房地產(chǎn)公司檔案管理辦法

1、文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案治理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)檔案治理方法暫行第一條：目的為增強(qiáng)檔案的治理,建立完整的檔案體系,提升檔案治理水平,做好檔案保密工作,充分發(fā)揮檔案的作用,特制訂本制度.第二條：范圍1、本制度適用于公司檔案的治理.2、凡屬公司經(jīng)營治理過程過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價(jià)值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料等,均屬于公司檔案.第三條：治理原那么1、統(tǒng)一治理原那么：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一治理,任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)為己有.2、保守秘密原那么：員工都有保守檔案秘密的義務(wù),任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密.第

2、四條：檔案分類公司檔案分為：文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案各工程資料、圖紙資料、建設(shè)工程其他資料.第五條：治理部門1、行政人事部負(fù)責(zé)文書檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案的治理.2、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的治理.第六條：行政人事部治理責(zé)任1、制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度.2、對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督.3、做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作.4、提升檔案治理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案治理現(xiàn)代化、科學(xué)化.5、指定專人負(fù)責(zé)檔案治理工作.陜西世紀(jì)錦業(yè)地產(chǎn)文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案治理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號JYDC-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)第七

3、條：財(cái)務(wù)部治理責(zé)任1、制定財(cái)務(wù)檔案治理制度.2、對企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行治理第八條：檔案治理員治理責(zé)任1、嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的檔案治理制度.2、負(fù)責(zé)檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作.3、采取有效舉措,保證檔案的平安、完整、系統(tǒng)、有效.4、做好檔案的保密工作.5、每季度檢查上季度檔案借閱、查閱情況.6、每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況.第九條：文書檔案治理規(guī)定1、公司文書檔案分為：紅頭文件、函件、通知、制度、工商資料、行政資料、行政類合同、財(cái)務(wù)類合同等.2、文書檔案保管年限：長期3、文書檔案編號原那么：文書檔案編號=一級類目代號十二級類目代號+年度號+案卷號案卷號

4、以流水作業(yè)編號.舉例示意：XXWJ1101IIIIIII1案卷號：01|1年度號：2021年I1二級類目代號：工程x一級類目代號：XX文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案治理方法(暫行)修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)4、文書檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),依次編寫.第十條：財(cái)務(wù)檔案治理規(guī)定財(cái)務(wù)檔案治理規(guī)定依據(jù)財(cái)務(wù)部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行.第十一條：人事檔案治理規(guī)定1、人事檔案用于公司內(nèi)部人員治理.2、人事檔案包括但不限于招聘登記表、簡歷、入職單、轉(zhuǎn)正單、表彰文件、勞動合同、離職單、解除合同約定等員工資料.3、人事檔案由人事主管負(fù)責(zé)建立、保管.4、保管年限：長

5、期第十二條：工程技術(shù)檔案治理規(guī)定1、工程技術(shù)檔案以公司工程為一個(gè)單位,按工程立檔.2、每一個(gè)單位工程檔案分類：(1)、工程工程合同一一JYXM年度一編號(2)、材料采購類合同一一JYCG-年度一編號(3)、營銷類3.1 廣揭發(fā)布類合同一一JY-YX-GG-年度一編號3.2 營銷籌劃類合同一一JY-YX-CY一年度一編號(4)、開發(fā)類4.1 開發(fā)類合同一一JY-KF一年度一編號4.1 開發(fā)類手續(xù)一一JY-KFSX-年度一編號3、編號原那么同第九條文書檔案編號原那么.4、保管年限：長期第十三條：檔案歸檔1、各部門檔案資料應(yīng)于檔案形成后3個(gè)工作日歸檔.2、合同類檔案應(yīng)于蓋章后1個(gè)工作日歸檔.3、經(jīng)辦

6、人形成檔案后由于個(gè)人原因未歸檔,須承當(dāng)相關(guān)責(zé)任.4、部門負(fù)責(zé)人對經(jīng)辦人檔案資料歸檔負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督和治理責(zé)任.文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案治理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)第十四條：檔案保管1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散不使檔案分散,不亂不使檔案互相混亂,不丟檔案不喪失不泄密,不壞不使檔案遭到損壞.2、認(rèn)真做好檔案治理工作,定期對檔案進(jìn)行核查、整理工作.3、檔案員對因長期借閱、查閱檔案資料造成的破損,應(yīng)及時(shí)修補(bǔ).4、檔案治理員因工作失誤喪失檔案,須承當(dāng)相關(guān)責(zé)任.第十五條：檔案的借閱、查閱、使用1、公司檔案借閱查閱范圍：公司內(nèi)部各部門.2、借閱、查閱需辦

7、理相關(guān)手續(xù),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審,行政人事部經(jīng)理復(fù)審,可辦理借閱、查閱手續(xù).3、重要檔案及機(jī)密檔案不借閱,可查閱,須由總經(jīng)理批準(zhǔn),查閱檔案應(yīng)于公司檔案室內(nèi)查閱,不予攜帶出檔案室.4、檔案借閱時(shí)間為2天,如需延長,須辦理續(xù)借手續(xù).逾期不還者,檔案治理人員須及時(shí)催還.5、申請檔案復(fù)印的,經(jīng)登記后,由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印發(fā)放.6、借閱檔案須妥善保管,假設(shè)有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,承當(dāng)一切賠償責(zé)任.第十六條：檔案的銷毀1、無效、失效檔案由檔案治理員申請,填寫待銷毀檔案目錄信息,經(jīng)部門經(jīng)理初審、總經(jīng)理復(fù)審,董事長批準(zhǔn)前方可銷毀.2、銷毀檔案必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢

8、紙出售.文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字.第十七條：檔案密級1、有密級的檔案根據(jù)密級治理執(zhí)行.2、無密級的檔案按公司規(guī)定執(zhí)行.3、檔案密級見相關(guān)規(guī)定.文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案治理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)第十八條：圖紙資料的治理規(guī)定1、圖紙資料指施工圖不包括工程報(bào)建形成的控規(guī)圖紙、總圖、紅線圖等2、施工圖按公司相關(guān)規(guī)定審核后,由工程助理負(fù)責(zé)登記、保管、分發(fā)圖紙.3、施工圖分發(fā)根據(jù)總工辦圖紙下發(fā)要求進(jìn)行分發(fā).4、竣工圖要求根據(jù)施工合同要求及公司規(guī)定執(zhí)行保管及分發(fā).第十九條：建設(shè)工程其他資料治理規(guī)定1、工程部現(xiàn)場資料由工程部各專業(yè)工程師負(fù)責(zé)治理,或由工程部指定專業(yè)工程師兼管.2、材料驗(yàn)收等資料由材料部負(fù)責(zé)治理.3、對于合同、變更洽商、材料批價(jià)、招投標(biāo)文件、概預(yù)算書、結(jié)算書、結(jié)算審批表、竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等重要工程檔案資料,各部門應(yīng)在取得后3個(gè)工作日內(nèi)將其原件交行政人事部存檔、保管.4、其他未盡檔案資料按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行.第二十條：本方法經(jīng)總理簽字之日起執(zhí)行,終解釋權(quán)歸行政人事部.2021年7月20日檔案借閱審批表申請部門申請人使用日期歸還日期