會(huì)議室管理及會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程

1、會(huì)議室管理及會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程1       目的        規(guī)范公司會(huì)議服務(wù)操作，確保樹立公司良好形象。2       適用范圍        適用于會(huì)議室控制管理及對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)議服務(wù)工作的管理工作。3       職責(zé)31    辦公室主任負(fù)責(zé)

2、對(duì)會(huì)議室及會(huì)議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。32    辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室全面管理和受理會(huì)議使用部門及顧客的各類會(huì)議要求，并負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置，安排會(huì)議服務(wù)人員。33   設(shè)備部負(fù)責(zé)會(huì)議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)工作。34    業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng)，協(xié)助辦公室布置會(huì)場(chǎng)和會(huì)議室保潔工作。35    工程部負(fù)責(zé)會(huì)議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護(hù)工作。4       工作程序41 

3、0; 會(huì)議室管理411 使用會(huì)議室業(yè)務(wù)受理A     辦公室人員接到用戶的會(huì)議申報(bào)單后，根據(jù)會(huì)議申報(bào)單的要求（申報(bào)部門、申報(bào)時(shí)間、會(huì)議名稱、會(huì)議室擬用時(shí)段、擬開會(huì)地點(diǎn)及會(huì)議室、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議安排意見(jiàn)等）填寫會(huì)議受理服務(wù)單。B     根據(jù)會(huì)議申報(bào)單內(nèi)容，辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會(huì)議申報(bào)部門及顧客，詳細(xì)了解會(huì)議使用情況及其他要求。C     辦公室以會(huì)議申報(bào)單和電話聯(lián)系的會(huì)議使用情況為準(zhǔn)，填寫會(huì)議受理服務(wù)單，詳細(xì)寫明會(huì)議使用部門、 聯(lián)系人、電話、會(huì)議事由、注意事項(xiàng)、是否需要會(huì)議

4、服務(wù)、受理部門、受理時(shí)間、經(jīng)辦人、送會(huì)議服務(wù)單時(shí)間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運(yùn)行是否需要監(jiān)護(hù)等內(nèi)容后，立即將會(huì)議受理服務(wù)單送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。D     業(yè)務(wù)部針對(duì)會(huì)議受理服務(wù)單的內(nèi)容在會(huì)議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。E     設(shè)備部針對(duì)會(huì)議受理服務(wù)單的內(nèi)容在會(huì)議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。412 會(huì)場(chǎng)布置及安排A     接用戶會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置要求后，辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門，按顧客要求布置會(huì)議桌椅；檢查會(huì)議室清潔、供水是否完備；照明、空調(diào)、音響是

5、否能正常運(yùn)行；及顧客所需的準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)、座次牌、簽到臺(tái)、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會(huì)議所需物品。B     辦公室負(fù)責(zé)在會(huì)議召開前將會(huì)場(chǎng)布置完畢，并通知使用會(huì)議室的顧客查看會(huì)場(chǎng)，按用戶要求對(duì)會(huì)場(chǎng)作出調(diào)整以便滿足用戶要求。42    會(huì)議室服務(wù)工作421 會(huì)議服務(wù)  大會(huì)議室應(yīng)提前開門，會(huì)議開始前20分鐘再次確認(rèn)；小會(huì)議室提前30分鐘開門，會(huì)議開始前10分鐘再次確認(rèn)。422 設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會(huì)議室，開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運(yùn)行。423 會(huì)議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會(huì)議召開前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)；在會(huì)議使用中，必須每15分鐘倒1次茶水，大會(huì)議室召開會(huì)議，會(huì)務(wù)人員不能擅自離開，對(duì)會(huì)議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理，并及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。424 會(huì)議使用完畢后，會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理，并向辦公室匯報(bào)會(huì)議室使用情況，重要會(huì)議應(yīng)向總經(jīng)理室通報(bào)。43    辦公室負(fù)責(zé)隨時(shí)做好會(huì)議服務(wù)回單的收集、整理工作，檢查會(huì)議室使用是否正常，如有異常，及時(shí)更改、整頓，以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。5