協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn).doc

1、僅供個(gè)人參考協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)摘要:近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化 OA, Ofice Automation 系統(tǒng) 得到廣泛的應(yīng)用，辦公自動(dòng)化是七十年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對(duì)企業(yè)生 產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響的背景下，發(fā)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。它的基本任務(wù)是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人們借助各種設(shè)備解決對(duì)一部分辦公業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到提高生產(chǎn)率、工作效率和質(zhì)量，方便管理和決策的目的。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。從20世紀(jì)80年代中期發(fā)展至今，已經(jīng)經(jīng)歷了以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志的辦公系統(tǒng)及以網(wǎng)

2、絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工 作技術(shù)為主要特征的兩代辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用JSP開(kāi)發(fā)動(dòng)態(tài)頁(yè)面的優(yōu)勢(shì)和功能強(qiáng)大的J2EE構(gòu)建基于B/S模式的辦公系統(tǒng)，幫助企業(yè)采取正確的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)工作，使企業(yè)提高整體業(yè)務(wù)水平。關(guān)鍵詞:OA 企業(yè)信息化，JSP1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)框架1.1系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則(1)創(chuàng)新、成熟性原則系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須把握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)發(fā)展的方向，采用先進(jìn)成熟的體系結(jié)構(gòu)，保證技術(shù)領(lǐng)先，技術(shù)創(chuàng)新以便保證系統(tǒng)性能和生命力。(2)先進(jìn)、開(kāi)放性原則系統(tǒng)集成中采用的各種軟、硬件技術(shù)和產(chǎn)品都必須遵循現(xiàn)有的各種國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或工業(yè)標(biāo) 準(zhǔn)，以便根據(jù)需要充分選擇合適的相互兼容的產(chǎn)品，保證系統(tǒng)具有良好的互操

3、作性。(3)可擴(kuò)展性原則隨著辦公業(yè)務(wù)處理需要的不斷提高，網(wǎng)絡(luò)上的信息流量將不斷增加，這就要求信息系統(tǒng)必須能夠擴(kuò)展規(guī)模，實(shí)現(xiàn)平滑升級(jí)。(4)實(shí)用性原則突出系統(tǒng)的實(shí)用性、 經(jīng)濟(jì)性，貫穿系統(tǒng)是為辦公、管理服務(wù)的主導(dǎo)思想，做到系統(tǒng)功能具有針對(duì)性，系統(tǒng)界面簡(jiǎn)潔友好，易學(xué)易用，可操作性強(qiáng)。(5)可維護(hù)和可管理性原則便于集中對(duì)系統(tǒng)上的設(shè)備進(jìn)行管理、培植、監(jiān)控、報(bào)瞥處理、會(huì)話(huà)控制、性能分析、故 障隔離、故障恢復(fù)、盡量縮短維護(hù)時(shí)間。(6)可靠性原則系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要充分考慮到可能出現(xiàn)的問(wèn)題，以便采用各種技術(shù)，盡可能減少系統(tǒng)故障， 保證系統(tǒng)具有良好、持續(xù)的運(yùn)行性能。(7)可用性原則不能因?yàn)橄到y(tǒng)中某一設(shè)備的故障，導(dǎo)致關(guān)鍵

4、應(yīng)用終止。系統(tǒng)必須具有容錯(cuò)能力，當(dāng)某一部分因故障不能工作時(shí)，數(shù)據(jù)不能受到損壞和污染。(8)安全性原則確保系統(tǒng)信息安全，系統(tǒng)要能提供嚴(yán)密的身份驗(yàn)證、訪(fǎng)問(wèn)控制、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、 密鑰管理等安全機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。1.2系統(tǒng)的需求分析論文提出了一種針對(duì)中小型企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，此系統(tǒng)是在 Windows2000平臺(tái)上開(kāi)發(fā)的以公文流轉(zhuǎn)為核心的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建成后將實(shí)現(xiàn)如下目標(biāo)：1)提供面向全單位工作人員的具有對(duì)公文的收、發(fā)、辦管為一體的公文管理系統(tǒng)，使辦文人員能動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤文件的辦理情況。2) 為領(lǐng)導(dǎo)閱示批示、簽發(fā)文件、部門(mén)閱辦文件、會(huì)簽文件提供一種快速方便的電子辦

5、公手段，并能使領(lǐng)導(dǎo)、主辦部門(mén)、文書(shū)準(zhǔn)確地了解文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，便于文書(shū)督促文件的辦理，提高辦文效率。3) 提供領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程辦公功能、實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的遠(yuǎn)程郵件收發(fā)、閱文批示和文件簽發(fā)。4) 為企業(yè)各部門(mén)的工作人員提供快速方便的檢索手段，用戶(hù)只需在各自的工作站上而不必到文書(shū)或檔案室就能檢索所需文件。5) 提供日常信息的多種發(fā)布方式，實(shí)現(xiàn)信息的編輯、制作、發(fā)布一體化。6) 提供面向秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)日程安排系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)日程安排的審批、查詢(xún)、 歸檔一體化。7) 提供面向會(huì)議管理人員的會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的申請(qǐng)、會(huì)議資源的預(yù)定、會(huì)議日程的安排、會(huì)議文件的發(fā)文、會(huì)議通知的發(fā)布以及會(huì)議紀(jì)要的審批、會(huì)議歷史記錄查詢(xún)一體

6、化的會(huì)議管理系統(tǒng)。8) 提供面向每個(gè)工作人員的個(gè)人辦公管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人從日程安排、文件草擬、到Internet 瀏覽服務(wù)等全面的辦公事務(wù)管理。9) 3 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)對(duì)廣大用戶(hù)來(lái)講，系統(tǒng)界面友好，操作簡(jiǎn)單，易學(xué)易用是非常重要的。此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從設(shè)計(jì)上要達(dá)到如下目標(biāo):1)建立一個(gè)功能豐富、操作簡(jiǎn)單的OA系統(tǒng)，充分利用Intranet技術(shù)使系統(tǒng)的全部功能 都可以在 WWW覽器內(nèi)進(jìn)行操作。2) 滿(mǎn)足部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)高效率處理日常事物的工作需要，有效地協(xié)助部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)順利地完成各項(xiàng)工作。3) 采用合理的工作臺(tái)流程方式處理影響工作效率的各個(gè)環(huán)節(jié)，最大限度地避免人工傳送實(shí)物的工作。4) 為部門(mén)間實(shí)現(xiàn)真正的協(xié)同工作

7、提供保證，擺脫多個(gè)部門(mén)協(xié)作時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)的互相等待的狀況。總的來(lái)說(shuō)是為中小型企業(yè)提供一套高效的辦公解決方案，構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺(tái)。在此平臺(tái)上通過(guò)協(xié)作，提高資源利用率和工作效率，規(guī)范各部門(mén)的辦公行為，實(shí)現(xiàn)資源共享。1.4 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)論文研究的基于Web的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系采用了Browser/Server C瀏覽器/服務(wù)器 ) 結(jié)構(gòu)，最終用戶(hù)界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，是標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系， 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)完全采用國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)負(fù)載輕，開(kāi)放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)方便，使辦公用戶(hù)的操作更簡(jiǎn)單。2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)2.1 系統(tǒng)組成根據(jù)分析設(shè)計(jì)本系統(tǒng)共分為五個(gè)大的模塊:

8、公文管理子系統(tǒng)、文檔管理子系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)日程安排子系統(tǒng)、個(gè)人辦公管理子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。如圖2-1 所示：不得用于商業(yè)用途僅供個(gè)人參考辦公自動(dòng)化系統(tǒng)日程宜排個(gè)人群科杼外事項(xiàng)公文乾理干系儀不得用于商業(yè)用途圖2-1系統(tǒng)的功能模塊設(shè)討2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)2.2.1 公文管理子系統(tǒng)公文管理可以分為收文管理和發(fā)文管理兩大部分，收文管理又分為行政收文和黨組收 文，發(fā)文管理分為行政發(fā)文和黨組發(fā)文；收文管理主要完成的工作有收文登記、傳閱登記、領(lǐng)導(dǎo)批示文件、部門(mén)傳閱文件、催辦文件、收文查詢(xún)、收文統(tǒng)計(jì)、收文薄、辦文單的打印等； 發(fā)文管理完成的工作有文件擬稿、發(fā)文登記、會(huì)簽登記、文件會(huì)簽發(fā)文制版、發(fā)文蓋章、發(fā)

9、文查詢(xún)統(tǒng)計(jì)等。（1）收文管理業(yè)務(wù)描述：收文管理主要對(duì)外來(lái)公文進(jìn)行登記和處理，包括簽收、登記、擬辦、 審定（批 示）、分送傳閱、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、催辦、備份、歸檔等。在登記收文過(guò)程將登記后的收文送領(lǐng)導(dǎo)批示或閱讀，處理結(jié)束后將文件進(jìn)行歸檔。管理人員可以對(duì)收文處理全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、催辦，也可以隨時(shí)打印文件流程跟蹤表及其所有領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)。功能描述：收文管理是面向單位領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、各部門(mén)有關(guān)人員多個(gè)層次，以辦公室為 中心對(duì)收文處理的全過(guò)程進(jìn)行計(jì)算機(jī)的輔助管理。徹底改變過(guò)去人工傳遞紙章文件進(jìn)行文件的批辦流轉(zhuǎn)的傳統(tǒng)做法，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無(wú)紙辦公，同時(shí)支持異地遠(yuǎn)程上網(wǎng)辦公；大大加快公文的流轉(zhuǎn)，提高辦公效率。系統(tǒng)主要功能包括

10、：1）來(lái)文登記2）來(lái)文擬辦收文文書(shū)在登記完畢后，將來(lái)文發(fā)送到擬辦主任處擬辦該文，并由主任送批示領(lǐng)導(dǎo)、主辦單位和傳閱單位。3）領(lǐng)導(dǎo)批示公文根據(jù)擬辦意 見(jiàn)發(fā)送到相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)處，領(lǐng)導(dǎo)在閱文后填寫(xiě)批示意見(jiàn)，之后可以退還收文處，由機(jī)要文書(shū)負(fù) 責(zé)傳送其它部門(mén)辦理，也可以直接送其他部門(mén)辦理。4）、部門(mén)傳閱 對(duì)于閱件在傳送到主辦部門(mén)后，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)可以決定該文在本部門(mén)內(nèi)的傳閱人員，并送部門(mén)內(nèi)人員閱辦。5）主辦部門(mén)承辦對(duì)于辦件在傳送到主辦部門(mén)后，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批示主辦意見(jiàn)，也可以責(zé)成本部門(mén)內(nèi)相應(yīng)的人員批示該文。6）催辦公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中， 如有逾期未辦的，管理員（機(jī)要文書(shū)）可以發(fā)送催辦單催辦該文。7）來(lái)文移交公文在辦理完畢后

11、將移交公文檔案，該移交內(nèi)容包括公文正文、附件和處理的全 過(guò)程記錄（擬辦意見(jiàn)、處理意見(jiàn)、催辦記錄等）.8）查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)根據(jù)需要系統(tǒng)提供收文簿、收文處理單、收文正文和相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的報(bào)表打印功能。（2）發(fā)文管理業(yè)務(wù)掐述：發(fā)文管理主要處理來(lái)文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部制發(fā)的公文。用戶(hù)在公文起草數(shù)據(jù)庫(kù)中起 草文稿，提交并進(jìn)入流程后，文件在發(fā)文流程中流轉(zhuǎn)，其中樞紐人員可以根據(jù)發(fā)文需要讓文 件進(jìn)入串行或者并行的會(huì)簽流程，流程結(jié)束后可以形成紅頭文件并蓋章，也可以返回到起草人，在整個(gè)過(guò)程中，審批人員可以隨時(shí)查看、打印流程跟蹤表。系統(tǒng)要完成的功能有：1）擬稿，主辦部門(mén)擬稿人編輯發(fā)文原文、填寫(xiě)發(fā)文稿紙中的發(fā)文 單位、擬稿日期、主辦部

12、門(mén)、擬稿人、發(fā)文類(lèi)型、緊急程度、頁(yè)數(shù)、標(biāo)題、主題詞、正文、 附件等內(nèi)容。2）核稿，擬稿人擬完稿件后進(jìn)入核稿階局、包括兩種情況：在部門(mén)內(nèi)核稿；秘書(shū)和領(lǐng)導(dǎo)核稿。3）簽發(fā)，秘書(shū)送文給單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行發(fā)文簽發(fā)。4）給文號(hào)，稿件在簽發(fā)后送文書(shū)處，文書(shū)選擇該文字號(hào)，系統(tǒng)將自動(dòng)給出其發(fā)文文號(hào)。5）成文，在給完文號(hào)后，稿件本送到打印室印制，印制完畢的公文交公文處用印。6）發(fā)文，發(fā)文包括兩種：電子公文和紙質(zhì)公文。文件形成后，由公文處登記分發(fā)。7）發(fā)文移交，發(fā)文在成文后，年終由總文書(shū)將發(fā)文原稿及正式文件副本一同移交文書(shū)檔案并自動(dòng)立卷。8）統(tǒng)計(jì)查詢(xún)，提供發(fā)文的多種指標(biāo)查詢(xún)及各種報(bào)表如：擬稿單、發(fā)文簿等單據(jù)的打印等。（I

13、）業(yè)務(wù)描述：檔案管理業(yè)務(wù)包括檔案資料的接收征集、整理、編目、保管、鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、利用管 理等工作。對(duì)于公文檔案，首先是檔案資料的收集、整理、立卷，文檔的立卷是以年為單位， 在一年終結(jié)時(shí)，收集一年的文件，包括單位發(fā)文、收文、傳真、函件、各部門(mén)收發(fā)文，上年 遺漏文件或上年無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示文件等，根據(jù)各文件的內(nèi)容確定其去向：歸檔、保存、清退、銷(xiāo)毀。對(duì)歸檔的文件給定文件的保管期限和分類(lèi)號(hào)。然后按部門(mén)或分類(lèi)組卷331就立卷部門(mén)而言目前有以下三種方式 ：部門(mén)文書(shū)組卷：檔案部門(mén)集中編目；總文書(shū)立卷：交檔案部門(mén)保 管；檔案部門(mén)統(tǒng)一立卷。立卷部門(mén)不一樣，立卷原則也不一致，同時(shí)，不同的單位其案卷的 排架方式、檔號(hào)的

14、格式也不一樣。（2）業(yè)務(wù)流程自必立希排架方式公文檔案的業(yè)務(wù)流程如圖 4-6所示：枚坦文處理的數(shù)據(jù)圖2-2公文檔案的業(yè)務(wù)流程僅供個(gè)人參考(3) 功能描述檔案管理系統(tǒng)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中應(yīng)具有的功能如下:1)自動(dòng)組卷的功能對(duì)文檔而言，應(yīng)具有自動(dòng)立卷或輔助立卷的功能。自動(dòng)立卷前，應(yīng)對(duì)本年度的公文進(jìn)行合法性檢查，對(duì)不滿(mǎn)足立卷要求的公文提醒用戶(hù)修改或作不歸檔處理。詳見(jiàn)公文管理。2) 打印的功能打印出檔案部門(mén)所需的各種規(guī)格的報(bào)表，其規(guī)格參見(jiàn)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。其中有案卷外封面、案卷內(nèi)封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、總目錄、分類(lèi)目錄、著錄卡片、專(zhuān)題目錄、全引目錄、移交、銷(xiāo)毀、接收清冊(cè)等等。其標(biāo)準(zhǔn)有的是國(guó)標(biāo)，有的是行標(biāo)、有的

15、是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在選定的數(shù)據(jù)庫(kù)中按“打印”按扭，可選擇要打印的項(xiàng)目或報(bào)表，選中后可以直接打印，也可以先預(yù)覽后打印或者只預(yù)覽不打印.3) 統(tǒng)計(jì)的功能可以按時(shí)間、類(lèi)別、保管期限統(tǒng)計(jì)。要求統(tǒng)計(jì)口徑相對(duì)靈活、多樣。提供常用的統(tǒng)計(jì)口徑，用戶(hù)也可以根據(jù)需要指定自己的統(tǒng)計(jì)口徑。4) 查詢(xún)的功能檔案保存的目的是提供查詢(xún)，因此要求有較靈活的查詢(xún)，可以提供多途徑的查詢(xún)，可以作全文搜索和只做指定范圍的搜索，對(duì)不在館內(nèi)的檔案提供去向和下次進(jìn)館的時(shí)間。如移交出館 ( 室 ) 提供移交的時(shí)間和接收方名稱(chēng); 對(duì)己外借的檔案提供借出的時(shí)間和應(yīng)歸還的時(shí)間;對(duì)己銷(xiāo)毀的檔案提供銷(xiāo)毀的時(shí)間等等. 查詢(xún)時(shí)可以用瀏覽的方式顯示，只顯示概要信

16、息，也可以顯示一個(gè)文檔的詳細(xì)信息。預(yù)先提供常用的檢索途徑，對(duì)不同的檔案有不同的檢索途徑，如文檔可以預(yù)置主題詞、文號(hào)、 標(biāo)題、成文日期的范圍等檢索途徑。同時(shí)提供按任意條件組合的檢索。檢索后可以即時(shí)打印出調(diào)卷單，同時(shí)向檔案部門(mén)提交調(diào)卷申請(qǐng)。對(duì)己外借的檔案也可以向檔案部門(mén)提出調(diào)卷申請(qǐng)，檔案部門(mén)收到調(diào)卷申請(qǐng)后，在該卷 ( 件 ) 檔案歸還時(shí)，向申請(qǐng)人發(fā)出受理答復(fù)，通知調(diào)卷人借閱檔案. 對(duì)檢索后直接閱讀文件內(nèi)容的檢索，系統(tǒng)自動(dòng)記錄對(duì)文件的使用次數(shù)、檢索人的有關(guān)信息，以便于統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)提供遠(yuǎn)程的查詢(xún)功能。5) 數(shù)據(jù)的輸入與編輯功能檔案數(shù)據(jù)的錄入有多種渠道，系統(tǒng)應(yīng)提供滿(mǎn)足各種渠道的數(shù)據(jù)錄入。對(duì)檔案部門(mén)己經(jīng)組卷

17、但尚未錄入計(jì)算機(jī)的可以逐條手工錄入，全文數(shù)據(jù)可以直接啟動(dòng)用掃描儀掃描，也可以將預(yù)先掃描的文件或其他方式產(chǎn)生的文件直接引入; 對(duì)原有檔案系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)儲(chǔ)到新的系統(tǒng)中來(lái)，其中有兩種版本的數(shù)據(jù)。同時(shí)提供任意情況下形成的Fox 系列數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)自動(dòng)或輔助轉(zhuǎn)儲(chǔ)，以便于統(tǒng)一管理。對(duì)收發(fā)文過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)自動(dòng)立卷后轉(zhuǎn)儲(chǔ)成檔案數(shù)據(jù)。對(duì)全文信息可以用圖形的方式存儲(chǔ)，也可以轉(zhuǎn)換成純文本后存儲(chǔ)。系統(tǒng)支持錄音錄象的多媒體存儲(chǔ)， 多媒體存儲(chǔ)的檔案資料可以在工作站上播放口對(duì)聲音、圖象多媒體數(shù)據(jù)不提供編輯功能 . 輸入時(shí)，對(duì)全文可以直接輸入，也可以點(diǎn)擊“全文引入”按扭而引入任意類(lèi)型的文件內(nèi)容，點(diǎn)擊“掃描”則啟動(dòng)掃描儀

18、進(jìn)行掃描，并自動(dòng)將掃描后結(jié)果拼接在一起進(jìn)行存儲(chǔ)，也可以將掃描后文字圖像的結(jié)果按要求轉(zhuǎn)換成純文本后存儲(chǔ)。輸入時(shí)，保管期限、庫(kù)位號(hào)、單位名稱(chēng)等信息可以取缺省值，也可以從前一個(gè)文檔中復(fù)制從而減少數(shù)據(jù)的輸入量.6) 海量存儲(chǔ)功能用光盤(pán)庫(kù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的海量化。(1) 業(yè)務(wù)流程領(lǐng)導(dǎo)日程安排的一般過(guò)程為: 先由秘書(shū)為單位領(lǐng)導(dǎo)草擬日程安排，草擬完后發(fā)送通知請(qǐng)主任審核，主任可直接對(duì)日程安排進(jìn)行修改，并發(fā)送審核意見(jiàn)給秘書(shū)。審核通過(guò)后秘書(shū)發(fā)送通知請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)查閱日程安排( 或直接由主任發(fā)送通知給單位領(lǐng)導(dǎo)) ， 單位領(lǐng)導(dǎo)可繼續(xù)修改日程安排，并回復(fù)修改通知。如圖 2-3所示秘書(shū)草總組號(hào)日超安排主任津槌.嵯改知見(jiàn)

19、通回更竟 見(jiàn)單位想導(dǎo)責(zé)閱，修西日程女棒圖2-3領(lǐng)導(dǎo)日程安排流程圖(2)功能描述1、生成領(lǐng)導(dǎo)日程安排用戶(hù)為領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)日程安排時(shí)，先選擇需安排事件，如 ：會(huì)議、外出、邀請(qǐng)等。不同事件 對(duì)應(yīng)不同的輸入界面。如外出界面中，外出時(shí)間、外出天數(shù)，邀請(qǐng)界面中可選擇被邀請(qǐng)人， 及查看邀請(qǐng)人的空閑時(shí)間。對(duì)于不能查看的信息可選擇不能公開(kāi)查看按鈕。本子系統(tǒng)還提供鬧鈴功能，到時(shí)可提醒領(lǐng)導(dǎo)所需辦理的事情。對(duì)可公開(kāi)的領(lǐng)導(dǎo)日程可送大屏幕播放。日程安排生成好后可選擇相關(guān)人員審核 .2)審核、修改日程安排審核人可直接對(duì)日程安排進(jìn)行修改，或?qū)徍艘庖?jiàn)發(fā)送給編輯人。3)領(lǐng)導(dǎo)日程查詢(xún)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日程查詢(xún)，有嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置。 只有有權(quán)限的用戶(hù)

20、刁 能查看領(lǐng)導(dǎo)的日程安排日 歷。瀏覽時(shí)可按兩天、一星期、一個(gè)月的方式顯示日歷。4)權(quán)限設(shè)置權(quán)限分為兩種：查看日程安排：用戶(hù)只有查看領(lǐng)導(dǎo)日程安排的權(quán)限。管理日程安排 ：用戶(hù) 可對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日程安排進(jìn)行添加、修改、查詢(xún)?？蓪⒂袡?quán)限的用戶(hù)按權(quán)限級(jí)別添加到設(shè)置表中相應(yīng)的地方，一般用戶(hù)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)日程不能進(jìn)行操作。個(gè)人辦公子系統(tǒng)提供了工作日歷、個(gè)人資料管理、代辦事宜、個(gè)人名片等基本功能，方便各用戶(hù)操作，充分利用 Web的各種特點(diǎn)，為用戶(hù)辦公提供良好、高效的辦公輔助手段，具體包括：待辦事項(xiàng)、個(gè)人資料、個(gè)人名片、日程安排。(1)待辦事項(xiàng)業(yè)務(wù)描述：是所有審批流程的入口，相當(dāng)于待辦文件柜，我們每天只需打開(kāi)待辦事項(xiàng)就 可以知

21、道有要辦理的文件、簽報(bào)、會(huì)議等。具體辦理功能分布到各子系統(tǒng)中,功能描述：待辦事項(xiàng)只提供了所有辦理件的入口鏈接，其提供的功能有分類(lèi)查詢(xún)、打開(kāi)辦理、移入個(gè)人資料等操作。(2) 日程安排個(gè)人日程安排以日歷的形式為用戶(hù)提供對(duì)日常安排安排管理功能。用戶(hù)可創(chuàng)建邀請(qǐng)、約會(huì)、 事件、 提示等安排，并將其存儲(chǔ)到自己的工作日歷中; 對(duì)邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)送邀請(qǐng)通知; 通過(guò)設(shè)定鬧鐘定時(shí)提醒用戶(hù)需辦的事情。為方便用戶(hù)查看安排，日歷可以顯示兩天、一周、兩周、整月的形式提供給用戶(hù)查詢(xún)?nèi)粘贪才诺墓δ? 在創(chuàng)建新的日程安排時(shí)可查詢(xún)別人的空閑時(shí)間提供工作安排是否公開(kāi)查看的權(quán)限設(shè)置功能。(3) 個(gè)人資料將辦公系統(tǒng)中自己感興趣的公文、會(huì)議、

22、 消息等信息加入到個(gè)人資料夾中，作為自己的信息庫(kù)，以便日后查看，也可以自己輸入資料。(4) 個(gè)人名片用戶(hù)可將需要與之聯(lián)系人員的個(gè)人資料收集到自己的個(gè)人電子名片系統(tǒng)中，也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將自己的電子名片傳給他人。電子名片中包括了人員的姓名、職務(wù)、 辦公地點(diǎn)、辦公電話(huà)、家庭住址、電子郵箱等信息，方便大家互相聯(lián)絡(luò)。本子系統(tǒng)用于系統(tǒng)的各種代碼設(shè)置動(dòng)化系統(tǒng)的核心部分，也是系統(tǒng)產(chǎn)品化流程設(shè)置、初始設(shè)置，是本辦公自靈活化和可維護(hù)化的體現(xiàn)。系統(tǒng)的主要功能包括:1)公文設(shè)置包括基本設(shè)置和正文庫(kù)設(shè)置基本設(shè)置: 設(shè)置公文和系統(tǒng)的基本信息，包括大概30 項(xiàng)設(shè)置正文庫(kù)設(shè)置: 進(jìn)行正文庫(kù)的分庫(kù)設(shè)置。2) 檔案設(shè)置基本設(shè)置: 進(jìn)

23、行檔案正文設(shè)置檔案分類(lèi)設(shè)置: 進(jìn)行檔案分類(lèi)表設(shè)置3) 機(jī)構(gòu)設(shè)置部門(mén)設(shè)置: 設(shè)置本單位的部門(mén)以及部門(mén)的文書(shū)、文號(hào)、單位領(lǐng)導(dǎo)等; 群組設(shè)置: 設(shè)置審批群組。4) 角色設(shè)置設(shè)置系統(tǒng)的角色及該角色所適用的數(shù)據(jù)庫(kù)。5) 來(lái)文單位設(shè)置來(lái)文單位分類(lèi)設(shè)置: 設(shè)置來(lái)文單位分類(lèi)，來(lái)文單位設(shè)置: 設(shè)置來(lái)文單位6) 模版設(shè)置辦文單模版: 包括行政收發(fā)文辦文單和黨組收發(fā)文辦文單Word 模版的設(shè)置; 發(fā)文 Word模版：進(jìn)行發(fā)文 Word模版(用于稿件制版)和印章的設(shè)置。7) 發(fā)文流水設(shè)置發(fā)文字號(hào)設(shè)置: 設(shè)置發(fā)文字號(hào)，供秘書(shū)編寫(xiě)文號(hào)使用; 流水名設(shè)置: 對(duì)于自定義發(fā)文流水，可以通過(guò)流水名設(shè)置來(lái)進(jìn)行發(fā)文流水的組合;8)

24、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置設(shè)置系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)的基本信息: 名稱(chēng)、路徑、所在服務(wù)器等參數(shù)。9) 主題詞設(shè)置主題詞類(lèi)別表: 設(shè)置主題詞類(lèi)別，主題詞表: 設(shè)置主題詞3 辦公自動(dòng)化的功能模塊實(shí)現(xiàn)3.1 系統(tǒng)的軟硬件配置不得用于商業(yè)用途僅供個(gè)人參考(1)服務(wù)器端操作系統(tǒng): 考慮到系統(tǒng)的易用性、界面友好性、安全性等方面，服務(wù)器端采用Windows2000 作為操作系統(tǒng)。主要用于提供集成網(wǎng)絡(luò)功能、內(nèi)部安全性、系統(tǒng)容錯(cuò)等服務(wù)。Web 服務(wù)器 :Tomcat 無(wú)疑是 Web 服務(wù)器的首選，它是一個(gè)免費(fèi)的開(kāi)源的Serlvet 容器，它是Apache基金會(huì)的Jakarta項(xiàng)目中的一個(gè)核心項(xiàng)目，由Apache, Sun和其它一些公

25、司及個(gè)人共同開(kāi)發(fā)而成。由于有了Sun的參與和支持，最新的 Servlet和Jsp規(guī)范總能在Tomcat中得到體現(xiàn)。(2)客戶(hù)端操作系統(tǒng):Microsoft Windows XP 或者 Windows98/2000/2003;瀏覽器軟件:推薦使用IE 6.0 以上。常用辦公軟件:Office 2000/2003 等。(1)服務(wù)器端:品牌服務(wù)器，1G 內(nèi)存， 160G 硬盤(pán)(2)客戶(hù)端:Pill 或同檔次以上微機(jī)，128M 以上內(nèi)存，20G 以上硬盤(pán)網(wǎng)絡(luò)采用我?，F(xiàn)有的校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，采用高速交換以太網(wǎng)技術(shù)，主干網(wǎng)傳輸率為1000m, loom 交換到桌面，服務(wù)器與主交換機(jī)以1000M 連接。3.2

26、用戶(hù)界面設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中軟件界面的設(shè)計(jì)要美觀、易用， 方便用戶(hù)輸入信息。因?yàn)橛脩?hù)界面是否友好不僅在很大程度上體現(xiàn)了編程水平，同時(shí)也直接影響用戶(hù)的工作效率和數(shù)據(jù)的真實(shí)性。 在用戶(hù)界面設(shè)計(jì)中主要考慮以下幾點(diǎn)：界面簡(jiǎn)潔明了使用戶(hù)的輸入盡可能少，因?yàn)檩斎氲男畔⒃蕉?，出錯(cuò)的幾率越大。同時(shí)辦公中的數(shù)據(jù)須跟蹤準(zhǔn)確的用戶(hù)和時(shí)間等信息，因此對(duì)于一些常用的信息提供選擇框并限制用戶(hù)輸入；對(duì)于一些不常用的信息，系統(tǒng)給出默認(rèn)值。3.3 系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為各部門(mén)辦公服務(wù)，由于其所處的地位決定了它所涉及的信息都具有一定密級(jí)。因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性尤為重要，這不僅是單位信息安全保障的需要，也是能否順利

27、實(shí)施推廣的重要條件之一.在開(kāi)發(fā)OA 系統(tǒng)時(shí)，充分利用了系統(tǒng)平臺(tái)所提供的各種安全機(jī)制。具體實(shí)施如下:(1)系統(tǒng)資源安全辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的用戶(hù)在訪(fǎng)問(wèn)所有的網(wǎng)絡(luò)資源之前都會(huì)被驗(yàn)證:是否具有對(duì)此資源訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，擁有何種訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。用戶(hù)的存取控制是多級(jí)別的，可以從服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔(包括文檔的鏈接部分)到字段域各種范圍進(jìn)行限制。(2)服務(wù)器安全通過(guò)對(duì)服務(wù)器的管理對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供高層次的、可靠的安全性保證口在服務(wù)器上采用了服務(wù)器存取列表控制技術(shù).(3)數(shù)據(jù)庫(kù)安全辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)安全是從數(shù)據(jù)庫(kù)存取控制列表入手的，它可以控制對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪(fǎng)問(wèn)。 系統(tǒng)管理與維護(hù)工具可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶(hù)類(lèi)型、存取級(jí)別作出明確的定

28、義，保證只有合法授權(quán)的用戶(hù)才能訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)。采用個(gè)人密鑰對(duì)本地?cái)?shù)據(jù)庫(kù)加密并提供口令保護(hù)，其他人員即使能復(fù)制某些被保護(hù)的數(shù)據(jù)庫(kù)也無(wú)法閱讀其內(nèi)容.(4)文檔記錄安全辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄稱(chēng)作一條文檔記錄。通過(guò)對(duì)文檔記錄授權(quán)控制可以控制到不同類(lèi)型的用戶(hù)對(duì)記錄的訪(fǎng)問(wèn)。采用數(shù)字簽名技術(shù)可以檢驗(yàn)公文發(fā)送者的可靠性及公文郵件在傳輸過(guò)程中是否被篡改。對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔或字段加密。無(wú)論信息是存儲(chǔ)在服務(wù)器上還是在工作站上，數(shù)據(jù)傳送加密可以為郵件在缺乏安全保障的介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)上傳輸時(shí)提供安全保證。(5)操作權(quán)限控制在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，同一個(gè)操作界面可能被不同身份的用戶(hù)使用，為了確認(rèn)操作的有效性，采用操作權(quán)限控制

29、技術(shù)。(6)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全活動(dòng)日志的建立。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用記錄活動(dòng)日志的方式，嚴(yán)密監(jiān)視每個(gè)登錄用戶(hù)對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的操作?；顒?dòng)日志存儲(chǔ)了諸多信息，一方面包括站點(diǎn)和服務(wù)器的哪部分被訪(fǎng)問(wèn)，哪個(gè)瀏覽器被使用，哪個(gè)URL 被使用，以及可能遇到的CGI 錯(cuò)誤。另一方面包括辦公系統(tǒng)中哪些用戶(hù)創(chuàng)建、刪除、修改了關(guān)鍵數(shù)據(jù)和文檔。因此，活動(dòng)日志文件可以監(jiān)視站點(diǎn)和服務(wù)器上的活動(dòng)，同時(shí)檢查那些可疑的活動(dòng)，對(duì)于防患未然、追查責(zé)任事故具有重大意義。系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份。備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)可保證遭到侵破壞后，能最快地恢復(fù)系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采用服務(wù)器代理自動(dòng)備份的方法，一般在無(wú)人使用的夜間運(yùn)行，系統(tǒng)備份的方法是備份最近幾天的數(shù)據(jù)，以隊(duì)列的方式每天備份一次。3.4 小結(jié)本章講述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)，主要講述了系統(tǒng)的軟硬件配置，用戶(hù)界面設(shè)計(jì)，系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)幾個(gè)方面的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為各部門(mén)辦公服務(wù)，由于其所處的地位決定了它所涉及的信息都具有一定密級(jí)。因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性尤為重要，這不僅是單位信息安全保障的需要，也是能否順利實(shí)施推廣的重要條件之一。致謝語(yǔ)在這里首先要感謝我的導(dǎo)師鄭珂老師。鄭老師平日里工作繁多，