2014.6.11-學(xué)術(shù)會議任務(wù)分解-

1、2014 中美婦科微創(chuàng)學(xué)術(shù)研討會任務(wù)分解表活動總協(xié)調(diào)：陳建明總協(xié)調(diào)：陳建明1. 醫(yī)療組：組長：朱曉星成員： 醫(yī)護團隊經(jīng)營組任務(wù)：負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)會議手術(shù)案例篩選及手術(shù)器材、手術(shù)室、手術(shù)人員配備等演示手術(shù)準(zhǔn)備；向醫(yī)護人員開會宣傳組織門診及住院部醫(yī)護人員儲備手術(shù)患者；召開手術(shù)相關(guān)注意事項會議等。負(fù)責(zé)院內(nèi)動員會議的組織召開、組織安排院內(nèi)醫(yī)護人員參會。2. 宣傳策劃組：組長：辛欣成員： 品牌部、網(wǎng)絡(luò)部、咨詢部任務(wù)：負(fù)責(zé)整個學(xué)術(shù)論壇的策劃、組織、物料制作準(zhǔn)備、現(xiàn)場布置、現(xiàn)場影視錄制、后期剪輯、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持人串詞、實施執(zhí)行和媒體接待、新聞宣傳報道及跟蹤、官網(wǎng)及微博實時同步跟進等。3. 禮儀接待組：組長 ：高雪

2、（峰會會場）王弦（院內(nèi)分會場）成員 ：客服部、導(dǎo)醫(yī)組任務(wù)： 負(fù)責(zé)嘉賓全程服務(wù)接待，兩個分會場現(xiàn)場嘉賓及專家簽到，兩個分會場現(xiàn)場專家及醫(yī)生、患者的禮儀引導(dǎo)、茶水接待，配合主講臺話筒傳遞、獎牌授予、聘書發(fā)放等儀式流程。專家院內(nèi)參觀流程、會議專家講課課件及相關(guān)資料準(zhǔn)備、專家講解安排、參會人員學(xué)分發(fā)放4. 行政后勤組：組長 ：戴麗華成員： 洪潔 、 鄧云、吳秦萍、任務(wù)： 負(fù)責(zé)與會專家及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的邀請，機票的預(yù)定、接機及專家食宿接待；會議期間車輛調(diào)度及安排；會議當(dāng)天參會人員中餐酒店預(yù)定及安排；負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)會議期間工作人員現(xiàn)場及參會醫(yī)生、患者水電、保潔、安全、車輛調(diào)度安排及用車保障，物資、物料保管與運輸。5.

3、 業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)組：組長 ：余元平成員： 市場部、部分院內(nèi)醫(yī)生任務(wù)： 負(fù)責(zé)聯(lián)系并邀請參會醫(yī)生和患者，包括邀請函的投遞，回執(zhí)函的跟蹤并統(tǒng)計確認(rèn)到會人數(shù)，會議期間，配合禮品及相關(guān)宣傳資料的準(zhǔn)備和發(fā)放，與參會醫(yī)生、患者實時溝通聯(lián)系，會中、會后長期良好合作與信任關(guān)系的維護。任務(wù)分解前期任務(wù)序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人完成時間1學(xué)術(shù)會議各組協(xié)調(diào)陳建明辛欣2擬定策劃方案和嘉賓邀請函（請柬）辛欣3擬定任務(wù)分解表辛欣4確定與會國內(nèi)專家及行程時間表機票預(yù)訂洪潔鄧云5全院動員大會陳建明朱曉星6江西省醫(yī)師協(xié)會、南昌市醫(yī)師協(xié)會聯(lián)辦、領(lǐng)導(dǎo)邀約陳建明沈韻蕓7本地參會醫(yī)生及患者邀請沈韻蕓李蕾8中國醫(yī)師協(xié)會主辦聯(lián)系及學(xué)分證落實洪潔劉杰

4、9學(xué)術(shù)活動參會醫(yī)師通知辛欣孫艷平10致邀請函給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（市衛(wèi)生局、市/區(qū)計生委領(lǐng)導(dǎo)）沈韻蕓11與會領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓酒店預(yù)訂，會場預(yù)訂。戴麗華12學(xué)術(shù)會議期間，財務(wù)審批劉芳13與會專家課件索取及整理洪潔劉杰組別序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人完成時間前期任務(wù)1學(xué)術(shù)會議患者申請援助接待王弦2學(xué)術(shù)會議申請援助患者資料審核王弦3學(xué)術(shù)會議符合援助條件患者通知邀約王弦4報名參會醫(yī)生及患者統(tǒng)計，參會醫(yī)生統(tǒng)計交會務(wù)組及宣 傳策劃組；患者資料統(tǒng)計交醫(yī)療組；洪潔市場部、王弦5參會醫(yī)師會議報道、會場簽到、接待、參觀醫(yī)院及流程王弦市場部客服導(dǎo)醫(yī)組別序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人完成時間宣傳策劃組1中國醫(yī)師協(xié)會信封沈韻蕓辛欣2邀請函分裝與

5、郵寄、上門拜訪送邀請函余元平3學(xué)術(shù)會議醫(yī)院外場布置（拱門、氣球、條幅、氣球等）李丹楊永峰4學(xué)術(shù)會議醫(yī)院會場專家講堂背景、簽到處、禮品發(fā)放 處、簽名版設(shè)計及制作李丹5學(xué)術(shù)會議醫(yī)院會場講臺、話筒、指示牌、吊旗、活動宣 傳展牌設(shè)計及制作萬歡6學(xué)術(shù)會議醫(yī)院內(nèi)布置萬歡7學(xué)術(shù)會議酒店會場背景桁架及噴繪制作李丹8學(xué)術(shù)會議酒店會場簽到處背景設(shè)計及制作李丹9學(xué)術(shù)會議酒店會場嘉賓休息室采訪背景設(shè)計及制作李丹10學(xué)術(shù)會議介紹折頁設(shè)計及印刷李丹11學(xué)術(shù)會議公共物料設(shè)計準(zhǔn)備（參會證、工作證、記者證、禮品貼、臺卡、邀請函、聘書、休息區(qū)指示、導(dǎo)引牌、禮品券、手提袋、資料袋、專家床頭卡、禮品設(shè)計及制作）邀請函快印萬歡臺上領(lǐng)導(dǎo)

6、、臺下嘉賓座次安排與臺卡設(shè)置辛欣洪潔沈韻蕓12醫(yī)院專家休息區(qū)布置萬歡13授牌牌匾設(shè)計及制作李丹14學(xué)術(shù)會議海報及社區(qū)牌、框架宣傳畫面設(shè)計李丹15學(xué)術(shù)會議酒店現(xiàn)場布置李丹16大合影場地與拍攝萬歡17領(lǐng)導(dǎo)嘉賓及媒體簽到涂穎潔18媒體采訪方案和當(dāng)日采訪具體安排涂穎潔19來院領(lǐng)導(dǎo)和專家接受媒體采訪人員確定及內(nèi)容涂穎潔20現(xiàn)場主持人邀約、溝通孫艷平21媒體宣傳推廣方案辛欣22報紙媒體版面安排與落實辛欣楊永峰24學(xué)術(shù)會議文稿撰寫及準(zhǔn)備孫艷平25學(xué)術(shù)會議各領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓致辭名單確定撰寫致辭稿并對接孫艷平沈韻蕓26學(xué)術(shù)會議采訪提綱撰寫涂穎潔27學(xué)術(shù)會議活動前期報紙、電視、電臺媒體預(yù)熱宣傳稿件 撰寫及制作投放辛欣2

7、8外拍攝影、攝像師聯(lián)系及制定拍攝方案并安排執(zhí)行楊永峰29學(xué)術(shù)會議新聞通稿輯寫及準(zhǔn)備涂穎潔30學(xué)術(shù)會議當(dāng)天媒體邀約楊永峰涂穎潔31學(xué)術(shù)會議活動后續(xù)宣傳方案制定辛欣32學(xué)術(shù)會議活動后續(xù)文案撰寫孫艷平涂穎潔33學(xué)術(shù)會議當(dāng)天視頻、照片資料及時發(fā)送網(wǎng)絡(luò)部萬歡34學(xué)術(shù)活動后媒體報道收集并及時傳送網(wǎng)絡(luò)部涂穎潔35學(xué)術(shù)會議網(wǎng)絡(luò)專題的建設(shè)與更新郭文軍36學(xué)術(shù)會議網(wǎng)絡(luò)推廣郭文軍37學(xué)術(shù)會議網(wǎng)絡(luò)報名界面郭文軍38學(xué)術(shù)會議網(wǎng)絡(luò)報名每日統(tǒng)計郭文軍39網(wǎng)絡(luò)報道的撰寫與發(fā)布郭文軍40活動視頻資料及媒體報道上傳官網(wǎng)及其他網(wǎng)站推廣郭文軍41學(xué)術(shù)會議現(xiàn)場影音，視頻播放詹韓偉42學(xué)術(shù)會議現(xiàn)場布置（音頻、視頻、音響、投影儀、排楊永峰

8、插）43網(wǎng)絡(luò)報名者信息的登記、統(tǒng)計、整理郭文軍44咨詢接聽參會醫(yī)生報名電話并進行登記、告知參會須知咨詢部45咨詢接聽報名申請援助者電話，并告知其具體參加事項咨詢部46學(xué)術(shù)會議網(wǎng)站布條、新聞、網(wǎng)站鏈接等推廣郭文軍47征集子宮肌瘤、卵巢囊腫、不孕不育、宮外孕患者王弦李蕾48學(xué)術(shù)會議網(wǎng)絡(luò)宣傳及醫(yī)院網(wǎng)站活動頁面宣傳郭文軍49學(xué)術(shù)會議網(wǎng)絡(luò)宣傳推廣計劃表郭文軍50現(xiàn)場拍照、攝像人員確定，分組（包括外援）萬歡51接車牌制作萬歡52峰會現(xiàn)場指揮調(diào)度辛欣組別序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人完成時間禮儀接待組1前期確定一對一專家服務(wù)人員名單，并進行禮儀培訓(xùn)高雪2安排固定人員統(tǒng)一調(diào)度各專家服務(wù)人員高雪3學(xué)術(shù)會議當(dāng)日，酒店會

9、議現(xiàn)場嘉賓休息區(qū)禮儀人員配置高雪4學(xué)術(shù)會議酒店會場嘉賓、媒體、參會人員簽到高雪市場部楊永峰5學(xué)術(shù)會議酒店會場參會人員引導(dǎo)就坐高雪市場部6學(xué)術(shù)會議酒店會場嘉賓簽到后引導(dǎo)至休息區(qū)高雪7嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)接待區(qū)接待人員、禮儀引導(dǎo)人員培訓(xùn)演練高雪8來賓簽到區(qū)布置、嘉賓胸花佩戴、及禮儀人員人數(shù)確定高雪9領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓、參會人員禮品發(fā)放戴麗華10酒店會場接待區(qū)、峰會會現(xiàn)場水果、茶點布置，戴麗華11學(xué)術(shù)會議醫(yī)院分會場嘉賓、媒體、患者簽到王弦12學(xué)術(shù)會議醫(yī)院分會場禮儀引導(dǎo)服務(wù)王弦13學(xué)術(shù)會議醫(yī)院分會場專家會診禮儀引導(dǎo)及配合王弦14學(xué)術(shù)會議醫(yī)院會場患者禮品發(fā)放王弦15學(xué)術(shù)會議嘉賓、專家參觀醫(yī)院引導(dǎo)及解說院內(nèi)參觀流程及路線安

10、排和人員布置王弦16醫(yī)護人員職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，會議當(dāng)天統(tǒng)一形象，淡妝要求鄧云吳秦萍17配合本活動總指揮安排分會場其他任務(wù)及協(xié)調(diào)等事宜王弦組別序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人完成時間業(yè)務(wù)組1南昌及其周邊地市區(qū)醫(yī)生及患者的聯(lián)系邀約余元平市場部2醫(yī)生邀請函及征集DM 單頁的發(fā)放投遞方案余元平3征集海報社區(qū)粘貼及宣傳報名余元平4跟蹤回執(zhí)函并統(tǒng)計確認(rèn)最終到會人數(shù)余元平5學(xué)術(shù)活動子宮肌瘤、卵巢囊腫、不孕不育、宮外孕患者 邀約余元平6學(xué)術(shù)活動子宮肌瘤、卵巢囊腫、不孕不育、宮外孕患者 數(shù)據(jù)統(tǒng)計王弦鄒娜娜7配合進行酒店會場、醫(yī)院分會場布置余元平8配合會議酒店現(xiàn)場接待引導(dǎo)、資料發(fā)放及秩序維護工作余元平9資料袋打包余元平10禮

11、品打包及相關(guān)宣傳資料的準(zhǔn)備余元平11配合后勤部進行物資搬運余元平12業(yè)務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，會議當(dāng)天統(tǒng)一形象及語言，著余元平裝要求13配合醫(yī)院會場患者禮品發(fā)放及現(xiàn)場其他配合事宜余元平14實到參會人員統(tǒng)計及禮品發(fā)放余元平15會議期間業(yè)務(wù)人員與參會者加深認(rèn)識和溝通市場部16配合本活動總指揮安排的其他任務(wù)及協(xié)調(diào)等各類事宜余元平組別序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人完成時間醫(yī)療組1學(xué)術(shù)會議，院內(nèi)門診及住院部醫(yī)護人員動員知悉王弦2學(xué)術(shù)會議院內(nèi)微創(chuàng)手術(shù)患者儲備王弦3微創(chuàng)手術(shù)患者術(shù)前檢查王弦4動員院內(nèi)醫(yī)護人員推薦微創(chuàng)手術(shù)病例王弦5微創(chuàng)手術(shù)注意事項培訓(xùn)王弦6院內(nèi)適宜手術(shù)的既有患者宣講知悉王弦7學(xué)術(shù)會議患者手術(shù)案例篩選王弦

12、8手術(shù)醫(yī)師、麻醉人員及其協(xié)助人員的安排分工調(diào)配表朱曉星9制定手術(shù)規(guī)范流程及方案朱曉星10制定手術(shù)緊急情況應(yīng)急預(yù)案朱曉星11組織符合手術(shù)條件的患者提前溝通王弦12組織醫(yī)院醫(yī)護人員參加學(xué)術(shù)會議朱曉星13制定手術(shù)后護理方案，并組織護理部會議落實王淑云14院內(nèi)分會場：組織醫(yī)院醫(yī)生代表現(xiàn)場與專家團討論交王弦流，并提前準(zhǔn)備課題及問題15峰會現(xiàn)場與患者及專家之間的互動李蕾16會后、術(shù)后患者病情跟進與對接王弦17會議期間本院值班工作人員安排表朱曉星18配合本活動總指揮安排的其他任務(wù)及協(xié)調(diào)等各類事宜王弦組別序號任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人協(xié)助人完成時間后勤保 障組1統(tǒng)計資料袋、禮品袋數(shù)量，由市場部申領(lǐng)后分裝資料楊永峰市場部2購買會議用文件袋、筆、筆記本、信紙、工作證等楊東輝3主席臺鮮花、嘉賓簽到本、胸花、徽章、簽到筆購買楊東輝4現(xiàn)場工作人員飲用水、一次性水杯供應(yīng)楊東輝5學(xué)術(shù)會議醫(yī)院會場當(dāng)天桌椅布置、綠色植物擺放戴麗華后勤市場6學(xué)術(shù)會議醫(yī)院會場投影、音響準(zhǔn)備楊永峰7學(xué)術(shù)會議所有后勤物料購買楊東輝8學(xué)術(shù)會議當(dāng)天礦泉水、水果、鮮花、茶點等購買專家房間水果、鮮花、賀卡購買布置與專家接待組對接楊東輝戴麗華9學(xué)術(shù)會議當(dāng)日保安方案制定和實施戴麗華10學(xué)術(shù)會議當(dāng)天工作