交時(shí)，辦公室和管理承辦部門應(yīng)分別有兩人同時(shí)在場(chǎng)，核對(duì)證照及相關(guān)申請(qǐng)批準(zhǔn)手續(xù)無誤后，填寫證照移交單一式兩份（附件2），并共同在移交單上簽字認(rèn)可。移交的證照（含正副本）及相關(guān)資料要齊全完整，應(yīng)包括自申報(bào)到取得證照的全部資料。第四章 證照的登記和保管第十二條 證照管理部門應(yīng)對(duì)本部門依法取得和管理承辦部門移交的證照及時(shí)進(jìn)行登記，并做好相關(guān)記錄。證照登記的內(nèi)容包括：證照名稱、發(fā)證部門、取得時(shí)間、有效期限、使用和變更情況等。第十三條 檔案室由專人保管依本細(xì)則第九條取得的證照。依法或根

6、據(jù)業(yè)務(wù)需要應(yīng)在指定地點(diǎn)懸掛、存放保管的證照，由承辦部門按照有關(guān)規(guī)定保管。專職保管證照的人為證照保管人，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定管理證照；如因職務(wù)調(diào)動(dòng)或離職，必須辦理保管證照移交手續(xù)。證照管理部門和檔案管理部門應(yīng)依各類證照的換發(fā)、年檢、使用期限、到期時(shí)間按時(shí)間順序排列保管，定期查看。遇證照到期，由證照管理部門負(fù)責(zé)或者提示承辦部門，提前一個(gè)月做好換證、年檢、重新辦理的準(zhǔn)備工作。第十四條 證照管理部門、管理承辦部門、檔案管理部門應(yīng)妥善保管證照，防止證照丟失和損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)立即向證照管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。證照管理部門要立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。第五章 證照的備案第十五條 公

7、司所屬各單位涉及相關(guān)證照的部門，每年均需到公司辦公室對(duì)本單位正在使用的證照進(jìn)行備案。第十六條 備案時(shí)應(yīng)提交本單位證照管理部門負(fù)責(zé)人、保管人情況表，所使用、保管證照情況匯總表（包括證照名稱、發(fā)證部門、取得時(shí)間、有效期限、保管部門、證照保管人、證照變更情況等）和證照復(fù)印件各一份。第十七條 對(duì)未能通過年檢或未經(jīng)有關(guān)部門核準(zhǔn)的證照，備案時(shí)應(yīng)附書面說明。第六章 證照的使用第十八條 因故需借閱、抄錄、攜帶、復(fù)印證照時(shí)，應(yīng)由使用部門確定一專責(zé)人負(fù)責(zé)，即使用人。由使用人詳細(xì)填寫證照使用審批單（附3），經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)審核，送辦公室審查同意后，呈公司分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表（負(fù)責(zé)）人審批。 證照使用審批單中應(yīng)明確記載所

8、使用證照的名稱、用途、份數(shù)、原（復(fù)印）件，使用時(shí)間，有效期限，歸還日期，使用人等情況。第十九條 使用人在向辦公室送審時(shí)，應(yīng)同時(shí)附送相關(guān)全部資料，主動(dòng)、如實(shí)介紹需要使用證照的有關(guān)情況，并預(yù)留適當(dāng)?shù)膶彶闀r(shí)間。第二十條 證照使用審批權(quán)屬于公司分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表（負(fù)責(zé)）人，其中：公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)查閱、復(fù)印、抄錄相關(guān)證照的審批；攜帶外出使用證照必須經(jīng)公司法定代表（負(fù)責(zé)）人審批。第二十一條 使用人持使用審批單到辦公室辦理證照使用。需要急用的證照，如有權(quán)審批人不能及時(shí)審批時(shí)，使用人可電話或傳真請(qǐng)示。在得到同意的明確指示后，使用人持書面指示材料（若為電話記錄須由記錄人員簽名）或先辦理使用手續(xù)，并將此

9、材料交存辦公室，事后使用人及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。第二十二條 使用證照復(fù)印件的，由辦公室復(fù)印后提供，并在該復(fù)印件上標(biāo)明使用范圍、有效期限，加蓋公司公章。其它部門不得擅自復(fù)印。第二十三條 對(duì)于需攜帶外出使用的證照，在外期間應(yīng)同時(shí)有兩名本單位人員共同在場(chǎng)，以便相互監(jiān)督，防止發(fā)生證照丟失、損毀和轉(zhuǎn)借等行為。第二十四條 證照使用完畢歸還時(shí)，由證照保管人與使用人對(duì)證照共同查驗(yàn)無誤后，將證照交證照保管人，使用人和證照保管人同時(shí)在證照使用審批單簽名，并標(biāo)注歸還時(shí)間。第二十五條 公司市場(chǎng)發(fā)展部所管理的證照，只適用于投標(biāo)，不得提供它用。第七章 證照的變更和注銷第二十五條 證照管理部門負(fù)責(zé)辦理本單位證照的變更、注銷，相

10、關(guān)法定事項(xiàng)出現(xiàn)，應(yīng)按照國家法律規(guī)定對(duì)證照進(jìn)行變更或注銷時(shí)，并及時(shí)辦理其它相關(guān)手續(xù)。辦理過程中，證照管理部門應(yīng)按照使用證照的管理規(guī)定，指派專人（不少于二人）負(fù)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)，保證證照的完好無損。第二十六條 證照因變更或注銷失效后，除依法應(yīng)由頒發(fā)證照機(jī)關(guān)收繳的證照外，其它證照應(yīng)先由證照保管人或檔案管理部門保管，但不得繼續(xù)使用。經(jīng)報(bào)請(qǐng)發(fā)照機(jī)關(guān)同意銷毀的，由管理部門填寫證照銷毀清單（見附4），經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)后，由專人（二人）予以銷毀。第二十七條 證照管理部門應(yīng)對(duì)銷毀的過程或失效證照登記造冊(cè)備查，并保留復(fù)印件。第二十八條 因機(jī)構(gòu)撤并、清算等原因，致使證照無效的，撤并機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人為第一

11、責(zé)任人，必須保證撤并單位所有證照按時(shí)上交，由上級(jí)證照管理部門或清算組接收，相關(guān)證照的移交必須履行交接手續(xù)，防止證照流失、毀損。第二十九條 接收證照的機(jī)構(gòu)必須依據(jù)實(shí)際情況的變化，對(duì)證照進(jìn)行變更、注銷，不得繼續(xù)使用；如因特殊情況需使用撤并單位證照的，須公司法定代表（負(fù)責(zé)）人或清算組組長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可使用。第八章 考核與獎(jiǎng)懲第三十條 證照管理部門對(duì)各單位證照使用、保管、變更、注銷等工作進(jìn)行考核檢查，對(duì)違反本辦法相關(guān)規(guī)定的單位和個(gè)人提出考核建議，計(jì)入單位或個(gè)人績(jī)效考核。第三十一條 檢查考核主要標(biāo)準(zhǔn)為：（一）證照有效、合法、年檢及時(shí)；（二）證照保管專人負(fù)責(zé)、安全可控；（三）證照使用審批程序健全，臺(tái)帳記錄完整

12、；（四）證照備案及時(shí)、真實(shí)、全面；（五）不發(fā)生因證照使用、保管不當(dāng)引發(fā)的糾紛。第三十二條 有關(guān)人員在證照管理、使用過程中未恪盡職守，存在下列情形之一，未給公司造成損失和不良社會(huì)影響的，給予批評(píng)教育；造成不良社會(huì)影響或直接經(jīng)濟(jì)損失的，按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分并追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任；涉嫌犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。（一）申請(qǐng)辦理人、證照使用人在履行審核、審查、審批等手續(xù)過程中，故意隱瞞真實(shí)情況或不完整提供相關(guān)資料的；（二）未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自出示、復(fù)制、出借證照的；（三）將證照挪作它用的；（四）保管、使用不當(dāng)，造成證照損毀、遺失或盜用的。第九章 附則第三十四條 本細(xì)則執(zhí)行中如與國家、上級(jí)單位頒布的

13、新規(guī)定相矛盾，以國家、上級(jí)單位頒布的規(guī)定為準(zhǔn)。第三十五條 本細(xì)則由山西省XXXXXX辦公室負(fù)責(zé)解釋，所屬單位（部門）遵照?qǐng)?zhí)行。第三十六條 本細(xì)則自發(fā)之日起施行。附1：證照申領(lǐng)會(huì)簽表附2：證照移交單附3：證照使用審批單附4：銷毀證照申請(qǐng)單附1：山西省XXXXXX證照申領(lǐng)會(huì)簽表申領(lǐng)證照名稱簡(jiǎn)稱英文名稱簡(jiǎn)稱申請(qǐng)單位審批機(jī)關(guān)申請(qǐng)事由人力資源部門意見 簽字： 年 月 日證照管理部門意見： 簽字： 年 月 日相關(guān)職能部門意見： 簽字： 年 月 日經(jīng)理工作部意見： 簽字： 年 月 日法定代表人（負(fù)責(zé)人）意見： 簽字： 年 月 日附2：山西省XXXXXX證照移交單移交時(shí)間： 年 月 日 編號(hào)：移交部門移交人移交人接收部門接收人接收人移交證照情況證照名稱、編號(hào)份數(shù)其它情況說明移交資料情況證照名稱、頁號(hào)份數(shù)其它情況說明備注移交部門（簽章）： 接收單位（簽章）：移交人（簽字）： 接收人（簽字）：附3：山西省XXXXXX證照使用審批單編號(hào)：申請(qǐng)使用部門專責(zé)人使用證照名稱使用證照用途使用時(shí)間 年 月 日 年