圖書資料檔案管理辦法(擬)

1、圖書、資料、檔案管理辦法（擬）為了規(guī)范公司的圖書、資料、檔案管理，方便大家瀏覽查閱，做到資源共享，特制定如下圖書、資料、檔案管理辦法。一 公司檔案的分類：1 A行政檔案（行政文件、行政會議記錄、行政公函、人事名冊等）2 B技術(shù)檔案（招投標文件、技術(shù)備忘錄、工程資料、技術(shù)公函等）3 C客戶檔案（客戶目錄、客戶聯(lián)系方式等）4 D圖書（定額、規(guī)范、標準、工具書、書刊、雜志）5 E其他檔案（其他有必要或要求備忘的資料等檔案）二 各類檔案的管理辦法A行政檔案（1） 對于行政文件中的內(nèi)部文，需要公開的原件登記留底，如企業(yè)規(guī)章制度，人事變動等（2） 需要傳閱的文件先登記原件留底，然后備份敲傳閱章后傳閱，經(jīng)手

2、人需簽字和日期，最后備份收回存檔；不需要傳閱的文件直接登記歸檔。（3） 對于行政文件中的發(fā)文部分，需要對方回復(fù)的文件備份留底，待回復(fù)后一并登記存檔；不需要對方回復(fù)的文件，備份登記留底。B技術(shù)檔案（4） 對于還未開始項目的資料，分為正在爭取的和已經(jīng)簽約的兩類作臨時歸檔，待項目結(jié)束按竣工資料存檔。（5） 對于正在進行項目的資料，分為處于項目前期和正在施工項目兩類臨時歸檔，待項目結(jié)束按竣工資料存檔。（6） 對于已經(jīng)竣工項目的資料，匯總歸檔。C客戶檔案編制客戶名錄，收集客戶信息，歸檔并及時更新。D圖書分為定額、圖集、規(guī)范和標準、工具書、書刊雜志四類歸檔。三、管理規(guī)定1、 公司行政部設(shè)有資料管理員對圖書

3、、資料、檔案進行分類、整理、管理。2、 建立圖書帳卡，所有圖書都必須按圖書管理要求進行登記，將書名、出版社名稱、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關(guān)資料詳細登記，編制“圖書登記總簿”供員工查閱，并作為借閱索引3、 各部門所需圖書資料，一律通知資料管理員，需購買圖書由管理員制定購書計劃經(jīng)行政副總批復(fù)后統(tǒng)一采購。新購圖書按順序編號，登記。4、 員工欲借書應(yīng)先查閱“圖書登記宗簿”，填寫借閱單向管理員取書，員工還書時管理員將借閱單歸還借書人作廢。5、 資料管理員每周五對書架中的圖書進行一次性清點與核對。在清點與核對前，停止外借，并要求借出圖書全部返還。同時資料管理員整理圖書管理帳卡，及時更

4、新。6、 任何人查、借的圖書資料和文件，必須認真愛護，不得批改、圈點、畫線、折角、涂寫，如有破損或遺失等情況，一律照原圖書3倍標價賠償7、 借出的圖書不得轉(zhuǎn)借第三者。8、 辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書，可以復(fù)印，閱覽者限于當(dāng)天歸還9、 重要圖書、資料、文件任何人不得整本復(fù)印，如若章節(jié)確因工作關(guān)系需要復(fù)印，須經(jīng)部門主管批準。10、 一般書報雜志可隨意閱覽，閱畢應(yīng)歸回原處，不得擅自攜出企業(yè)或撕剪。11、 所借圖書、資料、文件時間不得超過十天(外業(yè)可延期，若確實需要延期，必須辦理續(xù)借手續(xù)；12、 惟遇調(diào)（離）職應(yīng)將借用圖書全部歸還。13、 由于自然災(zāi)害等非責(zé)任事故造成的丟失損壞，確系無法修補

5、，資料管理員申請報損，并重新購置公司書籍申購、保管、借閱管理1.本規(guī)定對公司圖書的購進、保管、整理、外借與歸還等做出以下規(guī)定。2.申購程序：各部門經(jīng)理可根據(jù)業(yè)務(wù)實際需要，合理安排購買業(yè)務(wù)參考書籍，依公司規(guī)定的申購程序辦理，否則，費用自理。2.1申請人填寫書籍申購單，由部門經(jīng)理、綜合管理部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理室批準后交行政專員購買。2.2行政專員將購買的圖書進行入庫登記并填寫書籍登記表。2.3凡新購進的圖書按圖書分類科目進行分類整理、編號并加蓋公司印章，做電子目錄。2.4綜合管理部對圖書進行分類、整理與借閱工作。并通過計算機數(shù)據(jù)庫管理與每冊圖書內(nèi)附的書籍借閱卡相結(jié)合，準確掌握公司圖書的流轉(zhuǎn)情況。3.借閱