基于提升市場競爭力的私營中小企業(yè)內(nèi)控體系構(gòu)建案例分析

1、基于提升市場競爭力的私營中小企業(yè)內(nèi)控體系構(gòu)建案例分析摘要：隨著經(jīng)濟(jì)體中企業(yè)組織形式的多元化，私營中小企業(yè)在我國整體經(jīng)濟(jì)中所占的比重逐漸提升，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了不容忽視的貢獻(xiàn)。但是，受限于企業(yè)發(fā)展理念以及企業(yè)規(guī)模等，私營中小企業(yè)當(dāng)前的管理情況并不盡如人意，內(nèi)控管理也存在很多問題，從而嚴(yán)重限制了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。由于競爭激烈程度的不斷提升，為了生存下來并獲得更好的發(fā)展，私營中小企業(yè)必須完善自身的內(nèi)控管理機(jī)制，從而提升運(yùn)營以及管理效率。下文中，作者就以私營中小企業(yè)SW公司為案例，構(gòu)建了針對其經(jīng)營狀況的內(nèi)控體系，以期讓該公司在激烈的市場競爭中立于不敗之地。關(guān)鍵詞：私營中小企業(yè) 內(nèi)控 風(fēng)險 構(gòu)建 中國成功

2、加入之后，經(jīng)濟(jì)的開放性得到了很大提升，國家經(jīng)濟(jì)在世界上的地位與影響力不斷提高。不過，同時也使得市場環(huán)境變得更加復(fù)雜，企業(yè)運(yùn)營過程中的不確定性變得更加顯著，所面對的風(fēng)險不但種類有所增多，影響強(qiáng)度也較之過去大了許多。企業(yè)要繼續(xù)保持運(yùn)營的活力與發(fā)展動力，就必須提升自身的管理水平，完善內(nèi)控管理體系。遺憾的是，當(dāng)前我國關(guān)于內(nèi)控的研究基本上都是聚焦大企業(yè)的，還沒有針對中小型企業(yè)的相關(guān)研究。私營中小企業(yè)受限于自身的發(fā)展與管理理念，在內(nèi)控方面存在很多問題，或者根本沒有建立起內(nèi)控體系，或者建立了體系但沒能貫徹落實(shí)管理制度。所以，以私營中小企業(yè)對研究對象，幫助其構(gòu)建完善的內(nèi)控體系具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。下文中作者

3、研究的SW公司是集研產(chǎn)銷于一身的高新技術(shù)企業(yè)，最近幾年由于公司業(yè)務(wù)范圍的拓展以及經(jīng)營規(guī)模的擴(kuò)大，暴露出很多內(nèi)部管理問題，同時也導(dǎo)致成本一直居高不下，嚴(yán)重限制了公司的進(jìn)一步發(fā)展。作者基于這種情況，深入分析了應(yīng)該如何構(gòu)建適合SW公司，并能有效提升其管理效率的內(nèi)控體系。一、SW公司內(nèi)控系統(tǒng)的構(gòu)建 究其本質(zhì)的話，內(nèi)控系統(tǒng)其實(shí)就是把公司的所有內(nèi)控要素有機(jī)結(jié)合為統(tǒng)一的整體。作者充分考察了SW公司的運(yùn)營情況，并結(jié)合各內(nèi)控要素，為其構(gòu)建了如下的內(nèi)控系統(tǒng)：圖1 SW公司內(nèi)控系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 （一）構(gòu)建良好的內(nèi)控環(huán)境良好的內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)控系統(tǒng)正常運(yùn)作的重要基礎(chǔ)，對于SW公司來說，良好內(nèi)控環(huán)境的構(gòu)建可以從以下方面入手：首先

4、，改進(jìn)治理結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化內(nèi)審的功能。SW公司應(yīng)該成立審計部對公司各項業(yè)務(wù)以及管理活動進(jìn)行監(jiān)督與管理，并賦予審計部足夠的工作權(quán)限，從而實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部監(jiān)督的目標(biāo)，而不是作為美化公司治理結(jié)構(gòu)的裝飾部門。公司的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)控意識，并在工作中處處帶頭、身體力行，和公司其它員工一樣接受審計部門的監(jiān)督與審查；另外，公司的領(lǐng)導(dǎo)層也可以親身參與到核心業(yè)務(wù)的決策以及安排工作中，從而提升對公司具體業(yè)務(wù)的了解與掌握程度。最后，還應(yīng)該盡量多和不同部門的員工交流與溝通，從而全方位了解公司運(yùn)營過程可能面對的風(fēng)險，并提早做好防控措施。 其次，完善人力資源管理機(jī)制。SW公司需要制定規(guī)范的員工招聘、考評、升遷、解約等制度，并保證制度制

5、定過程的獨(dú)立性與民主性，從而讓員工明確公司對其的發(fā)展管理是有據(jù)可依而且一視同仁的。具體而言，招聘環(huán)節(jié)應(yīng)綜合考慮應(yīng)聘人員的專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)，還要關(guān)注其與人交流與溝通的能力。如果是對公司發(fā)展有重要影響的崗位就要進(jìn)行更加深入細(xì)致的應(yīng)聘人員背景分析；考評環(huán)節(jié)需要采用科學(xué)公正的考評方法，從而最真實(shí)的反映出員工的工作成果，并根據(jù)考評結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的獎懲，從而提升員工的工作主動性與積極性。對于那些在公司工作時間長，表現(xiàn)一直出色的員工應(yīng)給予一定的晉升機(jī)會，從而充分激發(fā)他們的潛能，為公司發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。 （二）構(gòu)建風(fēng)險評估系統(tǒng) 基于SW公司的實(shí)際經(jīng)營狀況，作者認(rèn)為其面對的風(fēng)險主要有： 供應(yīng)商風(fēng)險：受限于發(fā)展

6、規(guī)模以及資金實(shí)力，SW公司都是提前做好采購訂單，直接由供應(yīng)商處購貨，但是購貨的總數(shù)量以及總金額并不大，所以可以選擇的供應(yīng)商很少，議價能力也很低。另外，這些供應(yīng)商基本上也是流通企業(yè)，并不是生產(chǎn)商，這就使SW公司面臨著很高的原料不確定性以及風(fēng)險，一旦供應(yīng)商無法從生產(chǎn)商處取得貨源就會直接影響SW公司的生產(chǎn)計劃，進(jìn)而影響后續(xù)的銷售等環(huán)節(jié)。 生產(chǎn)風(fēng)險：當(dāng)前，SW公司的生產(chǎn)規(guī)模并不大，因此，如果短時間接到大量銷售訂單的話，存在無法按時交貨的風(fēng)險；另外，生產(chǎn)調(diào)整的靈活程度如果不能及時配合訂單的需求，也會導(dǎo)致很高的交貨風(fēng)險。 銷售風(fēng)險：SW公司的資金來源就是銷售收入，因此，銷售風(fēng)險絕對是公司最需要防控的風(fēng)險之

7、一。作者認(rèn)為，SW公司需要認(rèn)清導(dǎo)致銷售風(fēng)險產(chǎn)生的原因，從而進(jìn)行相應(yīng)的銷售風(fēng)險內(nèi)控管理。至于導(dǎo)致銷售風(fēng)險產(chǎn)生的原因，主要有以下幾種： （1）信息原因。SW公司處于銷售方的位置和客戶之間在信息方面會存在一定的不對稱性，這會直接導(dǎo)致銷售風(fēng)險。 （2）信用管理制度方面。如果SW公司未能全面、正確的了解客戶的資信信息，也沒有對客戶的還款能力進(jìn)行科學(xué)評估與論證的話，那么就極易因?yàn)槊つ孔非蠖唐阡N售成績而做出草率的銷售決策，形成銷售風(fēng)險。 （3）應(yīng)收賬款管理方面。將產(chǎn)品銷售出去并不代表已經(jīng)完成了任務(wù)，接下來的應(yīng)收賬款管理也是工作重點(diǎn)之一。如果SW公司沒能控制好信用政策，就很容易導(dǎo)致應(yīng)收賬款管理失效，形成銷售風(fēng)

8、險。 基于上述原因，作者認(rèn)為SW公司應(yīng)該做好以下工作： 事前預(yù)防：SW公司的銷售部應(yīng)該定期對行業(yè)市場情況進(jìn)行深入細(xì)致的分析，總結(jié)各類影響因素的變化情況；同時，分析公司內(nèi)部的各項業(yè)務(wù)能力指標(biāo)；綜合評估客戶的發(fā)展?jié)摿σ约百Y信情況等。 事中控制：SW公司應(yīng)該設(shè)定合理的信用額度與信用期限，并做好應(yīng)收賬款的后續(xù)管理工作，合理安排收款方式；同時，計提壞賬準(zhǔn)備以應(yīng)對可能出現(xiàn)的壞賬。 事后追討：SW公司應(yīng)該密切跟蹤那些逾期未還的款項，并安排專人上門催收，以保證賬款能夠順利收回。 SW公司當(dāng)前基本上只是生產(chǎn)炭黑制造設(shè)備，產(chǎn)品非常單一，相應(yīng)的客戶群較小，而且具有很大的行業(yè)局限性。這種銷售情況下，一旦客戶轉(zhuǎn)變經(jīng)營模

9、式或者出現(xiàn)經(jīng)營困難，SW公司就會承受很高的銷售風(fēng)險。因此，作者建議SW公司應(yīng)充分發(fā)揮當(dāng)前生產(chǎn)設(shè)備的潛力，積極研發(fā)新型或者擁有新功能的設(shè)備，從而擴(kuò)大客戶群，將銷售風(fēng)險控制在低水平。 （三）開展積極的控制活動 作者認(rèn)為，SW公司應(yīng)重視財產(chǎn)控制，結(jié)合公司的實(shí)際情況建立具有針對性的資產(chǎn)管理制度，定期進(jìn)行各類資產(chǎn)的盤點(diǎn)。為了提升資產(chǎn)的安全性，SW公司還應(yīng)完善資產(chǎn)記錄，做好賬目管理，并安排資產(chǎn)管理人員和財務(wù)部門定期核對賬目，以保證資產(chǎn)賬實(shí)相符。 另外，SW公司還應(yīng)重視預(yù)算控制，盡量將資金預(yù)算做得更加細(xì)致、更加具體。在項目本身規(guī)模很大，不但開發(fā)的時間長而且使用資金也多的情況下，需要將資金使用計劃細(xì)化到具體的

10、項目實(shí)施環(huán)節(jié)以及時點(diǎn)上，制定周密的資金使用計劃，從而控制好項目的資金使用情況，保證公司現(xiàn)金流正常。 （四）提升信息傳遞效率 SW公司需要注重內(nèi)部的信息交流，特別是公司領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工之間的交流。為了更好的聽到基層員工的聲音，作者建議SW公司可以公開總經(jīng)理的電子郵箱，員工如果對工作有意見或者有改善工作的合理化建議，都可以直接發(fā)送電子郵件給總經(jīng)理。另外，公司的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)鼓勵員工在工作中以批判的眼光分析工作過程的科學(xué)性與合理性，并根據(jù)自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，摸索是否有更好的工作方式；最后，SW公司還應(yīng)該為員工們創(chuàng)造溝通的渠道，從而增進(jìn)他們彼此間的理解，進(jìn)而在工作中更好的協(xié)作。 （五）監(jiān)督控制 基于SW公司

11、的實(shí)際情況，作者認(rèn)為其最好設(shè)置專門的監(jiān)督崗位，該崗位員工的工作職責(zé)就是審計公司內(nèi)部管理體系的運(yùn)作情況，審計重點(diǎn)是經(jīng)濟(jì)事項較多的對外部門。如果在審計的過程中發(fā)現(xiàn)了問題，就需要分析問題產(chǎn)生的原因，并進(jìn)行整改；當(dāng)然，對于出現(xiàn)問題的部門或者員工則需要進(jìn)行一定的懲處。 另外，SW公司還應(yīng)聘請獨(dú)立第三方對公司進(jìn)行審計，審查公司財務(wù)管理體系內(nèi)的各項工作是否符合要求。這種外部審計模式能夠保持很高的客觀性，因此，可以反映公司最真實(shí)的內(nèi)控情況，并針對內(nèi)控問題給出整改建議，從而提升公司的內(nèi)控效率。二、SW公司內(nèi)控系統(tǒng)中流程的設(shè)計 作者在綜合分析了SW公司當(dāng)前的業(yè)務(wù)狀況之后，選擇當(dāng)前存在較多問題的采購與付款以及存貨為

12、例子，為其設(shè)計了更加科學(xué)合理的新流程。 （一）采購與付款流程設(shè)計 作為有生產(chǎn)環(huán)節(jié)的企業(yè)，SW公司必須進(jìn)行原料以及各類組件等的采購工作，有時為了提升生產(chǎn)效率還要采購相關(guān)的技術(shù)以及服務(wù)等。為了最大化采購帶來的收益，作者為SW公司設(shè)計了下面的業(yè)務(wù)流程：圖2 SW公司采購流程設(shè)計圖 1、采購過程 （1）制定采購計劃 為了更好的安排資金以及生產(chǎn)活動，作者建議SW公司應(yīng)在年初制定該年度的采購計劃。具體制定過程為：相關(guān)部門依據(jù)生產(chǎn)計劃制定具體的采購計劃，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字之后，交由主管生產(chǎn)的副總審批，審批通過之后將采購計劃提交至采購部；接下來，采購部將收到的采購計劃匯總為公司年度的采購總計劃，領(lǐng)導(dǎo)簽字之后交由總經(jīng)

13、理審批。實(shí)際生產(chǎn)過程中，相關(guān)部門根據(jù)自身的生產(chǎn)安排以及庫存情況，在需要采購的時候提交采購申請，部門領(lǐng)導(dǎo)簽字之后交由主管生產(chǎn)的副總審批，審批通過之后就可以安排采購了。 （2）選擇采購形式 1）招標(biāo)：如果需要采購的物資價值超高，每份訂單的預(yù)計價格都超過了100萬元；或者采購的設(shè)備以及技術(shù)每份訂單的預(yù)計價格都超過了50萬元，這時SW公司需要采用招標(biāo)采購的形式。 2）非招標(biāo)：如果采購物資達(dá)不到招標(biāo)采購的要求，那么就要采取非招標(biāo)采購的形式。這時SW公司必須至少向三家供應(yīng)商詢價，并真實(shí)記錄詢價結(jié)果。 （3）確定供應(yīng)商 SW公司確定最終供應(yīng)商時需要考慮以下幾方面： 1）如果是采購以前沒有采購過的物資，那么就

14、需要貨比三家，也就是要多向供應(yīng)商詢價，并全面了解供應(yīng)商的運(yùn)營以及資信情況； 2）如果采購以前采購過的物資，那么就應(yīng)該首先在與公司有過合作、信譽(yù)良好的供應(yīng)商中選擇； 3）如果采購是長期的行為，那么就應(yīng)該積極與供應(yīng)商建立穩(wěn)定的合作關(guān)系，從而享受采購價格的折扣以及優(yōu)先供貨等待遇。 （4）價格審批 采購部在和供應(yīng)商確定了價格之后，就需要將匯總的報價表提交給總經(jīng)理，同時報價表中還應(yīng)標(biāo)注出綜合權(quán)衡之后，初步確定的供應(yīng)商以及價格。 （5）簽訂合同 在供應(yīng)商以及價格得到總經(jīng)理的審批之后，采購部就應(yīng)該按照具體的訂單信息填寫采購合同，相關(guān)生產(chǎn)部門將采購物資的技術(shù)參數(shù)以及標(biāo)準(zhǔn)等附在合同后面。合同填寫好之后，就按照公

15、司規(guī)定的流程簽訂。 （6）通知收貨 合同簽訂之后，供應(yīng)商會在合同約定的期限內(nèi)將物資發(fā)送過來，采購部需要安排好驗(yàn)收以及收貨事宜，保證物資順利交收。 （7）結(jié)算與付款 確認(rèn)收到采購物資之后，倉儲部要向采購部以及財務(wù)部發(fā)出收貨確認(rèn)單；采購部在確認(rèn)物資與合同約定完全一致之后，向財務(wù)部發(fā)出物資符合合同約定的通知單；財務(wù)部根據(jù)收到的收貨確認(rèn)單以及采購部的通知單，并核對供貨商開具的發(fā)票，確認(rèn)無誤之后就按照公司的付款程序進(jìn)行結(jié)算與付款操作。 2、建立采購檔案 1）采購物資的技術(shù)參數(shù)指標(biāo)匯總以及技術(shù)服務(wù)資料等； 2）各供應(yīng)商的報價表以及最終確定的備選報價表； 3）招標(biāo)記錄，各供應(yīng)商的資質(zhì)材料、首輪報價開標(biāo)情況、

16、第二輪報價開標(biāo)情況、議價過程等； 4）最終簽訂的采購合同； 5）物資驗(yàn)收報告； 3、采購專項賬采購部需要建立采購專項賬，清晰記錄每筆采購的賬目情況，這樣一旦需要查詢某種物資的采購細(xì)節(jié)時，就可以馬上找到，從而提升采購信息對公司內(nèi)控管理的輔助性。表1 采購臺賬記錄內(nèi)容 4、監(jiān)督及考評 SW公司應(yīng)安排審計專員定期審查采購部的內(nèi)控情況，并就存在的問題提出針對性的改善建議；同時，審查采購過程工作的規(guī)范性，并將審計結(jié)果提交給公司的領(lǐng)導(dǎo)層，由領(lǐng)導(dǎo)層給出具體的考評意見。 （二）存貨內(nèi)控流程設(shè)計 為了提升SW公司對存貨的內(nèi)控管理效率，確保整個入庫、保管、出庫的過程規(guī)范合理，將庫存風(fēng)險控制在較低水平內(nèi)，必須設(shè)計更

17、加合理的存貨內(nèi)控流程。 對于存貨內(nèi)控來說，最基本的原則就是銜接性工作必須由不同人負(fù)責(zé)，不能一人兼多職，具體而言包括： （1）負(fù)責(zé)入庫驗(yàn)收與負(fù)責(zé)入庫審批的崗位必須分離，負(fù)責(zé)出庫發(fā)貨與出庫審批的崗位必須分離； （2）負(fù)責(zé)審批采購的崗位，絕對不可以同時負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收以及保管； （3）負(fù)責(zé)存貨管理的崗位，絕對不可以同時負(fù)責(zé)發(fā)貨； （4）存貨盤點(diǎn)需要存貨管理崗位、存貨記錄崗位以及完全與存貨管理無關(guān)的其他崗位員工一起進(jìn)行； （5）如果個別崗位員工無法到崗，需要臨時指定人員暫代其工作的，絕對不可以指定那些與其工作存在銜接性的崗位人員。 1、存貨的日常管理 存貨原則上應(yīng)該保存在SW公司的倉庫內(nèi)，如果確實(shí)無法存

18、放在倉庫內(nèi)的，則需要采取特殊保管措施，保證物資的安全性、完整性與功能性。 存貨管理員應(yīng)做好存貨的分類工作，不同類別的物資分開存放，并定期檢查物資的狀態(tài)。 如果在管理過程中發(fā)現(xiàn)物資發(fā)生了外觀或者性狀上的變化，則需要立刻聯(lián)系相關(guān)部門，并采取緊急應(yīng)對措施，以保證物資的經(jīng)濟(jì)性不受損害。 2、存貨盤點(diǎn) SW公司必須制定規(guī)范的存貨盤點(diǎn)制度。因?yàn)楸P點(diǎn)可以對存貨進(jìn)行徹底的清查，檢驗(yàn)其是否與賬面記錄的情況一致，從而發(fā)現(xiàn)存貨管理中存在的問題，以便及時采取補(bǔ)救措施。作者建議，SW公司每半年進(jìn)行一次全面的存貨盤點(diǎn)，以了解公司實(shí)際的存貨情況，這里需要注意的是，盤點(diǎn)時一定要有財務(wù)人員在場。盤點(diǎn)結(jié)束之后，財務(wù)部需要匯總存貨盤點(diǎn)記錄表，真實(shí)記錄存貨盤點(diǎn)的具體情況，并裝訂成冊妥善保管。參考文