付款借款和報銷管理制度

1、付款（借款）和報銷管理制度1 目的為了規(guī)范公司的借款管理，有效使用資金，提高資金使用效率，降低資金成本，提高財務管理水平，規(guī)范公司的報銷票據的真實性、合法性、合理性，有效控制費用支出，降低稅務風險，提高財務核算水平，特制定本制度。2 適用范圍公司各科室因公事項而發(fā)生的付款（借款）支出，以及發(fā)生的各項報銷（核銷）費用的票據。3 職責和權限3.1 職責3.1.1 票據報銷（核銷）科室負責對票據合法性、真實性進行審核，提供的票據所發(fā)生的經濟業(yè)務必須真實存在，并符合中華人民共和國發(fā)票管理辦法（中華人民共和國國務院令第587號）的規(guī)定。3.1.2 財務科負責審核業(yè)務科室提出付款（借款）的合理性、必要性，

2、付款（借款）的金額與合同載明應付金額的一致性；以及依據本規(guī)定審核業(yè)務票據合理性、合法性、真實性、有效性。3.2 權限3.2.1 資金申請或費用報銷（核銷）業(yè)務科室負責人負責初步審核本科室員工發(fā)生的付款（借款）業(yè)務或報銷（核銷）業(yè)務票據的真實性、合理性及合法性。3.2.2 資金申請或費用報銷（核銷）業(yè)務科室主管副總負責審核所轄系統(tǒng)發(fā)生的付款（借款）業(yè)務合理性；負責審核所轄系統(tǒng)發(fā)生各項費用的合理性。3.2.3 財務科長負責審核公司所有付款（借款）業(yè)務的審批程序是否正確、付款（借款）與合同內容是否相符、手續(xù)及相關單證是否齊全、金額計算是否準確、支付方式及單位是否妥當，并對付款（借款）人資格等方面進行

3、復核；審核報銷（核銷）票據內容合理性、合法性。3.2.4 總經理負責初步審批。3.2.5 董事長負責最終審批。4 程序與要求4.1 付款（借款）業(yè)務程序與要求4.1.1 付款（借款）業(yè)務程序4.1.1.1 付款（借款）業(yè)務使用科室填寫付款（借款）申請單，闡述付款（借款）用途、金額，對于簽訂合同的付款（借款）還需要提供合同復印件。4.1.1.2 財務人員收到付款（借款）申請單后，核查是否存在“無正當理由”未核銷的付款（借款），對符合要求的付款（借款）簽字確認后財務科長審核。4.1.1.3 財務科長對付款（借款）使用用途的合理性進行審核，簽字確認后交由經辦人向公司總經理和董事長申請簽批。4.1.1

4、.4 經辦人持簽字后的付款（借款）申請單到財務出納人員進行請款，出納員核對原始憑證無誤后填寫網上銀行付款信息，將款項劃至收款人賬戶或銀行卡中，特殊情況下需要收款人簽字后通過現金支付。4.1.2 借款管理要求4.1.2.1 針對公務借款，公司只能以轉賬形式支付（包括支票、匯票、電匯、網上銀行劃款等形式），并且規(guī)定在事件結束的30日內報銷。4.1.2.2 原則上執(zhí)行“前款不清，后款不借”的規(guī)定?！扒翱畈磺?，后款不借”是指借款人在申請新的借款時存在未結清的而且是無正當理由的借款。當有未結清借款的人員又申請借款時，財務科長應要求其提供未及時結清借款的書面說明，并經科室主管副總簽字，否則財務科室不予辦理

5、新的借款。4.1.2.3 借款核銷納入公司各科室科長績效考核管理。財務科長負責每月督促借款人及時核銷，財務科長每月將借款余額情況表發(fā)給各業(yè)務科室負責人，要求其催促核銷。各科室借款核銷的及時性與科室負責人的績效掛鉤，季度末要求各業(yè)務科室負責人對本科室未核銷的款項進行反饋說明，對不反饋或超期未結清借款并且理由不充分的，由財務科長將季度核銷情況發(fā)送辦公室績效考核負責人。4.2 備用金管理程序與要求4.2.1 備用金申請與審批4.2.1.1 備用金使用科室提出申請，填寫備用金使用申請單，真實描述備用金申請事由、使用范圍、申請額度等，依次經過申請人所在業(yè)務科室負責人、業(yè)務科室副總簽字審批后交付總經理審批

6、，總經理審批后交由財務科長；財務科長對備用金申請額度進行審批簽字后提交董事長審批；董事長綜合上述意見后對備用金進行最終審批。該申請單一式兩聯(lián)，審批后申請使用科室及財務科室各存一聯(lián)。4.2.1.2 備用金使用科室收到批復后的備用金使用申請單，填寫付款（借款）申請單，按借款程序及管理要求的程序完成。4.2.2 備用金使用要求4.2.2.1 備用金只用于經審批的使用范圍內日常的現金零星支出如購買零星辦公用品、墊付水電費、食堂日常采購、需緊急現金支付的日?；顒?，不得擅自擴大支出范圍，對于特殊情況需要超出審批使用范圍使用備用金的，需書面向公司主管科室副總和財務科長請示，批示后方可使用。4.2.2.2 備

7、用金使用情況的評估財務科于每年底對備用金使用情況進行評估，對符合規(guī)定用途使用的備用金，需要重新辦理備用金簽批手續(xù)，交付財務科備案；對不符合規(guī)定用途使用的備用金公司統(tǒng)一收回，不再發(fā)放使用。4.3 票據報銷（核銷）程序與要求4.3.1 票據報銷（核銷）程序4.3.1.1 報銷（核銷）人員，將單據提交本科室負責人、主管副總審批后，提交財務科長。4.3.1.2 財務科長根據公司相關管理制度，及財稅法律法規(guī)審核票據合理合法性，將具有資金支付業(yè)務的票據交給經辦人，由經辦人交總經理及董事長簽字審批后，交財務出納。4.3.1.3 財務出納核對原始憑證無誤后填寫網上銀行付款信息，將款項劃至收款人賬戶或銀行卡中，

8、特殊情況下需要收款人簽字后通過現金支付。4.3.2 票據報銷（核銷）要求4.3.2.1 通用要求4.3.2.1.1 為便于管理，公司要求一張付款（借款）申請單只能對應一項經營管理活動，核銷票據的內容及摘要描述與付款（借款）申請單事由描述一致，即借款內容事項與核銷票據種類必須相符。4.3.2.1.2 報銷票據的內容應與業(yè)務管理緊密相連，取得發(fā)票前，應從業(yè)務合理性角度審核報銷事由的合理性。4.3.2.1.3 取得的發(fā)票及其附件均需加蓋開票單位的發(fā)票專用章，根據國家稅務總局公告2011年第7號文件規(guī)定2012年1月1日起，必須使用新版的發(fā)票專用章及樣式。4.3.2.2 具體要求4.3.2.2.1 差

9、旅費差旅費報銷只限本公司人員，需要填寫差旅費報銷單，載明出差人姓名、出差地點、事由及正式票據，需要有科室領導進行逐級審批，超過1個月以上的出差單據、假票據或不符合規(guī)則的票據不予報銷，財務科長對于業(yè)務科室提交的報銷（核銷）票據，應嚴格按照公司頒布的燈塔市嘉德單采血漿有限公司差旅費管理規(guī)定的標準，核定出差人員住宿、交通、差旅補助等標準支出。對于超標的費用需要作出書面說明，由本科室主管副總簽字審批后提交總經理及董事長最終審批，方可予以報銷（核銷）。對于住宿費票據樣式，要求有稅務局檢印，有住宿單位發(fā)票專用章，要求住宿單位發(fā)票專用章應為酒店、旅館、招待所等字樣，并與出差地區(qū)的交通費票據地點相同，財務科室

10、有權對存疑的出差費用向員工出差居住地酒店直接查詢，如有虛假情形公司將按情節(jié)輕重予以處罰。4.3.2.2.2 交通費可報銷發(fā)票種類：包括出租車費、高速公路通行費、公交、地鐵費等。財務科長應嚴格審核業(yè)務科室發(fā)生的交通費票據，對于主管及以下員工報銷的出租車費用，需說明發(fā)生費用的原因并經主管副總審核，對于不合法票據和沒有相關職能科室確認簽字的票據，財務科室不予受理。4.3.2.2.3 通訊費可報銷發(fā)票種類：固定座機費（公司名頭）、手機話費。發(fā)票報銷規(guī)定：手機電話費必須是本公司員工，采用實名制報銷原則，預存話費不予報銷。報銷標準：1、公司總經理、副總經理、血源管理科科長每月補助話費150元；2、辦公室主

11、任每月補助話費120元；3、各科室負責人每月補助話費100元；4、營銷外勤人員每月補助話費80元。4.3.2.2.4 辦公費可報銷發(fā)票種類：傳真費、郵寄費、復印費、辦公用品等開票單位應具有銷售辦公用品的資格，報銷辦公用品時，發(fā)票摘要欄應該列明品名，例如：硒鼓等。在品名較多發(fā)票欄無法列示時，必須附上稅控系統(tǒng)開出的銷售貨物或者提供應稅勞務清單，并加蓋發(fā)票專用章。辦公費發(fā)票名頭應為商品零售業(yè)發(fā)票，發(fā)票專用章應為辦公用品專營店、百貨公司、超市、商場及與電子設備有關的通訊設備公司。4.3.2.2.5 會議費資質要求：提供會議的單位要求有舉辦會議的資質，即該單位的營業(yè)范圍有舉辦會議一項?？蓤箐N發(fā)票種類：賓

12、館、大酒店、招待所等單位開具的服務業(yè)發(fā)票，項目欄填寫“會議費或會務費”。須提供會議通知、地點、時間、參會人員、費用標準等相關資料和信息；公司定期或不定期舉辦的各種業(yè)務洽談、展銷會議，公司承擔的會議費報銷時，要求必須附會議通知、會議日程、議題、地點、時間、費用標準、參加人員等相關信息，會議照片、會議簽到簿和會議相關資料等信息，會議費發(fā)票金額必須與會議通知所列費用標準計算出的金額相符合。4.3.2.2.6 勞保用品可報銷發(fā)票種類：購買員工制服、勞保用品（拖布、洗手液、手紙、手套、香皂、肥皂、雨傘）等取得的正規(guī)發(fā)票。開具發(fā)票的單位必須具有勞保用品的銷售資質。4.3.2.2.7 廣告費可報銷發(fā)票種類：

13、必須是廣告制作公司或者是發(fā)布廣告的媒體單位開具的發(fā)票。須提供與開票單位（只限發(fā)布廣告的媒體或廣告制作公司）簽訂的廣告合同或協(xié)議；開票單位的營業(yè)執(zhí)照復印件；證明已通過媒體傳播的相關材料，如發(fā)布廣告的圖片、書刊雜志彩頁等資料。4.3.2.2.8 咨詢費可報銷發(fā)票種類：會計師事務所、稅務師事務所及其他管理咨詢類中介公司開具的服務業(yè)發(fā)票。須提供與咨詢服務機構簽訂的咨詢合同或協(xié)議，在協(xié)議規(guī)定的期限結束后提供咨詢結論。4.3.2.2.9 招待費可報銷發(fā)票種類：餐飲費發(fā)票、洗浴中心發(fā)票。4.3.2.3 原則上不予報銷的票據4.3.2.3.1 個人購買的生活物品，即個人消費性支出，煙酒支出視同個人消費支出（有實質性事實除外）。4.3.