憑證管理制度

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上憑證管理制度1.0目的為有效管理和控制本公司的業(yè)務(wù)往來單據(jù)憑證，提高憑證保管和傳遞的工作效率，避免和防止因單據(jù)的保管和傳遞不善帶來的負(fù)面效應(yīng)。2.0各部門職責(zé)2.1銷售部：銷售人員開立的銷售清單和物品需求單，自行審查與核對(duì)，確保無誤方可出單。2.2采購部：采購人員根據(jù)采購指令到指定供應(yīng)商處提貨，應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)單據(jù)與實(shí)物時(shí)否一致，無誤帶單據(jù)和物品回本公司交付倉庫。2.3倉庫部：嚴(yán)格檢驗(yàn)與核對(duì)單據(jù)數(shù)據(jù)與實(shí)物信息，并及時(shí)辦理入庫入賬手續(xù)。2.4財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)銷售清單的審核，并在收款方式為現(xiàn)金，匯款，支票單據(jù)上簽字蓋章確認(rèn)貨款是否已付。對(duì)掛賬的銷售清單應(yīng)確認(rèn)客戶的支付能力及支付意向

2、。3.0操作流程指導(dǎo)3.1銷售憑證的傳遞與保管3.1.1銷售人員在匯總客戶需求時(shí)，應(yīng)自行嚴(yán)格審核客戶需求與匯總信息是否完全一致，確認(rèn)并確保無誤后，方可開出銷售清單。3.1.2銷售清單經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核確認(rèn)后，交由倉庫人員簽字確認(rèn)，白單留財(cái)務(wù)做記賬憑證。3.1.3倉庫人員嚴(yán)格按照銷售清單備貨，備貨時(shí)，嚴(yán)格認(rèn)真檢查審核所備物品與清單是否相符，及時(shí)執(zhí)行物料卡管理制度。并在單據(jù)相應(yīng)的位置做好過程簽名記錄。3.1.4倉庫人員在備好貨后，將物品和單據(jù)交由責(zé)任銷售人員或其指定的人員進(jìn)行復(fù)核，并在單據(jù)相應(yīng)的位置簽字確認(rèn)。3.1.5有誤立即要求倉庫人員進(jìn)行糾正，無誤則將藍(lán)單和紅單交給物流人員進(jìn)行包裝和發(fā)運(yùn)。3.1.

3、6若客戶在本司自提貨物的且掛賬的，倉庫人員必須在單據(jù)上注明“已發(fā)貨”，并要求客戶簽字確認(rèn)貨物已交付。3.1.7單據(jù)的保管：白單由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)保管;黃單由倉庫保管;藍(lán)單需發(fā)往外地的由物流保管，客戶自提的及現(xiàn)金交易的由銷售保管。所有單據(jù)必須每天整理匯總并裝訂。在月末將各自保管的單據(jù)集中保管，以備存查。3.2采購憑證的傳遞與保管3.2.1本公司的采購人員到供應(yīng)商處自提貨物時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行核對(duì)采購指令與供應(yīng)商出具的單據(jù)。并認(rèn)真核對(duì)單據(jù)與實(shí)物得信息，無誤后則在單據(jù)上簽字并自動(dòng)拿回屬于本公司的購貨憑證聯(lián)。3.2.2若發(fā)生有改單的現(xiàn)象，必須要求供應(yīng)商的有關(guān)人員進(jìn)行簽字確認(rèn)。避免日后的糾紛。3.2.3采購人員帶單據(jù)

4、和物品回本公司后，第一時(shí)間到倉庫交貨，驗(yàn)貨。無誤由倉庫人員在單據(jù)上注明“貨已收”并簽名確認(rèn)。并在憑證交接記錄上做好登記。3.2.4在清點(diǎn)和驗(yàn)收無誤后，倉庫人員立即進(jìn)行系統(tǒng)賬目的錄入，以保證銷售的順利有序的實(shí)現(xiàn)。單據(jù)錄入后必須由錄入操作人員在單據(jù)上注明“已入”并簽名確認(rèn)。3.2.5對(duì)已入帳的單據(jù)由倉庫人員進(jìn)行保管，必須在每日下班前交到財(cái)務(wù)。由財(cái)務(wù)人員在憑證交接記錄上簽字確認(rèn)。3.3采購?fù)素洃{證的傳遞與保管3.3.1當(dāng)本公司有物品退回供應(yīng)商時(shí)，執(zhí)行人員必須在交付退貨的同時(shí)要求供應(yīng)商出具退貨單，并要求供應(yīng)商收貨人員在退貨單上簽名確認(rèn)。3.3.2本公司的退貨執(zhí)行人員在退貨后，帶單據(jù)回到本公司第一時(shí)間把

5、退貨單交到倉庫，有倉庫人員進(jìn)行賬目的調(diào)整。倉庫人員在平衡系統(tǒng)賬目后在單據(jù)上注明“已入”并簽字，3.3.3退貨單的傳遞與保管流程和采購單據(jù)的傳遞與保管流程相同。4.0管理制度4.1采購人員對(duì)單據(jù)保管不善致使單據(jù)丟失的，按10元/張進(jìn)行處罰，并由責(zé)任人進(jìn)行善后處理。4.2采購人員采購物品回公司后未將物品和單據(jù)一起交到倉庫驗(yàn)收的，按5元/次進(jìn)行處罰。4.3當(dāng)發(fā)生更改單據(jù)現(xiàn)象時(shí)，當(dāng)事人未在更改處簽名備注的，或未要求更改者簽字確認(rèn)的，按5元/次進(jìn)行處罰。4.4在錄入單據(jù)后未在單據(jù)上簽名備注的，造成他人重復(fù)錄單的，按10元/次進(jìn)行處罰。并自行對(duì)出錯(cuò)的單據(jù)進(jìn)行糾正，4.5倉庫人員未及時(shí)辦理單據(jù)交接的，導(dǎo)致單據(jù)積壓在某人手中時(shí)，在財(cái)務(wù)人員催要時(shí)不能提供單據(jù)的，按5