家居建材廣場(chǎng)物業(yè)部文檔管理規(guī)定

1、家居建材廣場(chǎng)物業(yè)部文檔管理規(guī)定1.0 目的本規(guī)定明確了物業(yè)部文檔管理的相關(guān)要求，以確保提高工作效率及可追溯性。2.0 適用范圍本規(guī)定適用于本商場(chǎng)物業(yè)部檔案資料的管理3.0 工作原則3.1 具有完整性、適用性、保密性、可追溯性和可操作性；3.2 可根據(jù)實(shí)際情況制定適合部門(mén)內(nèi)部指導(dǎo)性文件，但不得與公司指令性文件相沖突，并提報(bào)公司審批，所制定的指導(dǎo)性文件必須簡(jiǎn)單明了。4.0 相關(guān)文件4.1 公司文檔管理規(guī)定5.0 職責(zé)5.1 部門(mén)負(fù)責(zé)人為文檔管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)文檔的收集、整理、存檔及保管。6.0 部門(mén)必備文檔文檔類(lèi)別編號(hào)文檔名稱內(nèi)容保存期限周工作計(jì)劃 /總結(jié)總結(jié) /計(jì)劃類(lèi)01月工作計(jì)劃 /總結(jié)兩

2、年年工作計(jì)劃 /總結(jié)電費(fèi)統(tǒng)計(jì)表月報(bào)表02水費(fèi)統(tǒng)計(jì)表兩年水電、物料異動(dòng)分析表03庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表物業(yè)部崗位職責(zé)物業(yè)管理工作指導(dǎo)書(shū)制度文檔04增補(bǔ)制度長(zhǎng)期收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)月度績(jī)效考核方案會(huì)議紀(jì)要05公司、部門(mén)一年建議類(lèi)06合理化建議一年員工資料07獎(jiǎng)懲、考勤、花名冊(cè)一年處理記錄08重大事件、突發(fā)事件處理記錄兩年09溫度計(jì)、壓力表、燈光檢查表巡查表類(lèi)物業(yè)部日常巡場(chǎng)簽到表一年10物業(yè)部日常巡場(chǎng)表保潔員簽到表外事類(lèi)11對(duì)外往來(lái)函件兩年合同 /協(xié)議12綠化、消殺、清潔、設(shè)備維保等兩年文檔類(lèi)別編號(hào)文檔名稱內(nèi)容保存期限公司發(fā)文13通知等一年部門(mén)工作交接本部門(mén)類(lèi)14部門(mén)發(fā)文一年服務(wù)質(zhì)量調(diào)查及反饋工程記錄商場(chǎng)施工 / 裝修記錄

3、15施工申請(qǐng)資料一年裝修申請(qǐng) /驗(yàn)收單經(jīng)營(yíng)面積、現(xiàn)有設(shè)施等入、撤場(chǎng)通知單專(zhuān)柜檔案16整改通知書(shū)永久裝修圖紙（五圖）裝修資料物料出入17物料入庫(kù) /領(lǐng)用登記表一年資產(chǎn)調(diào)撥單維修、保養(yǎng)記錄設(shè)備檔案18設(shè)備情況一覽表永久設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)新風(fēng)系統(tǒng)分布圖煙感、噴淋、喇叭、警鈴、消防拴、 滅火器、圖紙類(lèi)19應(yīng)急燈、長(zhǎng)明燈、溫度計(jì)分布圖永久冷氣及溫控開(kāi)關(guān)分布圖緊急疏散圖商場(chǎng)平面圖消防設(shè)施一覽表消防檔案20消防檢查報(bào)告永久消防報(bào)批資料消防演習(xí)方案7.0 文檔管理規(guī)定7.1 文檔管理規(guī)定及要求部門(mén)必須建立 “必備文檔” ，將日常工作中發(fā)生的文件或書(shū)面記錄進(jìn)行及時(shí)的分類(lèi)管理，并保證各類(lèi)文檔所存內(nèi)容的完整性、真實(shí)性、

4、封閉性及可追溯性；存檔時(shí)間要求：即時(shí)存檔；按月存檔；按年存檔；所有已存檔文件因特殊情況需調(diào)出查閱的，申請(qǐng)人必須填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表。非受控類(lèi)文件經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可查閱； 受控類(lèi)文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱； 調(diào)閱的文件應(yīng)為復(fù)印件；各類(lèi)文檔按公司規(guī)定，每年移交行政部。7.2 存檔程序部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件進(jìn)行歸檔整理并填寫(xiě)相應(yīng)文檔的檔案目錄表；對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，存檔。7.3 調(diào)閱程序部門(mén)負(fù)責(zé)人審查申請(qǐng)人資格；申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表授權(quán)人簽署確認(rèn)；部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)檔案查閱登記表，由申請(qǐng)人簽字后即可查閱；歸還檔案時(shí)原申請(qǐng)人和部門(mén)負(fù)責(zé)人在檔案查閱登記表上簽署歸還時(shí)間。8.0 相關(guān)記錄8.1檔案查閱申請(qǐng)表8.2檔案目