電子文件歸檔與整理

1、電子文件歸檔與整理 第一講 概念和種類(lèi) 一、什么叫電子文件 電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。 電子文件的基本特征： 第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱(chēng)為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來(lái)記錄信息，每一個(gè)0或1叫做一個(gè)比特，需要記錄的信息用一串比特存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器（包括內(nèi)存儲(chǔ)器和各種外存儲(chǔ)器）中，并可通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。 第二，電子文件是文件

2、的一種類(lèi)型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。 二、電子文件的種類(lèi) 電子文件的種類(lèi)有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，目前主要有以下幾種劃分方法： （一）按電子文件的信息存在形式分類(lèi) 1、文本文件（Text），或稱(chēng)為字(表)處理文件：指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。 2、數(shù)據(jù)文件(Data)，亦稱(chēng)為數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件：指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，或者以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在具有文件屬性的記錄。 3、圖形文件(Graphic)：指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線

3、圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等等。 4、圖像文件(lmage）：指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面，如用掃描儀掃描的各種原件畫(huà)面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。 5、影像文件(Video)：指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫(huà)軟件生成的二維、三維動(dòng)畫(huà)等各種動(dòng)態(tài)畫(huà)面。 6、聲音文件(Audio）：指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。 7、命令文件，亦稱(chēng)計(jì)算機(jī)程序（Program)：指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫(xiě)的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。 （二）按文件的功能分類(lèi) 分為主文件和支持文件、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持文件主要指生成和運(yùn)行

4、文件的軟件，輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件過(guò)程中起輔助、工具作用的文件。 7、命令文件，亦稱(chēng)計(jì)算機(jī)程序（Program)：指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫(xiě)的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。 （二）按文件的功能分類(lèi) 分為主文件和支持文件、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持文件主要指生成和運(yùn)行文件的軟件，輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件過(guò)程中起輔助、工具作用的文件。 主文件和支持性、輔助性、工具性文件是相互作用，相輔相成的。沒(méi)有主文件，支持性、輔助性、工具性文件不能獨(dú)立地行使文件的職能，沒(méi)有支持性、輔助性、工具性文件，主文件可能無(wú)法正常運(yùn)行和查找。

5、（三）按文件的生成方式分類(lèi) 分成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。 第二講 電子文件的特點(diǎn) 一、電子文件的數(shù)字化信息形態(tài) 電子文件是在電子計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。在電子計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無(wú)論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均以數(shù)字編碼的形式存在。 二、電子文件對(duì)設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴(lài)性 電子文件對(duì)設(shè)備依賴(lài)性，從以下幾個(gè)方面體現(xiàn)：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。 三、電子文件載體的非直讀性 電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面：一是數(shù)字編碼記錄于載體上；人的眼睛無(wú)法分辨，何況磁性載體上的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理

6、性質(zhì)，根本不可能看到；二是載體上的信息記錄密度極大；三是載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行過(guò)壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓或解密也不能讀取其內(nèi)容。 四、電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性及對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性 電子文件的物理結(jié)構(gòu)是指其存儲(chǔ)在載體上的位置及分布情況。信息的邏輯結(jié)構(gòu)是指其自身的結(jié)構(gòu)。電子文件物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。同一個(gè)電子文件的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常的顯示輸出。 元數(shù)據(jù)則是電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)，電子文件的元數(shù)據(jù)必須特意附在文件信息中，否則將無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌。電子文件的動(dòng)作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，

7、操作者互不見(jiàn)面，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)就不那么完整、詳細(xì)。如果不特意提供或補(bǔ)充這種元數(shù)據(jù)，就可能給電子文件的動(dòng)作和歸檔帶來(lái)問(wèn)題，這就是電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)的依賴(lài)性。 五、電子文件信息與載體相分離性 電子文件內(nèi)容存放的位置不是固定的，而是可以變化，甚至可以從一個(gè)載體轉(zhuǎn)換到另一個(gè)載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者，在這些對(duì)保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解后分別通過(guò)不同的路徑傳遞，存放在不同地點(diǎn)不同設(shè)備的處理方式，只是在需要時(shí)才臨時(shí)把文件的內(nèi)容裝配起來(lái)。 六、電子文件的信息共享性及不安全性 電子文件可以做到用網(wǎng)絡(luò)上的任何終端設(shè)備去讀取存儲(chǔ)在某一個(gè)設(shè)備上

8、的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，就像發(fā)布文告一樣。電子文件由于不受物理載體傳遞的限制，所以對(duì)信息獲得者來(lái)說(shuō)，可以產(chǎn)生一種共享的感覺(jué)，從而擺脫了時(shí)間和空間的制約。 隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題已日益突出。 七、電子文件信息的易更改性 電子文件在起草階段或做其他處理時(shí)的突出優(yōu)點(diǎn)就是增、刪、改很方便，改后又不留痕跡。 第三講 電子文件的收集與積累 一、電子文件的管理現(xiàn)狀 電子文件的完整保留、妥善保護(hù)等方面有以下一些問(wèn)題： 第一，草稿性電子文件的“自生自滅”狀態(tài)。 第二，輔助性電子文件的無(wú)人管理的狀態(tài)。 第三，正式電子文件往往只進(jìn)行了邏輯歸檔。 第四，有些電子

9、文件的存貯載體不安全。 第五，電子文件生成的設(shè)備環(huán)境數(shù)據(jù)，缺少登記，一些相關(guān)軟件參數(shù)也缺少妥善的保護(hù)措施。 二、電子文件的收集 電子文件收集的內(nèi)容： 1、歸檔電子文件：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。 2、背景信息：指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 3、元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 三、電子文件的積累工作 1、電子文件的積累過(guò)程和方法 電子文件的積累，可分為兩種類(lèi)型：一種是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)計(jì)自動(dòng)記

10、錄的功能，可以記載電子文件的產(chǎn)生、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)間等。在進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)之前，通過(guò)對(duì)記有檔案標(biāo)識(shí)的內(nèi)容進(jìn)行鑒定、歸檔。另一種是用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)于更改處，要填寫(xiě)更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。 2、電子文件的積累范圍 電子文件的收集、積累應(yīng)包括以下兩方面的內(nèi)容： （1）按歸檔要求應(yīng)接收歸檔的電子文件。 （2）對(duì)未列入應(yīng)接收歸檔的電子文件，有的也要收集，因?yàn)橛袝r(shí)需要對(duì)一些項(xiàng)目做補(bǔ)充歸檔或擴(kuò)大歸檔。 第四講 電子文件的歸檔工作 一、歸檔范圍 （一）電子文件的歸檔范圍應(yīng)遵循的原則 一是按現(xiàn)行公文、科技等文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行；二要考慮電

11、子文件的特殊性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡量具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子文件的完整性；三是電子計(jì)算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的 基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。 收集材料包括： 第一，歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)壞分子數(shù)據(jù)。 第二，紙質(zhì)文件、縮微膠片。 第三，電子文件管理的許多環(huán)節(jié)的成果和文件信息。 （二）電子文件的歸檔范圍主要包括 1、在行使本機(jī)構(gòu)職能以及行政管理、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種文本文件；對(duì)需要保存草稿的文件，修改應(yīng)在拷貝件上進(jìn)行，加版本號(hào)積累，并將草稿、定稿一起歸檔。 2、利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造、檢

12、測(cè)、仿真實(shí)驗(yàn)等技術(shù)形成的具有查考利用價(jià)值的數(shù)據(jù)文件、圖形文件、模型文件等。 3、本機(jī)構(gòu)制作的各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形庫(kù)、方法庫(kù)等。 4、對(duì)于軟件生產(chǎn)商而言，在其研究開(kāi)發(fā)活動(dòng)中形成的程序文件。 5、為保證電子文件的長(zhǎng)期可讀性而收集的各種支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件，以及相關(guān)的數(shù)據(jù)、配套的文檔資料。 二、不歸檔范圍 不歸檔的電子文件包括： （一）上級(jí)機(jī)關(guān)單位無(wú)保存價(jià)值不歸檔的電子文件 （二）本機(jī)關(guān)單位無(wú)保存價(jià)值不歸檔的電子文件 （三）同級(jí)機(jī)關(guān)單位和非隸屬機(jī)關(guān)單位無(wú)保存價(jià)值不歸檔的電子文件 （四）下級(jí)機(jī)關(guān)單位發(fā)來(lái)無(wú)保存價(jià)值不歸檔的電子文件 三、雙套歸檔制原則 我國(guó)規(guī)定在電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)

13、歸檔相同的紙質(zhì)文件，這就是“雙套歸檔制”。 在條件許可下，可以單獨(dú)歸檔電子文件而不予或無(wú)法歸檔紙質(zhì)文件的有： 通過(guò)局域網(wǎng)傳遞的上級(jí)來(lái)文； 在紙質(zhì)條件下不予歸檔的微觀文件； 已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助生產(chǎn)的CAD文件； 某些數(shù)據(jù)量大保存年限短的數(shù)據(jù)文件； 多媒體文件； 超文本文件。 四、歸檔方式 電子文件的歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。 (一)邏輯歸檔 邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。 邏輯歸檔的電子文件控制方法：第一，把這些電子文件納入機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)備份方案，永久保存的電子文件應(yīng)有脫機(jī)保存的備份；第二，定期將有用的文件信息從網(wǎng)絡(luò)上下載，進(jìn)行物

14、理歸檔，以減少網(wǎng)絡(luò)的荷載，提高網(wǎng)絡(luò)速度。 （二）物理歸檔 物理歸檔是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔的方式又可分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指將歸檔電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門(mén)，或加工后傳輸?shù)綑n案檔案部門(mén)規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門(mén)本地載體的過(guò)程，也稱(chēng)在線式歸檔。介質(zhì)歸檔是指將電子文件存儲(chǔ)在一定介質(zhì)上移交給檔案部門(mén)，也稱(chēng)卸載式歸檔。 電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔指電子文件形成后即刻歸檔；定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間之后再向檔案部門(mén)移交。雙套歸檔的電

15、子文件和紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一。 電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔（稱(chēng)為階段歸檔），一般以不超過(guò)23個(gè)月為宜。 六、歸檔要求 1、“前端控制”的思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn) 歸檔是檔案部門(mén)正式接管電子文件管理工作的起點(diǎn)，但是檔案部門(mén)對(duì)于電子文件管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開(kāi)始控制文件的歸檔活動(dòng)。防止失誤，控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之前，把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過(guò)程中，可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對(duì)電子文件的損傷和破壞。 2、電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步 歸檔電子

16、文件的檢測(cè)工作分兩次進(jìn)行，第一次是歸檔前的技術(shù)鑒定工作，由電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)，鑒定結(jié)果填入歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表；第二次是在歸檔時(shí)的檢查驗(yàn)收，主要內(nèi)容除了檢測(cè)技術(shù)狀況外，還包括支持軟件、配套紙質(zhì)文件、電子文件登記表等相關(guān)材料是否齊全，檢驗(yàn)結(jié)果填入電子文件接收檢驗(yàn)登記表。 七、歸檔方法 電子文件歸檔一般采用以下方法： 1、將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。 2、壓縮歸檔。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。 3、備份系統(tǒng)歸檔。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸

17、檔的電子文件記錄在磁、光記錄介質(zhì)上。 八、歸檔程序 電子文件歸檔的程序是： 1、確定電子文件是經(jīng)過(guò)審批的最終“版本”； 2、積累和積累整理； 3、編制目錄； 4、整理歸檔的電子文件； 5、鑒定歸檔的電子文件； 6、檢測(cè)歸檔的電子文件； 7、編制歸檔說(shuō)明； 8、存入磁、光記錄介質(zhì)； 9、復(fù)制備份，確定保存方法和地址； 10、確定載體標(biāo)識(shí)。 九、歸檔手續(xù) 采用邏輯歸檔方式的電子文件，由形成部門(mén)賦予文件以歸檔標(biāo)識(shí)，然后系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔信息提示給檔案部門(mén)，檔案部門(mén)給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子文件，其歸檔手續(xù)與此類(lèi)似。在這兩

18、種情況下，都可由系統(tǒng)自動(dòng)生成一份歸檔電子文件登記表，打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。 采用介質(zhì)歸檔方式的電子文件，移交雙方按照歸檔電子文件登記表清點(diǎn)歸檔材料，對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全后，雙方在一式兩份的歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表、電子檔案接收檢驗(yàn)登記表上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤?對(duì)于與電子文件同時(shí)歸檔的配套紙質(zhì)文件，以及雙套歸檔的紙質(zhì)拷貝，應(yīng)履行紙質(zhì)文件的歸檔手續(xù)，即填制一式兩份的移交清單，交接雙方按清單清點(diǎn)后簽字，各留一份，以備查考。 十、電子文件歸檔載體的選擇 目前，數(shù)字信息記錄載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的等幾種類(lèi)型

19、。 （一）磁帶 （二）硬磁盤(pán) （三）軟磁盤(pán) （四）光盤(pán) 第五講 電子文件整理方法和步驟 一、電子文件整理的前期準(zhǔn)備工作 1、學(xué)習(xí)和掌握以規(guī)則為核心的電子文件整理方法，在真正掌握電子文件整理方法之后，才能開(kāi)展整理工作。 2、學(xué)習(xí)并掌握廣西壯族自治區(qū)電子文件整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保和提高電子文件整理質(zhì)量。 3、配備配齊歸檔電子文件整理工作必需的軟硬件設(shè)施。電子文件整理在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等相關(guān)配件配齊之后，才能開(kāi)展電子文件整理工作。 4、安裝并使用專(zhuān)門(mén)用于電子文件的整理工作的由自治區(qū)檔案局研制開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)廣西壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)。 二、電子文件整理原則 1、歸檔電

20、子文件整理總的指導(dǎo)思想：簡(jiǎn)化整理、深化檢索 在電子文件整理和電子文件檢索兩項(xiàng)工作中，兩者的關(guān)系很明確，整理是檔案工作的基礎(chǔ)，檢索是檔案工作的目的。前者要服務(wù)于后者，后者工作的質(zhì)量取決于前者的工作質(zhì)量。整理的整個(gè)工作重心要緊 緊地圍繞檢索的需要開(kāi)展工作。整理是使檔案工作有序化的過(guò)程，檢索則是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和工作目的，只有在整理的基礎(chǔ)上，檢索的查準(zhǔn)率、查全率才能達(dá)到100%，并實(shí)現(xiàn)便捷、快速檢索，消滅“死檔案現(xiàn)象”，只有如此，檔案工作的價(jià)值和作用才得以實(shí)現(xiàn)。 因此，整理是第二位，檢索是第一位。整理的目的是為了更好地檢索，而是否有利于檢索則是檢驗(yàn)整理工作的標(biāo)準(zhǔn)。毋庸置疑，檢索決定整理，整理要隨著檢

21、索的需要而改變、改革。在電子文件、電子檔案時(shí)代，檢索是計(jì)算機(jī)的自動(dòng)智能檢索，是“點(diǎn)”對(duì)“點(diǎn)”一步到位的全文檢索而不是傳統(tǒng)的全宗類(lèi)目文件全文層層檢 索，因此，傳統(tǒng)意義上的整理是不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檢索需要的，所以，只有現(xiàn)代化的整理方法才能適應(yīng)現(xiàn)代化的檢索需要，“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”應(yīng)運(yùn)而生。簡(jiǎn)化整理，就是要簡(jiǎn)化傳統(tǒng)整理工作中不適應(yīng)現(xiàn)代化檢索要求的方法，其體現(xiàn)在整理的各個(gè)工作流程中就是要減少、弱化，甚至消滅繁鎖、復(fù)雜的人工方式方法，逐步以簡(jiǎn)化、實(shí)用的現(xiàn)代化的方式方法取而代之。 如電子文件收集，我們通過(guò)計(jì)算機(jī)以及電子文件管理系統(tǒng)就能即時(shí)采集到齊全而完整的電子文件；電子文件的歸檔與不歸檔工作流程，我們只需

22、要使用計(jì)算機(jī)、應(yīng)用電子文件管理系統(tǒng)，以“確定”和“取消”的方式進(jìn)行，就能確定電子文件的歸檔與不歸檔，便捷、快速、準(zhǔn)確；電子文件年度的劃分，絕無(wú)差錯(cuò)；電子文件的分類(lèi)，只需 要在類(lèi)目年度期限下進(jìn)行，就已經(jīng)很便于計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)“點(diǎn)”到“點(diǎn)”的直接檢索，而檢索相比較人工的類(lèi)目年度期限機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的層層分類(lèi)要簡(jiǎn)化、準(zhǔn)確、快捷；著錄工作，計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)除了期限的劃分以外的全部項(xiàng)目的自動(dòng)錄入工作而無(wú)需人工的逐個(gè)著錄，省時(shí)、省力、省心；機(jī)讀目錄的制作，計(jì)算機(jī)通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)就能自動(dòng)生成。 整理工作的簡(jiǎn)化是不言而喻的發(fā)展趨勢(shì)，而“深化檢索”則是電子文件現(xiàn)代化管理的必須，為了符合計(jì)算機(jī)

23、電子文件管理系統(tǒng)檢索功能的需要，所有電子文件著錄要素項(xiàng)目必須全面、完整、準(zhǔn)確。因此，著錄工作要深化，這是檢索工作的基礎(chǔ)。2、全宗內(nèi)，各門(mén)類(lèi)電子文件、電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理 全宗內(nèi)按門(mén)類(lèi)進(jìn)行檔案整理是檔案整理的基本原則。電子文件作為一種新型載體檔案也應(yīng)遵循這一基本原則。電子文件是在數(shù)字設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中產(chǎn)生的文件，歸檔電子文件立檔單位在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的，且有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。其文件類(lèi)型有文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件等等，這些類(lèi) 型的電子文件按檔案的分類(lèi)方法，同樣應(yīng)該分為電子的文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、錄音檔案

24、、錄像檔案、照片檔案等等電子檔案門(mén)類(lèi)，按照，規(guī)則5.1條“同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按： （1）檔案類(lèi)別年度保管期限 （2）檔案類(lèi)別保管期限年度 （3）檔案類(lèi)別年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） （4）檔案類(lèi)別保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 等分類(lèi)方案中的一種進(jìn)行分類(lèi)?！蓖蝗趦?nèi)應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。規(guī)則是各門(mén)類(lèi)電子文件、電子檔案整理的總的整理規(guī)則，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和社會(huì)組織職能活動(dòng)中產(chǎn)生的各門(mén)類(lèi)電子文件、電子檔案的整理均應(yīng)按照規(guī)則的規(guī)定進(jìn)行。必然地，規(guī)則規(guī)定的整理不只局限于全宗內(nèi)電子公文、電子郵件公文等文書(shū)檔案，同時(shí)還包括了會(huì)計(jì)、科技、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、音像、專(zhuān)門(mén)等檔案。 3、電子文件的歸檔整理要

25、做到“隨到隨歸檔”或“隨辦結(jié)隨歸檔”進(jìn)行整理 電子文件的歸檔整理主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電子計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。電子文件歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程，需要進(jìn)行“隨到隨歸檔”，亦即實(shí)時(shí)歸檔。邏輯歸檔的電子文件不需要進(jìn)行整 理。物理歸檔是把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。物理歸檔是電子文件“辦結(jié)后歸檔”。物理歸檔的電子文件要按照規(guī)則的規(guī)定和要求進(jìn)行整理。 4、正確理解和把握電子文件歸檔與管理工作中“件”的概念 “件”是檔案整理的基本單位。電子文件和紙質(zhì)文件都采用同

26、一概念，但應(yīng)用在整理工作中，電子文件的“件”與紙質(zhì)檔案的“件”有很大區(qū)別。根本區(qū)別就在于有無(wú)人為 因素的判斷。廣西壯族自治區(qū)電子文件整理規(guī)則2.4條:“件是歸檔電子文件的整理單位。每份歸檔電子文件為一件”廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則2.3條:“件是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各 為一件。”相比較兩者的表述，電子文件的“件”是獨(dú)立的，“每份歸檔電子文件為一件，紙質(zhì)文件的”

27、件“是關(guān)聯(lián)的，有因果關(guān)系的文件是一件，亦即兩份或兩份以上的文件，只要有關(guān)聯(lián)都可以組成一件。電子文件的“件”因?yàn)槭仟?dú)立的，對(duì)其的判定已無(wú)人為因素，紙質(zhì)文件的“件”因?yàn)殛P(guān)聯(lián)文件為“件”，仍需要人去“組”，人為因素仍在起“組件”的作用。因此，在進(jìn)行電子文件整理 時(shí)，首要也最重要的是要克服傳統(tǒng)意義上組“件”的人為觀念，樹(shù)立電子文件獨(dú)立而完全意義上的單“件”的觀念，亦即“份”即“件”的概念。 三、電子文件的整理方法 規(guī)則規(guī)定了邏輯歸檔的電子文件一般不要求進(jìn)行整理，而物理歸檔的電子文件必須進(jìn)行整理。電子文件的整理以單份文件為單位進(jìn)行，最大限度地保持歷史原貌，便于計(jì)算機(jī)和電子文件管理系統(tǒng)的管 理和應(yīng)用，并與

28、辦公自動(dòng)化相適應(yīng)，基本實(shí)現(xiàn)了與文檔一體化相適應(yīng)的新型整理方法。規(guī)則規(guī)定的整理方法主要包括： 1、收集歸檔電子文件 收集本單位在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。包括文件內(nèi)容、背景信息和元數(shù)據(jù)。 2、電子文件進(jìn)行分類(lèi) 電子文件的分類(lèi)，規(guī)則提供分類(lèi)方式包括：(1)檔案類(lèi)別年度保管期限；（2）檔案類(lèi)別保管期限年度；（3）檔案類(lèi)別年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）；（4）檔案類(lèi)別保管期限年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）四種方式。并規(guī)定同一單位的電子文件應(yīng)在其全宗內(nèi)按分類(lèi)方案中的一種進(jìn)行分類(lèi)，同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。 電子文件的分類(lèi)包括區(qū)分檔案類(lèi)目、區(qū)分年度、劃分保管期限、區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）四個(gè)方面的內(nèi)容。 （1）區(qū)分檔案類(lèi)別 傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的類(lèi)別大致可分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等。 （2）區(qū)分年度 按電子文件的成文時(shí)間直接劃分年度，不存在文件的針對(duì)年度和生效年度。 （3）劃分保管期限 按現(xiàn)行國(guó)家、行業(yè)、部門(mén)或本單位制定的文件材料的保管期限的規(guī)定執(zhí)行。 （4）區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 電子文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)。 （5）自治區(qū)各級(jí)黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（