“開放存取”機制在高校檔案管理中的應用

1、“開放存取”機制在高校檔案管理中的應用    開放存取(Open Access，OA)的概念產生于20世紀90年代，是指通過公共網絡可以免費獲取所需的文獻，允許任何用戶讀取、下載、拷貝、分發(fā)、打印、檢索以及獲取在線全文信息，支持爬行器收獲并建立本地索引，支持用于法律允許的其他目的(不包括商業(yè)、法律、技術貿易壁壘方面的應用)，惟一的限制是復制與發(fā)行。開放存取運動主要是伴隨著網絡的發(fā)展，在學術、出版、圖書館、文獻等領域大規(guī)模興起，特別是搜索引擎、ebook、博客等新技術的出現，所帶動的一種全新的信息交流方式。 開放存取運動目前已經越來越被學術界所接受和重視，

2、學術界特別是信息資源領域對開放存取模式的研究日趨深入。檔案是一種重要的信息資源，因此，從整個信息資源的角度，對開放存取機制進行深入的研究具有重要的意義。在此，筆者以所從事工作的實際情況出發(fā)，探討一下在高校檔案工作中，高校檔案資源如何實現“開放存取”的服務機制。 一、“開放存取”機制在高校檔案管理中的含義 在討論“開放存取”機制在高校檔案管理中的含義之前，首先我們來分析一下高校檔案信息資源的性質和特點。 高校檔案信息資源作為學校全部信息資源的重要組成部分，在輔助一線教學科研、支持學校行政后勤等部門順利辦公，以及記錄學校歷史、宣傳樹立學校形象等方面，發(fā)揮著重要作用，對學校的正常運轉、改革發(fā)展具有不

3、可替代的作用。檔案信息的重要性也越來越被廣大的學生、教職員工所了解，并且，由于高校檔案內容的特殊性以及惟一性，在社會上也有著重要的影響，越來越得到社會的關注和重視。 高校內部以及社會越來越多樣化、個性化、專業(yè)化的需求對高校檔案管理模式也提出了更高的要求，這也是廣大高校檔案工作者所不斷思考、探索的一個問題。特別是隨著互聯(lián)網的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網式的利用模式已經滲透到了社會生活的方方面面，這就對傳統(tǒng)的檔案利用模式產生了巨大沖擊，一向被認為成熟、安全的“部門歸檔”以及“調閱式”的檔案利用模式開始動搖。雖然這種方式仍然占據著高校檔案部門的主流，但是與此相關的各種問題和矛盾已經開始顯現，如檔案收集難以實現前

4、端控制、存儲成本不斷上升、利用效率偏低、有償服務屢遭爭議等，隨之產生了一系列的衍生問題，如利用門檻相對偏高降低了利用者的利用興趣；保存成本的上升與檔案部門可支配資源短缺的矛盾，影響了檔案工作者的工作熱情，諸如此類的問題已經對檔案人員形成不小的困擾。另一個顯而易見的問題就是，由于檔案自身所遵循的原則以及檔案部門的特殊性，完全照搬互聯(lián)網模式或者數字圖書館模式是不可行的，也是不可靠的。此外，由于利用者、成本費用、質量控制等各方面的原因，高校檔案資源的開放存取機制，不同于其他信息文獻領域。    基于上述情況，開放存取在高校檔案管理實踐中包括三層含義：一是指有條

5、件地將檔案信息向學校所有學生和教職工以及社會公眾開放，降低利用門檻，減少權限障礙，從而提高檢索效率和利用效果；二是降低獲得檔案信息的難度，提高工作效率；三是通過OA資源庫的建設，在理論以及實踐中，提高高校檔案信息價值開發(fā)力度，使檔案價值全面得以實現?？梢钥闯?，上述含義是對“開放存取”定義的一種修正，使之更符合高校檔案的實際。這樣的修正在高校檔案工作實踐中具有實際意義。 二、“開放存取”機制在高校檔案工作中的應用范圍 筆者認為，“開放存取”機制在高校檔案館中的實現和具體應用范圍，主要包括以下三個方面。 （一）環(huán)境建設 如前所述，“開放存取”機制是基于網絡環(huán)境產生和運作的，“開放存取”機制在高校檔

6、案館中的應用主要是基于數字化校園和高校數字檔案館的建設。數字化校園是利用計算機技術、網絡技術、通訊技術以及科學規(guī)范的管理對教學、科研、管理和生活服務有關的所有信息資源進行整合、集成和全面的數字化，最終實現教育信息化、決策科學化和管理規(guī)范化的現代大學。高校數字檔案館是數字校園的重要組成部分，它的概念與理論上的虛擬檔案館不同。從硬件上說，它在網絡硬件的物理連接上屬于校園網的一部分, 檔案館需要建立一個相對安全系數比較高的內部局域網,有自己的專用服務器，局域網通過一個核心交換機連接到校園網主交換機上,實現檔案館網絡與校園網的互聯(lián)。從軟件上說，檔案館內部網絡一般包括兩大項內容，一個是檔案館辦公系統(tǒng)，一

7、個是檔案管理系統(tǒng)，這是高校數字檔案館的兩大支柱，同時，所有檔案實現數字化，是高校數字檔案館的前提和基礎。檔案數字化有自身的特點，具有層次化、級別化的特點，特別是在網絡環(huán)境中，對于防火墻、密鑰、后門等安全機制以及管理方法提出了較高要求。 （二）資源管理 開放存取的資源管理，這里主要是指利用科學方法，將不同類型、來源分散、異構、海量的檔案信息資源經過編目、整序，編輯，形成可以通過網絡利用的有效數據的過程。簡而言之，就是將零散檔案信息數據化的過程。 1、編目 在網絡環(huán)境中的檔案編目，不同于傳統(tǒng)的檔案手工編目，需要編制適合網絡信息資源描述和組織的著錄格式，目前這一工作大多通過擴充傳統(tǒng)的機讀目錄格式來實

8、現。 2、整序 高校檔案資源需要得到永久性的保存和利用。在開放存取模式下要實現這個目標,檔案部門必須能夠快速、準確獲得正確、完整的檔案資源。但是由于網絡環(huán)境帶有一定的不穩(wěn)定性，如果處理不好，會給檔案管理帶來很大的問題，甚至造成檔案的缺失和偽誤。為此，有必要在網絡上為學校檔案資源進行整序、標識。如可以采用數字對象標識符(Digital ObjectIdentifier，DOI)與檔案分類號相結合的方式，以保證檔案管理者和檔案用戶可以按照需要獲得指定的檔案信息資源。    3、編輯 在網絡環(huán)境和開放存取機制下的檔案信息編輯，主要是利用元數據對檔案信息資源進行

9、組織管理。元數據是關于數據的數據，是用于幫助識別、描述、限定和定位資源的數據。利用元數據可以提高開放存取檔案信息資源的檢索效率。為了實現這一目的，高校檔案部門要制定相關的OA標準，規(guī)定歸檔者要提供相應標準和規(guī)范的元數據，同時通過編輯、轉換，實現即時存儲和提供多種格式的元數據。目前，關于檔案元數據的規(guī)范已有很多研究成果，可供高校檔案部門進行借鑒和參考。 （三）提供利用 開放利用機制的最終目的，是為了向公眾提供所需要的全部信息資源。但是與其他領域的開放存取機制不同，檔案信息具有機密性、內部性和分散性的特點，無論檔案的提供者還是檔案的利用者，都存在著特定條件，如特定的人群、特定的環(huán)境等等。因此，在提

10、供方便快捷的準搜索引擎式的服務時，還有一些理論和實踐問題，需要得到解決。 1、高校檔案數據庫與高校電子資源庫的關系 目前，大部分高校都建設或購買了相當數量的電子資源庫，這些資源庫作為整體知識庫的一部分，開放程度是不一樣的。相對于純學術性的資源庫，高校中非學術性的資源庫（包括高校檔案數據庫）保持著不透明的狀態(tài)。國外某些大學對高校檔案數據庫是否可以開放，人為控制到何種程度，已經進行了卓有成效的研究。筆者認為，只要能夠在法律上對版權、費用等問題進行了清楚的界定，高校檔案數據庫中所保存的檔案信息中的學術性信息，應該可以納入學校電子資源庫或者知識庫中。 2、高校檔案數據的開放存取方式 目前，高校檔案數據

11、庫中的檔案信息的開放存取方式主要有這樣幾種形式： （1）網頁鏈接 即通過校園網或者高校檔案部門自己的主頁，提供開放存取檔案信息的鏈接入口，由高校檔案部門自行決定需要提供開放存取的檔案資源，包括目錄、全文以及相關鏈接，用戶可以登陸相關網頁，通過點擊來瀏覽相關檔案信息。（2）建立高校專題檔案數據庫 高校檔案館根據需要，建立相關專題庫，通過收集分類系統(tǒng)搜集校內所有開放存取的檔案資源，并將它們整合、組織，形成專題檔案數據庫。如學生成績庫、學歷學位認證庫、工資工齡庫等等。高校檔案館充分利用數字校園中各種信息數據庫的建設，將所有校內開放存取的檔案資源進行全方位的綜合、整理和揭示，用戶則直接訪問相關的高校檔

12、案數據庫。當然，這需要安全性、政策支持、科學管理等方面的保證，對高校檔案館的自身建設也是一個巨大挑戰(zhàn)。    （3）通過館藏目錄獲取高校檔案信息 機讀檔案館藏目錄，是高校檔案館最重要的數字化資源之一，也是最常用的檢索工具之一。利用機讀檔案館藏目錄，可以實現所有館藏檔案資源的檢索，這也是高校檔案工作者和檔案利用者所熟悉和普遍使用的一種方式。此外，可以通過增加相關字段等方法，使高校檔案資源轉化成為開放存取的網絡資源。在這方面，檔案工作者可以充分借鑒圖書館的一些成熟經驗。 （4）通過集成、挖掘技術開發(fā)高校檔案信息資源 傳統(tǒng)的簡單調閱、淺層次的檔案利用顯然不能滿

13、足學校和社會對高校檔案資源的利用需求。因此，將高校檔案信息資源納入開放存取機制，利用開放存取機制，全方位，深層次的開發(fā)高校檔案信息資源；利用先進技術、先進軟件，實現高校檔案數據庫資源行政化和學術化的有機統(tǒng)一，可以達到擴大利用面、優(yōu)化利用效果、全面實現檔案信息價值的目的。 三、高校檔案部門實現“開放存取”存在的問題與對策 開放存取運動能夠優(yōu)化高校檔案管理，提高利用效率和效果,但這不意味著可以一蹴而就，在實際工作中，還會遇到這樣和那樣的問題，需要解決和思考。 （一）開放環(huán)境下檔案的信息安全 隨著網絡與人們生活的日益密切，人們似乎可以從網絡上找到任何想要找到的東西，在給人極大方便的同時，也給人帶來了

14、不安全感。高校檔案是在高校各項工作中自然形成的，檔案的公開，會動搖一些人對檔案在傳統(tǒng)認識上的安全心理。 因此，開放存取運動在高校檔案界開展，有賴于逐漸建立一種開放的理念,能夠得到學校各個職能部門的認同,解除人們戒備心理。高校檔案人員要大力宣傳開放存取的理念,通過各種形式和場合，灌輸、滲透這種方式的優(yōu)點和好處,使學校有關領導、教職工和廣大學生了解到檔案是一種可以利用的信息資源,不僅吸引高校一線的教學、科研工作者成為高校檔案開放存取的利用者（取者）,還能夠主動成為高校檔案資源的提供者（存者）,從而推動高校檔案開放存取的健康良性發(fā)展。當然，將這種模式完全納入現行的高校檔案管理體制還有一定的難度，值得

15、認真思考和研究。 （二）成本和費用 開放存取機制，是建立在網絡的基礎上，任何人都不能低估它的運行成本。理論上講，高校檔案部門可以從高校檔案資源的開放存取機制中收取適當的費用，但在實際中是否可行，是否符合國家有關部門的政策法規(guī)精神，目前還不能確定。這個問題如何處理，直接影響開放存取機制在高校檔案部門的運行。    在目前開放存取運動的實際操作中，通常會采用“作者付費、用者免費”的模式，例如OA期刊，但是這些費用通常會計入科研成本中。高校提供檔案信息服務，不完全適合這種成本分擔的模式，但是可以從中得到借鑒。高校檔案部門可以通過協(xié)議、與第三方中介合作等方式，建

16、立或者拓寬成本補償機制，兼顧國家、學校、相關部門以及個人的合理利益，達到“雙贏”甚至“多贏”。 （三）高校檔案信息資源優(yōu)化建設 基于目前高校管理體制，檔案部門還不能完全實現檔案文件的前端控制，加上高校檔案產生的自然屬性等問題的存在，對檔案數據進行規(guī)范化建設存在很大難度。然而，高校檔案信息資源的質量直接關系到開放存取的發(fā)展前景,高校檔案開放存取機制的順利建立，需要齊全、完整、準確、高質量的檔案資源。因此，高校檔案部門要大力提高檔案收集的齊全完整率，這是開放存取機制的起點和重要基礎。同時，高校檔案部門需要制定有效的檔案開放存取質量控制策略。通過加強檔案的鑒定環(huán)節(jié)，完善檔案的審核制度，規(guī)范編目著錄，不斷優(yōu)化高校檔案信息資源。 （四）硬件建設和相關技術的研究 高校檔案開放存取機制的建立，需要購買硬件設施，配備相關軟件,搭建符合條件的基礎網絡平臺，特別是電子檔案的存儲介質、存儲環(huán)境、存儲設備，都與高校檔案的信息安全問題息息相關。 開放存取的相關技術主要是以OAI 為核心的技術開發(fā)及應用研究,包括數據傳輸、數據永久性保存、數據挖掘、開發(fā)智能檢索系統(tǒng)、建立