技術(shù)文件電子文檔管理辦法

1、標(biāo)題：技術(shù)文件電子文檔管理辦法共 3頁(yè)第1頁(yè)編制：審核：批準(zhǔn)：發(fā)布日期：實(shí)施日期：1目的為了加強(qiáng)計(jì)算機(jī)圖檔文件的管理，杜絕圖檔文件零散無(wú)序和版本混亂的現(xiàn)象， 合理利用有 限的磁盤(pán)資源，并確保產(chǎn)品設(shè)計(jì)過(guò)程和產(chǎn)品數(shù)據(jù)的安全性，制定本規(guī)定。2范圍本辦法適用本公司所有生產(chǎn)的圖樣，文件資料，照片等。3職責(zé)技術(shù)部設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)產(chǎn)品電子檔歸檔。4內(nèi)容4.1 合同產(chǎn)品圖檔文件的管理規(guī)定4.1.1 產(chǎn)品圖樣文件的歸檔(1)產(chǎn)品的圖檔文件必須電子檔歸檔(2)所有產(chǎn)品及下發(fā)圖樣都必須歸檔。在檔案館內(nèi)建立年度文件夾(如2014年度則建立文件夾 '2014'),在年度文件夾中建立“專用車(chē)輛”、“工藝、工裝

2、”、“新產(chǎn)品”等文件夾；在改裝車(chē)輛文件夾中根據(jù)產(chǎn)品的種類建立相關(guān)的子文件夾，具體分類及文件夾的名稱示意如下：檔案館-2014年專用車(chē)輛 工藝、工裝 加工零部件(3)歸檔由設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人歸檔。未歸檔的文件，存放在相應(yīng)的臨時(shí)文件夾中。設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人(產(chǎn)品主管)定期整理文件夾，將完整的產(chǎn)品圖樣歸到檔案館中。(4)設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人(產(chǎn)品主管)在接到合同工單時(shí)，要求建立電子檔，將所訂車(chē)型、用戶名稱、 車(chē)型要求、配置情況、工單日期、工單號(hào)輸入到電子檔中，并在電子檔中明確該產(chǎn)品圖樣歸檔標(biāo)題：技術(shù)文件電子文檔管理辦法共 3頁(yè)第2頁(yè)的路徑，以便于產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中和產(chǎn)品出廠后對(duì)該產(chǎn)品的查閱。(5)設(shè)計(jì)人員修改歸檔文件時(shí)，需

3、填寫(xiě)圖檔更改申請(qǐng)單，修改完成后，經(jīng)設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后 重新歸檔，歸檔程序同圖檔文件的歸檔程序，對(duì)舊版文件是否刪除，在更改申請(qǐng)單上加以說(shuō)明， 需要保留舊版文件的，在新版文件的文件名后應(yīng)加代號(hào)區(qū)分。4.2 圖檔文件的命名文件夾的命名一一產(chǎn)品文件夾以產(chǎn)品型號(hào)命名， 其子文件夾以各總成圖號(hào)命名，文檔文件 夾以“文檔”命名，明細(xì)表文件夾以“ MX”命名。對(duì)于非標(biāo)車(chē)的命名，按合同名稱命名。文形文件的命名一一圖形文件的名稱以圖形的圖號(hào)簡(jiǎn)稱命名，改進(jìn)圖形的名稱，如果原有圖樣不需要保留的可采用原有文件名；如果原有圖樣需要保留的可在原有文件名后加代號(hào)(a、b、c、d)，加以區(qū)分。明細(xì)表文件的命名用明細(xì)表的名稱并加

4、上相應(yīng)順序號(hào)存儲(chǔ)于產(chǎn)品文 件中的MX子文件夾中。技術(shù)文檔的命名一一以該文檔的題目的漢字全稱命名，并存儲(chǔ)于相應(yīng)產(chǎn)品的“文檔”文件火中。附錄A1 .改裝車(chē)產(chǎn)品的命名xx xxx xxx合同用戶名參考以上公告車(chē)型3標(biāo)題：技術(shù)文件電子文檔管理辦法共3頁(yè)第3頁(yè)2 非公告改裝車(chē)產(chǎn)品的命名以合同名稱來(lái)命名，例如，揚(yáng)州八里壓縮站4.3 新產(chǎn)品（含定型產(chǎn)品）的圖檔管理規(guī)定定型產(chǎn)品的歸檔文件夾以產(chǎn)品型號(hào)命名，直接歸檔至檔案館文件夾中。歸檔內(nèi)容有：圖樣、外購(gòu)件清單、各階段評(píng)審資料、使用說(shuō)明書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)配置等全部資料4.4 文檔的歸檔管理規(guī)定（1）產(chǎn)品資料（隨產(chǎn)品歸檔卜內(nèi)部管理文件、對(duì)外申報(bào)資料須建立資料文件夾，統(tǒng)一由技 術(shù)部歸檔。（2）產(chǎn)品宣傳廣告及招標(biāo)資料須建立宣傳和投標(biāo)文件夾，統(tǒng)一由技術(shù)部歸檔。4.5 出圖打印由設(shè)計(jì)人員根據(jù)銷(xiāo)售合同訂單，填寫(xiě)打印申請(qǐng)單，負(fù)責(zé)人審核后，統(tǒng)一打印。4.6 文件備份文件備份分為日備份和永久備份兩種。日備份一一機(jī)房于每天中午，把設(shè)計(jì)人員的文件夾內(nèi)容備份到光盤(pán)上（增量備份）永久備份一一在文件歸檔時(shí)，機(jī)房對(duì)歸檔文件進(jìn)行永久性備份，使光盤(pán)文件與“檔案館” 內(nèi)容始終保持一致。并采用雙備份，以