HT-QP-423-001文件和資料管理程序---定稿

1、重慶南岸海棠電器廠程序文件初版日期： 2007年2月28日文件和資料管理控制程序修改日期： 2012年5月1日編碼：HT-QP-423-01版次：A/1頁碼：第 9 頁 共 9 頁1 目的確保質(zhì)量管理體系的所有文件、資料均能保持其有效性和適用性，并且能夠安全有效地被管理與使用。2 適用范圍本程序適用于下列文件的管理：2.1 質(zhì)量體系手冊。2.2 質(zhì)量體系程序文件。2.3 作業(yè)指導書。2.4 手冊、程序文件、作業(yè)指導書中規(guī)定使用的各種表單。2.5 與質(zhì)量管理體系相關的外來文件，包括引用（外來）的國際、國家、區(qū)域和行業(yè)標準（工藝、技術文件）、合同以及相關的文件。3 定義3.1 受控文件：在使用過程

2、中隨時保持最新、有效的文件。具有制定、修訂、分發(fā)的記錄，其失效、廢止的文件由資料管理員依規(guī)定收回和銷毀，并隨時保持最新版本。文件的每一頁均加蓋紅色的“受控”印章。3.2 非受控文件：分發(fā)時不需確保是最新版本，廢止時無須收回及銷毀。文件上不需加蓋“受控”印章。3.3 外來文件3.3.1 受控外來文件：是組織從外部得來的文件資料（Outer File）， 包括：適用的法律、法規(guī)、產(chǎn)品標準、原材料標準、原材料說明、圖樣樣本；顧客有關文件和資料；生產(chǎn)設備、設施的操作、維護、保養(yǎng)規(guī)程及說明等。接收部門需要對外來文件的適用性進行確認，確認后有適用性的加蓋“受控”印章。受控外來文件的分發(fā)、回收、銷毀等控制要

3、求與內(nèi)部受控文件相同。3.3.2 不受控外來文件：是組織從外部得來的文件資料，經(jīng)接收部門確認沒有適用性的不需加蓋“受控”印章。資料管理室記錄保管部門及份數(shù)，無需回收、銷毀等記錄。3.4 質(zhì)量體系手冊：是公司建立和運行符合ISO/TS16949：2009要求的質(zhì)量體系，落實質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的指導性綱要。是質(zhì)量體系文件的第一層文件。3.5 質(zhì)量體系程序文件：是質(zhì)量體系手冊中所描述的管理重點的延伸和引用；是質(zhì)量體系文件的第二層文件；是描述質(zhì)量管理中各項重要的作業(yè)內(nèi)容的輸入、輸出及橫向接口的運作文件。這一類的作業(yè)通常為跨部門的作業(yè)。3.6 作業(yè)指導書及其他質(zhì)量文件：是質(zhì)量體系程序文件中的作業(yè)內(nèi)容的延

4、伸和引用；是質(zhì)量體系文件的第三層文件；是描述各職能部門內(nèi)部的某項作業(yè)的具體步聚、細節(jié)的動作文件。這一類的作業(yè)通常為單一部門性質(zhì)的作業(yè)。4 權責4.1 文件的制定、修訂文件類別編制/修訂會簽/審核批準分發(fā)存檔保存方針目標總經(jīng)理綜合部綜合部公司各部門質(zhì)量手冊管理者代表各部門總經(jīng)理綜合部綜合部公司各部門程序文件各部門相關部門負責人/管理者代表總經(jīng)理綜合部綜合部公司各部門記錄表單各部門管理人員各部門負責人綜合部綜合部相關部門技術(工藝)文件技術人員技術部負責人管理者代表綜合部綜合部技術部質(zhì)量（檢驗）文件質(zhì)檢人員品質(zhì)部負責人管理者代表綜合部綜合部品質(zhì)部公司其他內(nèi)部文件綜合部各部門負責人及相關人員管理者代

5、表綜合部綜合部公司各部門4.2 技術部負責技術文件和資料的編制、審批；負責相關外來資料的轉化（評審、轉化、保管）；負責行業(yè)、國家和國際標準及技術信息的跟蹤。4.3 品質(zhì)部負責質(zhì)量文件和資料的編制、審批；負責相關外來資料的轉化（評審、轉化、保管）；負責行業(yè)、國家和國際標準及質(zhì)量信息的跟蹤。4.4 綜合部負責公司所有文件的登記、分發(fā)、存檔，和舊版、作廢文件的收回、銷毀；負責外來文件、資料的接收（登記、存檔）；負責對公司其他部門文件管理工作的監(jiān)督檢查。4.5 其他各部門負責建立部門發(fā)放、使用文件清單，并指定專人管理本部門文件資料；負責保管、保護在用文件；負責對舊版/作廢文件的收集與交回；負責對涉及產(chǎn)

6、品的法律、法規(guī)、標準等外部文件進行收集，對適用性進行確認。5 作業(yè)程序 5.1文件的編碼規(guī)則5.1.1 第一層文件（質(zhì)量手冊）的編碼 HT-QM-XX 文件版本號 質(zhì)量手冊代碼 本企業(yè)代碼5.1.2 第二層文件（程序文件） HT-QP-XXX-XX 本文件為涉及該條款的第X份文件 該文件在TS16949中的條款號 程序文件代碼本企業(yè)代碼5.1.3 第三層文件（作業(yè)指導書/其它質(zhì)量文件/記錄表單） HT-WI（QD、QR）- XXX - XXX 流水號 該文件在TS16949中的條款號 類別代碼 本企業(yè)代碼5.1.5 外來文件 OF-xxx 順序號 接收部門代碼（如技術TD）外來文件代碼 5.2

7、 各部門代碼規(guī)定如下： 部門總經(jīng)理管理者代表質(zhì)量部生產(chǎn)部技術部采購部銷售部財務部綜合部顧客代表代碼GMMRQDMDTDPDSDFDPACR5.3 文件的版本與修改號（包括表單格式的版本）版本號：針對于一份文件而言，初始為A版，當文件中某一頁修改號超過6或相關編制部門認為需換版時，則依次換版為B、C、D同時，每一頁修改號回復到0；修改號：修改號針對于文件的每一頁而言，初始為0，當某一頁換改時，則依次修訂為1、2、3,6。文件和資料的某一頁更改時，對于QM和QP文件，其封面修改號隨之改變。5.4 公司文件（體系文件）的制定、修訂流程流 程工作說明責任/配合部門使用表單1提出文件編制（修訂）申請根據(jù)

8、體系策劃或?qū)嶋H工作需要，提出編制（修訂）申請。修訂時應同時提供需要更改的原始相關文件。申請部門負責人審核簽字后報總經(jīng)理簽字批準。各相關部門/總經(jīng)理文件制定/修訂/廢止申請表2編制/審批各部門相關人員負責編制完成，待部門負責人審核簽字后交總經(jīng)理簽字批準。文件制定（修訂）部門/總經(jīng)理3.審核、會簽、批準按本文件3.1條執(zhí)行，同時必須向綜合部獲取該文件唯一編碼。文件或表格編制完成并獲得批準后應記入相應的受控文件、表格清單中。文件制定（修訂）部門/綜合部受控文件、表格清單4確定發(fā)放范圍； 蓋章、發(fā)放（先回收舊版文件）并記錄4.1 以紙質(zhì)形式發(fā)放a.經(jīng)批準發(fā)行的文件,由文件編制/修訂人依據(jù)權責確定發(fā)放范

9、圍。b.綜合部依據(jù)發(fā)放范圍準備適當?shù)姆輸?shù)，在首頁（正面、每份）加蓋紅色“受控”文件印章（部分文件需要每頁都加蓋紅色受控印章），分發(fā)各使用部門。分發(fā)時應先回收舊版文件，同時在舊版文件上加蓋藍色“作廢”章。分發(fā)收回情況應在文件資料發(fā)放/回收記錄表中予以記錄。c.文件接收人員對于文件遺失或毀損，統(tǒng)一向綜合部重新領取。4.2電子文檔存放于綜合部指定文件夾，與紙質(zhì)文檔均屬受控文件。文件制定（修訂）部門/綜合部文件資料發(fā)放/回收記錄表5確定展開范圍；蓋章、展開以電子文檔形式發(fā)放：經(jīng)批準發(fā)行的文件以電子文檔形式發(fā)放的，由綜合部在文件資料發(fā)放/回收記錄表備注欄進行說明。原稿蓋“受控”印章存檔，電子版文件統(tǒng)一報

10、綜合部存入指定的文件夾內(nèi)。除經(jīng)特別授權的人員或總經(jīng)理允許以外，一律不準擅自復制或打印（記錄空白表單除外），更不許隨意向外擴散。電子文檔與紙質(zhì)文檔均屬受控文件。文件制定（修訂）部門/綜合部文件資料發(fā)放/回收記錄表6文件存檔 綜合部保存每一種文件的新舊版本各一套。舊版本文件的每一頁正面蓋藍色“作廢”印章并單獨管理便于追溯。電子文檔存放于公司綜合部指定的文件夾內(nèi)，屬于有效受控文件，與紙質(zhì)受控文件版本保持同步。各部門私自拷貝、打印的文件屬無效文件。5.5外來文件管理流程流 程工作說明責任/配合部門使用表單1外來文件的接收、確認各相關部門收集、登記（紙質(zhì)和電子）外來文件。收到外來文件的部門負責人應在五個

11、工作日內(nèi)確認外來文件的適用性及文件分發(fā)部門。如果外來文件涉及技術資料更改時，技術部必須更改相關的文件。各相關部門外來文件清單2紙質(zhì)版登記發(fā)放 文件發(fā)放：a)綜合部根據(jù)具體需求情況將資料復印。b) 對文件進行編號，登記發(fā)放。如有舊版資料應先收回舊版資料并在舊版原件上加蓋藍色“作廢”章保存。文件接收部門/綜合部文件資料分發(fā)/收回記錄表 3電子版登記保存如有電子版本統(tǒng)一報綜合部將該資料放入指定文件夾內(nèi)。綜合部 4掃描、展開綜合部可根據(jù)需要對部分沒有電子版的技術資料掃描存放于公司指定的文件夾內(nèi)進行保存。綜合部 5文件保存綜合部將資料分發(fā)或展開，相關部門妥善保存，原件由綜合部保存。各相關部門5.6 文件

12、的廢止、銷毀流 程工作說明責任/配合部門使用表單1文件廢止申請文件需要廢止時，由提出人填寫文件制定/修訂/廢止申請表。 相關部門文件制定/修訂/廢止申請表2審核、批準經(jīng)提出部門負責人核準后，由原制定部門會同相關部門共同研討，在確定廢止后將文件制定/修訂/廢止申請表送權責主管審核、批準。相關部門文件制定/修訂/廢止申請表3資料管理員回收 資料員負責收回相關的廢止文件，對收回的失效文件，應檢查數(shù)量與內(nèi)容的完整性，并在文件資料分發(fā)/收回記錄表上簽收。綜合部文件資料分發(fā)/收回記錄表4銷 毀資料員負責對收回的失效文件予以銷毀，綜合部保留各失效文件正本一份，并予保存期限到期后銷毀。綜合部5.7文件的復制、

13、借閱如有需要復制、借閱文件，應由申請人統(tǒng)一到綜合部填寫文件借閱、復制登記表，綜合部對記錄表單按年整理歸檔。6. 過程指標統(tǒng)計頻率責任部門6.1文件和資料受控率（100%）每年綜合部7 使用表單記錄編號記錄名稱保存期限保存地點HT-QR-PA-001部門使用文件清單2年綜合部HT-QR-PA-002文件制定/修訂/廢止申請表2年綜合部HT-QR-PA-003文件資料發(fā)放/回收記錄表2年綜合部HT-QR-PA-004文件借閱、復制登記表2年綜合部HT-QR-423-005外來文件清單2年綜合部HT-QR-423-006受控文件、表格清單2年綜合部8 相關支持性文件 無9 附件9.1 附件一：文件編

14、寫細則1 文件編寫的基本要求。1.1 符合性：應符合并覆蓋所選標準條款(包括任何剪裁)的要求；1.2 可操作性：應符合本公司的實際情況。具體的控制要求應以滿足公司需要為度，而不是越多越嚴就越好；1.3 一致性：文件和文件之間應相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方。針對編寫具體某一文件來說，應緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動。2 文件編寫的文字要求：2.1 語氣肯定，用詞準確(避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語)；2.2 結構清晰，文字簡明；2.3 格式統(tǒng)一，文風一致，名稱統(tǒng)一。3 文件的通用內(nèi)容：3.1 文件名稱、文件編號、版本號、頁碼；3.2 編制、審核、批準、新版發(fā)行日期；3.3 編制部門、初版發(fā)行日期；3.4 會簽人員；4 編排風格序號規(guī)范項目規(guī)范風格1QM、QP、WI正文字體12號、宋體、Times New Roman2QR正文字體12號、宋體、Times New Roman3QM、QP、WI、QR格式參見范例4正文中引用QM、QP、WI、QR用 予以約束5條目級別（頂格）+1+空二格+正文（頂格）+1.1+空二格+正文（頂格）+1.1.1+空二格+正文 (頂格)+1.1.1.1（空二格）+正文正文其余行頂格6無條目級別正文編排格式首行