庫管員基礎知識培訓

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上庫管員基礎知識培訓 財務部 目 錄l 一、目的l 二、單據(jù)的用途l 三、單據(jù)的使用及填寫要求l 四、物料卡的使用l 五、倉庫存儲區(qū)域布置的要求l 六、帳簿的登記l 七、報表的編制l 八、記帳錯誤的更正方法l 九、資料的保管及人員交接l 十、帳外物料的管理一、目 的存貨管理的目的 存貨是企業(yè)的一項重要流動資產(chǎn),且在企業(yè)流動資產(chǎn)中占有很大的比重。良好的存貨管理是企業(yè)有效的組織生產(chǎn)、銷售、降低產(chǎn)品成本、提高資金使用率的重要保障。 為了有效的反映和監(jiān)督存貨收發(fā)和保管情況,如實反映存貨的資金占用, 逐步提高存貨管理水平,加強倉庫管理基礎工作的規(guī)范化,雖然各項規(guī)定是倉庫保管員最常

2、見的內(nèi)容,但也恰恰是最容易出現(xiàn)疏漏的環(huán)節(jié),認真學好、做好十分重要。呆滯件管理庫存管理實物管理賬實一致性存貨周轉(zhuǎn)率庫存資金庫存管理 倉庫管理的目標 :強化采購管理，適當庫存確保產(chǎn)品質(zhì)量，正確計劃用料合理處理呆廢物品，降低成本二、常用單據(jù)的用途1、供貨清單：是材料接收的依據(jù)以及銷售調(diào)撥的依據(jù),包括供應商聯(lián)、采購聯(lián)、財務聯(lián),質(zhì)保聯(lián)、倉庫聯(lián)；采購稽核聯(lián)2、不合格品退貨單：退貨使用,包括倉庫聯(lián)、供應商聯(lián)、采購聯(lián)與門衛(wèi)聯(lián)3、合格品入庫單：用于自制件完工后入庫，包括倉庫聯(lián)，財務聯(lián)，生產(chǎn)線留存聯(lián)，稽核聯(lián)4、合格品出庫單：各部門生產(chǎn)材料的領用、部門領料退回（紅色沖銷）,包括倉庫聯(lián)、財務聯(lián)、領料部門聯(lián)；稽核聯(lián)5、

3、產(chǎn)品報廢單：用于記錄生產(chǎn)加工過程中，由于機器、人為原因造成的報廢，或其他原因造成的由我公司承擔的廢品損失或者自制營銷備件6、料廢通知單：用于記錄由于外協(xié)件本身問題導致的不能裝車的零件（含連帶件）或外購營銷備件7、委托加工出庫單：材料發(fā)送至外委廠家記帳單，包括財務聯(lián)，受托加工單位聯(lián)，生產(chǎn)管理部聯(lián)，發(fā)出倉庫聯(lián)與門衛(wèi)聯(lián)三、單據(jù)的使用及填寫要求1.單據(jù)的正確使用（1）所使用單據(jù)必須以存貨管理制度為依據(jù)，什么業(yè)務適用什么單據(jù)。禁止單據(jù)的混亂使用情況發(fā)生。（2）填寫單據(jù)的內(nèi)容必須與實際業(yè)務一致，包括零件、零件數(shù)量、領料部門、領料人等。禁止無實際業(yè)務發(fā)生私自開具單據(jù)的現(xiàn)象發(fā)生。（3）采購員如將收料單（或入庫

4、單）報銷聯(lián)丟失，倉庫管理員不準私自為其重新補開。（4）倉庫對各種收、發(fā)及調(diào)撥物資等業(yè)務應及時開據(jù)單據(jù),并規(guī)范填寫，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全。2.單據(jù)的規(guī)范填寫(1)各單據(jù)一式多聯(lián)，必須用復寫紙、用藍色或黑色圓珠筆套寫，字跡要工整、清晰；(2)單據(jù)日期、用途、數(shù)量、記載要齊全、不得漏項； 物料名稱、物料編碼、規(guī)格型號和數(shù)字以及填寫的格式要規(guī)范，不得隨意簡化和省略，不得隨意涂改、刮擦、添加、挖補。(3) 如果所領物料品種沒有填滿整張單據(jù)時，要在空白行處劃一道S線，或在第一行空白行處填寫“以下空白”字樣。(4)單據(jù)的實發(fā)數(shù)只能等于或小于申領數(shù)，不能大于申領數(shù)量。(5)單據(jù)必須按月連續(xù)編號，以便記帳、查找、

5、核對，如果在本期內(nèi)發(fā)現(xiàn)漏號，必須用新開的單據(jù)補上此號，發(fā)現(xiàn)重號應及時修正，如果單據(jù)已傳遞出去，無法修正，必須在重號的單據(jù)上分別編上（1/2 2/2）加以區(qū)別：（如果單據(jù)已預先擬定好編號，在錯寫作廢時，應在此單據(jù)上標明（作廢）字樣，妥善保管，不得撕毀。賬頁應保持整潔、干凈字跡要清晰只要在物料名稱欄劃一道S線即可劃過S線后再出庫的材料應當另開一張單據(jù)在空白行外應劃一條S線，正確的開單四、物料卡的使用物料卡的作用:(1)物料卡起著賬目與實際物料的橋梁作用。(2)每用一種物料使用一張卡,做到料上有賬，賬上有料，非常直觀，一目了然。(3)倉庫應于收、發(fā)料的同時完成對應物料物資卡的收、發(fā)、結存登記工作,可

6、以做到隨時盤點隨時對帳。(4)方便追溯物料信息:如可以通過對以前月份的發(fā)貨數(shù)量的查詢,來判斷何時訂貨?訂多少貨?(5)方便與系統(tǒng)賬目的查詢核對工作。五、倉庫存儲區(qū)域布置的要求 1、符合作業(yè)流程2、減少搬運距離：如使用頻率較高，周轉(zhuǎn)速度較快的物品 ，應放在倉庫進出口較近的位置3、減少無效工作4、合理利用空間：要按照重低輕高、大低小高的原則擺放5、安排配套設施6、注重倉庫安全 六、帳簿的登記1、帳簿的格式: 帳簿是由封面、扉頁、帳頁三部分構成 根據(jù)物資管理要求，材料帳頁的格式為三欄式，即收入、發(fā)出、結余三欄。倉庫管理員在啟用賬簿時，應在帳簿封面上寫明賬簿名稱，并在賬簿扉頁上填寫“帳簿啟用和經(jīng)管人員

7、一覽表”，在更換記帳人員時應填寫交接記錄。 帳簿每頁應注明材料名稱、存貨編碼、規(guī)格型號、計量單位，必須按編定的頁次逐行逐頁、順序地連續(xù)登記.2、帳簿的登記要求: 庫管員應根據(jù)審核無誤的單據(jù)登帳，登記材料帳簿時，應當將單據(jù)日期、編號、業(yè)務內(nèi)容摘要、數(shù)量逐項記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整、先記收料單（入庫單、調(diào)撥入庫單），再記領料單（出庫單、調(diào)撥出庫單），每記完一筆后，在數(shù)量后打“”，以免發(fā)生重記或漏記。 登帳時，必須用藍、黑墨水筆書寫，紅色墨水筆只能在結帳、劃線、改錯或沖帳時使用，書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當空格，不能占滿格，一般只占格距的二分之一，可以在發(fā)現(xiàn)登帳錯誤時，

8、能比較容易的進行更正。3、月末對帳和結帳： 對帳的主要內(nèi)容：帳對單的核對，帳對物的核對，帳對表的核對； 結帳是在把一定時期內(nèi)發(fā)生的全部業(yè)務登記入帳的基礎上，計算和記錄發(fā)生額和期末余額；結帳前，必須將本期內(nèi)發(fā)生的各項業(yè)務全部登記入帳，結帳時，應當核算出每個帳戶的期末余額，需要結算出當月發(fā)生額時，在摘要欄內(nèi)標明“本月合計”字樣，并在下面通欄劃單紅線，對不需要按月結計本期發(fā)生額的帳戶每次記帳以后都要隨時結算出余額，每月的最后一筆余額即為月末余額。報表恒等式l 期初庫存+本月入庫-本月出庫=期末庫存七、報表的編制一般報表的編制 材料收發(fā)存報表是用來反映庫存實體的總結性書面文件，是及時提供真實、準確、完

9、整庫存信息的重要環(huán)節(jié)。實際工作中存在的存貨信息失真的問題很大程度上是編制報表環(huán)節(jié)問題。 報表的目的是為了向有關部門提供有關存貨變動的信息，以有利于正確的進行核算。 報表應當根據(jù)登記完整，核對無誤的材料帳簿編制，做到數(shù)字真實、計算準確、內(nèi)容完整、說明清楚。 報表須按規(guī)定的格式編制報表，逐項填寫齊全，具體格式如下：l 1、報表和外圍格式包括：標題、日期、部門領導、審核人、制表人。 l 2、 報表的內(nèi)容包括：序號、存貨編號或代碼、存貨名稱、規(guī)格型號、計量單位、期初庫存、本月收入、本月發(fā)出、期末庫存、（盤點數(shù)、盈虧數(shù)）備注。l 3、 報表的結構關系：本月期初庫存數(shù)=上月期末庫存數(shù)； 本月期末庫存數(shù)=期

10、初庫存數(shù)+本月入庫-本月出庫數(shù)；報表編制完成后，需注明頁數(shù)，經(jīng)審核人，部門主管、制表人簽字后積壓物資報表的編制l 積壓物資指庫存超過3個月的庫存，特別的戰(zhàn)略物資儲備和其他特殊庫存也必須在此特別說明。各倉庫第一負責人每月月底制作該倉庫庫存超過3個月的積壓物資報表并以電子表格形式傳至財務部。對于累計庫存超過6個月的物資應分別以書面與電子表格兩種形式將積壓物資報表傳至財務部,同時給予積壓的書面說明。l 定期組織相關部門進行評審處理，對于積壓物資可以通過調(diào)撥給其它單位利用、修改再利用、借新產(chǎn)品設計時推出，消化庫存可是折扣出售給原來的供應商等方式，來達到物盡其用 、減少資金積壓 、節(jié)約存儲空間和節(jié)省人力

11、及費用的目的八、記帳錯誤的更正方法 在記賬過程中，發(fā)生賬簿記錄錯誤，不得使用刮擦、挖補、涂改、藥水消除字跡等手段更改錯賬，也不準更換賬頁重抄，而應采用規(guī)范的更正方法予以更正。 （1）數(shù)量、金額錯誤，當月發(fā)現(xiàn)或稽核員簽收發(fā)現(xiàn)時，可在原錯誤數(shù)字上劃一道紅線，在原格上方填寫正確數(shù)字（原收發(fā)憑證應同時更正）并加蓋記帳員圖章及修改日期。（2）稽核員已簽收財務并已轉(zhuǎn)帳或跨月后發(fā)現(xiàn)錯誤時，屬于數(shù)量和金額少計，其少計部分應再開藍單補足，如數(shù)量金額多計，其多計部分應開紅單沖正，在備注欄內(nèi)必須詳細說明原單號碼、日期、正確數(shù)、錯計數(shù)、調(diào)整數(shù)，更正的料單應同時記帳，不能在帳簿上再用劃線法更正。 （3）由于計價、記帳錯

12、誤造成帳實不符，在品種、數(shù)量不變規(guī)格相近的前提下可用調(diào)正單經(jīng)倉庫領導批準簽字、記帳調(diào)整。（4）憑證不錯，記錯帳頁，可通欄劃一道紅線，保管員蓋章。（5）收發(fā)憑證記帳前發(fā)現(xiàn)規(guī)格、數(shù)量、單價、金額記錯，不能亂劃亂改，應劃紅線更正蓋章，并及時通知收料單位更正，隨貨同行聯(lián)和驗收聯(lián)按更正后的正確數(shù)記帳。 2、記賬錯誤的改正規(guī)范修改時應在原錯誤處劃一道紅線并在其上方寫上正確的，單簽上姓名及修改日期：*改*年*月*日九、資料的保管及人員交接l 1.資料裝訂l 2.資料保管l 3.資料交接1.資料的裝訂1、料單的裝訂：裝訂前要整理料單的順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因， 料單外面要加封面，封面要有

13、厚一此有紙裝訂，一般每月裝訂一次，裝訂好的料單要按年分月妥善保管，每本料單封面上填寫料單的種類，所屬時間，起止號碼，單據(jù)張數(shù)和裝訂人簽名。2、帳簿的裝訂：保留已使用過的帳頁，將帳頁填寫齊全，在帳簿扉頁上填寫總頁數(shù)，去除空白頁裝訂成冊。3、報表的裝訂：按月裝訂成冊。上述各類資料應妥善保管，不得丟失、損壞。2.資料的保管1、每月終了，應將收發(fā)單據(jù)整理，按收料單、領料單、出庫結算單、調(diào)整單為序裝訂成冊，封面注明年、月、類別、單據(jù)張數(shù)、裝訂人蓋章。2、物資分類明細帳為活頁式?？梢愿鶕?jù)需要加頁，但已記載的帳頁不論帳頁記滿或不再發(fā)生的帳頁，都不得隨便抽頁、銷毀、亂丟亂放，如帳頁記載太亂需重抄時應有稽核員審

14、查補章，否則無效。3、年度結算，將帳簿加封面裝訂成冊（太簿的可以合并）聯(lián)同收發(fā)憑證交人登記集中妥善保管。4、保管員變動應同時移交帳簿、憑證，不得隨人帶走。 3.資料的交接（1）人員調(diào)動或離職，必須將本人所經(jīng)辦的工作全部移交接替人員，尚未登記入帳應當?shù)怯浲戤叄Y出余額，整理應當移交的各種資料，編制移交清冊，列明移交單據(jù)、帳簿、報表等有關內(nèi)容，對實物要實地盤點，編制存貨盤點表。工作移交完畢后，交接雙方和監(jiān)交人要在移交清單上簽名，并注明交接時間，移交清單一式叁份，交接雙方各持一份，部門主管一份，盤點表交財務部留存。（2）庫管員繼續(xù)使用移交前的帳簿，不得擅自另立帳簿，以保證業(yè)務記錄前后銜接，內(nèi)容完整。

15、移交人員對各類資料真實性負責，如事后發(fā)現(xiàn)問題仍應由原移交人員負責，原移交人員不能以資料已移交而推脫責任。十、帳外物資的管理 為了統(tǒng)一管理帳外物資，做到物盡其用，杜絕浪費，所有帳外物資由倉庫統(tǒng)一管理，規(guī)定如下：（1）所有倉庫帳外隨機備件一律建立手工臺帳，于帳內(nèi)物資分開擺放，要擺放整齊，便于發(fā)放。（2）銅類產(chǎn)品與貴重備件要遵循以舊換新的原則, 由技術部每月對其中的廢舊物資進行一次鑒定與修復工作，區(qū)分出可用與不可用物資。（3）對于修復可用的物資，再交給倉庫對生產(chǎn)線進行舊換舊的方式發(fā)放，登記帳外物資臺帳。（4）對于不可修復的物資，由倉庫編制清單，交由技術部簽字認可后變賣處理。（5）帳外物資的收發(fā)存業(yè)務

16、必須及時準確的在手工臺帳進行登記。（6）倉庫每月應對帳外物資進行盤點，保證其“帳”、實一致。存貨ABC管理法l ABC管理法：也稱作重點管理法 ，就是把品種繁多的存貨,按其重要程度，消耗數(shù)量,價值大小,資金占用等情況，進行分類排隊,然后采用不同的管理方法，做到抓住重點，照顧一般. 例如,某企業(yè)存貨的品種很多，按其所占資金大小排隊,可分為ABC三類，A類存貨，品種占10%,資金占用65%;B類存貨，品種占35%,資金占用25%;C類存貨,品種占55%,資金占用10%. 根據(jù)分類，該企業(yè)存貨管理的主要精力放在A類存貨上，對其實行嚴格的控制，進行詳細計算，記錄和經(jīng)常檢查;B類存貨，實行一般控制，一般記錄，定期檢查;C類存貨,實行簡單控制，一般記錄,必要時檢查。 庫存是一個必要的“惡魔”l 安全庫存又稱保險庫存，是指為了防止由于不確定因素影響訂貨需求而準備的緩沖庫存，安全庫存用于滿足提前期需求。 l 零庫存生產(chǎn)，是每個企業(yè)追求的目標。但是，零庫存生產(chǎn)需要較高的管理水平，一般企業(yè)很難做到這一點。因為每日需求量、交貨時間、供應商的配合程度，存在較多的不確定因素，這些因素控制不好的話，企業(yè)很容易因為斷貨，而影響