公共管理論文--民族地區(qū)高校檔案管理工作存在的問(wèn)題與建議文庫(kù)

1、【摘要】在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日趨完善的今天，高校檔案管理必須現(xiàn)代化。通過(guò)對(duì)民族地區(qū)高校進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，文章闡述了檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題。【關(guān)鍵詞】民族地區(qū)；高校；檔案管理隨著中國(guó)高等教育的迅速發(fā)展，學(xué)生人數(shù)激增，并且由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，以及學(xué)生畢業(yè)后的彈性就業(yè)等一系列問(wèn)題，這對(duì)高校檔案管理工作提出了更高的要求，對(duì)工作人員來(lái)說(shuō)，也是一種新的挑戰(zhàn)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視，努力提高檔案管理的水平，更好地發(fā)揮檔案信息服務(wù)的功能，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作新局面，以適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要。一、民族地區(qū)高校檔案管理工作存在的問(wèn)題（一）從業(yè)人員素質(zhì)低目前，民族地區(qū)高校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)不高，大多數(shù)以前都

2、不是學(xué)檔案管理的，沒(méi)有高學(xué)歷，對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無(wú)從談起。有的工作人員就是高校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工，專(zhuān)業(yè)人才相當(dāng)匱乏，同外界交流也少，沒(méi)有見(jiàn)識(shí)，檔案管理還是過(guò)去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對(duì)比較呆板，沒(méi)有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高校檔案事業(yè)的發(fā)展。1（二）基礎(chǔ)設(shè)施有等完善，管理混亂由于高校工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不同，看法片面，在實(shí)際管理工作中往往被冷談或忽視。開(kāi)展工作的經(jīng)費(fèi)就是那一點(diǎn)死工資，調(diào)動(dòng)不了一線(xiàn)工作人員的積極性。檔案部門(mén)的領(lǐng)

3、導(dǎo)在高校權(quán)力也不大，申請(qǐng)一個(gè)最新檔案管理的軟件或組織工作人員外出學(xué)習(xí)的報(bào)告遞交上去往往是高層領(lǐng)導(dǎo)一托再托，一年半載沒(méi)有回音，久而久之，檔案管理工作地變成了沒(méi)有行政能力的行政辦公室。沒(méi)有配套的設(shè)備，電腦不是現(xiàn)代化的電腦，更有甚者，有的電腦是別的院系用過(guò)了的舊電腦，經(jīng)過(guò)設(shè)備科維修了的。檔案工作平常也不是很緊張，忙的時(shí)候工作人員深夜都加班加點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出，經(jīng)不起社會(huì)的檢驗(yàn)。好的工作人員把這個(gè)崗位作為一個(gè)跳板，有比這好的工作就跳槽了或直接考研深造去了，使得一些檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)白白流失?？傊褡宓貐^(qū)高校檔案工作技術(shù)和設(shè)備的落后，又缺乏外在壓力和內(nèi)在的推力，檔案管理處于乏力狀態(tài)。2（三

4、）檔案材料收集欠全面，誠(chéng)信度不高目前民族地區(qū)的高校檔案無(wú)非是學(xué)生檔案，科研檔案等，而這些檔案主要是各院系上報(bào)而來(lái)，經(jīng)過(guò)的環(huán)節(jié)多，流程雜，難免失真，而檔案管理工作人員也不可能去跟蹤調(diào)查，因此大多數(shù)檔案材料的內(nèi)容都是按照當(dāng)事人的意志而收集，“報(bào)喜不報(bào)憂(yōu)”，有個(gè)別污點(diǎn)也能輕松抹去，供用人單位參考的價(jià)值不大，導(dǎo)致了當(dāng)今用人單位只看能力，不看檔案的現(xiàn)象，既使檔案拿來(lái)了用人單位也只是走馬觀(guān)花隨使翻閱一遍，走走過(guò)場(chǎng)而已；畢業(yè)生自己棄檔的也比比皆是，有的甚至畢業(yè)幾年了，檔案還未提走，這給工作人員保存檔案帶來(lái)了一定的壓力。3 （四）缺乏檔案保護(hù)意識(shí)，沒(méi)有真正發(fā)揮檔案管理的作用檔案保護(hù)是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，要定期

5、檢查，隨時(shí)反省，防患于未然，要深深地知道自己的一個(gè)疏忽將會(huì)給社會(huì)帶來(lái)的危害及其無(wú)法換回的損失。而目前高校檔案管理工作人員的工作比較被動(dòng)，沒(méi)有按規(guī)章制度辦事，缺乏檔案保護(hù)意識(shí)。也就是你自己不來(lái)理順，我不會(huì)太多管理，也沒(méi)有一個(gè)明確的檔案管理責(zé)任人，出問(wèn)題了相互推托，界限不清。對(duì)于檔案的質(zhì)量、數(shù)量，工作人員感到一片茫然。4由于檔案管理現(xiàn)代化，檔案管理多采用光盤(pán)，磁盤(pán)等現(xiàn)代化手段，而這些材料對(duì)紫外線(xiàn)、陽(yáng)光都很敏感，應(yīng)定期復(fù)制，延長(zhǎng)電子文件的壽命，而真正做到這些實(shí)質(zhì)性的工作的比較少。高校檔案管理應(yīng)真正為教學(xué)、科研及社會(huì)服務(wù)，在實(shí)際中筆者發(fā)現(xiàn)檔案真正發(fā)揮的作用并不大。二、搞好民族地區(qū)高校檔案管理工作的對(duì)象

6、（一）提高工作人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)對(duì)高?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員，應(yīng)定期培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，加大對(duì)計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)培訓(xùn)力度，同時(shí)不可忽視思想政治方面的教育，提高綜合素質(zhì)，了解檔案專(zhuān)業(yè)的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)等。今后對(duì)新進(jìn)來(lái)的人員應(yīng)嚴(yán)格考核制度，不是學(xué)本專(zhuān)業(yè)的堅(jiān)決不予錄用，把住人才進(jìn)口關(guān)。校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，不要象以前那樣把檔案室歸屬于某個(gè)部門(mén)的附屬機(jī)構(gòu)，應(yīng)直接在校領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)之下開(kāi)展工作。對(duì)所有工作人員應(yīng)實(shí)行一年一考核，對(duì)于不合格者下崗或待崗，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，打破原有的干與不干一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣的局面。檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累的過(guò)程，因此，對(duì)于優(yōu)秀的員工或受崗敬業(yè)的員工，應(yīng)大力表彰，并適當(dāng)給予精神

7、獎(jiǎng)勱和物質(zhì)獎(jiǎng)勱，穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍。（二）完善檔案管理工作制度，實(shí)行管理的規(guī)范化高校檔案管理工作人員及其領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常學(xué)習(xí)中華人民共和國(guó)檔案法，用國(guó)家法律法規(guī)規(guī)范自己的行為，約束自己的一舉一動(dòng)，并規(guī)定每周工作例會(huì)后集體學(xué)習(xí)一次檔案法，杜絕請(qǐng)假。針對(duì)高校檔案來(lái)源的渠道多的特點(diǎn)，工作人員應(yīng)及時(shí)調(diào)查理順，各院系要?jiǎng)澐置鞔_的責(zé)任人，檔案每到一個(gè)地方都要求經(jīng)手人簽字劃押，嚴(yán)防作弊，保證檔案的真實(shí)可靠性。高校內(nèi)部應(yīng)制定一些制度措施，如高校檔案管理工作制度、保管制度、移交制度、工作人員職責(zé)等，用法律和制度規(guī)范每個(gè)人的工作，實(shí)行規(guī)范化的管理，確保檔案管理工作開(kāi)展有序。5（三）加強(qiáng)檔案部門(mén)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)近幾年，民族地

8、區(qū)高校受到黨中央、國(guó)務(wù)院的高度重視，對(duì)民族地區(qū)的教育投入的經(jīng)費(fèi)比重很大，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)借此時(shí)機(jī)，不斷提高檔案館的硬件建設(shè)，改善庫(kù)房保管條件，增添現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，保障檔案館的資金投入，把檔案館的建設(shè)提高到一個(gè)新的水平，這必將使高校的檔案事業(yè)再上一個(gè)新的臺(tái)階。6（四）檔案管理、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)在當(dāng)今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，大學(xué)生就業(yè)呈多元化、彈性化態(tài)勢(shì)，社會(huì)上的各行各業(yè)都在走向正軌和完善，迫使高校檔案管理應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，建立符合當(dāng)今時(shí)代特色的檔案信息服務(wù)新體系，其目的是充分利用檔案資料為高校的管理、教學(xué)、科研而服務(wù)，同時(shí)也為社會(huì)上的各個(gè)用人單位提供一個(gè)真實(shí)的依據(jù)。對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，要作到

9、這些，沒(méi)有良好的道德素質(zhì)和一定的計(jì)算機(jī)功底是不能勝任此工作的。這就要求工作人員很輕松的掌握檔案材料的收集、分類(lèi)、編排、歸檔、保護(hù)等多個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程，同時(shí)又要不斷學(xué)習(xí)新的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和理論，補(bǔ)充新的管理思想和方法，還要學(xué)習(xí)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)知識(shí)，掌握辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)病毒防范等高科技技術(shù)，提高工作效率和服務(wù)水平。根據(jù)當(dāng)今時(shí)代的特點(diǎn)，用戶(hù)的需求要求方便快捷等特征，檔案部門(mén)應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體等手段，能為用戶(hù)提供最好、最快、最優(yōu)質(zhì)、最滿(mǎn)意的服務(wù)。高校也要根據(jù)自身改革的需要和社會(huì)各個(gè)階層的需要，檔案管理工作人員應(yīng)把那些分散的或零星的信息盡可能最大限度的予以整合，把它變成系統(tǒng)的、集中

10、的、處于動(dòng)態(tài)的檔案信息，并拓寬信息交流渠道，擴(kuò)大信息的交流量，更好地為學(xué)?？蒲蟹?wù)，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。7三、結(jié)語(yǔ)檔案資料是社會(huì)交流的重要渠道，在這瞬息萬(wàn)變的信息時(shí)代，沒(méi)有先進(jìn)的管理技術(shù)和科學(xué)的管理方法是行不通的。民族地區(qū)高校要提高自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不可忽略檔案資料的輔助作用。作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)本著對(duì)過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)負(fù)責(zé)任的態(tài)度，做好自己的本職工作。但現(xiàn)實(shí)終究是殘酷的，面對(duì)犯罪分子、電腦黑客的病毒攻擊，檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，我們應(yīng)不斷探索，尋求解決問(wèn)題的有效途徑?！奥仿湫捱h(yuǎn)兮，吾將上下而求索”。參考文獻(xiàn) 1李金霞.高校檔案編研工作存在的問(wèn)題與對(duì)策J.云南檔案，2007，（3） 2李紅.論新形勢(shì)下的檔案管理現(xiàn)代化J.中國(guó)水運(yùn)，2006，（2）. 3李敏玲.大學(xué)生人事檔案、誠(chéng)信檔案問(wèn)題與對(duì)策J.蘭臺(tái)世