鐵路企業(yè)檔案管理問題探討及其對策

1、鐵路企業(yè)檔案管理問題探討及其對策    摘要：本文基于工作實踐，分析了當前鐵路企業(yè)檔案管理出現(xiàn)的常見問題和所面臨的挑戰(zhàn)，并著重介紹了建立電子文件標準化管理體系，加大知識管理力度，建立信息安全屏障和逐步提高檔案管理隊伍能力與素質(zhì)等四種解決措施及其具體運用，希望給相關(guān)人士一些啟迪和思考，從而來提高鐵路企業(yè)檔案管理水平，進一步促進鐵路行業(yè)的快速健康發(fā)展。    關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè)；檔案管理；問題探討 中圖分類號：C29    文獻標識碼：A    文章編號：如今快速發(fā)展和滲透的信息技

2、術(shù)已經(jīng)使社會中的各個領(lǐng)域發(fā)生了翻天覆地的變化。而企業(yè)檔案管理作為鐵路企業(yè)參與競爭的重要部分，也卷入了這場變化之中。面對這種變化的環(huán)境，鐵路企業(yè)管理怎樣面對它帶來的挑戰(zhàn)，如何去解決一系列問題，這是擺在相關(guān)工作者面前的一個重要課題。本文將主要分析這些內(nèi)容，希望讀者能有所收獲。一、鐵路企業(yè)檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和問題1、檔案信息共享不足從目前來看，檔案管理存在反映企業(yè)經(jīng)營信息情況的比較少，而反映企業(yè)科技檔案信息的較多，注意收集重要文件而忽略了對本企業(yè)的有關(guān)銷售、市場、產(chǎn)品等信息的收集。由于鐵路企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還不發(fā)達，各企業(yè)比較容易出現(xiàn)檔案信息共享不足的問題。主要表現(xiàn)為大量信息分散的分布在各個單位，

3、沒有通過網(wǎng)絡(luò)集成一個可以共享的整體。2、信息安全的防范難度增加信息的安全問題一直以來困擾著業(yè)內(nèi)人士，主要表現(xiàn)在以下三個方面：一是檔案文件的易擴散性。涉及到鐵路企業(yè)的機密文件容易通過互聯(lián)網(wǎng)的渠道而泄密，從而造成極大的損失；二是易修改性。檔案的最大價值在于它的原生性的信息，但數(shù)字化的檔案信息容易被人修改，并且還不留痕跡，使得檔案恢復變得極為困難；三是易移動性。電子檔案信息文件極易被誤刪和移動，并且龐大的信息量使得這些移動難以被發(fā)現(xiàn)。3、管理人員素質(zhì)不適應(yīng)企業(yè)的信息化檔案管理鐵路企業(yè)檔案管理的信息化帶來了理念的創(chuàng)新，是一種全新的管理手段，解決了傳統(tǒng)的比較繁瑣的問題，但也給管理人員帶來了極大的挑戰(zhàn)，需

4、要有較高水平的人才來處理文件。如今的管理人員對信息化的檔案管理的不適應(yīng)主要表現(xiàn)在對新知識的不適應(yīng)和能力的不足。鐵路企業(yè)檔案管理人員普遍年齡偏大，學習能力有所下降，不具備運用信息技術(shù)對檔案進行篩選、管理、開發(fā)的能力，從而難以為企業(yè)提供最好的信息管理服務(wù)。二、應(yīng)對鐵路企業(yè)檔案管理的挑戰(zhàn)的對策1、建立電子文件標準化管理體系在信息化的檔案條件下，電子文件標準化管理體系的建立顯得尤為重要。每一項工作的基礎(chǔ)就是標準化，同時標準化也能保障和支撐確保檔案管理質(zhì)量。建立電子文件的標準化管理體系包括多個組成部分，比如說電子文件的登記標準、命名的標準、收集的標準、維護標準等等。由于電子文件相對于紙質(zhì)文件來說有很多方

5、面不一樣，比如說記錄格式與形式、記錄載體，不僅有著不同的外形，在處理方式與管理內(nèi)容上也有本質(zhì)的不同。所以，在建立和規(guī)劃這一標準體系是要考慮2個比較重要的因素：一是要密切的圍繞電子文檔的長久保存和有效利用來展開相關(guān)工作，即要突破傳統(tǒng)的工作模式，確保徹底監(jiān)控文件從生成到歸檔管理的全過程，實現(xiàn)文檔和檔案實體、保管的一體化。二是安全適應(yīng)性要有面向未來的準備，也就是說要考慮在鐵路大發(fā)展的背景下，鐵路企業(yè)技術(shù)的發(fā)展需要有安全保障的高標準要求。對電子文件檔案管理方式的研究需要不斷加強，包括相關(guān)的技術(shù)、方法、政策，從而來適應(yīng)市場變化的需求。2、加大知識管理力度企業(yè)檔案管理的基本功能中有知識管理這一項，知識包括

6、顯性和隱性知識，兩者有一定的區(qū)別。其中顯性知識主要表現(xiàn)為制度、設(shè)計圖紙文件化等，這些知識可以通過正常的渠道來收集和存儲，隱性知識主要表現(xiàn)為鐵路企業(yè)檔案管理人員自身的經(jīng)驗和素質(zhì)，所以隱性知識對企業(yè)來說顯得更為重要。推進知識管理工程需要將檔案管理工作從收集顯性知識向收集隱性知識逐漸延伸。主要步驟有兩個，一是不斷促進隱性知識的顯性化，二是收集存儲顯性后的知識，這個步驟對于一般人員來說已不是問題，因此主要是促進隱性知識的顯性化，它的重點在于通過復制的方式把老一輩員工的經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為企業(yè)所需要的知識，使整個企業(yè)的智慧大于個體智慧的集合。如果能順利進行以上的操作固然是好，但在實際過程中會有一些麻煩。由于隱性知

7、識屬于個人的資本，要讓員工自愿將寶貴的經(jīng)驗奉獻給他人來共享是一件不容易的事，因為他們彼此相互之間存在著競爭。所以管理人員一定要相互信任，只有信任才能讓員工分享他人經(jīng)驗的同時也獲得自身的進步，這就形成了良性循環(huán)局面。如果相互不信任，企業(yè)的檔案管理絕對不會出現(xiàn)好的結(jié)果。另外，建立相應(yīng)的制度對其也有幫助。比如說要求員工定期把問題的處理方式總結(jié)成案例，相關(guān)部門根據(jù)這些案例來匯總，編成規(guī)范的教導書以供他人學習。還有，激勵機制的建立對企業(yè)檔案管理的發(fā)展也有很大作用。由于隱性知識屬于有價值的知識，企業(yè)高層對那些貢獻出了寶貴經(jīng)驗的人員要有一定的物質(zhì)獎勵，時刻激勵員工不斷上進。讓隱性知識在網(wǎng)絡(luò)或者論壇上傳播共享

8、，促進管理人員相互交流。3、建立信息安全屏障安全保障問題是信息化環(huán)境下的鐵路檔案最為緊迫和棘手的問題。不少企業(yè)為了確保檔案安全建立了多重安全屏障，這值得所有鐵路企業(yè)學習。筆者在這里主要講三個措施來保障檔案信息的安全，以供讀者參考。首先是建立軟件的安全屏障。軟件在信息管理過程中發(fā)揮著重要的作用，這些軟件包括必備的殺毒軟件和防火墻，還必須包括下面的一些功能：日志功能。對一些關(guān)鍵信息的處理要及時的進行記錄，全面的展示檔案變化的每一個步驟，形成安全報告；強制的歸檔功能。對關(guān)鍵人員、重要崗位的信息要定時、強制、自動保存；自動加密功能。每一個文件必須設(shè)置必備的密碼，防止被他人利用；防止復制功能。很多管理人

9、員都能接觸到這些機密文件，所以為了防止信息泄露必須要確保只有注冊的設(shè)備、授權(quán)的人才能對其進行有關(guān)信息的復制，從而保證信息的原生性。二是建立硬件安全屏障。有效的防盜、防火、防塵、放水等這些常規(guī)安全措施是必須的硬件方面，還要考慮下面的幾個方面，確保硬件設(shè)施的狀態(tài)不能影響文件檔案的狀態(tài)、確保密匙的絕對安全、禁止     重要信息通過非法的方式進行傳播。三是建立流程安全屏障。信息安全一體化在設(shè)計、合同等關(guān)鍵管理系統(tǒng)的流程設(shè)計中有著舉足輕重的作用，對于需要長期保存的重要資料要必備紙質(zhì)檔案，防止信息遺失后找不到原件。4、逐步提高檔案管理隊伍能力與素質(zhì)如今形勢和環(huán)境瞬

10、息萬變，鐵路檔案管理隊伍要逐漸提高自身素質(zhì)來適應(yīng)這些變化。當然，不僅只是簡單的素質(zhì)提升，要注意建設(shè)隊伍的再造。所以在考慮檔案管理隊伍的規(guī)劃和建設(shè)時要站在知識管理的高度的角度。首先可以按照一定的層次的架構(gòu)重新組建一支分工明確、相互協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)合理的管理班子。檔案的業(yè)務(wù)人員主要的任務(wù)是檔案收集和存儲，技術(shù)人員主要負責將收集到的知識按照不同的專業(yè)進行濃縮，便于相關(guān)知識的傳播和共享。專家需要站在更高層次上對隊伍進行一些基本指導，提供管理人員一些必要的幫助。其次，每個檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)不一樣，根據(jù)他們的層次開展必要的培訓和教育也是一種方法，可以不斷提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、總結(jié)在越來越激烈的市場競爭和信息飛速發(fā)展時代面前，鐵路企業(yè)檔案管理只有站在更高層次的角度來考慮問題才能夠不斷進步，不被時代所拋棄。要為提高企業(yè)競爭力提供有力的支撐，進行管理方式的不斷創(chuàng)新，這樣鐵路企業(yè)在檔案管理方面會取得主動，立于不敗之地。參考文獻：1李昌;謝家勝;試論我縣企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與對策A;陜西省第七次檔案學術(shù)討論會論文匯編（下冊）C;2000年2;信息化納入鐵路基建管理中的新舉措A;鐵道部信息技術(shù)中心成立30周年暨鐵路運輸管理信息系統(tǒng)（TMIS）工程