行政部門管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上行政部門管理制度一、行政部門工作職責(zé)1、在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門的工作關(guān)系，以及傳達(dá)公司的各項(xiàng)任務(wù)、計(jì)劃和臨時(shí)性的工作。2、協(xié)助并督促各部門定期檢查部門計(jì)劃的執(zhí)行情況。3、負(fù)責(zé)公司文件的收發(fā)、編號(hào)、登記、歸檔及管理工作。4、負(fù)責(zé)擬定公司的行為規(guī)范和辦公紀(jì)律。5、負(fù)責(zé)保管及管理公司印鑒。8、負(fù)責(zé)公司所有檔案（包括業(yè)務(wù)、市場(chǎng)等）資料的保管及管理工作，負(fù)責(zé)公司機(jī)密檔案的保密工作。9、做好涉外交往事宜及處理公共關(guān)系事務(wù)。10、負(fù)責(zé)公司員工的著裝、儀容等。11、管理好辦公環(huán)境的安全與衛(wèi)生，做好辦公設(shè)施的維護(hù)、改善工作。12、辦公場(chǎng)所配備“急救小藥箱”，預(yù)備創(chuàng)可貼、創(chuàng)

2、可噴、棉簽、扭傷藥物等，備急用之需。13、組織員工的文體活動(dòng)。14、負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)、管理、發(fā)放及公司信箋的印刷。15、完成領(lǐng)導(dǎo)分配的其他工作。二、員工行為規(guī)范及辦公制度1、全體員工應(yīng)本著敬業(yè)樂業(yè)的態(tài)度，熱愛本職工作。2、部門員工之間應(yīng)一切以工作為出發(fā)點(diǎn)，以“公司利益第一”為準(zhǔn)則，同心協(xié)力，互相配合、真誠(chéng)合作，不推卸責(zé)任。對(duì)他人工作中的問題須及時(shí)善意指出，避免公司損失。3、愛護(hù)公司設(shè)施、公用辦公設(shè)備和個(gè)人領(lǐng)用的設(shè)備、用品。4、工作中應(yīng)當(dāng)做到有事必報(bào)，有錯(cuò)必言，不得隱瞞虛報(bào)情況，以免公司蒙受損失。5、積極工作，不得利用工作時(shí)間做與工作無(wú)關(guān)的事情、看與工作無(wú)關(guān)的書籍報(bào)刊。6、不得利用上班時(shí)間

3、上網(wǎng)瀏覽非工作需要網(wǎng)站、玩游戲。7、未經(jīng)他人允許不得使用他人電腦，各部門人員要自覺保管好自己的電腦，防止技術(shù)泄密。8、保持辦公區(qū)整潔，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙，公司員工吸煙者，每次罰款20元，當(dāng)場(chǎng)投入（公用基金）箱內(nèi)，公用基金主要用于公司員工集體活動(dòng)。9、不得利用公司電話撥打私人長(zhǎng)話及聲訊電話，違反者應(yīng)當(dāng)自行承擔(dān)相應(yīng)電話費(fèi)用，并按發(fā)生費(fèi)用10倍扣罰。10、不得利用公司設(shè)備（電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）制作、打印、復(fù)印私人資料。違反者，按發(fā)生費(fèi)用10倍扣罰。11、任何員工不得在公司私自使用盜版等非法軟件，不得私自將自己、他人或其他單位的商業(yè)秘密帶入公司。擅自使用或帶入，當(dāng)事人除按公司規(guī)定給予處罰外，還需

4、全部承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切后果。三、印鑒管理制度1、公司印鑒包括：公司公章（除簽訂合同外其他對(duì)外事宜）、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章（簽訂合同）。2、公司公章、合同專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。3、日常財(cái)務(wù)事務(wù)用財(cái)務(wù)章，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審閱后蓋上，非財(cái)務(wù)部門須蓋財(cái)務(wù)章時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可蓋章。4、公司印鑒一般不能帶出公司，確需帶出時(shí)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由公章保管人一同攜章外出，并做好記錄。5、公司一般不允許開具空白介紹信或蓋公章的空白信箋，如確因特殊情況需開具時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可蓋上，由領(lǐng)取人登記使用說明。未使用的空白介紹信和空白信箋應(yīng)當(dāng)及時(shí)交回處理，已經(jīng)使用的應(yīng)當(dāng)補(bǔ)充登記。6、公章保管人應(yīng)嚴(yán)格負(fù)責(zé)，如執(zhí)行不

5、力，被他人誤用公章的，以違反規(guī)章制度處罰。情節(jié)嚴(yán)重者作違紀(jì)辭退。因此造成的公司損失，公章保管人向公司承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。7、公章保管人員使用印章須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，不論何時(shí)，出于什么原因，私自使用印章的，做辭退處理，由此造成損失的，保管人員承擔(dān)全部責(zé)任。四、辦公物資及勞保用品的采購(gòu)發(fā)放制度辦公物資的采購(gòu)由人力資源部負(fù)責(zé)審批，由行政部負(fù)責(zé)采購(gòu)，管理、發(fā)放、維護(hù)、維修。一、 辦公用品及勞保用品的采購(gòu)：1、 辦公室所有辦公用品及勞保用品的采購(gòu)工作，統(tǒng)一由行政部執(zhí)行；2、 堅(jiān)持實(shí)行集體采購(gòu)制度，急用現(xiàn)買零散性采購(gòu)是想雙人采購(gòu)制度；大宗、批量、貴重物品由采購(gòu)負(fù)責(zé)人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在采購(gòu)地點(diǎn)，規(guī)格型號(hào)和質(zhì)量?jī)r(jià)格上予

6、以把關(guān)，全程參與采購(gòu)工作；必要時(shí)可邀請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人員參與；勞保用品按月度購(gòu)買，每個(gè)月在10-15號(hào)之間購(gòu)買，購(gòu)買物品目前包括紙巾，手套，口罩等，勞保用品的發(fā)放定額為每個(gè)月每人1卷紙巾，2個(gè)口罩，手套以爛換新；3、 嚴(yán)格采購(gòu)審批制度，隨用隨買的個(gè)別零散采購(gòu)，一次性支付在200元以下的，由采購(gòu)負(fù)責(zé)人簽字審批，一次性支出在200以上800以下的，由財(cái)務(wù)主管簽字審批，凡支出在800以上的，有總經(jīng)理審批；4、 采購(gòu)前，應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào)查，充分掌握欲購(gòu)物品的性能，價(jià)格及附加優(yōu)惠條件，貨比三家，講價(jià)壓價(jià)，努力達(dá)到貨真價(jià)實(shí)，物美價(jià)廉。之后遵循定點(diǎn)采購(gòu)原則，開具發(fā)票。5、 辦公用品采購(gòu)的一般程序?yàn)椋盒栌脝挝换騻€(gè)人向部

7、門負(fù)責(zé)人提出購(gòu)物申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)行政部確認(rèn)庫(kù)存無(wú)可用貨可替代的物品后轉(zhuǎn)交采購(gòu)負(fù)責(zé)人采購(gòu)采購(gòu)人員在領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督指導(dǎo)下實(shí)施采購(gòu)所購(gòu)物品交與相關(guān)報(bào)關(guān)員驗(yàn)收財(cái)務(wù)部核銷需用單位或個(gè)人領(lǐng)取二、 辦公用品的保管1、 庫(kù)存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制，常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的辦公品可適量庫(kù)存、要避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。2、 批量購(gòu)入的辦公用品應(yīng)及時(shí)入庫(kù)存儲(chǔ)，物品采購(gòu)員和倉(cāng)庫(kù)保管員要搞好驗(yàn)收交接，在辦公用品入庫(kù)登記本上如實(shí)填寫接收物品的名稱，規(guī)格，單價(jià)和數(shù)量，并簽字。3、 加強(qiáng)對(duì)辦公舊物的管理。階段性使用和暫時(shí)閑置的物品要妥善保管，隨時(shí)待用，本

8、門替換下的額各類辦公設(shè)備由辦公室人員保管，辦公室人員要及時(shí)回收，登記造冊(cè)，修舊利廢，充分利用。4、 定期進(jìn)行辦公用品庫(kù)房盤點(diǎn)，確保賬務(wù)相符，隨時(shí)掌握庫(kù)存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，適時(shí)增加庫(kù)存，保證供給。三、 辦公用品的領(lǐng)取1、 領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確。按崗、按需，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用，勞保用品的發(fā)放范圍為入職滿1個(gè)星期的員工。2、 領(lǐng)取時(shí)，領(lǐng)取人須在辦公用品領(lǐng)取登記本上寫明日期、領(lǐng)取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等項(xiàng)并簽字。3、 辦公用品管理部門及人員應(yīng)嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù)，對(duì)于小號(hào)品，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)定期發(fā)放。設(shè)置專人專頁(yè)，月末進(jìn)行評(píng)比，明顯超出常規(guī)的申領(lǐng)，

9、領(lǐng)取人應(yīng)作出解釋，否則保管員有權(quán)拒付，對(duì)于筆記本，簽字筆等辦公用品要以舊換新。4、 領(lǐng)取的非消耗性辦公用品（如訂書機(jī)，計(jì)算器，剪刀，文件夾和文件架等）應(yīng)列入移交，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因貨品毀損原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。5、 大件物品領(lǐng)取后，應(yīng)列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責(zé)任人。辦公用品領(lǐng)取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分應(yīng)立即退還保管員，保管人員根據(jù)情況予以調(diào)換貨收回入庫(kù)。6、 為接受民主監(jiān)督，強(qiáng)化節(jié)約意識(shí)，每季度通報(bào)1次辦公用品出入庫(kù)數(shù)額和部門領(lǐng)取情況。四、 辦公用品的使用1、 使用辦公用品應(yīng)牢固樹立節(jié)約光榮，浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每張紙，每度電，努力降低辦公成本

10、。2、 辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用，不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利，不許講辦公用品隨意丟棄廢置。3、 精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時(shí)關(guān)閉電源，定期維護(hù)保養(yǎng)，最大限度的延長(zhǎng)辦公設(shè)備，用品使用壽命。4、 辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用，復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印，不得用作草稿紙，包裝紙，紙張可雙面利用，修改校對(duì)稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)貨各種辦公用品的最大使用效率。5、 印制文件材料要有科學(xué)性和計(jì)劃性，要根據(jù)文件材料印制的要求及數(shù)量選擇合適的印制方式，避免不必要的浪費(fèi)。6、 對(duì)于高檔耐用的辦公用品，部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購(gòu)置，使用中辦公

11、設(shè)備出現(xiàn)故障，有原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換，保修，維修，配件事宜，因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。五、會(huì)議管理規(guī)定1、公司會(huì)議實(shí)行簽到制度。通常每周召開一次總經(jīng)理辦公會(huì)，由總經(jīng)理主持。由指定人員記錄與會(huì)情況。2、各部門組織可根據(jù)工作需要召開工作例會(huì)，由部門經(jīng)理主持，指定專人記錄與會(huì)情況及會(huì)議記錄，并將重要事項(xiàng)以及急需公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決的問題寫成會(huì)議紀(jì)要，由部門經(jīng)理審核后，呈交總經(jīng)理一份，并抄送有關(guān)部門。3、于工作需要，可由總經(jīng)理提議，隨時(shí)召開專題會(huì)議。由總經(jīng)理擬定會(huì)議議題，指定主講人、與會(huì)人，由制定人員作好記錄，會(huì)后按第一條辦理。4、召開會(huì)議要求：1）開短會(huì)，主講人準(zhǔn)備

12、充分，發(fā)言簡(jiǎn)明扼要。2）議題明確，突出重點(diǎn)，要求務(wù)實(shí)，解決問題。3）與會(huì)人員要遵守會(huì)議要求，不得遲到、缺席。4）會(huì)議記錄層次分明，條理清晰，真實(shí)準(zhǔn)確。六、公司通信設(shè)施及信息管理辦法為了確保公司的通信設(shè)施以及信息渠道的暢通，正確使用和維護(hù)通信設(shè)備的正常進(jìn)行，根據(jù)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法以及公司保密規(guī)定制定本辦法。1、在使用電話通信以及網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)，盡量做到節(jié)約資源，縮短通話時(shí)間，以便使他人更多利用通信設(shè)施，提高工作效率。2、原則上不允許使用公司的通信設(shè)施、信息資源處理私事。違反者，按發(fā)生費(fèi)用10倍扣罰當(dāng)月工資。如有特殊情況，確實(shí)需要使用，需請(qǐng)示部門經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可使用。3、公司員

13、工必須遵守執(zhí)行中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例、計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法和其它法律、行政法規(guī)的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，對(duì)所提供的信息負(fù)責(zé)，不得利用國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)從事危害國(guó)家安全、泄露國(guó)家秘密和公司秘密等違法犯罪活動(dòng)。4、公司員工不得利用公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)從事下列危害性活動(dòng)：1）未經(jīng)允許，進(jìn)入公司計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)或者使用公司計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)資源的；2）未經(jīng)允許，對(duì)公司計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)功能進(jìn)行刪除、修改或者增加的；3）未經(jīng)允許，對(duì)公司計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)中存儲(chǔ)、處理或者傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和應(yīng)用程序進(jìn)行刪除、修改或者增加的；4）竊取公司計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)中的保密信息；5）其他危害公司計(jì)算機(jī)信息

14、網(wǎng)絡(luò)安全的。5、公司員工應(yīng)注意保護(hù)公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的保密性和安全性，不得在網(wǎng)絡(luò)上從事與工作無(wú)關(guān)的事宜，應(yīng)避免使用可能帶有病毒的軟件和盜版軟件。6、員工有違反本辦法的任何行為，給公司帶來不良影響或嚴(yán)重?fù)p失，公司將對(duì)員工作出立勞動(dòng)關(guān)系的處理決定，并追究員工的民事或刑事責(zé)任。七、檔案管理規(guī)定1、歸檔范圍：1）公司成立資料和證照：章程、合同、法人代表資料、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證以及修改、變更、年審等資料。2）規(guī)章制度，經(jīng)理會(huì)議決議、公司收發(fā)文。3）人事資料：?jiǎn)T工入職資料，證件，合同簽定記錄，日常更新員工在職考核、工資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲記錄等。4）技術(shù)檔案：包括所有的技術(shù)文檔資料（設(shè)計(jì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、軟

15、盤、硬盤、光盤等形式存在）和圖紙等。5）經(jīng)濟(jì)合同：包括銷售部、市場(chǎng)部的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止、合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。6）財(cái)務(wù)資料：年度預(yù)算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析等2、檔案的管理：1）以上1）、2）、4）項(xiàng)歸檔范圍由行政部統(tǒng)一歸檔管理，人事資料由人事部門負(fù)責(zé)人管理，財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人管理。每次簽訂合同后，銷售部、市場(chǎng)部門應(yīng)及時(shí)將合同交由行政部保管。2）檔案要建立目錄、安全存放、方便查閱；檔案的借閱、收進(jìn)、移交、銷毀必須做好登記。3）因工作需要借閱檔案和查詢檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案必須及時(shí)歸還，不得擅自復(fù)印。3、檔案的銷毀：1）對(duì)超過保存期限、

16、失去保存價(jià)值的檔案，由保管人員提出申請(qǐng)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。2）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，需編制銷毀清單存檔，并由專人監(jiān)督銷毀。八、 安全保衛(wèi)管理規(guī)定1、 公司保證提供符合法律、法規(guī)規(guī)定的勞動(dòng)、安全、衛(wèi)生的工作場(chǎng)所。2、 公司法定代表人為本公司勞動(dòng)安全負(fù)責(zé)人，行政部具體負(fù)責(zé)本公司的安全、防盜、消防、衛(wèi)生工作，部門負(fù)責(zé)人是部門勞動(dòng)安全負(fù)責(zé)人。公司設(shè)備是重點(diǎn)防火對(duì)象，由部門負(fù)責(zé)人和指定的專職人員負(fù)責(zé)消防工作，包括檢查、督促整改、培訓(xùn)等。3、 各部門經(jīng)理為本部門勞動(dòng)安全責(zé)任人，全權(quán)負(fù)責(zé)本部門的消防安全和安全勞動(dòng)：包括對(duì)下屬的安全教育；工作過程中的安全防護(hù)；執(zhí)行勞動(dòng)和消防安全管理規(guī)定，并對(duì)因違反規(guī)定而

17、造成的事故負(fù)責(zé)。在大樓管理處的指導(dǎo)下，定期組織防火檢查，及時(shí)消除火災(zāi)隱患。4、 員工應(yīng)樹立良好的安全消防意識(shí)，自覺維護(hù)公司的消防安全和治安安全，對(duì)在辦公區(qū)內(nèi)發(fā)生的有損公司安全的行為，每個(gè)員工都有責(zé)任加以指正、制止。5、 員工必須遵守防火安全管理規(guī)定，嚴(yán)禁在公司區(qū)域內(nèi)吸煙，尤其是倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部，確保使用電器設(shè)備的安全。下班離開辦公室時(shí)，所有員工應(yīng)關(guān)閉個(gè)人設(shè)備及項(xiàng)目組公用設(shè)備電源，最后離開辦公室的人員應(yīng)負(fù)責(zé)關(guān)好電燈、門、窗、空調(diào)及室內(nèi)電源。6、 行政部負(fù)責(zé)對(duì)新員工進(jìn)行消防培訓(xùn)、對(duì)全體員工進(jìn)行滅火器、消防栓、火災(zāi)報(bào)警的培訓(xùn)。保持單位范圍內(nèi)通道、安全門、出口暢通。嚴(yán)禁把消防器材改做它用。7、 任何員工不準(zhǔn)把

18、易燃、易爆等危險(xiǎn)物品帶入辦公地點(diǎn)及倉(cāng)庫(kù)。 8、 員工發(fā)現(xiàn)辦公樓內(nèi)的安全或火災(zāi)事故隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部或大廈管理處，并盡可能采取有效措施消除隱患。10、員工必須妥善保管好個(gè)人用品及其它屬于個(gè)人保管的物品（如個(gè)人領(lǐng)用的設(shè)備，工作中形成的或使用的各類文件、資料），防止被盜、遺失。因個(gè)人保管不當(dāng)丟失，責(zé)任自負(fù)。外出工作或下班時(shí)鎖好貴重物品和重要文件。重要文件、資料廢棄時(shí)，須立即加以粉碎。11、公司前臺(tái)工作人員負(fù)責(zé)開啟關(guān)閉公司大門，檢查阻攔可疑人員進(jìn)入公司，檢查放行正常進(jìn)出公司大門的物品，并負(fù)責(zé)安排好最后離開公司的人員關(guān)閉有關(guān)電器，鎖好公司大門等。九、員工宿舍管理辦法1、 目的為了規(guī)范公司宿舍管理，為住宿人員提供安全、舒適的工作生活環(huán)境；同時(shí)開源節(jié)流，規(guī)范管理，特制定本宿舍管理辦法。2、 范圍適用于所有根據(jù)規(guī)定使用相關(guān)宿舍服務(wù)的所有員工。3、 主管部門行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌宿舍房屋租賃、設(shè)施配備、安全管理、衛(wèi)生監(jiān)督、等相關(guān)事務(wù)，并對(duì)宿舍使用情況、費(fèi)用核算等做日常管理。4、 宿舍管理規(guī)定a) 公司設(shè)立員工宿舍，主要目的為各地流動(dòng)工作人員提供住宿服務(wù)。并視條件許可，為出差員工提供住宿服務(wù)。b) 宿舍基本配置：床鋪、熱水器、液化石油氣。 c) 宿舍由行政部統(tǒng)一管理，鑰匙指定專人保管，并做領(lǐng)用登記；d) 宿舍進(jìn)行日常管理登記，含租賃合同、繳費(fèi)管理、設(shè)施登記、宿舍用戶登記管理等。e) 宿舍就餐、住宿等各項(xiàng)