外事接待管理制度

1、1總則Tm tt1.1為樹立公司的良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，使接待工作規(guī)范、有序，特制定本制度。Nhm xy dng hnh nh p ca cng ty, m rng lin h v giao lu i ngoi, cng vic tip i c qui phm v trnh t bin son ra bn qui ch ny. 1.2接待原則：熱情周到、講究禮儀、勤儉節(jié)約、統(tǒng)一協(xié)調(diào)。Nguyn tc tip i: nhit tnh chu o, l ngha tinh t, thc hnh tit kim, iu tit thng nht. 1.3本制度適用于公司重大活動、會議等的

2、接待工作。Bn qui ch ny s dng cho cng vic tip i cc hot ng, hi ngh ln ca cng ty.2管理職責(zé)Chc trch qun l2.1辦公室為公司接待工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障。Vn phng l b phn qun l tp trung ca cng vic tip i cng ty, ph trch xp xp v qun l cng vic tip i, lp k hoch tip i khch n quan trng, iu tit b phn li

3、n quan thc hin nhim v tip i, m bo cung cp hu cn.2.2公司辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)審核接待計劃、協(xié)調(diào)有關(guān)接待事項及接待費用，報總經(jīng)理審批。Lnh o b phn vn phng cng ty ph trch thm duyt k hoch tip i, iu tit vn tip i v chi ph tip i lin quan, bo tng gim c ph duyt.2.3公司各部門負(fù)責(zé)本部門的接待工作；每月統(tǒng)計接待情況報辦公室登記備案；同時應(yīng)完成公司安排的各項接待任務(wù)。Cc b phn cng ty ph trch cng vic tip

4、i ca b phn mnh; hng thng thng k tnh trng tip i bo vn phng ng k.3類型與標(biāo)準(zhǔn) Loi hnh v tiu chun3.1公務(wù)來訪：政府職能部門、行業(yè)主管部門工作人員來公司檢查工作；集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)來公司考察調(diào)研；項目合作項目部來公司洽談工作事宜；有合作意向的投資項目部、金融機構(gòu)來公司考察。 n thm cng v: b phn chc nng nh nc, nhn vin cng tc cc b phn ch qun trong ngnh n cng ty lm vic kim tra; lnh o cng ty n nghin cu kh

5、o st; ban d n hp tc hng mc n cng ty m phn; ban u t d n c n hp tc, t chc ti chnh n cng ty kho st.3.2參觀來訪：政府部門來公司視察工作；外部公司參觀考察。Tham gia n thm: c quan nh nc n cng ty theo di kim tra; cng ty khc n cng ty tham quan kho st.3.3會議活動來訪：應(yīng)邀前來參加公司會議、活動的各級領(lǐng)導(dǎo)、專家、新聞記者等。n tham d hi ngh: cc cp lnh o, chuyn gia, phng

6、 vin bo ch theo yu cu n tham gia hi ngh, cc hot ng ca cng ty. 3.4其他來訪客人。Cc khch n thm khc.3.5按接待對象級別不同和對公司業(yè)務(wù)的影響不同，分為重要來賓和一般來賓。Theo cp i tng tip i khc nhau v s nh hng n nghip v cng ty khc nhau, phn lm khch quan trng v khch thng thng.4、招待原則和標(biāo)準(zhǔn)Tiu chun v nguyn tc tip i4.1參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐；Tip i tham quan

7、cn c vo nhu cu xp xp tip i n ung.4.2住宿標(biāo)準(zhǔn)：一般來訪客人安排公司簽訂協(xié)議的酒店普通標(biāo)準(zhǔn)間或公司專家樓客房；公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待的外地重要來賓住宿，由辦公室根據(jù)需要安排。Tiu chun phng ngh: khch n thm thng thng b tr phng tiu chun ph thng ca khch sn k kt hp ng vi cng ty hoc phng khch nh chuyn gia ca cng ty; n ca khch quan trng n thm c lnh o cng ty tip i, do vn phng cn

8、c yu cu b tr.5用車標(biāo)準(zhǔn)Tiu chun s dng xe:5.1一般公務(wù)來訪，根據(jù)情況需安排用車的，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度；Thng thng n thm cng v, cn c tnh trng cn b tr s dng xe, do vn phng thng nht iu ;5.2列入計劃的重要來賓來訪用車，公司應(yīng)優(yōu)先予以保證，車型、駕駛員、用車天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待計劃中明確。S dng xe cho khch n thm quan trng c k hoch, cng ty phi u tin m bo ni dung cc vic nh loi xe, li xe, s n

9、gy s dng xe, phi ghi r trc trong k hoch tip i. 6接待規(guī)格：重要來賓可安排對口業(yè)務(wù)的分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理出面接待會晤；其他來賓根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。Cch thc tip i: Khch quan trng c th b tr gim c ph trch b phn hoc tng gim c ng ra gp mt tip i; khch n thm khc cn c tnh hnh do nhn vin lin quan tip i. 7計劃與準(zhǔn)備K hoach v chun b7.1 辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)項目部重要來訪預(yù)約時，應(yīng)做

10、書面登記。對重要來賓接待，須在詳細(xì)了解接待要求的基礎(chǔ)上擬定接待計劃，排出日程安排表，報總經(jīng)理審定后及時通知相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)；對一般來賓酌情安排業(yè)務(wù)對口部門接待； Vn phng khi nhn c thng bo ca lnh o cng ty hoc n thm hn trc quan trng ca cc ban ngnh lin quan, phi lm ng k vo s. tip i khch n quan trng, cn lp k hoch tip i trn c s tm hiu k yu cu tip i, lp ra bng b tr nht trnh, bo tng gim

11、 c ph duyt sau kp thi thng bo b phn lin quan v lnh o; i vi khch n thng thng b tr tip i hp l vi b phn chc nng tng ng;7.2公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，須填寫接待申請單報辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待一般應(yīng)提前2天告知辦公室；對時間緊迫的臨時重要接待任務(wù)，可先在電話中請示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補辦手續(xù)。Sau khi nhn c hn n thm quan trng ca cc b phn cng ty, cn in vo “n xin

12、 tip i” bo vn phng, v h tr lp k hoch tip i. Nu cn lnh o cng ty ng ra tip i, vn phng iu tit tip i quan trng thng thng phi thng bo trc 2 ngy cho vn phng; i vi nhim v tip i quan trng tm thi thi gian gp, c th yu cu trn in thoi v c tng gim c ng , sau khi hon thnh tip i b sung th tc sau.7.3重要來訪接待計劃應(yīng)載明以下內(nèi)容

13、：K hoch tip i n thm quan trng phi ghi r ni dung di y: 7.3.1接待類別：公務(wù)來訪、參觀、參加會議或其他。Loi hnh tip i: n thm cng v, tham quan, tham d hi ngh hoc ci khc.7.3.2來賓基本情況：包括來訪項目部名稱、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等；來訪具體時間、人數(shù)，當(dāng)?shù)嘏阃瑏碓L的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù)；來訪的目的和要求；在本地逗留的天數(shù)。Thng tin c bn ca khch n: bao gm tn ban ngnh n thm, h tn lnh o, chc v; thi gian c th

14、n thm, s ngi, s ngi v lnh o i cng khch n thm; yu cu v mc ch n thm; s ngy li cng ty.7.4具體接待安排B tr tip i c th7.4.1明確主要接待的部門，相關(guān)配合的部門，接待人員分工及職責(zé)，出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員；Ghi r b phn tip i ch yu, b phn phi hp lin quan, phn cng v chc trch nhn vin tip i, lnh o ng ra tip i v nhn vin i cng;7.4.2參觀線路或洽談、舉行活動的場所； L trnh th

15、am quan hoc m phn, a im cho cc s kin;7.5重要接待計劃還應(yīng)考慮以下內(nèi)容： K hoch tip i quan trng cn phi xem xt nhng ni dung di y:7.5.1是否安排車輛接送 C b tr xe a n khng;7.5.2是否需要會場布置，包括花卉、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等； C cn phi b tr hi trng khng, bao gm hoa, tr thuc, thit b m thanh, thit b hnh nh, gh ngi lnh o, bng zn.;7.5.3是否制作歡迎牌

16、、指示牌；C cn bin cho n, bin ch th;7.5.4是否安排禮儀；C cn b tr nghi thc;7.5.5是否需要邀請新聞媒體和草擬新聞通稿； C cn mi tin tc truyn thng v d tho thng co bo ch.7.5.6是否安排攝影攝像；C cn b tr camera chp nh7.5.7是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料； C cn chun b ti liu tuyn truyn cng ty;7.5.8是否宴請，包括宴請時間、地點、參加人員、標(biāo)準(zhǔn)； C cn mi tic, bao gm thi gian, a im, ngi tham

17、 d, tiu chun yn tic.7.5.9是否安排住宿，是否在房內(nèi)放置鮮花水果；C cn b tr ch ng, c cn hoa ti v hoa qu trong phng;7.5.10是否安排游覽、購物、娛樂；C cn b tr i tham quan, mua sm, vui chi;7.5.11是否需要贈送禮品。C cn tng phm7.6其它需要說明的事項Nhng vn khc cn ni r7.6.1對重要參觀來訪，主要接待部門應(yīng)按計劃通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實會晤時間及場所。確定來賓訪問路線并檢查相關(guān)設(shè)施，確保電梯安全完好，環(huán)境、樓道、洗手間清潔，歡迎牌的設(shè)置

18、和內(nèi)容正確，攝像機、照相機電源充足。i vi n tham quan quan trng, b phn tip i chnh phi theo k hoch thng bo lnh o gp mt, ngi thp tng, xc nh thi gian v a im gp mt. Xc nh ng l trnh n thm ca khch v kim tra bin php lin quan, m bo cu thang an ton, mi trng, hnh lang, nh v sinh sch s, t bin cho n v ni dung chnh xc, my nh, came

19、ra y in ngun.7.6.2對重要公務(wù)來訪或會議來訪，主要接待部門應(yīng)根據(jù)計劃和來賓要求，提前預(yù)訂好來賓下榻的賓館；根據(jù)計劃預(yù)訂宴請的酒店；依據(jù)所定用餐標(biāo)準(zhǔn)，安排迎合來賓地方口味的飯菜及煙酒、飲料；根據(jù)計劃確定游覽路線、購物商場、娛樂項目；定制的禮品要保證質(zhì)量。i vi n thm cng v quan trng hoc n thm hi ngh, b phn tip i ch yu phi cn c k hoch v yu cu khch n, t trc phng khch sn cho khch n; cn c k hoch t trc tic nh hng; theo tiu c

20、hun n qui nh, b tr thc n, ru thuc v nc ngt ph hp vi khu v ca khch n; cn c k hoch xc nh l trnh tham quan, ca hng mua bn, cc mc vui chi; qu tng phi m bo cht lng.7.6.3對大型會議或活動的來訪接待，主辦部門應(yīng)事先準(zhǔn)備公司簡介等相關(guān)資料；檢查會場水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施；安排禮儀人員，準(zhǔn)備簽到冊、名片盒等。i vi tip n n hi ngh ln hoc s kin, b phn ch o phi chun b cc ti liu

21、 lin quan n gii thiu cng ty; kim tra cc thit b nh m thanh, my ghi hnh, in, nc hi trng; b tr nhn vin l nghi, chun b t di, hp danh thip.7.6.4辦公室按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車輛，并留有余地；須保證車輛清潔，安全性能良好；公司車輛應(yīng)服從辦公室的統(tǒng)一調(diào)度。Vn phng cn c s ngi tip i b tr iu ng xe c cn thit, v c d phng; phi m bo xe c sch s, tnh nng an ton tt; xe

22、cng ty phi phc tng theo s iu ng thng nht chung ca vn phng.8行為規(guī)范Quy tc ng x8.1接待禮儀L nghi tip i:儀表：面容清潔，衣著得體；Nt mt: khun mt sch s , qun o gn gng舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；C ch: vng chc oan trang, thong th ho phng言語：語氣溫和，禮貌文雅；Li ni: li ni nh nhng, l php lch s態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。Thi : nhit tnh chn thnh, khim tn lch s.8.2接待程

23、序中要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場；接待人員引見介紹主賓時，要注意順序；接受名片時，要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中；過走廊時，通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”；客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，再主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事；送客時根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至大門口、汽車旁，招手待客人遠(yuǎn)去，方可離開。Trong trnh t tip i phi ch nm bt thi gian cho n, i trc cng cng ty hoc sn bay nh ga; khi nhn vin tip i gii thiu kh

24、ch mi tham d, phi ch tun t; khi tip nhn danh thip, phi gi thi cung knh hai tay tip nhn, sau khi c xong trnh trng t vo trong ti o; khi qua hnh lang, thng thng i bn trc tay phi ca khch, thng quay ngi sang tri, phi hp bc i cng vi khch, ch vng quay gi tay phi ch th, v ni “mi i bn ny”; sau khi khch ngi x

25、ung, phi dng hai tay bng tr, a khch trc, sau n ch, lnh o trc, sau ng nghip; khi tin khch cn c thn phn xc nh cch thc, nu a n cng chnh, ng cnh xe vy tay, khch i xa mi c di i.8.3接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守本項目部商業(yè)機密；對不宜攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。Trong tip i lin quan n s v b mt, in tn b mt, hi ngh quan trng, phi c bit ch bo mt; trong tip i phi gii thiu thnh thc tnh trng cng ty, cn phi ch khc bit trong ngoi, nghim tc tun th b mt ca ban ngnh ; i vi trng hp khng c quay camera chp nh, phi ni r vi nhn vin tham d.8.4 接待中應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，不擺闊氣，不講排場，不奢侈浪費。T