創(chuàng)新檔案管理工作思路的理性思考

1、創(chuàng)新檔案管理工作思路的理性思考    摘要：本文主要探討了在新的社會發(fā)展形勢下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)如何做好檔案的管理創(chuàng)新工作，以滿足企業(yè)發(fā)展的檔案文獻資料需求。文章首先分析了當(dāng)前我國的企業(yè)檔案管理工作中存在的問題，指出了當(dāng)前的檔案管理模式與管理手段是無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求的。并就如何創(chuàng)新檔案管理工作進行了思考，提出了一些檔案管理創(chuàng)新的措施方法。 關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新思路；問題；對策 創(chuàng)新永遠(yuǎn)是一個充滿動力的話題，任何行業(yè)想要進一步的發(fā)展進步，就必須要進行一定的創(chuàng)新發(fā)展。尤其是在當(dāng)前社會科技發(fā)展瞬息萬變的情況下，企業(yè)若要能夠立足發(fā)展，就必須要不斷的提升自己的創(chuàng)

2、新能力。對于檔案管理工作的發(fā)展來講，創(chuàng)新同樣具有很重要的作用與意義。在傳統(tǒng)的思想觀念中，大多數(shù)人都認(rèn)為檔案管理就是一種保管資料，不使資料文獻丟失的簡單的毫無技術(shù)含量的工作。但其實這種想法是錯誤的，檔案管理并非是單純的資料保管，而是具有很大服務(wù)作用的信息資源。為了能夠使檔案更好的為社會發(fā)展服務(wù)，就必須要認(rèn)清檔案管理的重要性，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。 1、當(dāng)前我國的檔案管理工作現(xiàn)狀 就目前我國的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的檔案管理理念還占據(jù)著大多數(shù)的檔案管理人員的思想理念中，即認(rèn)為檔案管理只是簡單的資料文獻保管，缺乏應(yīng)有的服務(wù)意識與競爭意識，使得很多檔案并沒有充分發(fā)揮出應(yīng)有的價值。在此，筆者將我

3、國的檔案管理工作現(xiàn)狀總結(jié)為以下幾點： 1.1檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平較低。目前，很多檔案的保存地點大都是一個廢氣的房間或角落，即使有些企業(yè)有專門的檔案儲存室，也是疏于打理，很少有人去整理和分類檔案，更不要說去有效的管理與應(yīng)用?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)條件較差，且對于檔案管理的資金投入較小，資金匱乏，設(shè)備落后，極大的限制了檔案的開發(fā)與利用。 1.2“人性化”服務(wù)意識淡薄。有的檔案工作人員固守“等、靠、要”的思維方式，對讀者缺乏人性化的關(guān)懷。體現(xiàn)在為讀者服務(wù)上就是坐等讀者上門，讀者問什么就答什么，館里有什么就提供什么。 1.3檔案從業(yè)者的總體狀況不盡人意。無論是職業(yè)群體的數(shù)量，還是職業(yè)群體的結(jié)構(gòu)，確實引起人

4、們的憂慮。一些檔案館奉行的“不求有功，但求無過”的“不作為”行為方式，給人們形成檔案職業(yè)清閑、舒適的印象，檔案職業(yè)成了中低層次中老年“養(yǎng)老”和家庭型職業(yè)女性“顧家”的理想職業(yè)，這使很多基層檔案職位成為老弱病殘的“照顧崗”、“關(guān)系崗”。檔案從業(yè)者整體素質(zhì)不理想，從業(yè)者中受過高等教育尤其本專業(yè)高等教育的比例遠(yuǎn)低于其他許多行業(yè)。 1.4檔案從業(yè)人員的工作業(yè)績無衡量的尺度。檔案職業(yè)人員工作業(yè)績主要測評檔案職業(yè)主體所完成的各種工作指標(biāo)，如收集檔案的數(shù)量，保管的質(zhì)量，開發(fā)出的技術(shù)產(chǎn)品水平，檔案開放利用的人次及滿意度以及開發(fā)的檔案二次文獻的數(shù)量及質(zhì)量等綜合衡量。在一定的投入下，其完成的指標(biāo)高，滿意度高，產(chǎn)生

5、的社會效益就能證明其工作業(yè)績好。與之對應(yīng)，檔案職業(yè)的影響力就相對較大，反之較小。但目前這還無從談起。 2、檔案管理工作的創(chuàng)新思路與創(chuàng)新措施 面對當(dāng)前激烈的社會市場競爭，企業(yè)若要想更進一步的發(fā)展，就必須要立足于過去而展望未來。這個過去，就是指企業(yè)歷年的檔案，這些檔案記載了企業(yè)的所有發(fā)展歷程，對于企業(yè)充分了解自身發(fā)展?fàn)顩r，從而制定最適合自身的發(fā)展戰(zhàn)略有著重要的基礎(chǔ)作用。為此，我們必須要加強檔案管理工作的創(chuàng)新改革力度，提高檔案的管理水平，增強檔案管理人員的服務(wù)意識，切實將檔案的作用充分發(fā)揮出來。 2.1創(chuàng)新管理思路要改變檔案工作既無動力，又無目標(biāo)的狀況，必須使檔案工作從伸手派變成先行官、創(chuàng)造者，努力

6、打造檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作模式。 2.2創(chuàng)新管理模式首先，應(yīng)在立卷管理上創(chuàng)新，改進工作手段，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，如組卷形式、裝訂管理等。要做到既不影響日后調(diào)檔閱檔，又能盡快完成歸檔程序，縮短立卷歸檔周期是關(guān)鍵。即便是在平時的抄寫、裝訂工作中，檔案工作者也要善于思考，針對工作中出現(xiàn)的問題搞一些小發(fā)明、小創(chuàng)造。 2.3創(chuàng)新檔案基礎(chǔ)工作。檔案管理的基礎(chǔ)工作主要是指檔案的收集與歸類等基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，這些基礎(chǔ)工作是形成豐富檔案資料的主要來源，因而加強檔案基礎(chǔ)工作的創(chuàng)新與管理也提高檔案管理創(chuàng)新水平的一個重要途徑。在實際的工作中，可以通

7、過豐富檔案館館藏和編制高校的檢索工具體系等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面來進行創(chuàng)新。 （1）豐富特色館藏。豐富的館藏是檔案工作基礎(chǔ)，應(yīng)做到館藏數(shù)量和質(zhì)量并存的原則。在合理擴大接受范圍和征集門類的同時，對接受檔案的質(zhì)量進行必要的控制。要求所接受與選擇的檔案信息含金量高，要有特色，要注重體現(xiàn)檔案的綜合性和獨特性，優(yōu)化館藏，形成自己的館藏特色與服務(wù)特色。 （2）編制高效的檢索工具體系。檢索工具編制得越科學(xué)，對檔案的揭示就越全面，檔案信息就開發(fā)得越迅速。根據(jù)目前狀況，除了建立一個科學(xué)的更加完善的手工檢索系統(tǒng)外，還要逐步適應(yīng)信息社會的需要，積極應(yīng)用計算機技術(shù)建立自動化的檢索系統(tǒng)。在檢索工具編制中，要注意類型多樣化，泛

8、化檢索點，既要有總目錄，也要有專題目錄，既要有敘述型檢索工具，也要有條目型檢索工具。 2.4創(chuàng)新檔案工作機制 在管理體制上，要遵從管理創(chuàng)新的一般規(guī)律，建立以人為本的管理體制和服務(wù)機制。為員工創(chuàng)建良好的工作環(huán)境和生活條件，對員工的管理不再是以使用為中心，而是將人視為最有價值和最富有競爭力的資本，以檔案館與員工的共同發(fā)展（即“雙贏”）為中心。在用人制度上，要愛才，招才，惜才和用才。管理者應(yīng)在檔案館內(nèi)各項工作中體現(xiàn)愛才之心，容才之量，用才之道。 2.5提高檔案從業(yè)人員的素質(zhì) 首先應(yīng)當(dāng)使檔案管理人員樹立起正確的創(chuàng)新意識。檔案工作的創(chuàng)新來自對檔案管理的創(chuàng)新想法，沒有創(chuàng)新的認(rèn)識，檔案創(chuàng)新就無從談起。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)

9、濟時代是一種全新的經(jīng)濟時代，檔案工作要適應(yīng)這種新時代的要求，就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識和思想，檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟的靈魂，在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化方面，滲透創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實踐。另外，還要加強度檔案管理人員的知識文化修養(yǎng)進行創(chuàng)新培養(yǎng)，不斷開展檔案管理知識的培訓(xùn)活動，使檔案管理人員能夠掌握更多的知識內(nèi)容，并培養(yǎng)檔案管理人員的懷疑精神與求知欲望，以提高其創(chuàng)新思維的發(fā)散能力，最終成為具有綜合創(chuàng)新能力的現(xiàn)代新型專業(yè)型檔案管理人才。 3、結(jié)語 創(chuàng)新是檔案工作改進和完善的重要動力和主要源泉，做好檔案管理和創(chuàng)新工作主要是通過在思想上的的高度重視，根據(jù)自身情況來確定創(chuàng)新工作思路和工作模式，加強檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編制中