哈爾濱工業(yè)大學(xué)電氣工程及自動化學(xué)院

1、哈爾濱工業(yè)大學(xué)電氣工程及自動化學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法（試行）第一章 總則 第一條 為了貫徹落實(shí)教育部普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定和哈爾濱工業(yè)大學(xué)關(guān)于基層單位制定檔案管理規(guī)章制度的要求，做好新時(shí)代電氣工程及自動化學(xué)院（以下簡稱電氣學(xué)院）學(xué)生檔案管理工作，促使我院學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制定本辦法。 第二條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭、政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人檔案材料。學(xué)生檔案 是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為新時(shí)代中國特色社會主義建設(shè)選拔、錄用、培養(yǎng)人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。 第三條 學(xué)生檔案工作

2、是高校檔案工作的重要組成部分，學(xué)生檔案管理必須堅(jiān)持學(xué)院集中統(tǒng)一管理的原則，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。 第四條 學(xué)院加強(qiáng)對學(xué)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要將學(xué)生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學(xué)生檔案工作，為學(xué)生檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件。 第五條 學(xué)生檔案材料種類多，流動性強(qiáng)，利用率高，工作量大。為加強(qiáng)管理，學(xué)院設(shè)立專門的學(xué)生檔案室，配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作(目前由輔導(dǎo)員兼職負(fù)責(zé)此專項(xiàng)工作)。第二章 學(xué)生檔案管理職責(zé) 第六條 新生檔案，按來檔途徑由輔導(dǎo)員或?qū)W院接收后，學(xué)院統(tǒng)一匯總、整理后按專業(yè)登記造冊，并存放于學(xué)生檔案室保管，履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。學(xué)生檔案的缺失情況

3、，由檔案專項(xiàng)負(fù)責(zé)老師通過對應(yīng)年級輔導(dǎo)員及時(shí)反饋信息到學(xué)生本人，催促其盡快查找或回原學(xué)校補(bǔ)齊相關(guān)檔案材料。 第七條 學(xué)院嚴(yán)格做好檔案材料收集整理工作，由專項(xiàng)負(fù)責(zé)教師組織工作人員完成在校期間檔案材料的整理并做好歸檔工作。畢業(yè)生的檔案材料應(yīng)在每年畢業(yè)生離校前半月內(nèi)向檔案室歸檔完畢。 第八條 學(xué)生檔案管理工作職責(zé)： （一）接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料； （二）辦理學(xué)生檔案的查詢、借閱； （三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生相關(guān)資料； （四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作； （五）制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案分析統(tǒng)計(jì)工作； （六）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項(xiàng)。第三章 學(xué)生檔案歸檔

4、范圍及分類第九條 歸檔的學(xué)生檔案，必須客觀地、歷史地、全面地反映學(xué)生的成長過程及其有關(guān)情況，對單位及個(gè)人當(dāng)前和長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用，學(xué)生檔案的歸檔范圍及其分類如下: 第一類 學(xué)生登記表或錄取材料、畢業(yè)生登記表（必備）； 第二類 鑒定、考核、考察材料； 第三類 學(xué)生成績單或?qū)W位檔案（必備）、授予學(xué)位決定、學(xué)籍異動材料； 第四類 加入中國共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)或其他黨派、團(tuán)體等組織的材料； 第五類 獎(jiǎng)勵(lì)材料（含三好學(xué)生、優(yōu)秀黨團(tuán)員、獎(jiǎng)學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生干部等官方認(rèn)可需體現(xiàn)在檔案里的登記表）； 第六類 處分材料（包括個(gè)人檢查、調(diào)查報(bào)告、校級處分決定或免于、撤銷處分的意見等）； 第七類 出國留學(xué)材料

5、（在校讀書期間）； 第八類 學(xué)生入學(xué)及畢業(yè)體檢表，大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)登記卡片或免予執(zhí)行體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)申請表； 第九類 就業(yè)派遣通知書（報(bào)到證）白色聯(lián)； 第十類 有工作經(jīng)歷的學(xué)生人事檔案材料，高中學(xué)籍或報(bào)考材料；第十一類 高中學(xué)籍或報(bào)考材料； 第十二類 其它可供學(xué)校及社會錄用人才時(shí)參考的材料。第四章 學(xué)生檔案收集與管理第十條 學(xué)生檔案室要重視學(xué)生檔案的日常收集、積累工作，要將真實(shí)反映學(xué)生德、智、體、美方面的材料及時(shí)收集歸檔。 第十一條 學(xué)生檔案管理人員要將收集的材料，認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實(shí)、完整、齊全、文字清楚，并經(jīng)組織審查蓋章后方能歸檔。 第十二條 不屬于規(guī)定歸檔的材料，經(jīng)過鑒別，

6、可視情況分別處理。凡不應(yīng)歸檔的，退還材料來源單位處理。 第十三條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內(nèi)容分類整理；檔案歸檔前，要使用統(tǒng)一和規(guī)范的學(xué)生檔案袋。 第十四條 學(xué)生檔案材料，須按照學(xué)校規(guī)范表格或相關(guān)要求，用藍(lán)色或黑色筆書寫，不能用鉛筆或紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。 第十五條 學(xué)生檔案信息記載要準(zhǔn)確、規(guī)范。在填寫學(xué)生履歷等表格時(shí)，學(xué)生姓名書寫要準(zhǔn)確，不能寫同音字，曾用名要書寫，個(gè)人不能隨意改名。要求身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、畢業(yè)生派遣證、學(xué)籍卡上的姓名一致，各種表格上的姓名、出生年月一致。反映聲像特征的照片要求是近照；反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實(shí)清楚。 第十六

7、條 因病休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)作非在校學(xué)生檔案妥善保存，一般放在原年級所在檔案保管位置，保證檔案管理按照年份學(xué)號的編號保管原則。當(dāng)學(xué)生復(fù)學(xué)后，應(yīng)注意其檔案隨新的年級檔案去向一并處理。 第十七條 留級學(xué)生的情況，每學(xué)年與相應(yīng)年級輔導(dǎo)員核對后，檔案保管原則同上一條。 第十八條 退學(xué)學(xué)生的檔案，按有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管，本科退學(xué)學(xué)生材料交給學(xué)生家長或?qū)W生本人，履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。 第十九條 學(xué)生在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案由學(xué)院學(xué)生檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教或重新就業(yè)的，檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)給其所在單位或居住地的人事部門保管，未完成本科學(xué)業(yè)者檔案處理方式同上一條。 第二十條 學(xué)生出

8、國不歸、失蹤、逃亡，經(jīng)證實(shí)，其檔案仍由學(xué)生檔案室保管。 第二十一條 歷史遺留學(xué)生檔案材料應(yīng)妥善保管。盡量與相關(guān)學(xué)生取得聯(lián)系，根據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞要求對遺留檔案材料進(jìn)行處理。第二十二條 提高學(xué)生檔案管理工作信息化水平，對保存較久的博士檔案、歷史遺留檔案進(jìn)行電子化歸檔，所有檔案均需建立詳細(xì)的紙質(zhì)版檔案清查保管記錄，提高辦公精細(xì)化水平。第二十三條 專職負(fù)責(zé)檔案工作人員在工作交接時(shí)應(yīng)履行詳細(xì)的材料交接手續(xù)，提供具體的材料清單。第五章 學(xué)生檔案保管與保護(hù)第二十四條 根據(jù)安全保密和便于查找的原則，學(xué)生檔案室對學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)地保管，具體要求如下： （一）學(xué)生檔案設(shè)立專門檔案室，用鐵皮檔案柜存放，達(dá)到防火、防

9、潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等要求，并經(jīng)常檢查； （二）要保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫濕度； （三）學(xué)生檔案室統(tǒng)一保管學(xué)生檔案，建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決。 第二十五條 學(xué)生檔案室要不斷研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的管理方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理。第六章 學(xué)生檔案的利用 第二十六條 因工作需要查詢學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī)定： （一）凡來查閱學(xué)生檔案者，須提供個(gè)人有效身份信息，用人單位需開具相應(yīng)公函； （二）學(xué)生檔案一般不得外借，如必須借出使用時(shí)，要說明理由，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)后，方可借出； （三）查閱、借用學(xué)生檔案必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、

10、批注、抽取、撤換檔案材料，若出現(xiàn)此類情況按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理。 第二十七條 畢業(yè)學(xué)生查詢檔案去向原則上應(yīng)該在畢業(yè)兩年內(nèi)完成，提供個(gè)人有效信息后進(jìn)行查詢。第七章 學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞 第二十八條 學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案室按郵政EMS或機(jī)要的交送規(guī)定，將畢業(yè)生檔案及時(shí)寄送到與派遣單位相對應(yīng)的檔案接收部門，地址和通訊方式由學(xué)生查詢提供。 第二十九條 考取或保送外校研究生的學(xué)生，應(yīng)提供錄取院校的調(diào)檔函。 第三十條 嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案時(shí)應(yīng)遵守下列規(guī)定： （一）學(xué)生檔案原則上應(yīng)通過EMS或機(jī)要投遞，不建議個(gè)人攜帶，如個(gè)人攜帶需出具個(gè)人有效身份信息并填寫責(zé)任承諾書； （二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、齊全

11、，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，原則上不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案必須按“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目詳細(xì)填寫，按規(guī)定封裝。 第八章 附則 第三十一條 本辦法適用于電氣學(xué)院學(xué)生，包括在籍學(xué)生和往屆畢業(yè)生。第三十二條 本辦法由電氣學(xué)院學(xué)生工作辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第三十三條 本辦法自發(fā)布之日起試行。電氣學(xué)院學(xué)生檔案工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)工作模塊序號具體工作項(xiàng)目時(shí)間節(jié)點(diǎn)材料交付人材料接收人學(xué)生入學(xué)檔案材料的接收與整理1移交本科檔案小學(xué)期-秋季學(xué)期初本科二年級 輔導(dǎo)員檔案負(fù)責(zé)人2接收研究生檔案小學(xué)期-秋季學(xué)期初春季學(xué)期初（博士） 學(xué)生本人 原院校檔案負(fù)責(zé)人3移交學(xué)生登記表小學(xué)期-秋季學(xué)期初年級輔導(dǎo)員檔案負(fù)責(zé)人4移交學(xué)籍卡片、錄取材料秋季學(xué)期初系材料負(fù)責(zé)人檔案負(fù)責(zé)人檔案的日常管理5黨建材料檢查與抽取秋季學(xué)期初及其他時(shí)間檔案負(fù)責(zé)人黨建負(fù)責(zé)人6檔案材料查詢、借閱第一時(shí)間及時(shí)處理學(xué)生及代辦人檔案負(fù)責(zé)人7非畢業(yè)生檔案材料 的清查、歸檔、整理及時(shí)處理8 移交博士相關(guān)材料 日常檔案整理發(fā)寄第一時(shí)間辦理交接博士協(xié)理員 系材料負(fù)責(zé)人學(xué)生及代辦人檔案負(fù)責(zé)人畢業(yè)生檔案工作9移交畢業(yè)生登記表、報(bào)到證學(xué)生畢業(yè)前一