我國企業(yè)采購管理問題探析

1、我國企業(yè)采購管理問題探析第一章 概論采購管理是企業(yè)為了達(dá)成生產(chǎn)或銷售計劃，從合適的供應(yīng)商那里，在確保合適的品質(zhì)下，于合適的時間，以合適的價格，購入合適數(shù)量的商品所采取的管理活動。采購管理是研究在取得商品的過程中，統(tǒng)籌事前的規(guī)劃、事中的執(zhí)行以及事后的控制。以達(dá)到維持正常的企業(yè)經(jīng)營活動，降低產(chǎn)銷成本的目的。就采購的規(guī)劃而言應(yīng)包括設(shè)定目標(biāo)、建立制度和組織、劃分職責(zé)與權(quán)限、人員的選用、設(shè)計作業(yè)流程與表單，以及擬訂計劃與預(yù)算。在世界經(jīng)濟(jì)全球化的形勢下，采購管理的理念發(fā)生了一系列深刻的變化，企業(yè)模式向虛擬化 、動態(tài)聯(lián)盟和協(xié)作的方向發(fā)展，對采購管理提出了新的課題。本文將從供應(yīng)商管理的角度研究采購管理，并提出

2、了自己的見解。1.1采購及采購管理的概念采購（purchasing），是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源， 以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動。采購是一個商業(yè)性質(zhì)的有機(jī)體為維持正常運(yùn)轉(zhuǎn)而尋求從體外攝入的過程。采購管理包括計劃下達(dá)、采購單集成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算等采購活動的全過程。對采購過程中，物流運(yùn)動的各環(huán)節(jié)狀態(tài)，進(jìn)行嚴(yán)密跟蹤、監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。這種定義體現(xiàn)出了采購管理涉及的一系列活動，比較適用于傳統(tǒng)的采購管理，但體現(xiàn)不出采購戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略的融合。 為了從戰(zhàn)略的高度來理解采購管理，可以這樣來

3、定義：采購管理是計劃、執(zhí)行、評價和控制采購戰(zhàn)略的一種過程，在這個過程中，執(zhí)行采購決策，指導(dǎo)所有的采購活動，利用企業(yè)能力范圍內(nèi)存在的機(jī)會，從而實(shí)現(xiàn)公司的長期目標(biāo)。相比較而言，這個定義更能體現(xiàn)采購戰(zhàn)略與企業(yè)戰(zhàn)略的融合。 1.2采購管理發(fā)展歷程 從全球范圍來看，對采購管理的研究已有一百多年的歷史。在這個漫長的歷史過程中，隨著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，采購管理的職能也發(fā)生了演變?？偟膩砜?，采購管理的職能主要經(jīng)歷了三個階段的變遷：文書階段、交易階段、戰(zhàn)略階段。在文書階段，也就是第一次世界大戰(zhàn)（1914年1918年）之前，大多數(shù)企業(yè)主要把采購職能當(dāng)作一種文書活動。這一時期沒有真正意義上的采購管理，采購職能完全出于一

4、種被動的地位，被動的去完成企業(yè)已決策好地與采購相關(guān)的文書性工作。此后，采購管理進(jìn)入交易階段，這一階段大約經(jīng)歷了從1940年1990年50年的時間。在這一階段內(nèi)，采購職能在企業(yè)中的地位不斷提升，很多企業(yè)意識到采購對于高層管理的作用，把首席采購官等關(guān)鍵采購人員提升到最高管理層，也開始從戰(zhàn)略的角度來考慮采購職能。但這一階段的采購主要關(guān)注的還是采購自身的交易，并沒有把采購戰(zhàn)略融入到企業(yè)戰(zhàn)略中。20世紀(jì)90年代以后，越來越多的研究人員開始從企業(yè)戰(zhàn)略的高度來研究采購管理，采購職能從以交易為基礎(chǔ)的戰(zhàn)術(shù)職能發(fā)展到以流程為導(dǎo)向的戰(zhàn)略職能，采購戰(zhàn)略開始融入到企業(yè)戰(zhàn)略中來。 1.3采購管理的內(nèi)容1.3.1 供應(yīng)商管

5、理采用供應(yīng)商投標(biāo)競價等方法選擇供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商信息資料庫，后期維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系，必要時可外延進(jìn)行供應(yīng)商培訓(xùn)等。1.3.2 采購最佳批量與采購時期的管理根據(jù)歷史統(tǒng)計消耗情況，建立模型，用最佳經(jīng)濟(jì)批量計算，并考慮實(shí)際情況進(jìn)行修改后，在合理的提前期發(fā)出訂單，進(jìn)行采購，保證原料的及時供應(yīng)并控制冗余。1.3.3 采購價格管理對不同供應(yīng)商，采取招標(biāo)競價的方法確定合理價格。對長期供應(yīng)商，可采取批量采購打折的方法確定價格。對價格建立數(shù)據(jù)庫，及時更新。對公司有剩余能力生產(chǎn)的原材料，與相關(guān)生產(chǎn)部門共同決定外購或自制政策。1.3.4 付款時間管理合理利用供應(yīng)商的賒銷期及相關(guān)現(xiàn)金折扣，與財務(wù)部門共同確定付款時間，按

6、期付款。1.3.5 對運(yùn)輸進(jìn)貨的控制在雙發(fā)簽訂采購合同以后，在履行合同過程中，采購管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對進(jìn)貨運(yùn)輸過程的監(jiān)督并加以控制，以保證貨物安全準(zhǔn)時到達(dá)目的地。1.3.6 采購合同管理從實(shí)際工作來看，一些采購單位對合同管理還沒有引起足夠的重視，管理制度不健全、監(jiān)督檢查不力、合同條款不完備、責(zé)任不明確、文本不規(guī)范、用詞不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}仍普遍存在，因此當(dāng)前加強(qiáng)采購合同管理應(yīng)著重解決以下幾個問題：1.合同訂立前的管理；2.合同簽訂中的管理；3.合同履行中的管理；第二章 我國企業(yè)采購管理發(fā)展存在的問題2.1采購過程中信息封閉尋找供應(yīng)商在傳統(tǒng)的采購活動中是一個首要的任務(wù)。在采購過程中, 采購方為了能夠從多個

7、競爭性的供應(yīng)商中選擇一個最佳的供應(yīng)商, 往往保留私有信息, 而供應(yīng)商也在和其他的供應(yīng)商競爭中隱瞞自己的信息,如果給供應(yīng)商提供的信息越多, 供應(yīng)商的競爭籌碼就越大, 這樣對采購方不利。采購、供應(yīng)雙方都盡量隱瞞自己的信息, 保持信息私有化, 不能有效的進(jìn)行信息的共享與信息的溝通, 必然導(dǎo)致信息阻塞。采購、供應(yīng)雙方只能通過多次談判達(dá)成協(xié)議, 這是典型的非信息對稱博弈過程。由于雙方不能及時了解對方的真正需求, 不得不通過大量增加庫存來避免由于信息阻塞所導(dǎo)致的不確定事件的發(fā)生, 從而造成采購、庫存成本大大增加。同樣, 企業(yè)采購部門與相關(guān)部門之間以及管理者與實(shí)施者之間也存在著信息的封閉和信息不能共享。企業(yè)

8、各個部門作為獨(dú)立的部門, 各自為政, 缺乏溝通, 常常只注重較好地完成本部門的目標(biāo), 而忽視了物流領(lǐng)域中存在的效益背反原理, 即物流的若干要素之間存在著損益的矛盾, 某一功能要素的優(yōu)化和利益發(fā)生的同時, 必然會存在另一個或幾個功能的利益損失, 反之如此。這是一個此消彼長、此盈彼虧的現(xiàn)象。當(dāng)企業(yè)各部門只注重本部門的效益, 和其他部門之間信息不共享時, 其他部門的效益就會受到損失, 從而整個物流系統(tǒng)就無法達(dá)到最優(yōu)。2.2對采購細(xì)節(jié)的控制難度大對產(chǎn)品質(zhì)量細(xì)節(jié)的控制難度大是指采購方與供應(yīng)方之間的工作是不透明的,采購方很難參與供應(yīng)商的生產(chǎn)組織和有關(guān)的質(zhì)量控制活動, 只能通過各種相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn), 進(jìn)行檢查和驗(yàn)

9、收。在供應(yīng)商規(guī)模和技術(shù)水平一定的情況下, 要保證產(chǎn)品質(zhì)量, 勢必會增加產(chǎn)品的成本, 供應(yīng)商為了在采購招標(biāo)中獲取優(yōu)勢, 總是通過各種手段, 簡化程序,降低成本, 結(jié)果使產(chǎn)品質(zhì)量大大降低, 使采購方的利益遭受損失。這也是供應(yīng)商與采購部門之間難以建立長期合作關(guān)系的一個主要原因。此外, 質(zhì)量檢驗(yàn)是采購部門工作的一個重要且必需的程序, 而在許多企業(yè)中質(zhì)量檢驗(yàn)只能通過事后把關(guān)的辦法來實(shí)現(xiàn)。因?yàn)殡p方的工作是不透明的, 這種缺乏合作的質(zhì)量控制會導(dǎo)致采購部門對采購物品質(zhì)量控制的難度增加。2.3對用戶的反應(yīng)不敏感與預(yù)測和物料需求計劃結(jié)合不緊, 對用戶的需求變化反應(yīng)遲鈍, 缺乏應(yīng)付需求變化的能力。采購和供應(yīng)雙方在溝

10、通方面缺乏及時的信息反饋, 在市場需求發(fā)生變化的情況下, 采購方不能有效根據(jù)生產(chǎn)需要組織采購, 實(shí)現(xiàn)物料的供應(yīng)計劃與當(dāng)前需求的平衡, 并與企業(yè)的庫存投資和策略相一致。供應(yīng)方也不能對供應(yīng)計劃做出迅速調(diào)整, 使供給和需求發(fā)生脫節(jié), 供需之間對用戶需求的響應(yīng)沒有同步進(jìn)行,從而喪失市場。2.4 采購部門中缺乏有效的制約由于在許多企業(yè)中, 采購部門的采購事務(wù)的授權(quán)、簽發(fā)、批準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄沒有進(jìn)行職務(wù)分類, 常常出現(xiàn)一個人獨(dú)攬?jiān)S多采購事務(wù)的決定權(quán)。供應(yīng)商為了在采購招標(biāo)中獲勝或者獲取自身更大的利益, 就會賄賂采購人員, 而采購人員利用手中的職務(wù)之便為供應(yīng)商打開方便之門, 致使企業(yè)的利益受損。這也是現(xiàn)代企業(yè)采

11、購物流中存在的最大的問題。第三章 提高我國企業(yè)采購管理水平的對策找到了企業(yè)采購過程中存在的問題，那么同樣的就要找出加強(qiáng)企業(yè)采購管理的對策。對于上述問題，我們可用以下幾個對策來應(yīng)對：3.1采取供應(yīng)鏈管理策略, 進(jìn)行協(xié)同管理在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中, 產(chǎn)品的生產(chǎn)周期越來越短, 產(chǎn)品的種類和數(shù)量越來越多, 客戶對服務(wù)要求也越來越高, 而供應(yīng)鏈管理的發(fā)展和應(yīng)用, 就是從物流全過程的角度出發(fā), 統(tǒng)一考慮物流各環(huán)節(jié)之間的連貫、協(xié)調(diào)等問題,隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理的進(jìn)一步深入, 從而降低供應(yīng)鏈的成本和費(fèi)用, 大大提高企業(yè)的競爭力。采用協(xié)同管理產(chǎn)生的作用表現(xiàn)在以下方面：3.1.1 企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同企業(yè)要實(shí)施高效采購行為, 需

12、要企業(yè)內(nèi)部各部門的協(xié)同配合, 采購的內(nèi)容包括：、合適的數(shù)量、正確的交付（交付時間和交付地點(diǎn)）、合適的貨源和合適的價格。正確的物料、合適的數(shù)量和正確的交付信息的獲得需要來自于銷售部門和市場部門、設(shè)計部門、生產(chǎn)部門、采購部門的信息。3.1.2企業(yè)與外部的協(xié)同企業(yè)外部協(xié)同是指企業(yè)和供應(yīng)商在共享庫存、需求等方面的信息基礎(chǔ)上，企業(yè)根據(jù)供應(yīng)鏈的供應(yīng)情況實(shí)時在線地調(diào)整自己的計劃和執(zhí)行交付的過程。同時，供應(yīng)商根據(jù)企業(yè)實(shí)時的庫存、計劃等信息實(shí)時調(diào)整自己的計劃，可以在不犧牲服務(wù)水平的基礎(chǔ)上降低庫存。在整個供應(yīng)鏈的供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)之中，有很多不能夠確定的因素，如采購提前期、供應(yīng)商的生產(chǎn)能力等情況。如果企業(yè)不能夠及時了解這些

13、情況，會影響整個供應(yīng)鏈的供、需關(guān)系，導(dǎo)致不能夠按時滿足客戶的需求。實(shí)時協(xié)同有助于雙方實(shí)時溝通，快速地發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.1.3實(shí)現(xiàn)從“庫存采購”到“訂單采購”的轉(zhuǎn)化在供應(yīng)鏈管理?xiàng)l件下, 訂單記載和傳達(dá)了從最終客戶到零售商、經(jīng)銷商、產(chǎn)品商和制造商、部分供應(yīng)商的需求信息，訂單的下達(dá)、響應(yīng)和滿足是供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程開始和結(jié)束的標(biāo)志，訂單協(xié)同是各協(xié)同工作開展的基礎(chǔ)和最終目的，因而必然是供應(yīng)鏈各協(xié)同業(yè)務(wù)的核心,因此要求對訂單快速響應(yīng),進(jìn)而改變了傳統(tǒng)的以庫存補(bǔ)庫存為目的采購模式。3.1.4加強(qiáng)外部資源的管理有效的外部資源管理可以與供應(yīng)商建立一種長期的、互惠的合作關(guān)系, 進(jìn)而彌補(bǔ)傳統(tǒng)采購管理的不足：缺乏合作、缺

14、乏柔性和需求的快速響應(yīng)能力。3.1.5 組織參與面向外部管理的供應(yīng)鏈管理首先需要各單個企業(yè)作為供應(yīng)鏈組織參與，供應(yīng)鏈上的組織成員眾多，不必要也不可能把這些組織成員一次性納入供應(yīng)鏈管理的框架內(nèi)，供應(yīng)鏈管理的重點(diǎn)和核心應(yīng)該是渠道成員，供應(yīng)鏈管理展開的過程首先也應(yīng)該對這些渠道成員進(jìn)行管理；供應(yīng)鏈管理改進(jìn)的過程中，要逐漸實(shí)現(xiàn)對各級渠道成員、非渠道成員、直至所有的供應(yīng)鏈成員的協(xié)同管理。 3.2 采取多樣化采購模式一個優(yōu)秀的采購流程需要有相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)來支撐,目前優(yōu)秀的采購模式有以下幾種：3.2.1 集中采購集中采購其含義分為兩點(diǎn)：1.為了降低分散采購的選擇風(fēng)險和時間成本，除了一般“甲供”材料設(shè)備由項(xiàng)目部

15、（項(xiàng)目公司）采購?fù)?，對于某些大型機(jī)電設(shè)備等由公司本部負(fù)責(zé)集中采購。也就是一般意義上的集中采購。2.就是集中時間、集中人力、集中采購。集中采購是相對于分散采購而言的, 即采購組織與多個企業(yè)實(shí)施采購,這種形式適用于集團(tuán)企業(yè)。3.2.2 全球采購全球采購在地理上更加拓展了集中采購的范疇, 它打破和淡化了時間、空間的限制, 實(shí)現(xiàn)了跨國間的詢價、報價、樣品傳遞、訂單下達(dá)、關(guān)稅上報等操作, 企業(yè)可在全世界范圍內(nèi)尋找原材料和零部件來源。這種采購形式是相互依賴、相互作用和相互制約特征日漸明顯的產(chǎn)物, 滿足了大型企業(yè)全球化戰(zhàn)略的要求。隨著中國加入世貿(mào)，這種采購方式也越來越普遍化。3.2.3準(zhǔn)時采購準(zhǔn)時采購是為適

16、應(yīng)準(zhǔn)時生產(chǎn)系統(tǒng)的需要而形成的, 即供應(yīng)商有能力在“需要的時候, 向需要的地點(diǎn), 以可靠的質(zhì)量, 向生產(chǎn)企業(yè)提供需要的物料”。它采用小批量采購, 減少生產(chǎn)批量, 縮短生產(chǎn)周期。企業(yè)只有較少的供應(yīng)商, 與他們長期合作, 這樣降低了成本, 提高了質(zhì)量。3.3建立健全采購規(guī)章制度 雖然暗箱操作一直存在, 雖然我們不能完全杜絕此類現(xiàn)象的發(fā)生, 但是我們可以采取以下措施減少其發(fā)生的頻率。其措施有：3.3.1 形成采購、價格控制、質(zhì)量驗(yàn)收三權(quán)分立的制約機(jī)制市場采購權(quán)、價格控制權(quán)、質(zhì)量驗(yàn)收權(quán)三權(quán)分立, 各自負(fù)責(zé), 互不越位。物料管理人員、檢驗(yàn)人員和財務(wù)人員都不能夠與客戶見面, 實(shí)行嚴(yán)格封閉式管理。財務(wù)部依據(jù)合

17、同規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn), 對照檢驗(yàn)單和數(shù)量測量結(jié)果, 認(rèn)真核算后付款。這樣就可以形成一個以財務(wù)管理為核心, 以降低成本為最終目的的制約機(jī)制。3.3.2確保采購過程及結(jié)果的公開、公正在采購過程中要保證采購品種、數(shù)量和質(zhì)量指標(biāo)公開, 參與供貨的客戶和價格競爭程序公開, 采購?fù)瓿珊蟮慕Y(jié)果公開。同時必須在貨比三家后采購, 必須按程序、按法規(guī)要求簽訂采購合同。3.3.4劃清采購責(zé)任采購的每一筆物資必須由采購人、驗(yàn)收人、證明人、批準(zhǔn)人和財務(wù)審核人在憑證上簽字, 才被視為手續(xù)齊全, 才能報銷入賬。并且誰采購誰負(fù)責(zé)并且要一包到底,包括價格、質(zhì)量、使用效果等都要記錄在案, 以便發(fā)現(xiàn)問題能及時處理。3.3.5 全過程、

18、全方位的監(jiān)督制度全過程需要重點(diǎn)控制四個環(huán)節(jié): 制定計劃、簽訂合同、質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)賬付款。對采購活動進(jìn)行行政監(jiān)察、財務(wù)審計、制度考核全方位的監(jiān)督, 可形成嚴(yán)密的監(jiān)督網(wǎng), 降低企業(yè)的物資采購成本, 提高物資采購質(zhì)量, 還可以保證采購人員廉潔奉公, 從而最大化實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利益。3.4 加速企業(yè)采購管理人才的培養(yǎng)3.4.1加大對現(xiàn)代采購理念的宣傳力度加大宣傳力度，使廣大干部職工尤其是管理人員認(rèn)識到融入現(xiàn)代采購管理的必要性和緊迫性, 自覺地學(xué)習(xí)現(xiàn)代采購管理理論, 提高認(rèn)識, 轉(zhuǎn)變觀念。3.4.2加強(qiáng)對職工現(xiàn)代采購知識的培訓(xùn)通過舉辦采購培訓(xùn)班, 邀請專家或?qū)W者進(jìn)行授課, 使職工盡快熟悉和掌握現(xiàn)代采購的基本理論。選送職工到相關(guān)院校進(jìn)行針對性培訓(xùn), 學(xué)習(xí)現(xiàn)代采購知識。3.4.3加快采購人才的外部引進(jìn)工作根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要, 直接從相關(guān)院?；蚱渌髽I(yè)引入現(xiàn)代采購管理人才, 以提升企業(yè)采購