計算機檔案管理工作存在的理由及策略論文

1、計算機檔案管理工作存在的理由及策略論文    導(dǎo)讀：本論文是一篇關(guān)于計算機檔案管理工作存在的理由及策略的優(yōu)秀論文范文,對正在寫有關(guān)于檔案論文的寫作者有一定的參考和指導(dǎo)作用,論文片段：    【摘 要】計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，推動了計算機在檔案工作中的迅速應(yīng)用和普及，目前，檔案管理逐步進入網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，檔案信息也逐漸走向數(shù)字化，這對傳統(tǒng)的檔案管理方式無疑是一極大的挑戰(zhàn) 。 如何在科技高速發(fā)展的今天加強計算機檔案管理就成為我們面對的新課題。【關(guān)鍵詞】計算機；檔案管理；理由及策略檔案管理是一門科學(xué)，檔案工作就是用科學(xué)

2、的原則和策略管理檔案。運用計算機對檔案進行管理無疑是用科學(xué)的策略管理檔案的重要體現(xiàn)。隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展和社會的不斷進步，我國的人力資源、物質(zhì)資源、財務(wù)資源以及信息資源都處于不斷的快速流動和交換之中，檔案的數(shù)量也呈現(xiàn)直線上升的趨勢，檔案的使用也越來越頻繁。傳統(tǒng)的檔案管理根本無法滿足日益增加的檔案和日益頻繁使用的需求?，F(xiàn)代社會是信息爆炸的時代。信息技術(shù)在各行各業(yè)的使用越來越普遍。檔案管理的現(xiàn)代化和信息化成為社會發(fā)展的必定趨勢。計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，推動了計算機在檔案工作中的應(yīng)用和普及我國檔案計算機管理應(yīng)用從80年代初開始，經(jīng)歷了實驗、實用、普及、網(wǎng)絡(luò)化等發(fā)展階段。單位的決策者，越來越體會計算機

3、檔案管理工作存在的理由及策略到計算機所帶來的快捷、高效服務(wù)不可或缺。在這個發(fā)展過程中，檔案計算機管理應(yīng)用從無到有，取得了可喜的成就，但是，從總體看，在檔案計算機管理工作中還存在著一些亟待解決的理由。一、計算機檔案管理工作中存在的理由實施計算機檔案管理，確實體現(xiàn)了節(jié)省資源、提高效能、自動檢索、延長檔案的生命周期等優(yōu)越性。但在工作實踐中還存在著一些理由。1.計算機檔案管理專業(yè)人才缺乏。檔案管理是一種特殊管理業(yè)務(wù)，其管理既需要有先進的計算機知識，又要有豐富的檔案管理業(yè)務(wù)知識，同時還要有先進的管理技能、較高的文化素養(yǎng)和相應(yīng)的文化水平。而目前在我國檔案管理專業(yè)不象會計、法律等專業(yè)那么受歡迎，許多人不愿報

4、考，即使在檔案管理方面取得高學(xué)歷的人才也不愿留在檔案管理部門。計算機專業(yè)畢業(yè)大學(xué)生更不愿進檔案部門工作。這種狀況嚴重影響了計算機檔案管理的進程和水平。2.硬件設(shè)備在檔案管理中投入不足。從總體情況看、經(jīng)濟發(fā)展程度和單位自身條件成為制約計算機大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理的關(guān)鍵。由于檔案部門直接創(chuàng)造的經(jīng)濟效益極其有限，而在市場經(jīng)濟條件下，人們又常常注重眼前利益而忽視檔案管理工作的重要性，因而對檔案管理方面的投人嚴重不足。3.檔案管理軟件在標準化和實用性方面存在矛盾。除去檔案部門自行研制開發(fā)、本單位自己使用的軟件以外，社會上一些專業(yè)性的公司開發(fā)的軟件多種多樣，由于沒有統(tǒng)一的計算機檔案管理系統(tǒng)國家標準可以遵循，

5、檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)層次不一，采用的中文環(huán)境也不盡相同，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)互不一致，數(shù)據(jù)格式互不兼容，造成系統(tǒng)通用性差，為聯(lián)機檢索、數(shù)據(jù)交換、資源共享乃至建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)和并入國內(nèi)、國際網(wǎng)造成困難。一些無力研制檔案管理軟件的單位又很難挑選到最合適自己的管理軟件，只能盲目使用，造成檔案管理軟件使用混亂。4.電子檔案的真實性、準確性、安全性存在威脅。真實性和準確性是檔案的最基本的要求。無論是計算機本身形成的預(yù)歸檔文件、數(shù)據(jù)還是在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子檔案，都很難把握其內(nèi)容的原貌。甚至經(jīng)過掃描制作的電子檔案，也會由于病毒等理由失去其原始性。因此，難于像紙質(zhì)文件那樣確定哪個是“原件”。隨著辦公自動化的實現(xiàn)，利用計算

6、機處理和制作文件越來越顯示出其不可替代的優(yōu)越性。同時，過分依賴計算機致使記錄在磁盤上的文件材料歸檔不及時、不完整，甚至丟失的現(xiàn)象也隨之而出現(xiàn)。在實際操作中，由于不重視妥善保管儲存于計算機硬盤和軟盤上的文件，文件被誤刪、被病毒侵人而致使文件被毀，在很大程度上影響了文件檔案的質(zhì)量。這個特點直接影響到電子文件的真實性、準確性和安全性。二、規(guī)范和完善計算機檔案管理工作的策略隨著計算機技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案計算機管理是未來各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其信息的數(shù)字化特征是肯定的。在計算機檔案管理實現(xiàn)的進程中，可能會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，只要不斷探索

7、，研究新策略，必將加快計算機檔案管理的進程，提高其工作質(zhì)量。1.更新檔案管理觀念，改革檔案管理模式。檔案是人類社會活動的產(chǎn)物。隨著人類文明的進展，檔案載體的形式也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變。人們所稱檔案是人類歷史的真實記錄，這既是概括了檔案作為原生信息的價值，也包含了檔案自身的物質(zhì)形態(tài)。在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，現(xiàn)有的檔案管理模式在某些方面已經(jīng)不能適應(yīng)當前檔案管理的需要。調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、調(diào)用的管理，逐步過渡到包括電子技術(shù)、管理和以人為本的管理方式中來。計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作開辟了一個全新的領(lǐng)域，同時也為檔案工作帶來了一定的影響，但這種影響是可以通過技術(shù)、管理

8、、協(xié)調(diào)等手段加以解決的，可以將不利因素轉(zhuǎn)化為有利因素。2.提高計算機檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。工作人員是檔案管理工作的操作者，他們的認識水平和綜合素質(zhì)關(guān)系到歸檔的及時、準確、完整。要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強崗位培訓(xùn)，定期為相關(guān)人員舉辦一些檔案管理制度知識講座，使操作人員及行政管理人員都能自覺按檔案管理的基本要求進行相關(guān)工作。加強計算機操作人員對于計算機維護的相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，盡量消除辦公自動化對文件歸檔帶來的負面影響，使現(xiàn)代化的辦公設(shè)備充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。比如在運用計算機制作和處理文件的過程中就要妥善保管好底稿和一校稿；為防止文件歸檔時在計算機硬盤上難以迅速找到，最好在利用計算機制作文件時隨時準備一個軟盤將該文件拷入，并設(shè)計詳細的盤內(nèi)目錄，以備急用時查找方便等等。3.建立健全計算機檔案管理制度。檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該由地方檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃和組織，由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度和辦法，使用統(tǒng)一檔案管理軟件，以便于信息交流與系統(tǒng)升級。統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時效等內(nèi)容，使各級檔案部門和基層檔案工作者有法可依、有章可循。同時，對