制度執(zhí)行管理程序

1、編制日期版本修改內(nèi)容編制人生效日期2005/10/14初版王俊泉制表會簽核示1.目的:通過對內(nèi)部制度、流程的執(zhí)行情況進(jìn)行審核，找出制度、流程未執(zhí)行的原因并進(jìn)行改善，保 證公司所制定的所有制度、流程得到切實(shí)的執(zhí)行。2 適用范圍：僅適用于本公司經(jīng)正式受控的制度、 流程、 規(guī)定等文件， 不包括其他受控文件或非受控文件 。 3 定義：制度：本程序所指的制度包括經(jīng)規(guī)定權(quán)限人審批過，經(jīng)行政部受控的公司有關(guān)程序文件、 操作指引和制度文件，以及其他經(jīng)行政部確認(rèn)需按此程序執(zhí)行的其他文件。4參考制度：文件控制程序 COPPF-0015權(quán)責(zé)： 行政部：負(fù)責(zé)本程序的制定、修改，并監(jiān)督其執(zhí)行；主導(dǎo)公司內(nèi)部制度的集中審核

2、。 制度編寫部門：負(fù)責(zé)對所編寫制度開始執(zhí)行時的 討論、會簽、審核 ，及制度的改善。 總經(jīng)理：批準(zhǔn)本程序。6內(nèi)容： 制度執(zhí)行的管理包括兩部分：制度發(fā)行時的管理和公司所有內(nèi)部制度的集中審核。6.1 制度發(fā)行時的管理： 制度發(fā)行時的管理包括制度的擬訂、宣導(dǎo)、執(zhí)行、審核、改善等。6.1.1 由制度編寫部門按 文件控制流程 將草稿完成后， 須先將草稿 用郵件形式 發(fā)給相關(guān) 部門經(jīng)理及總經(jīng)理， 征集其修改意見 ，對合理性建議給予采納， 對不合理建議給予解 釋， 對無法定論的一起進(jìn)行討論； 根據(jù)實(shí)際情況， 也可以直接召集與所擬制度直接相 關(guān)的人員進(jìn)行 會議 討論。 凡公司所有制度都應(yīng)盡量多的征求各方意見，

3、使制度更切合 實(shí)際和易于執(zhí)行。6.1.2 經(jīng)討論定稿的制度由編寫部門組織相關(guān)部門主管、 產(chǎn)品經(jīng)理、 部門經(jīng)理進(jìn)行培訓(xùn)。 具 體培訓(xùn)流程參考 培訓(xùn)控制流程 。培訓(xùn)前一星期左右應(yīng)先將待培訓(xùn)制度以郵件的形 式發(fā)給所有參加的人員， 給予其熟悉、 思考和提出問題的時間。 培訓(xùn)中應(yīng)確保所有參 加培訓(xùn)人員得到正確理解， 對所有人員提出的疑問及時解答， 并對提出的建議當(dāng)即討 論確定最終定稿文本， 如確有特殊原因無法當(dāng)場確定的， 也應(yīng)用最快的速度解決， 并 通知相關(guān)人員。6.1.3 由編寫部門將制度類型發(fā)給行政部申請編號， 在行政部提供編號后， 由編寫部門 打印 出來，并送交相關(guān)的各部門主管、產(chǎn)品經(jīng)理、部門經(jīng)理

4、會簽后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。 整個會簽和批準(zhǔn)過程一般應(yīng)在培訓(xùn)后的三天內(nèi)完成。6.1.4 由編寫部門發(fā)出內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單，對制度的執(zhí)行日期進(jìn)行通知，也可在受控文件上做 出規(guī)定， 此內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單必須給行政部一份。6.1.5 行政部應(yīng)于執(zhí)行前三天將制度進(jìn)行分發(fā)。（具體操作見文件控制程序）。6.1.6 各部門在接到分發(fā)的制度后，應(yīng)于制度執(zhí)行前 由部門經(jīng)理 / 主管對本部門所有人員進(jìn) 行培訓(xùn)和宣導(dǎo)。6.1.7 自執(zhí)行之日起，由行政部組織、制度編寫部門主導(dǎo)，對該制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審核。 審核時， 由編寫部門提出， 根據(jù)需要可以成立專門的審核小組。 小組組長由編寫部門 經(jīng)理擔(dān)任，組員由編寫部門成員、部門經(jīng)理/主管、產(chǎn)

5、品經(jīng)理中的一人或多人擔(dān)任。6.1.8 審核一般為每星期進(jìn)行一次， 根據(jù)需要和實(shí)際情況可以一星期審核2-3 次， 但每星期不能少于一次。6.1.9 審核人員在審核時應(yīng)首先將該制度的關(guān)鍵控制點(diǎn) （如原則、 時間限制等） 和制度的主 要執(zhí)行部門找出來登記制度執(zhí)行審核記錄表上，并將之作為審核的重點(diǎn)。 在審核 時通過詢問操作人員的實(shí)際操作流程并找出與之相應(yīng)的表單記錄進(jìn)行對照，核對其是否按文件規(guī)定的操作及所填寫表單記錄是否符合要求等 。審核過程中要以所產(chǎn)生的表 單記錄等客觀依據(jù)作為審核的重點(diǎn)。 同時將不合格項(xiàng)如實(shí)記錄在 制度執(zhí)行審核記錄 表上，并將審核結(jié)果向總經(jīng)理和行政部匯報。6.1.10 審核過程中，如

6、有員工反映不同意見，審核人員應(yīng)認(rèn)真聽取，作好記錄，能立即答復(fù) 或是解釋的要立即答復(fù)或解釋， 不能立即處理的應(yīng)說明原因并承諾預(yù)計(jì)可答復(fù)的日 期。由編寫部門針對未執(zhí)行的制度或是制度中未執(zhí)行的部分組織相關(guān)人員進(jìn)行討論（可以是正式的會議形式，也可以是臨時召集人員進(jìn)行，或是用郵件形式等等），找岀未執(zhí)行的原因，并針對原因確定改善措施和預(yù)防措施。由編寫部門以適當(dāng)?shù)姆绞剑ㄐ薷闹贫?、?nèi)部聯(lián)絡(luò)單、郵件、會議等）處理后，在公司 內(nèi)立即執(zhí)行。編寫部門主導(dǎo)進(jìn)行再次審核。如仍發(fā)現(xiàn)有未執(zhí)行的制度或是制度中未執(zhí)行的部份參見條處理，循環(huán)進(jìn)行，直至經(jīng)審核連續(xù)5次以上未出現(xiàn)問題后，才停止其審查。對未執(zhí)行的原因?qū)儆趩T工無正當(dāng)理由，拒

7、不執(zhí)行的，可以給予其紀(jì)律處分。公司決策層和管理層應(yīng)給予支持。所有制度執(zhí)行審核記錄表必須上交行政部統(tǒng)一保存。6.2內(nèi)部制度的集中審核：由行政部組織對全廠所有正在運(yùn)行的制度每半年進(jìn)行一次集中審核。審核采取抽樣的形式進(jìn)行。經(jīng)行政部提出，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以適當(dāng)增加審核次數(shù)。集中審核必須成立專門的審核小組，小組組長由行政經(jīng)理擔(dān)任，成員從部門經(jīng)理/主管、產(chǎn)品經(jīng)理等人員中抽取。審核小組名單由行政部報總經(jīng)理批準(zhǔn)。由審核組長編制 年度制度執(zhí)行的審核計(jì)劃，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。在審核計(jì)劃中要列出審核小組成員，并指定負(fù)責(zé)具體部門審核的小組長及成員，注意不能出現(xiàn)本人審核本部門的情形。各審核小組長和成員調(diào)閱相關(guān)制度，必要時參考

8、上次審核結(jié)果，做岀審核計(jì)劃。由行政部組織召開一次簡短的首次會議，說明本次審核活動的目的、內(nèi)容及過程安排，會議參加人員為審核小組成員和各部門主管/經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理等人。各審核小組進(jìn)行現(xiàn)場審核，搜集客觀證據(jù)，分析觀察結(jié)果，將不合格的部份填寫在制 度執(zhí)行審核記錄表上。所有不合格項(xiàng)必須經(jīng)被審核部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并經(jīng)審核組長批準(zhǔn)。由行政部組織召開末次會議，各審核小組長通報審核結(jié)果。每次審核活動完成后，由審核組長編寫年次制度執(zhí)行審核總結(jié)報告，此報告在審核結(jié)束后一個星期內(nèi)完成?？偨Y(jié)報告應(yīng)闡述審核范圍的制度執(zhí)行情況，并對不合格的部分做出匯總于制度執(zhí)行集中審核不合格匯總表上。審核總結(jié)報告經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，分發(fā)各部門主

9、管/經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理及以上職務(wù)人員。對審核中不合格的部分，屬于受審核部分責(zé)任的，由受審核部分主管/經(jīng)理及時采取改善措施和預(yù)防措施；屬于必須由全公司組織重新討論才能解決的，由行政部組織進(jìn)行討論，提出改善措施和預(yù)防措施。所有的改善措施和預(yù)防措施必須及時在公司內(nèi)采取行動。由行政部統(tǒng)一對各不合格內(nèi)容的改善措施和預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，對其執(zhí)行結(jié)果記上,并由行政部經(jīng)理向經(jīng)理例會上通報進(jìn)度。錄于制度執(zhí)行集中審核不合格匯總表 6.3記錄與保存：行政部對制度執(zhí)行審核記錄表、 年度制度執(zhí)行的審核計(jì)劃.次制度執(zhí)行審核總結(jié)報告、及相關(guān)的會議記改善和其他措施等統(tǒng)一保存三年。7 附件:附件一、附件二、附件三、附件四、COP

10、HR-005-1ACOPHR-005-2A制度執(zhí)行審核記錄表 年度制度執(zhí)行的審核計(jì)劃年次制度執(zhí)行審核總結(jié)報告制度執(zhí)行集中審核不合格匯總表編寫部門主導(dǎo)，相關(guān)部門人員參加，經(jīng)討論確定 后立即執(zhí)行制度執(zhí)行審核記錄表制度執(zhí)行審核記錄表交行政部保存責(zé)任部門編寫部門 相關(guān)部門主管 編寫部門 編寫部門 相關(guān)部門主管 編寫部門主導(dǎo) 相關(guān)部門主管 編寫部門主導(dǎo)/經(jīng)理/產(chǎn)品經(jīng)理/總經(jīng)理/經(jīng)理/產(chǎn)品經(jīng)理/總經(jīng)理/審核小組/經(jīng)理/產(chǎn)品經(jīng)理/總經(jīng)理/審核小組行政部內(nèi)部制度的集中審核內(nèi)容摘要年度制度執(zhí)行的審核計(jì)劃年度制度執(zhí)行的審核計(jì)劃年度制度執(zhí)行的審核計(jì)劃年度制度執(zhí)行的審核計(jì)劃，由行政部主導(dǎo)制度執(zhí)行審核記 錄表制度執(zhí)行審核記 錄表由行政部主導(dǎo)年 次審核小組成員審核小姐成員/產(chǎn)品 經(jīng)理/部門經(jīng)理/主管 審核小組成員審核小