內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)

1、內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)為了防止資產(chǎn)流失，一個(gè)公司可采取的控制措施有很多，下面所列的是在大多數(shù)公司里最常采用的一些措施。在資產(chǎn)流失機(jī)率比較大的情況下，也可以在這些措施的基礎(chǔ)上增加一些其他的相關(guān)措施，反之亦然。這些控制措施包括下列幾方面內(nèi)容。 (1）現(xiàn)金通?，F(xiàn)金交易被認(rèn)為是最需要進(jìn)行控制的環(huán)節(jié)。因此，有關(guān)現(xiàn)金控制在有些企業(yè)甚至顯得有些過度。盡管下面介紹了許多的現(xiàn)金控制措施，但我們在實(shí)際執(zhí)行的時(shí)候，應(yīng)充分考慮成本與收益的關(guān)系，將多種措施綜合起來使用，效果會(huì)更好。將登記入賬的支票號碼與實(shí)際的支票號碼核對。電腦打印出的支票清單應(yīng)與實(shí)際使用的支票完全一致。如果不一致，就說明可能有人私自娜用支票。在采用激

2、光打印支票的情況下，這種違法行為更容易發(fā)生。因?yàn)椴捎眉す獯蛴?，發(fā)票是分別存放的，這比使用連續(xù)編號的支票簿更容易被偷盜。對小額現(xiàn)金進(jìn)行現(xiàn)場盤點(diǎn)。使用各種收據(jù)或借條來抵庫，是小額現(xiàn)金常見的舞弊方式。因此，不定期進(jìn)行審計(jì)，盤點(diǎn)現(xiàn)金余額，就可能發(fā)現(xiàn)這些舞弊行為。支票簿的控制。支票簿不應(yīng)和紙筆一起放在柜子里，因?yàn)槿魏稳硕加锌赡軓闹辈纠锿底咭粡堉保褂脗卧斓暮炚戮涂梢詫⒐镜馁Y金支走。因此，支票簿應(yīng)該放在保險(xiǎn)柜里，未經(jīng)授權(quán)任何人不得接近動(dòng)用。公章的控制。如果任何人都有機(jī)會(huì)接觸到公章，那么不僅公司的支票可能被冒支，偷盜者還有可能利用公章以公司的名義簽訂各種合同。因此，公司的公章也應(yīng)保存在公司的保險(xiǎn)柜里。

3、公司郵政收發(fā)部門應(yīng)建立一套收發(fā)記錄清單。如果收到客戶的支票后，在登記銀行存款日記賬之前，會(huì)計(jì)部門成員有可能會(huì)接觸到這些支票。郵政收發(fā)部門單獨(dú)建立一套收發(fā)日記賬，以備日后和會(huì)計(jì)部門的存款日記賬相核對。支票應(yīng)每天送存銀行。如果將支票放在手邊而不送存銀行，就會(huì)增加舞弊的可能性。有人可能將支票兌現(xiàn)存人自己的個(gè)人賬戶。因此，支票應(yīng)該于當(dāng)天送存銀行。將現(xiàn)金收入轉(zhuǎn)到保險(xiǎn)拒里。如果客戶支付的現(xiàn)金或支票不直接到達(dá)公司，那么也就不存在濫用現(xiàn)金的問題，相關(guān)的控制措施也就不需要了。因此，公司可以在銀行設(shè)置一個(gè)錢柜，要求客戶將支付的款項(xiàng)直接存放到這個(gè)錢柜里。填寫的支票不留空白。如果填寫支票時(shí)，支票的金額這一行留有太多的

4、空白，偽造者就有可能插人一些數(shù)字或文字，使得最終支付的金額大于原先填寫的金額。如果利用相關(guān)軟件在填開支票的時(shí)候?qū)⒖瞻滋幋蛴∩蟿澗€或字母，就可以避免這種損失的發(fā)生。用墨水筆開具現(xiàn)金收據(jù)。小額的現(xiàn)金收據(jù)有可能被涂改，使得涂改后的金額大于實(shí)際發(fā)生的金額，而涂改者可以從中漁利。為了避免這種情況，可以要求填寫收據(jù)的時(shí)候必須使用墨水筆。限制零用現(xiàn)金的數(shù)量。如果日常的零用現(xiàn)金數(shù)額很少，則就不會(huì)有人去注意，也不值得偷盜。而如果日常的零用現(xiàn)金數(shù)額很大，則就應(yīng)該注意。最好的方法是用卡代替現(xiàn)金。作廢的支票應(yīng)粉碎。由于作廢的支票可以被恢復(fù)并用以支取現(xiàn)金，所以，為了防止此類事情的發(fā)生，應(yīng)該在作廢的支票上蓋上“作廢”字樣

5、的印章，并將其粉碎使之不能再用。編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。在一個(gè)公司里，這是最重要的一項(xiàng)控制措施，因?yàn)樗从沉怂械默F(xiàn)金流人及流出情況。銀行的現(xiàn)金支票清單應(yīng)該與企業(yè)內(nèi)部記錄仔細(xì)核對，以確保雙方的記錄都沒有被改動(dòng)。同時(shí)，還需要將銀行對賬單與企業(yè)的銀行日記賬進(jìn)行核對，以發(fā)現(xiàn)兩者是否有不符之處，以及不符之處是否是因?yàn)橛腥怂阶蕴崛∑髽I(yè)的銀行存款或支取支票造成的。此外，有關(guān)人員還應(yīng)核對公司所有的銀行存款賬戶，以確定是否存在支票方面的舞弊。而且，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表的人員應(yīng)該與掌管應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款及現(xiàn)金和銀行存款的人員分離，以避免相關(guān)人員通過涂改銀行存款余額調(diào)節(jié)表來掩蓋其不法行為。最后，如果能通過網(wǎng)絡(luò)查

6、看銀行的在線記錄，就可以每天編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，這樣就能夠更加及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并糾正舞弊。審查沒有兌現(xiàn)的支票。如果開出的支票沒有人來兌現(xiàn)，則很有可能是負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的部門出了差錯(cuò)，將支票寄給了根本不存在的供應(yīng)商。有關(guān)人員應(yīng)采取措施聯(lián)系這些供應(yīng)商，以確認(rèn)是否存在問題。及時(shí)更新簽字。一個(gè)公司在開戶銀行里往往留有簽發(fā)支票的人員的簽字。如果這些人員中有人因某些原因離開了公司，那他（或她）仍有權(quán)簽發(fā)支票。為了避免出現(xiàn)這種問題，只要有權(quán)簽發(fā)支票的人員一離開公司，就應(yīng)及時(shí)更新預(yù)留銀行的簽字。將收入的支票加蓋“送存x xx 賬戶”的印章。對于有機(jī)會(huì)接觸到客戶交付的支票以及給客戶郵寄支票的員工，很有可能將這些支票私

7、自變現(xiàn)。如果將這些支票的背面蓋上“送存只只x 賬戶”的印章，則將其私自變現(xiàn)的困難就增大了。(2）投資有些人往往利用機(jī)會(huì)將公司的投資轉(zhuǎn)移到他們?nèi)菀赘`取的范圍內(nèi)，或者進(jìn)行不適當(dāng)?shù)耐顿Y，導(dǎo)致公司承受虧損的風(fēng)險(xiǎn)。下面的控制措施就可以防范和避免這類風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)對投資的限制。當(dāng)一個(gè)公司有多余的資金需要進(jìn)行投資時(shí)，應(yīng)該制定相關(guān)的政策，把特定的投資類別的投資額限制在一定的水平上。例如，可以規(guī)定只有當(dāng)公司的銀行存款超過100000 美元的時(shí)候，余額才能進(jìn)行投資。又如，如果公司董事會(huì)認(rèn)為投資于垃圾股風(fēng)險(xiǎn)太大，就可以禁止對這類股票的投資。這些政策可以寫進(jìn)控制投資的有關(guān)程序里，投資活動(dòng)一旦超過了預(yù)置的投資參數(shù)，系統(tǒng)就會(huì)

8、自動(dòng)糾正。資金在賬戶間的轉(zhuǎn)移需經(jīng)過授權(quán)。如果有人試圖將公司銀行賬戶上的資金轉(zhuǎn)移到非公司賬戶上去，則必須有相關(guān)的授權(quán)審批。公司可以與銀行簽署相關(guān)的協(xié)議，加強(qiáng)對授權(quán)審批的控制。同時(shí)，對于資金在公司賬戶間的轉(zhuǎn)移也應(yīng)加強(qiáng)控制，因?yàn)橛腥丝赡芾每刂葡到y(tǒng)中的一些漏洞來進(jìn)行舞弊。例如，如果公司的開戶銀行事先并未被告知資金不能轉(zhuǎn)賬，舞弊者就可能預(yù)先開設(shè)一個(gè)公司賬戶，再將資金全部轉(zhuǎn)移到該賬戶里去。(3）應(yīng)收賬款為了有效防止公司的員工隨意篡改客戶的應(yīng)收賬款記錄，進(jìn)行私吞客戶付款的不法行為，對應(yīng)收賬款進(jìn)行控制是必需的。最常用的控制措施如下所示。將收到的支票與應(yīng)收賬款催收單比較。由于掌管應(yīng)收賬款賬戶的員工負(fù)有催收賬款

9、和收取賬款的雙重職責(zé)，他（或她）就很有可能將收到的賬款存人私人賬戶，然后為了掩蓋自己的舞弊行為，而繼續(xù)向客戶催收新的賬款以彌補(bǔ)已收回的上期欠款。如果經(jīng)常不定期地將支票清單與資金賬戶相核對，就會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)這種舞弊的存在。確認(rèn)應(yīng)收賬款余額。有的員工往往會(huì)將從客戶那里收到的款項(xiàng)存人其他賬戶，以掩蓋其盜取公司現(xiàn)金的不法行為。定期向客戶寄送對賬單，以確認(rèn)客戶的付款金額，就可以發(fā)現(xiàn)這種舞弊行為。建立注銷壞賬審批制度。經(jīng)理應(yīng)該負(fù)責(zé)審批應(yīng)收賬款壞賬的注銷。否則有的員工很有可能將收到的客戶款項(xiàng)變現(xiàn)，存人自己的私人賬戶，然后將該客戶的應(yīng)收賬款作為壞賬注銷。如果將款項(xiàng)的收取與催收兩項(xiàng)職責(zé)分開，就可以使這方面的控制得以

10、加強(qiáng)。在這樣的制度下，即使要進(jìn)行舞弊的話，也需要兩個(gè)人合伙串通。建立信用審批制度。負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的員工可能為了獲取客戶的回扣而授予其賒銷信用。如果對所有的賒銷都建立審批制度，并且定期檢查客戶被授權(quán)的賒銷信用額度，就可以防止這種情況的發(fā)生。為了簡化應(yīng)收賬款的管理，也可以授予會(huì)計(jì)人員一定的權(quán)限，用以批準(zhǔn)小額的賒銷信用。但也應(yīng)對其定期進(jìn)行檢查，以防止個(gè)別客戶的大量小額賒銷，累積起來形成巨額欠款。(4）存貨一個(gè)公司的存貨可能數(shù)量龐大，管理起來比較復(fù)雜。為了提高管理的準(zhǔn)確性，就需要各種控制措施。因此，如果采用下面提到的各種控制措施，就可以使公司的存貨管理與記錄更加精確可靠。盤點(diǎn)存貨。如果一個(gè)公司從來不對存

11、貨進(jìn)行盤點(diǎn)，那么隨著時(shí)間的推移和誤差的積累，賬實(shí)不符的情況就會(huì)越來越嚴(yán)重。為了防止這種問題的發(fā)生，公司可以定期對全部存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，也可以每天抽取一小部分存貨進(jìn)行盤點(diǎn)。不管采用哪種方法，盤點(diǎn)對于查找誤差的原因以及及時(shí)糾錯(cuò)都非常重要。控制接觸原材料和存貨原始記錄的機(jī)會(huì)。對于原材料和存貨的原始憑證和記錄，為了保證其安全，應(yīng)只允許少數(shù)幾個(gè)經(jīng)過良好訓(xùn)練的員工接觸。這樣做可以使這些原始記錄被有意或無意的改動(dòng)的機(jī)會(huì)大大降低。在執(zhí)行這項(xiàng)安全控制的時(shí)候，應(yīng)使用密碼，任何能夠接觸到這些原始記錄的人員都會(huì)獲得一個(gè)密碼，這樣，一旦有舞弊行為發(fā)生，就可以獲取相關(guān)證據(jù)。保持原材料記錄的準(zhǔn)確性至少在98以上。原材料經(jīng)過生產(chǎn)

12、的各道工序加工，最終形成產(chǎn)成品。產(chǎn)成品成本是按照成本項(xiàng)目反映的，因此，原材料采購成本的原始記錄對于確定存貨的價(jià)值非常重要。所以，應(yīng)定期將這些記錄與產(chǎn)品的實(shí)際成本構(gòu)成要素相比較，以確定它們的準(zhǔn)確性。對原材料的挑選及領(lǐng)用進(jìn)行審批。對從倉庫領(lǐng)用的用于生產(chǎn)的直接材料，應(yīng)遵照管理當(dāng)局事先制定的挑選比例。如果超過了這一比例，需要額外領(lǐng)用原材料，生產(chǎn)部門就應(yīng)向倉庫保管部門提出申請，并將領(lǐng)用的原材料記錄在案。如果生產(chǎn)結(jié)束后還有剩余的原材料，就應(yīng)將其退還倉庫，并且也隨時(shí)進(jìn)行登記。由于任何超額領(lǐng)用或退庫都有可能是記錄存在差錯(cuò)所致，所以財(cái)務(wù)總監(jiān)可以通過以上措施，判斷用以制定原材料挑選比例的原始采購記錄是否存在差錯(cuò)。

13、建立廢品和返修品的記錄。在生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的廢品或返修品，可能導(dǎo)致大量的原材料和相關(guān)的人工費(fèi)用的損失。由于這些廢品和返修品可能發(fā)生在生產(chǎn)過程的任何一個(gè)環(huán)節(jié)，因此，要對其進(jìn)行控制比較困難。但無論如何，應(yīng)加強(qiáng)對負(fù)責(zé)相關(guān)記錄的生產(chǎn)工人的培訓(xùn)，以保證存貨記錄的準(zhǔn)確性。對非指定人員領(lǐng)用存貨進(jìn)行限制。如果對存貨的領(lǐng)用人員不加限制，那么公司的倉庫就會(huì)像一個(gè)沒有標(biāo)價(jià)的商店，任何人都可以拿走想要拿的東西。當(dāng)然這并不意味著員工拿走這些存貨用以私用，而是強(qiáng)調(diào)了這種狀況會(huì)導(dǎo)致超額領(lǐng)用產(chǎn)品用料，使生產(chǎn)產(chǎn)生混亂。而且這樣也會(huì)給采購人員的工作增加困難，因?yàn)樗麄儾坏貌唤?jīng)常進(jìn)行檢查，看哪些材料還有存貨，哪些材料需立即采購。因此，

14、關(guān)于這方面的控制應(yīng)該是將存貨封存保管好，并對存貨的領(lǐng)用人員的資格進(jìn)行嚴(yán)格限制。將客戶的存貨分開存放。如果公司接受委托為顧客加工產(chǎn)品，那么很容易將客戶提供的原材料與公司自有的存貨混淆在一起，導(dǎo)致存貨價(jià)值虛增。雖然根據(jù)與客戶簽訂的合同可以將這些存貨區(qū)別開來，但如果將這些存貨在實(shí)物上分開放置，將更有利于存貨的分辨與控制。(5）預(yù)付員工的款項(xiàng)有的員工可能會(huì)要求預(yù)支下一個(gè)月的工資或出差之前預(yù)支差旅費(fèi)。在這兩種情況下，都會(huì)可能因預(yù)付款項(xiàng)收不回而發(fā)生攝失。下面的控制措施對預(yù)付款項(xiàng)的收回可以起重要作用。經(jīng)常審查預(yù)付在外的款項(xiàng)。一旦員工有預(yù)付款項(xiàng)，就應(yīng)對這些預(yù)付欲進(jìn)行經(jīng)常性審查，并調(diào)查其還款情況。因?yàn)榘l(fā)生預(yù)付款

15、項(xiàng)的員工一般財(cái)務(wù)狀況不是很好，因此，應(yīng)建立適時(shí)檢查制度，以確保預(yù)付款的及時(shí)歸還。最簡單的控制措施就是，公司可以將預(yù)付款從員工的下月工資里扣除。這樣就可以大大減少追收預(yù)付款的工作量。建立預(yù)付款的審批制度。當(dāng)有員工要求預(yù)付款項(xiàng)時(shí)，不管是預(yù)付工資還是預(yù)付差旅費(fèi)，都應(yīng)有其直屬上司的簽字批準(zhǔn)。因?yàn)轭A(yù)付款從本質(zhì)上講，也相當(dāng)于小額的短期借款，這就需要管理層的批準(zhǔn)。對于有批準(zhǔn)預(yù)付款權(quán)限的負(fù)責(zé)人，其批準(zhǔn)的預(yù)付款金額應(yīng)限制在一定范圍內(nèi)。( 6 ）固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的購置和處理需要有特殊的控制措施，以確保這些業(yè)務(wù)都經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)，并確保相關(guān)的資金正確及時(shí)人賬。為了達(dá)到上述目標(biāo)，就應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行下列控制措施。確保固定資產(chǎn)的

16、購置事先經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟?。對于一?xiàng)需要投人大量資金的建設(shè)項(xiàng)目來說，其中最重要的控制措施就是對該項(xiàng)目所需投入資金的審批。這些控制措施包括：該項(xiàng)目所需的資金量，評價(jià)其所帶來的現(xiàn)金流量的凈現(xiàn)值，以及董事會(huì)的層層審批。一套全面綜合的控制體系還應(yīng)包括事后評價(jià)。將原先估計(jì)的現(xiàn)金流量與實(shí)際取得的現(xiàn)金流量相比較，不僅可以為以后的估價(jià)工作提供借鑒，還可以發(fā)現(xiàn)在事前的估價(jià)過程中是否存在人為的估價(jià)差錯(cuò)。確保折舊計(jì)提正確。盡管計(jì)提折舊的差錯(cuò)并不會(huì)導(dǎo)致公司資產(chǎn)的流失，但如果將來一旦發(fā)現(xiàn)這些差錯(cuò)，就需要調(diào)整前期的財(cái)務(wù)報(bào)表，從而帶來工作上的不便。這方面的控制措施包括：將公司已資本化的項(xiàng)目與上級主管部門（或公司）規(guī)定的資本化標(biāo)

17、準(zhǔn)相比較，以確保資本化范圍和計(jì)提的折舊都符合標(biāo)準(zhǔn)。此外，還應(yīng)審查每項(xiàng)已人賬的固定資產(chǎn)的分類情況，避免由于固定資產(chǎn)分類錯(cuò)誤導(dǎo)致計(jì)提折舊的錯(cuò)誤。確保固定資產(chǎn)的處置經(jīng)過審批。在管理人員無人知曉的情況下，將公司火災(zāi)中受損的固定資產(chǎn)減價(jià)銷售，這是任何一個(gè)公司都不希望發(fā)生的事情。因此，為了保證最終能賣得合理的價(jià)格，任何固定資產(chǎn)在處理前都應(yīng)經(jīng)過審批。確保處理固定資產(chǎn)所收到的現(xiàn)金正確入賬。有的員工可能將處理固定資產(chǎn)收人歸為己有，然后報(bào)告說該項(xiàng)固定資產(chǎn)已完全報(bào)廢，沒有任何價(jià)值。如果要求將因處理固定資產(chǎn)所收到的支票或收據(jù)與該項(xiàng)固定資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行核對，那么這方面的控制缺陷就可以得以彌補(bǔ)。確保所有固定資產(chǎn)都在使用

18、。許多固定資產(chǎn)往往被扔在角落不用，這樣還不如將其廉價(jià)賣掉。會(huì)計(jì)人員可以定期對所有的固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查，包括現(xiàn)場觀察以及與有關(guān)人員交談，以發(fā)現(xiàn)是否有被棄置不用的固定資產(chǎn)。(7）應(yīng)付賬款應(yīng)付賬款是最容易發(fā)生資產(chǎn)濫用的賬戶，也是在交易過程中最容易產(chǎn)生差錯(cuò)的賬戶。但是，如果過度使用控制措施，會(huì)挫傷負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的員工的積極性。因此，對應(yīng)付賬款的控制措施應(yīng)審慎使用。審查信用卡對賬單。如果將公司的信用卡交給個(gè)人使用，就可能發(fā)生使用公司信用卡支付非公司費(fèi)用的情況。為了避免這種情況的發(fā)生，可以抽取信用卡上所列的項(xiàng)目進(jìn)行檢查。對于那些持有公司信用卡但有著不當(dāng)采購歷史的員工，可以在他們采購后的當(dāng)天進(jìn)行在線檢查（這取決

19、于銀行是否提供該項(xiàng)服務(wù)），并根據(jù)情況隨時(shí)更改信用卡的額度。這樣就可以加強(qiáng)對信用卡使用的控制。將已付款項(xiàng)與收據(jù)相核對。除非接受了特別意外的服務(wù)需要付款或者出現(xiàn)重復(fù)付款，否則通過應(yīng)付賬款賬戶付出的款項(xiàng)都應(yīng)有相應(yīng)的收款收據(jù)。假如沒有，就應(yīng)查清其原因。如果事先沒有建立自動(dòng)的三核對系統(tǒng)，這項(xiàng)控制措施執(zhí)行起來就比較困難，因?yàn)檫@需要大量的人工進(jìn)行反復(fù)核對。檢查收到的發(fā)票的編號。如果公司采購貨物的原始發(fā)票丟失了，而這批貨物還沒有付款，那么供應(yīng)商將會(huì)再寄一張?jiān)撛及l(fā)票的復(fù)印件過來。但如果該原始發(fā)票并未丟失，則公司很可能會(huì)為該批貨物支付兩次款項(xiàng)。因此，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)自動(dòng)檢查發(fā)票的編號，以發(fā)現(xiàn)是否有重號的發(fā)票。對信用卡

20、采購規(guī)定限額。如果公司將信用卡交給員工個(gè)人使用，可以采取多種措施來限制員工，使其在預(yù)先規(guī)定的范圍內(nèi)使用該卡。例如，如果信用卡是由某個(gè)特定的商場發(fā)行的，就可以規(guī)定只準(zhǔn)在該商場使用信用卡。但這樣就需要辦理多張信用卡。因此，比較通行的做法是采用購物卡。這種購物卡可以設(shè)置多種限制條款，如可以規(guī)定單筆交易的最大金額，每天的最大采購額，或者根據(jù)SIC 編碼規(guī)定采購貨物等。購物卡提供的服務(wù)項(xiàng)目不同，有的購物卡還可以提供每月購物的分類清單。對缺少采購審批單的發(fā)票應(yīng)獲得審批確認(rèn)。如果采購部門的發(fā)票投有附授權(quán)的審批簽字，那么會(huì)計(jì)部門人員就應(yīng)將其送達(dá)掌管該部門的負(fù)贊人那里，由其進(jìn)行審核批準(zhǔn)。由上級主管人員對信用卡對

21、賬單進(jìn)行復(fù)審。即使已經(jīng)有了上面所提到的對信用卡的種種控制措施，但未經(jīng)授權(quán)進(jìn)行采購的情況仍有發(fā)生。因此，如果有必要的話，可以將信用卡對賬單復(fù)制一份，交給持有信用卡的員工的上級進(jìn)行復(fù)核，以確認(rèn)該員工的采購活動(dòng)是否合規(guī)。這樣做，對于應(yīng)付賬款的審批控制并不是必需的，但至少可以保證上級主管人員知曉所支付的費(fèi)用情況。采用三核法確認(rèn)應(yīng)付賬款已經(jīng)過授權(quán)審批。盡管人工消耗很大，但是核對非常重要，具體是：將供應(yīng)商的發(fā)票與批準(zhǔn)的購貨合同進(jìn)行比較核對；將收到的采購貨物的價(jià)格與付款進(jìn)行比較和核對。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以使這一工作自動(dòng)化。另一種方法是可以授權(quán)驗(yàn)收部門，將收到的來自供應(yīng)商的貨物與批準(zhǔn)的購貨合同而不是供應(yīng)商的發(fā)票

22、進(jìn)行核對。(8）應(yīng)付票據(jù)財(cái)務(wù)總監(jiān)對新的債務(wù)比較重視，因此，這方面的控制措施就可以相對少些。但不管怎樣，下面所講的這些控制措施被多數(shù)公司所采用。對新的借款合同條款進(jìn)行審批。可以授權(quán)一名資深的公司經(jīng)理對相關(guān)的借款文件進(jìn)行審核，以確定債務(wù)的利率、抵押等及其他條件，沒有使公司負(fù)擔(dān)過量的債務(wù)，或者與已有的債務(wù)合同條款沒有抵觸。此外，經(jīng)常審查公司與貸款機(jī)構(gòu)的關(guān)系也很重要，這樣可及時(shí)發(fā)現(xiàn)貸款機(jī)構(gòu)與公司的不正常關(guān)系，如貸款人擁有公司部分或全部股份等情況。所有的借款和還款都需要相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。在設(shè)置了上述的控制程序后，仍需要相關(guān)負(fù)責(zé)人對所有的借款進(jìn)行嚴(yán)格的審批，直至最高部門。如果所借款項(xiàng)數(shù)額巨大，還應(yīng)該由董事

23、會(huì)審批，以確保每一級審批機(jī)構(gòu)對所借款項(xiàng)都知曉。為了更謹(jǐn)慎起見，在簽署借款合同時(shí)，還應(yīng)該與借款人進(jìn)行溝通，避免因草率而與不相應(yīng)的人簽訂合同，背負(fù)債務(wù)。(9）收入有關(guān)收人的控制措施的關(guān)鍵點(diǎn)是確保所有已發(fā)運(yùn)的貨物郁適時(shí)開具了發(fā)票。在這方面的控制如果失效，將導(dǎo)致收人短缺，影響公司碑體資產(chǎn)的流動(dòng)性。將所有已開的發(fā)票與裝運(yùn)記錄核對。為了確保所發(fā)運(yùn)的貨物都已清開票人賬，并且防止公司員工內(nèi)外串通，違法裝運(yùn)貨物，需要對已開發(fā)票有發(fā)貨記錄進(jìn)行永續(xù)核對。由于負(fù)責(zé)發(fā)貨記錄的員工在發(fā)運(yùn)貨物時(shí)不可能做到完全盡職盡責(zé)，因此，還必須核對已完工產(chǎn)品與產(chǎn)成品賬面數(shù)，以發(fā)現(xiàn)可能的存貨減少。將銷售折扣與管理當(dāng)局批準(zhǔn)的稍售退回相比較。

24、一些顧客往往會(huì)以已將部分貨物退回為理由而要求少付貨款。但問題在于，公司管理當(dāng)局根本就沒有批準(zhǔn)過銷貨退回，公司也就根本沒有收到過退貨。因此，核對現(xiàn)金收款日記賬和退貨日記賬，便可以發(fā)現(xiàn)這些客戶是否應(yīng)該少付貨款。在發(fā)運(yùn)記錄中確認(rèn)發(fā)運(yùn)樣品。有一些產(chǎn)品很可能作為樣品發(fā)運(yùn)給公司的客戶或營銷機(jī)構(gòu)，這部分樣品就不需要開具發(fā)票。但是，仍應(yīng)將它們作為樣品在發(fā)貨日記賬中登記。內(nèi)審人員在審計(jì)時(shí)，應(yīng)確認(rèn)該樣品已經(jīng)管理當(dāng)局審批，并且最好是有書面的證明文件。(10）銷售成本由于銷售成本涉及眾多相關(guān)人員，并且在公司所有的成本費(fèi)用中所占比重最大，所以公司在這方面的控制措施往往容易失效。下面所列的這些在生產(chǎn)過程中的控制措施能否執(zhí)

25、行，在很大程度上依賴于實(shí)行這些控制措施所帶來的收益和其給生產(chǎn)部門帶來的不便的對比程度。將已完成作業(yè)成本與預(yù)算成本相比較。一個(gè)公司如果不對生產(chǎn)過程中所發(fā)生的成本密切關(guān)注，往往會(huì)導(dǎo)致毛利率的大幅下降。因此，財(cái)務(wù)總監(jiān)應(yīng)該將完工產(chǎn)品所發(fā)生的成本與預(yù)算成本進(jìn)行比較，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)哪個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際成本超過了預(yù)算成本。執(zhí)行這項(xiàng)審查程序也可能需要一定的費(fèi)用，導(dǎo)致成本的增加，但如果管理層加強(qiáng)了對這方面的控制，也會(huì)使成本不再上升。在產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中（尤其是當(dāng)產(chǎn)品的生產(chǎn)周期較長時(shí)），也應(yīng)當(dāng)執(zhí)行該項(xiàng)控制措施，這樣可以在產(chǎn)品完工之前，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問題。將計(jì)劃需要的工時(shí)與實(shí)際發(fā)生的直接人工工時(shí)相比較。如果生產(chǎn)部門經(jīng)理僅對是

26、否完成計(jì)劃產(chǎn)量負(fù)責(zé)的話，那么他往往會(huì)要求配置過多的生產(chǎn)人員，因?yàn)檫@樣可以保證生產(chǎn)計(jì)劃按時(shí)完成。如果根據(jù)生產(chǎn)過程中的人工流程來決定所需要的生產(chǎn)人員并將其量化，然后再將這一標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際發(fā)生的人工成本相比較，就可以防止上述情況的發(fā)生。根據(jù)領(lǐng)料單規(guī)定的數(shù)量領(lǐng)取原材料。一個(gè)公司想要建立良好的直接材料成本的控制制度，就應(yīng)制定每個(gè)產(chǎn)品的限額領(lǐng)料單。產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)，嚴(yán)格按照領(lǐng)料單上的限額領(lǐng)料。這樣做，如果沒有特殊的原因，審查人員就可以確認(rèn)，那些沒有使用限額領(lǐng)料單的用料是沒有經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的。根據(jù)總額請購單及相關(guān)的采購限額采購。如果所有的采購都使用請購單并經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)，那么采購人員的工作就算做得比較到位了。但是，如果能

27、用總額請購單代替普通的請購單，并定期對請購總額進(jìn)行授權(quán)審批，就可以大大提高采購人員的工作效率。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)定期對總額請購單進(jìn)行檢查，以確定是否需要額外的訂購單，當(dāng)前的總額請購單使用是否適當(dāng)，以及當(dāng)前總額請購單上所列的最小定貨量是否符合約定，以避免由于低于約定的最小訂購量而支付罰金。拒收所有沒有經(jīng)過授權(quán)的采購。許多公司的采購制度都存在這樣的缺陷，即對供應(yīng)商運(yùn)來的貨物往往全部接收，而不管是否有授權(quán)采購的書面文件。運(yùn)來的貨物，很大一部分只是經(jīng)過某些員工的口頭授權(quán)，而這些員工要么是根本沒有這一權(quán)限，要么就是他們根本不知道所采購的貨物比市場價(jià)格高出許多。為了解決這一問題，我們可以建立一項(xiàng)制度，要求所有

28、收到的貨物必須有采購部門出具的相應(yīng)的書面審批單據(jù)。這樣做就可以使采購人員確信所要采購的項(xiàng)目都是必需的，并且都是從有資質(zhì)的供應(yīng)商那里以合理的價(jià)格買進(jìn)的。(11）差旅費(fèi)和招待費(fèi)員工經(jīng)常把很多費(fèi)用拿到公司報(bào)銷，而在這些費(fèi)用中，根據(jù)公司的制度規(guī)定可能不能報(bào)銷。為了發(fā)現(xiàn)這些“灰色”費(fèi)用，公司的會(huì)計(jì)人員不得不花費(fèi)大量的時(shí)間來檢查與報(bào)銷的費(fèi)用相關(guān)的憑證。有關(guān)這方面的控制所要達(dá)到的程度，往往取決于公司財(cái)務(wù)總監(jiān)對由于采取控制措施而使相關(guān)費(fèi)用下降的幅度的滿意程度。實(shí)際上，一些次要形式的控制措施，如費(fèi)用報(bào)告審計(jì)，對保持費(fèi)用報(bào)告的真實(shí)性就已經(jīng)足夠了。對要求報(bào)銷的費(fèi)用進(jìn)行隨機(jī)審計(jì)。如果公司員工認(rèn)為，公司對要求報(bào)銷的費(fèi)用

29、從不進(jìn)行審查，那么就更可能在報(bào)銷單中要求報(bào)銷不合理的費(fèi)用。為了杜絕這種情況，一項(xiàng)比較可行的控制措施就是對報(bào)銷單進(jìn)行隨機(jī)的審計(jì)，以發(fā)現(xiàn)那些要求報(bào)銷未經(jīng)審批的費(fèi)用的員工。通過實(shí)行這項(xiàng)措施，可以使員工在報(bào)銷費(fèi)用方面加強(qiáng)自律。當(dāng)然，如果有證據(jù)表明有的員工屢次違反規(guī)定，那就應(yīng)對這些特殊的員工進(jìn)行再次審計(jì)，從而使隨機(jī)審計(jì)變得不再“隨機(jī)”。制定相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷制度。有時(shí)，員工可能會(huì)因?yàn)椴涣私馇闆r而要求報(bào)銷不當(dāng)?shù)馁M(fèi)用。公司可以通過制定一套詳細(xì)的有關(guān)差旅費(fèi)報(bào)銷的制度來解決這一問題。公司可以將這些信息發(fā)布在公司的網(wǎng)站上，以便于全體員工獲取。當(dāng)然，如果公司報(bào)銷費(fèi)用使用的是在線提交制度，就可以將這些規(guī)定直接加進(jìn)當(dāng)前使用

30、的程序中，以隨時(shí)提醒員工是否有不符合規(guī)定的報(bào)銷項(xiàng)目。對所有要求報(bào)銷的費(fèi)用都要有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。如果公司的員工在費(fèi)用報(bào)銷方面不斷出現(xiàn)問題，那就有必要要求相關(guān)負(fù)責(zé)人對所有要求報(bào)銷的費(fèi)用進(jìn)行審批。實(shí)行這項(xiàng)制度的好處在于，相關(guān)負(fù)責(zé)人可能了解員工要求報(bào)銷的原因以及是否應(yīng)該報(bào)銷。不利之處是相關(guān)的報(bào)銷憑證可能在負(fù)責(zé)人那里滯留時(shí)間過長，延誤該員工報(bào)銷費(fèi)用的領(lǐng)取。(12）應(yīng)付工資有關(guān)工資的問題經(jīng)常出現(xiàn)在兩方面，一方面是超額支付工資，另一方面是通過編造員工名冊并為其支付工資來進(jìn)行舞弊。有關(guān)這兩方面的控制措施在下面都會(huì)提到。對實(shí)行計(jì)時(shí)工資制的人員的加班實(shí)行審批。在公司里，員工最簡單的舞弊形式就是下班后又回到公司，

31、打卡后又離開或者讓別人代替打卡，這樣就可以偽造虛假的加班記錄。如果要求相關(guān)負(fù)責(zé)人對所有需要加班的人員進(jìn)行審批，就可以避免這種舞弊的發(fā)生。另一個(gè)更先進(jìn)的方法就是使用電腦打卡，由電腦根據(jù)不同的工作期間將員工進(jìn)行分類。這樣任何員工在自己正常工作期間之外的加班時(shí)間，電腦都會(huì)自動(dòng)記錄下來并報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。在沒有相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況下，電腦是不會(huì)給離開的員工打卡的。所有的工資變動(dòng)都要有授權(quán)審批。如果出納與公司的其他員工串通，就很容易通過改變工資的支付額進(jìn)行舞弊。如果定期將實(shí)際的工資支付率與記錄的批準(zhǔn)的工資支付率進(jìn)行比較，就可以發(fā)現(xiàn)這類問題。如果能夠由一位高層的經(jīng)理來負(fù)責(zé)有關(guān)工資變動(dòng)的審批，并且由當(dāng)事的員

32、工簽字確認(rèn)，控制將會(huì)更完善。由于下調(diào)工資能夠有效地提高工資支付率，所以對下調(diào)的工資進(jìn)行審計(jì)也是非常必要的。為了確保所有的工資下調(diào)都是根據(jù)有關(guān)權(quán)力機(jī)構(gòu)的決定做出的，有關(guān)這方面的審計(jì)應(yīng)該包括審查支付的金額及支付的時(shí)間。將工資直接發(fā)給本人。負(fù)責(zé)工資的人員最常用的舞弊手段，要么是偽造員工姓名，要么是繼續(xù)給已離職的員工發(fā)工資，然后將這些工資據(jù)為己有。如果規(guī)定領(lǐng)取工資者必須要證明自己的身份，就可以防止此類問題的發(fā)生。將已付工資單報(bào)送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。如果能定期將支付的工資單報(bào)送各部門負(fù)責(zé)人，這些部門負(fù)責(zé)人就能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)是否有為已離職人員發(fā)放工資的現(xiàn)象。在大公司里，由于相關(guān)的離職審批程序比較復(fù)雜，為已離職人員發(fā)工資的問題尤為嚴(yán)重。實(shí)行這項(xiàng)措施，就可以解決某些員工企圖利用拖延最終的審批決定而將過渡時(shí)期的工資據(jù)為己有的問題。核對工資單上的地址。如果負(fù)責(zé)工資的人員利用偽造的姓名騙取工資，并將騙取的工資寄到自己家里，那么將所有領(lǐng)取工資的員工的地址進(jìn)行核對，就可以發(fā)現(xiàn)這些重復(fù)的地址。但如果舞弊人員將這些工資寄到郵局的信箱里，就可能繞開這項(xiàng)控制措施。因此，公司應(yīng)禁止將工資寄到放在郵局的信箱里。(13）場地占用費(fèi)盡管這項(xiàng)費(fèi)用看起來不是很重要，但是如果實(shí)行了下面所述的控制措施，